Document · PDF

Managementletter 2022 GR BAR-organisatie.pdf

Commissie Samen leven en Samen wonen RK 22 juni 2023, gemeente RidderkerkBij agendapunt: 3.: Toelichting accountant op zijn Accountantsverslag over de controle van de Jaarstukken 20226.412 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Managementletter 2022 Gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie (incl. bijlage gemeente Ridderkerk) 19 december 2022

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl

Aan het dagelijks bestuur van Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie Postbus 271 2980 AG RIDDERKERK Onderwerp

Managementletter 2022 Geachte leden van het dagelijks bestuur,

Behandeld door

R. Hazen 088 288 7674

Wij hebben conform de opdracht van het algemeen bestuur, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2022, de interim-controle voor de gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie (hierna: GR BAR-organisatie) uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne-beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2022 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van het risico dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschatting neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.

Datum

19 december 2022

Ons kenmerk

221229CD14.04/IB

Wij merken op dat deze rapportage is opgesteld ten behoeve van het dagelijks bestuur van de GR BAR-organisatie en voor de colleges van de deelnemende gemeenten, en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. Dit geldt niet voor onze afspraak met u dat u deze managementletter aan uw deelnemende gemeenten beschikbaar stelt. De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het dagelijks bestuur als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening. Graag lichten wij deze rapportage en onze bevindingen en aanbevelingen nader aan u toe. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

J. van Koert MSc RA

De risico-inschatting heeft niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing, de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel van uw organisaties, maar betreft slechts díe onderdelen die ten grondslag liggen aan de financiële mutaties in uw organisatie. Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoud

Interne beheersing en aandachtspunten jaarrekening 2022 Tabel met belangrijkste bevindingen en aandachtspunten

Managementsamenvatting

Bijlagen

Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole van de gemeente Ridderkerk

Reikwijdte van onze werkzaamheden

Bevindingen 2022 Bevindingen 2022

221229CD14.04/IB/3

01 Managementsamenvatting

Gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie | Managementletter 2022

221229CD14.04/IB/4

Managementsamenvatting Managementsamenvatting Bevindingen

Bijlagen

Interne beheersing en aandachtspunten jaarrekening 2022 1.1 Inleiding In toenemende mate komen de GR BAR-organisatie en de gemeenten voor uitdagingen te staan, die elkaar in een rap tempo opvolgen. Hierbij kunt u onder andere denken aan het vraagstuk van opvang vluchtelingen uit Oekraïne en andere landen, de woningbouwopgave, de klimaattransitie en de mobiliteitsopgave. Dit alles in een tijd waarin de kosten flink toenemen en steeds meer inwoners moeite hebben met het betalen van de rekeningen. Hier bovenop komt nog dat de uitwerking van de voorgenomen ontvlechting behoorlijk wat aanvullende capaciteit vergt. Bovendien is (goed) gekwalificeerd personeel schaars. Deze uitdagingen vragen veel van het bestuur, de colleges en de ambtelijke organisatie en zorgen ervoor dat het stellen van prioriteiten in de ambities in toenemende mate van belang is. Voor u ligt de managementletter 2022, waarin wij verslag uitbrengen over de interim-controle die in oktober 2022 is uitgevoerd. Wij kijken terug op een prettig samenwerking met de ambtelijke organisatie. 1.2 Interne beheersing boekjaar 2022 In de afgelopen jaren is er door de organisatie veel tijd en energie gestoken in het verbeteren van de interne beheersing, het implementeren van interne controles in de lijnorganisatie en het opzetten van een volwaardige verbijzonderde interne controle (VIC).

Wij stellen vast dat de interne beheersing van vrijwel alle financieel relevante processen in opzet toereikend is. Echter, wij constateren evenals vorig jaar dat de processen in de praktijk regelmatig niet worden uitgevoerd conform de opzet. Wij hebben hier vorig jaar ook over gerapporteerd en zien ten opzichte van dat jaar geen verbetering. De voornaamste oorzaak hiervan is het feit dat de medewerkers de voorgeschreven richtlijnen en gedragsregels niet opvolgen.

Wij hebben tijdens de interim-controle de opzet en het bestaan beoordeeld van de interne-beheersingsmaatregelen inzake de financieel relevante processen zoals die in de tabel hiernaast zijn vermeld.

Wij hebben hierbij diverse bevindingen, waarbij de zwaarte van de bevinding per proces verschilt. Op pagina 6 vindt u een gedetailleerd overzicht van onze bevindingen, die wij in hoofdstuk 2 nader zullen toelichten. Wij hebben ervoor gekozen dit jaar geen aparte tabel met een follow-up op te nemen, omdat vrijwel geen enkele bevinding is opgelost. Alle bevindingen van vorig jaar zijn, vanwege het belang van het opvolgen ervan, opnieuw opgenomen in de hoofdtekst. 1.3 Op weg naar de rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd vanaf verslagjaar 2023. De GR BAR-organisatie heeft 2021 reeds als proefjaar gebruikt en is in opzet klaar voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 1 januari 2023. Status 2022

Status 2021

Proces

Inkopen en betalingen inclusief EU-aanbestedingen

Investeringen

Personeel en salarissen

Treasury

Administratie & verslaglegging

Grondexploitaties

Sociaal domein (Participatiewet, Wmo en Jeugdwet)

Laag risico

Subsidieverstrekkingen

Geen bevindingen

Risicoprofiel bevindingen Hoog risico Matig risico

Gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie | Managementletter 2022

221229CD14.04/IB/5

Managementsamenvatting Tabel met belangrijkste bevindingen en aandachtspunten

Managementsamenvatting

De onderstaande tabel geeft een overzicht van de belangrijkste bevindingen en aandachtspunten naar aanleiding van de interim-controle 2022.

