Jaarverslag 2020 RKC Ridderkerk.pdf
Tekst van het document
REKENKAMERCOMMISSIE
Jaarverslag 2020 van de rekenkamercommissie Ridderkerk
De commissieleden:
De heer J.J. Démoed (voorzitter) De heer W. de Lange De heer P.J.M. van der Valk
Maart 2021
REKENKAMERCOMMISSIE
Inhoudsopgave Inleiding ............................................................................................................................................. 3 Hoofdstuk 1 Informatie in goede handen ........................................................................................... 4 1.1. Rapport .................................................................................................................................... 4 1.2 Resultaat ................................................................................................................................... 5 Hoofdstuk 2 De controlerende rol van de gemeenteraad van Ridderkerk .......................................... 7 2.1 Rapport ..................................................................................................................................... 7 2.2 Resultaat ................................................................................................................................... 8 Hoofdstuk 3 DoeMee onderzoek Meldingen openbare ruimte .......................................................... 9 Hoofdstuk 4 DoeMee onderzoek Wonen ......................................................................................... 10 Hoofdstuk 5 De energietransitie in de gemeente Ridderkerk (2018-2021) .......................................
11 Hoofdstuk 6 De rekenkamercommissie ............................................................................................ 12 6.1 Overleg met de fractievoorzitters en de griffier ...................................................................... 12 6.2 Auditcommissie ....................................................................................................................... 12 6.3 Jaarplan 2021 .......................................................................................................................... 13 6.4 De rekenkamercommissie en de NVRR.................................................................................... 14 Hoofdstuk 7 Wat heeft het gekost?.................................................................................................. 15
Rekenkamercommissie Ridderkerk
2
Jaarverslag 2020
REKENKAMERCOMMISSIE
Inleiding Jaarlijks brengt de rekenkamercommissie vóór 1 april verslag uit aan de raad over het voorgaande jaar. In dit verslag rapporteert de commissie over haar werkzaamheden, de stand van zaken onderzoeken en de besteding van het budget. In 2020 bestond de rekenkamercommissie uit de volgende personen: • De heer J.J. Démoed, voorzitter; • De heer W. de Lange; • De heer P.J.M. van der Valk. De leden zijn allen voor een periode van zes jaar benoemd op 10 december 2015. De rekenkamercommissie wordt ondersteund door een secretaris, mevrouw C. Garama. De rekenkamercommissie heeft in 2020 het onderzoek naar de informatiebeveiliging in de gemeente (hoofdstuk 1) en naar de controlerende rol van de raad (hoofdstuk 2) afgerond. Daarnaast is de commissie in 2020 aangehaakt bij twee DoeMee onderzoeken: naar meldingen in de openbare ruimte (hoofdstuk 3) en wonen (hoofdstuk 4). Om aan te sluiten bij de actualiteit heeft de commissie tevens besloten te starten met een onderzoek naar de energietransitie (hoofdstuk 5). Door de coronamaatregelen was 2020 “een raar jaar”, dit blijkt ook uit de activiteiten van de rekenkamercommissie die staan beschreven in hoofdstuk 6. In hoofdstuk 7 wordt verantwoording afgelegd over de gedane uitgaven in 2020.
Rekenkamercommissie Ridderkerk
3
Jaarverslag 2020
REKENKAMERCOMMISSIE
Hoofdstuk 1 Informatie in goede handen Rapport over de informatiebeveiliging in Ridderkerk1 De Rekenkamercommissie Ridderkerk heeft in 2020 het onderzoek naar de informatiebeveiliging van de gemeentelijke organisatie afgerond. Reden om dit onderwerp te kiezen was het maatschappelijk belang van een gemeentelijke informatievoorziening die voldoende veilig en betrouwbaar onder druk van snelle digitalisering met veel gegevensverwerking (en daarbij niet zelden gevoelige persoonsgegevens) en de meegroeiende cybercriminaliteit. 1.1. Rapport De centrale vraag van dit onderzoek was: Voldoet de informatiebeveiliging van de gemeente Ridderkerk aan alle wettelijke en gangbare eisen? De rekenkamercommissie heeft de opdracht gegund aan Necker van Naem. In dit onderzoek is de volledige cyclus van beleidsontwikkeling, implementatie, evaluatie en bijsturen onder de loep genomen. Mede door de bijzondere systematiek van het onderzoek, van beleid via organisatie tot concrete maatregelen en met gebruik van demo’s, heeft het aanleveren van de informatie veel tijd gekost.
1
https://raad.ridderkerk.nl/Documenten/Rapport-RKC-Ridderkerk-Informatie-in-goede-handen-1.pdf
Rekenkamercommissie Ridderkerk
4
Jaarverslag 2020
REKENKAMERCOMMISSIE
Het ambtelijk wederhoor in mei 