Bevindingen

Bevinding/aanbeveling

Rechtmatigheidsverantwoording

Inkoop en aanbesteding

Crediteurenstamgegevens

Niet naleven mandaatbesluit

Prestatielevering

Grondexploitaties

Sociaal domein

IT-audit

Frauderisicoanalyse

Bijlagen

Status 2022 N.v.t.

Legenda: Nieuwe bevinding Eerder gerapporteerde bevinding; gedeeltelijk opgelost

Eerder gerapporteerde bevinding; niet opgelost Bevinding opgelost

221229CD14.04/IB/6

02 Bevindingen 2022

Gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie | Managementletter 2022

221229CD14.04/IB/7

2.1 Bevindingen 2022 Managementsamenvatting Bevindingen 2022 Bijlagen

Legenda: Bevinding

Aanbeveling

#1 Rechtmatigheidsverantwoording en (verbijzonderde) interne controle Rechtmatigheidsverantwoording Op 27 september 2022 heeft de Eerste Kamer de Wet versterking decentrale rekenkamers vastgesteld. Een onderdeel van deze wet is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Met ingang van 2023 zal niet langer de accountant een oordeel geven over het al dan niet rechtmatig handelen door het college, maar zal het college hierover zelf verantwoording afleggen in de jaarrekening. Dit noemt men de ‘rechtmatigheidsverantwoording’. Wij zullen als uw accountant deze rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening toetsen zoals wij ook andere toelichtingen in de jaarrekening toetsen. Verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur en van de gemeenteraden Een belangrijk element binnen de rechtmatigheidsverantwoording is de verantwoordingsgrens. Dit is de grens waarboven het dagelijks bestuur/het college over de afwijkingen rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens moet liggen tussen 0% en 3% van uw lasten. Uw raad zal binnenkort deze verantwoordingsgrens bepalen. Ons advies hierbij is om een grens van 1% van de lasten te hanteren.

Aangezien de verantwoordingsgrens geen impact heeft op de diepgang van de door de accountant uitgevoerde werkzaamheden, zorgt het hanteren van een verantwoordingsgrens die gelijk is aan de materialiteit voor een eenduidig beeld bij het beoordelen van afwijkingen. Het algemeen bestuur/de raad kan, naast de verantwoordingsgrens, ook een rapporteringsgrens meegeven aan het college, waarboven een nadere uiteenzetting in de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’ wordt verwacht. Daarbij kan de raad afspreken dat het college rapporteert over de wijze waarop het opvolging zal geven aan de in de rechtmatigheidsverantwoording gerapporteerde afwijkingen. Voor de controle van het boekjaar 2023 is het verder van belang dat de van toepassing zijnde kaders tijdig door het algemeen bestuur/ de raad worden vastgesteld. Een belangrijke wijziging treedt op in de controleverordening. In de controleverordening zijn de kaders voor toetsing door de accountant opgenomen. Dat het dagelijks bestuur/college zal gaan rapporteren over de rechtmatigheid, waarna de accountant dit zal toetsen aan de hand van de rechtmatigheidsverantwoording, zal leiden tot een aanpassing. Verder kan aan de financiële verordening de verantwoordingsgrens worden toegevoegd. Dit is echter geen verplichting.

De controleverordening dient wel te worden aangepast aan de veranderende verantwoordelijkheden rondom de getrouwheid en de rechtmatigheid. Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur en het college Het dagelijks bestuur/het college voert het met het algemeen bestuur/de gemeenteraad overeengekomen beleid uit binnen de door het algemeen bestuur/de gemeenteraad vastgestelde kaders. Het dagelijks bestuur/het college is met ingang van 2023 verantwoordelijk voor: • Het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en resultaat getrouw dient weer te geven, in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna: het BBV). Hierin is begrepen de zogenaamde ‘rechtmatigheidsverantwoording’, die een getrouw beeld geeft van de rechtmatige totstandkoming van de in de jaarrekening opgenomen lasten, baten en balansmutaties. • Een zodanig systeem van interne beheersing, inclusief het operationaliseren van het normenkader naar een rechtmatigheidstoetsingskader, dat het opmaken van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, mogelijk is zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

221229CD14.04/IB/8

2.1 Bevindingen 2022 Managementsamenvatting Bevindingen 2022 Bijlagen

Legenda: Bevinding

Aanbeveling

#1 Rechtmatigheidsverantwoording en (verbijzonderde) interne controle (vervolg) De verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur/het college voor het opstellen van een betrouwbare rechtmatigheidsverantwoording brengt met zich mee dat het college ervoor moet zorg dragen dat de gemeentelijke een administratie adequate onderbouwing bevat voor de beweringen in de rechtmatigheidsverantwoording. In dat kader dient het dagelijks bestuur/het college te borgen dat de (rechtmatigheids)bevindingen (centraal) worden geregistreerd. Op basis van deze registratie heeft het college inzicht in de ontwikkeling van de onrechtmatigheden (gedurende het jaar en over de jaargrenzen heen), en kan er corrigerend worden opgetreden om onrechtmatigheden te voorkomen of deze, indien mogelijk, (tijdig) te herstellen. Het dagelijks bestuur/het college is verantwoordelijk voor het vormgeven een zodanige interne beheersing dat er te allen tijde rechtmatig wordt gehandeld. Dit vereist een combinatie van zowel een goede interne beheersing in de lijnorganisatie (zoals voldoende controletechnische functiescheiding, formats voor beschikkingen, toetsingsrapportages, etc.), als sterke verbijzonderde interne controles (VIC). (Verbijzonderde) interne controle Een belangrijk onderdeel in het komen tot een rechtmatigheidsverantwoording zijn de verbijzonderde interne controles.

Wij hebben kennisgenomen van de werkzaamheden die door concerncontrol zijn uitgevoerd en hebben deze in onze interim-controle betrokken. Vanaf verslagjaar 2022 heeft de GR BAR-organisatie een nieuw kwaliteitscontrolesysteem in gebruik. Dit waarborgt dat de (verbijzonderde) interne controles in dezelfde omgeving op een geharmoniseerde wijze worden vastgelegd. Waar staat de GR BAR-organisatie nu? De GR BAR-organisatie is al in 2020 voortvarend aan de slag gegaan met het vormgeven van een uitvoeringsplan voor de rechtmatigheidsverantwoording en de verbijzonderde interne-controleplannen, op basis waarvan een zodanige beheersing is vormgegeven dat het college in staat is verantwoording af te leggen middels de rechtmatigheidsverantwoording. Wij concluderen dan ook dat de GR BAR-organisatie in opzet klaar is voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Wel vragen wij uw aandacht voor het feit dat er bij de (V)IC van diverse processen binnen het sociaal domein sprake is van forse achterstanden (zie ook bevinding op pagina 15). Het is van belang dat deze tijdig controles tijdig worden afgerond.

221229CD14.04/IB/9

2.1 Bevindingen 2022 Managementsamenvatting Bevindingen 2022 Bijlagen

Legenda: Bevinding

Aanbeveling

#2 Inkoop en aanbestedingen In de afgelopen jaren hebben wij reeds vastgesteld dat het proces rondom inkoop en aanbestedingen in opzet toereikend is. De organisatie hanteert een set van preventieve en detectieve interne-beheersingsmaatregelen, en schenkt daarnaast veel aandacht aan het trainen van de medewerkers in het volgen van de juiste aanbestedingsprocedures. Ondanks het feit dat dit proces in opzet toereikend is hebben wij, evenals vorig jaar, vastgesteld dat het proces niet altijd wordt gevolgd. Zo wordt in sommige gevallen het proces omzeild door aanbestedingen niet tijdig aan te melden in het zaaksysteem, waardoor de inkoopadviseurs niet of niet tijdig bij de aanbestedingsprocedure worden betrokken. De organisatie maakt daarnaast gebruik van een contractregister dat wordt gevoed vanuit het zaaksysteem. Doordat de inkoopdossiers in het zaaksysteem niet consequent worden gevuld, geeft het contractregister geen volledig beeld van alle lopende contracten en overeenkomsten. Uit de Europese aanbestedingswet volgt dat leveringen of diensten met een totale opdrachtwaarde boven € 214.000 via een Europese aanbestedingsprocedure moeten worden aanbesteed. Om de juiste aanbestedingsprocedure te kunnen bepalen, is het van cruciaal belang dat er aan de voorkant een goede raming wordt gemaakt en dat de overwegingen hierbij worden gedocumenteerd.

Uit interne controles binnen uw organisatie blijkt dat er niet in alle aanbestedingsdossiers een goed onderbouwde raming aanwezig is. Hierdoor loopt uw organisatie het risico dat opdrachten onrechtmatig worden aanbesteed. Uit de interne crediteurenscan over het eerste halfjaar die door de organisatie als onderdeel van de VIC is uitgevoerd, blijkt dat veel inkoopdossiers niet volledig zijn, zodat er geen conclusie getrokken kan worden over de rechtmatigheid van deze dossiers. Daarnaast is er sprake van diverse niet-Europees aanbestede opdrachten die als gevolg van verlengingen de Europese aanbestedingsdrempel dreigen te overschrijden. Bovenstaande bevindingen, in combinatie met bevinding 3, 4 en 5, zorgt ervoor dat wij het risico van het proces “Inkopen en betalingen” als hoog inschatten (zie de tabel op pagina 5).

Wij bevelen u aan om binnen de organisatie te blijven inzetten op het volgen van de juiste procedures rondom het proces van inkoop en aanbestedingen. Het afdwingen van het opstellen en goed vastleggen van een raming en van het volledig invullen van alle velden in het zaaksysteem is hierbij cruciaal. Dit is uitsluitend te realiseren wanneer alle medewerkers zich aan de interne procedures en richtlijnen committeren.

221229CD14.04/IB/10

2.1 Bevindingen 2022 Managementsamenvatting Bevindingen 2022 Bijlagen

Legenda: Bevinding

Aanbeveling

#3 Crediteurenstamgegevens Bij het aanmaken van een nieuwe crediteur in de crediteurenadministratie wordt het IBAN-nummer overgenomen van de factuur, zonder dat er een expliciete controle wordt verricht op de juistheid van het IBAN-nummer. Hierdoor ontstaat het risico dat er in het geval van frauduleuze facturen een onjuist IBAN-nummer wordt ingevoerd en dat er onrechtmatige betalingen plaatsvinden.

Wij adviseren u een aanvullende controle in te voeren, teneinde de juistheid van de IBAN-nummers van nieuwe crediteuren na te gaan. Een mogelijkheid is het gebruikmaken van door de banken aangeboden software die een automatische IBAN-naam check uitvoert op uw volledige crediteurenadministratie. Een alternatief is het invoeren van een interne controle, waarbij aan de hand van een risicogerichte steekproef wordt nagegaan of het juiste IBAN-nummer aan de nieuwe crediteur is gekoppeld. Dit betekent dat het IBAN-nummer expliciet wordt nagevraagd bij de crediteur, en dat bij het contact opnemen met de crediteur niet wordt uitgegaan van de contactgegevens op de factuur zelf.

221229CD14.04/IB/11

2.1 Bevindingen 2022 Managementsamenvatting Bevindingen 2022 Bijlagen

Legenda: Bevinding

Aanbeveling

#4 Niet naleven mandaatbesluit Evenals vorig jaar is uit de VIC-werkzaamheden die wij hebben beoordeeld naar voren gekomen dat er binnen de GR BAR-organisatie inkoopcontracten zijn aangegaan door functionarissen die daar conform het door het bestuur en de colleges vastgestelde mandaatbesluit niet toe bevoegd waren. Hierdoor zijn deze contracten formeel gezien onrechtmatig verstrekt. Het mandaatbesluit van de GR BAR-organisatie wijkt af van het mandaatbesluit van de gemeenten. Conform het mandaatbesluit van de gemeenten zijn de teamleiders bevoegd overeenkomsten aan te gaan, maar dat is niet geval bij de GR BAR-organisatie. Daar mogen overeenkomsten uitsluitend vanaf het niveau van manager namens de organisatie worden aangegaan. Het niet naleven van het mandaatbesluit speelt derhalve voornamelijk bij de GR BAR-organisatie en niet bij de gemeenten.

Als gevolg van het niet naleven van het mandaatbesluit zijn diverse opdrachtverstrekkingen formeel onrechtmatig. Deze onrechtmatigheid kan door de directie worden hersteld via het nemen van een herstelbesluit. Om te voorkomen dat dergelijke herstelacties in de toekomst opnieuw noodzakelijk zijn, bevelen wij u aan om binnen de organisatie te blijven inzetten op het volgen van de geldende (lokale) wet- en regelgeving en de juiste procedures. Een andere optie is het meer in lijn brengen van het mandaatbesluit van de GR BAR-organisatie met het mandaatbesluit van de gemeenten.

221229CD14.04/IB/12

2.1 Bevindingen 2022 Managementsamenvatting Bevindingen 2022 Bijlagen

Legenda: Bevinding

Aanbeveling

#5 Prestatielevering Het voldoende onderbouwen en aantonen van het geleverd zijn van de prestaties die bij de organisatie in rekening zijn gebracht, is een belangrijk aandachtspunt. Wanneer dit niet op een toereikende wijze gebeurt, bestaat het risico dat de organisatie facturen autoriseert, boekt en betaalt waarvoor geen juiste en/of volledige prestatie is geleverd. Uw organisatie heeft in 2022 een beleidsnotitie inzake de prestatielevering vastgesteld, waarin is toegelicht op welke manier een prestatielevering moet worden onderbouwd. Wij stellen vast dat deze beleidsnotitie veelal niet wordt nageleefd. De kredietbeheerder hoort, conform de beleidsnotitie, de documenten die de prestatielevering onderbouwen in de financiële administratie aan de betreffende factuur toe te voegen. De budgethouder dient na te gaan of er onderbouwende documentatie aanwezig is én of deze de prestatielevering in voldoende mate onderbouwt. Uit de (verbijzonderde) interne controle die is uitgevoerd, blijkt dat er veelal geen enkel onderbouwend document aan de factuur is toegevoegd.

Wij bevelen u aan om binnen de organisatie te blijven inzetten op het naleven van de beleidsnotitie prestatielevering, zodat de documenten die de levering van de prestatie aantonen standaard aan de factuur worden toegevoegd. Als de prestatielevering niet of niet afdoende wordt vastgelegd, kan niet worden gegarandeerd dat een factuur uitsluitend wordt betaald wanneer de prestatie is geleverd.

221229CD14.04/IB/13

2.1 Bevindingen 2022 Managementsamenvatting

Legenda: Bevinding

Aanbeveling

#6 Grondexploitaties

Bevindingen 2022

Wij rapporteren in onze managementletter al enkele jaren over het ontbreken van een kwalitatief sterke interne controle binnen het proces van de waardering van de grondexploitaties. Tijdens de afgelopen interim-controle hebben wij vastgesteld dat deze bevinding nog steeds actueel is en nog niet is opgepakt door de organisatie. Een oorzaak hiervoor is de afhankelijkheid van ingehuurd personeel dat slechts voor een korte periode bij een grondexploitatieproject betrokken is. Dit maakt de afdeling Grondbeleid kwetsbaar en zorgt er bovendien voor dat de professionalisering van het proces rondom de grondexploitaties achterblijft.

Bijlagen

Wij stellen vast dat de verantwoordelijkheid voor het jaarlijks actualiseren van een grondexploitatieproject per project bij één planeconoom wordt belegd en dat er geen inhoudelijke challenge plaatsvindt op de door de planeconoom gemaakte berekeningen. Dit brengt het risico met zich mee dat bepaalde schattingen onredelijk zijn en de grondexploitaties daardoor onjuist gewaardeerd zijn. De waardering van grondexploitaties is een complex proces met diverse schattingen en aannames. Het feit dat een dergelijk proces, en dus ook de financiële uitkomst in de jaarrekening van individuele grondexploitatieprojecten, in handen ligt van één functionaris is onwenselijk. Wij adviseren de vakafdeling verantwoordelijkheid te nemen voor de door haar uitgevoerde processen. Dit betekent enerzijds dat de processen gestructureerd worden vastgelegd en als zodanig worden uitgevoerd. Eveneens zullen de key controls in het proces zichtbaar moeten worden vastgesteld, zodat later de effectiviteit van deze controls is na te gaan. Hierbij is te denken aan het vaststellen van de juistheid en de rechtmatigheid van de grondtransacties, maar met name ook de inhoudelijke challenge van de grondexploitaties. Van belang hierbij is het expliciet challengen van de vijf P’s (Planning, programmering, prijs, plankosten en parameters) en het vastleggen van deze challenge.

De interne controles, waaronder de inhoudelijke challenge van de actualisaties, zijn de verantwoordelijkheid van de vakafdeling zelf en zouden in principe ook door de vakafdeling zelf uitgevoerd moeten worden. Wij hebben echter begrepen dat deze eenmalig door concerncontrol zullen worden opgezet en uitgevoerd en daarna in de lijnorganisatie zullen worden terug gelegd. Wij ondersteunen dit, aangezien een deel van de bevinding hiermee kan worden opgelost.

221229CD14.04/IB/14

2.1 Bevindingen 2022 Managementsamenvatting Bevindingen 2022 Bijlagen

Legenda: Bevinding

Aanbeveling

#6 Grondexploitaties Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Het controleproces van de grondexploitaties van de gemeenten verliep tijdens de jaarrekeningcontrole 2021 erg moeizaam. De oorzaak hiervoor lag enerzijds in de (te) late aanlevering van het opsteldossier en anderzijds in de kwaliteit van de onderbouwingen. De waardering van de grondexploitaties is een complex proces met schattingen en hoge bedragen. Het is van belang om aan dit proces op een efficiënte en effectieve wijze te laten plaatsvinden. Hieronder benoemen wij een aantal in dit kader belangrijke zaken: • De colleges van de gemeenten moeten nog een besluit nemen over de in het MPG 2023 te hanteren exacte percentages kostenstijging. Daarbij is bij schattingen altijd sprake van een inherente onzekerheid, maar is de kostenstijging nu, vanwege de huidige inflatie, onzekerder dan ooit tevoren. • Vanwege de genoemde onzekerheid is het belangrijk om het volgende in ogenschouw te nemen: o het is van belang dat de colleges in de jaarrekeningen op een adequate wijze toelichten waarom voor welke percentages is gekozen, en wat de financiële impact is/kan zijn als de werkelijke kostenstijging hiervan in de komende jaren (sterk) afwijkt; o ter onderbouwing van de genoemde financiële impact vragen wij u om voor de jaarrekeningen enkele (extra) scenario’s op dit aspect door te rekenen.

Een dergelijke sensitiviteitsanalyse maakt inzichtelijk hoe gevoelig de individuele projecten en de totale grondexploitatie zijn voor afwijkingen in de toekomstige kostenontwikkeling; o het is denkbaar dat er in de komende periode – zelfs nog in 2023, bij/na het opmaken, maar vóór het vaststellen van de jaarrekening – nog informatie of inzichten beschikbaar komen, die noodzaken tot het aanpassen van het nu gekozen percentage voor de kostenstijging. Wij adviseren u daarom volledigheidshalve de ontwikkelingen nauwgezet te blijven volgen en hiermee waar nodig rekening te houden in de definitieve berekeningen en onderbouwingen voor de jaarrekening 2022. • Met de acties staat er onzes inziens een toereikend raamwerk, dat bijdraagt aan een efficiënt en effectief opstel- en controleproces van de (waardering van de) grondexploitatie bij de jaarrekening 2022. Het is in dit kader belangrijk de balans te blijven bewaken tussen de planningsafspraken/acties, de beschikbare personele capaciteit, en de mogelijke wijzigingen in de bestuurlijke prioriteiten, bijvoorbeeld om de woningbouwopgave te versnellen. Ook de (macro-)economische ontwikkelingen – waaronder de inflatie – kunnen de komende tijd extra aandacht vragen, afhankelijk van de mate waarin deze ontwikkelingen leiden tot wijzigingen ten opzichte van de nu gehanteerde gegevens, uitgangspunten en aannames.

Het spreekt voor zich dat het belangrijk is om samen de ontwikkelingen en de voortgang ter zake nauwgezet te monitoren en tijdig met elkaar te overleggen op het moment dat blijkt dat de afgesproken planning wellicht niet haalbaar is. • Over onze bevindingen inzake de beheersing en de waardering van de grondexploitatie rapporteren wij in de accountantsverslagen van de gemeenten bij de jaarrekening 2022.

221229CD14.04/IB/15

2.1 Bevindingen 2022 Managementsamenvatting Bevindingen 2022 Bijlagen

Legenda: Bevinding

Aanbeveling

#7 Sociaal Domein In het afgelopen boekjaar kreeg de afdeling sociaal domein te maken met diverse uitdagingen. Niet alleen kreeg de afdeling te maken met de administratieve afwikkeling van de coronaregelingen zoals de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo), ook was sprake van het moeten uitvoeren van diverse, door de rijksoverheid in het leven geroepen, nieuwe regelingen, waaronder de energietoeslag en de regeling leefgeld Oekraïners. Daarnaast is gedurende 2022 de contractvorm tussen de gemeenten en de zorgaanbieders voor diverse Wmo-regelingen gewijzigd, met als gevolg dat de zorg aan de cliënten die binnen deze regelingen vallen opnieuw moest worden beschikt. Om te kunnen waarborgen dat deze processen op de juiste wijze en rechtmatig (zijn) verlopen, zijn een sterke interne controle én een verbijzonderde controle van cruciaal belang. Dit belang is als gevolg van de diverse nieuwe regelingen nóg groter dan voorheen. Wij hebben echter moeten vaststellen dat er forse achterstanden zijn opgelopen in het uitvoeren van de verbijzonderde interne controles op de processen binnen het sociaal domein (Participatiewet, Wet maatschappelijke ondersteuning, Jeugdwet en de incidentele inkomensregelingen). Ten tijde van de interim-controle was de VIC over het eerste kwartaal van 2022 nog niet afgerond.

Dit betekent dat de colleges op dit moment niet kunnen aangeven of er, wat betreft de bovenstaande processen, rechtmatig is gehandeld.

Het is van cruciaal belang dat de achterstanden in het uitvoeren van de (verbijzonderde) interne controles op de processen binnen het sociaal domein zo snel mogelijk worden ingelopen. Vooruitlopend op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording nemen de gemeenten bij wijze van proef een rechtmatigheidsverklaring in de jaarrekening op. Zonder een afgeronde verbijzonderde interne controle op deze processen kan het college niet verklaren dat er rechtmatig is gehandeld.

221229CD14.04/IB/16

2.1 Bevindingen 2022 Managementsamenvatting Bevindingen 2022 Bijlagen

Legenda: Bevinding

Aanbeveling

#8 IT-audit Door onze collega’s van Deloitte Risk Advisory is er in 2021 en 2022 een IT-audit uitgevoerd bij uw organisatie. Deze IT-audit heeft zich gericht op de algemene IT-omgeving en op het financiële pakket, waarbij de nadruk lag op de volgende onderwerkpen: • Toegangsbeveiliging • Wijzigingsbeheer • Datacenter en netwerkoperaties Over de detailbevindingen naar aanleiding van de IT-audit bent u geïnformeerd middels een afzonderlijke rapportage. Op de volgende pagina vindt u de samenvatting van deze bevindingen in een tabel. Naar aanleiding van deze rapportage is uw organisatie aan de slag gegaan met het opvolgen van de detailbevindingen. Uit gesprekken die wij hebben gevoerd met medewerkers van cluster Informatie en Automatisering komt naar voren dat een groot aantal van de gerapporteerde bevindingen inmiddels is opgelost. Wij zullen als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2022 de opvolging inhoudelijk beoordelen en de uitkomsten rapporteren in ons accountantsverslag.

221229CD14.04/IB/17

2.1 Bevindingen 2022 Managementsamenvatting Bevindingen 2022

Legenda: Bevinding

Aanbeveling

#8 IT-audit Samenvatting observaties IT-audit 2021-2022 April 2022 Betekenis van de symbolen Belangrijke observatie met een hoog risico en potentieel grote impact op de verslaggeving, compliance en/of operationele prestaties.

Middelgrote observatie met een gemiddeld risico en potentieel gemiddelde impact op de verslaggeving, compliance en/of operationele prestaties.

Bijlagen

Observatie met een laag risico en een mogelijke lagere impact op de verslaggeving, compliance en/of operationele prestaties.

Nr. Observatie 7

Kans

12 Impact

Key2Financiën & Windows AD: tijdig intrekken toegangsrechten en registratie wijzigingen van functies.

Windows AD: Beheer van hoge rechten.

Key2Financiën: Autorisatie matrix & toekenningsproces gebruikersrechten.

Key2Financiën: Periodieke gebruikersreview.

Windows AD: Wachtwoordinstellingen.

Key2Financiën: Wijzigingsbeheer.

Algemeen: Cybersecuritybeleid & evaluatie risico’s en dreigingen.

Key2Financiën: Wachtwoordinstellingen.

Algemeen: beleidsdocument logische toegangsbeveiliging & wijzigingsbeheer.

Oracle-database: Review acties generieke accounts.

Oracle-database: Wijzigingsbeheer.

Oracle-database: Wachtwoordinstellingen.

Oracle-database: Toegang generieke hoge rechten accounts.

Windows AD: Wijzigingsbeheer.

221229CD14.04/IB/18

2.1 Bevindingen 2022 Managementsamenvatting Bevindingen 2022 Bijlagen

Legenda: Bevinding

Aanbeveling

#9 Frauderisicoanalyse Het dagelijks bestuur en de colleges zijn primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en voor de naleving van wet- en regelgeving in de GR BAR-organisatie respectievelijk de gemeenten. Als onderdeel van onze interim-controle hebben wij de organisatie verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of van een overtreding van wet- en regelgeving, inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat de directie daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met het toezichthoudend orgaan. De meest recente separaat vastgestelde frauderisicoanalyse van de GR BAR-organisatie en de gemeenten dateert uit 2018. Wij stellen aan de hand van de interne-controleplannen vast dat de organisatie per proces actief aandacht besteedt aan het identificeren en mitigeren van risico’s, waaronder frauderisico’s. Er is alleen geen sprake van een vastgestelde overkoepelende frauderisicoanalyse per entiteit. Wij adviseren u deze alsnog op te stellen.

221229CD14.04/IB/19

03 Bijlagen

Gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie | Managementletter 2022

221229CD14.04/IB/20

Managementsamenvatting Bevindingen Bevindingen 2022 Bijlagen

Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole van de gemeente Ridderkerk Inflatie, energietoeslag en opvang vluchtelingen In het voorjaar van 2022 werd de wereld verrast door de oorlog tussen Rusland en Oekraïne. Deze oorlog in Oekraïne heeft veel gevolgen, waaronder een (uitzonderlijk) hoge inflatie, stijgende energieprijzen en een toestroom van Oekraïense vluchtelingen. De rijksoverheid heeft in dit kader verschillende steunmaatregelen in het leven geroepen, waarvoor de gemeenten (deels) verantwoordelijk zijn. Dit betreft taken met een financiële impact op de jaarrekening 2022. Uw gemeente is verantwoordelijk voor het uitkeren van de energietoeslag. Hiervoor is er in 2022 een nieuw proces ingericht binnen het sociaal domein van uw gemeente. De gemeenten zijn daarnaast ook (deels) verantwoordelijk voor de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne en voor het uitkeren van leefgeld. Deze aanvullende taken zetten extra druk op de ambtelijke organisatie, zowel qua werkdruk als op het gebied van de financiële middelen. Wij hebben in het kader van onze interim-controle de voor de jaarrekening relevante processen beoordeeld en vragen (blijvend) uw aandacht voor het tijdig signaleren van de (zowel financiële als procesmatige) gevolgen van deze aanvullende taken.

Verantwoording SiSa-regelingen In de afgelopen jaren zijn de gemeenten geconfronteerd met een forse toename van het aantal specifieke uitkeringen dat verantwoord dient te worden via de Single Information Singel Audit (SiSa)-systematiek. Aan de SiSa-regelingen liggen specifieke verantwoordingsvereisten en een uiteenlopende wet- en regelgeving ten grondslag. Het opstellen van de SiSa-bijlage en het voorbereiden van het samensteldossier ten behoeve van de accountantscontrole vormen daardoor over het algemeen een intensieve opgave voor de ambtelijke organisatie. Binnenkort maken wij met onze contactpersoon voor de jaarrekeningcontrole binnen uw organisatie concrete afspraken over de controle van de SiSa-bijlage. Wij vragen uw aandacht voor het tijdig signaleren van de te verantwoorden regelingen en voor de status van de onderhevige specifieke uitkeringen binnen uw gemeente. Bij onduidelijkheden over van de SiSa-verantwoording zijn wij u graag van dienst. Belastingen en heffingen De gemeente Ridderkerk voert het proces “Belastingen en heffingen” tot aan 1 januari 2023 zelfstandig uit. Per 1 januari 2023 is het proces uitbesteed aan de gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (hierna: SVHW).

Voor de jaarrekeningcontrole 2022 is de gemeente primair verantwoordelijk voor het onderbouwen van de daaraan gerelateerde posten in de jaarrekening. Naast de belastingen en heffingen in de programmarekening is het ook belangrijk dat de debiteuren, inclusief afwikkeling van posten uit oude jaren, en de bepaling van de hoogte van de voorziening dubieuze debiteuren voldoende zijn onderbouwd. Ook dit dient voor boekjaar 2022 onderbouwd te worden door de gemeente. Voor de periode vanaf 1 december 2022 dient de aanlevering van de onderbouwing voor deze laatste maand van boekjaar 2022 afgestemd te worden met het SVHW, zodat daarmee het volledige jaar is ondervangen.

221229CD14.04/IB/21 IB/21

Managementsamenvatting Bevindingen Bevindingen 2022 Bijlagen

Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole van de gemeente Ridderkerk Voorziening verlofsparen Met de invoering van de cao gemeenten 2021-2022 kunnen medewerkers vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren sparen. Met dit ‘verlofsparen’ kunnen de medewerkers, passend bij hun levensfase, hun bovenwettelijke vakantie-uren inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning en bij het gemeentelijke vitaliteitsbeeld. Deze vakantie-uren verjaren niet. Het verlofsparen kan wel leiden tot verlofstuwmeren, die de medewerkers bijvoorbeeld kunnen inzetten voor het nemen van een sabbatical of om eerder met pensioen te gaan, en roept daarmee een tweetal vraagstukken op: •

Voor de continuïteit van de bedrijfsvoering is het belangrijk dat de gemeente in beeld brengt en houdt wie aan verlofsparen doet c.q. gaat doen en wanneer de medewerkers verwachten deze uren op te nemen. Met dit inzicht kan de gemeente tijdig anticiperen op bijvoorbeeld langdurige afwezigheid van een medewerkers bij een sabbatical of op het vertrek van medewerkers als gevolg van vervroegd pensioen.

•

Wat betreft de financiering van de verplichting uit hoofde van de gespaarde verlofuren is het de vraag of de gemeente ter zake een voorziening moet vormen. Aangezien bij verlofsparen waarschijnlijk sprake is van arbeidskostengerelateerde verplichtingen die een niet-voorspelbare opbouw en daarmee ook een onvoorspelbare afbouw kennen, lijkt het erop dat de gemeente hiervoor een voorziening dient te vormen (voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen met een jaarlijks vergelijkbaar volume geldt vanuit het BBV een verbod op het vormen van een voorziening). De organisatie brengt momenteel – voor zover dit nu al kan – de mogelijke financiële gevolgen van de regeling in beeld. Hierbij zijn diverse uitvoeringsvraagstukken ontstaan, zoals met welk uurtarief de gemeente moet rekenen en in hoeverre de gemeente rekening moet houden met het verwachte moment van opname van de gespaarde verlofuren. Deze vragen zijn door diverse gemeenten in Nederland voorgelegd aan de commissie BBV. Zodra de commissie BBV de vragen heeft beantwoord, kan de organisatie de hoogte van de voorziening bepalen en kan de gemeenteraad hierover worden geïnformeerd (inclusief een voorstel voor de dekking van de te vormen voorziening).

221229CD14.04/IB/22 IB/22

Reikwijdte van onze werkzaamheden Managementsamenvatting Bevindingen Bevindingen 2022 Bijlagen

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2022, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De jaarrekeningcontrole bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en het testen van de interne controle die is gerelateerd aan en relevant is voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne-controleomgeving die relevant is voor ons oordeel over de jaarrekening. Dit rapport is gebaseerd op onze interim-controle als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2022. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door uw gemeenschappelijke regeling verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2022.

Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel over de opzet, het bestaan en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt deze daarom niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien wij aangesteld zouden zijn om fraudeonderzoek uit te voeren, zouden wij wellicht andere bevindingen en observaties hebben gerapporteerd dan die welke nu zijn opgenomen in deze managementletter. Wij attenderen u erop dat deze rapportage is opgesteld ten behoeve van het management van de GR BAR-organisatie en daarom niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.

De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van het risico dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschatting nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe en rechtmatige beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschatting heeft echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing.

221229CD14.04/IB/23 IB/23

Onder Deloitte wordt verstaan één of meer van Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten (tezamen, de “Deloitte organisatie”). DTTL (hierna ook te noemen “Deloitte Global”) haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten zijn juridisch gescheiden en onafhankelijke entiteiten, die elkaar niet kunnen verplichtingen of binden ten aanzien van derden. DTTL en iedere DTTL member firm en aan hen verbonden entiteit is aansprakelijk voor hun eigen handelen en nalaten, en niet voor het handelen of nalaten van een andere entiteit. DTTL verleent geen diensten aan cliënten. Raadpleeg www.deloitte.com/about voor meer informatie. Deloitte levert toonaangevende audit- en assurance-, belasting- en juridische diensten, consulting, financial advisory, and risk advisory diensten aan bijna 90% van de Fortune Global 500® en duizenden particuliere bedrijven. Onze professionals leveren meetbare en blijvende resultaten die het vertrouwen van het publiek in kapitaalmarkten helpen versterken, klanten in staat stellen te transformeren en bloeien, en de weg wijzen naar een sterkere economie, een meer rechtvaardige samenleving en een duurzame wereld. Voortbouwend op zijn meer dan 175-jarige geschiedenis, omvat het bereik van Deloitte meer dan 150 landen en gebieden.

Ontdek hoe de meer dan 345.000 mensen van Deloitte wereldwijd een impact maken die ertoe doet op www.deloitte.com. Deze communicatie bevat louter algemene informatie en noch DTTL, noch haar wereldwijde netwerk van member firms of aan hen verbonden entiteiten verleent door middel van deze communicatie professioneel advies of diensten. Voordat u een beslissing neemt of actie onderneemt die van invloed kan zijn op uw financiën of uw bedrijf, dient u een gekwalificeerde professionele adviseur te raadplegen. Geen enkele entiteit in de Deloitte organisatie is verantwoordelijk voor enig verlies dat wordt geleden door een persoon die op deze communicatie vertrouwt. © 2022. Neem voor informatie contact op met Deloitte Nederland.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.ridderkerk.nl/api/v1/meetings/1040/documents/34710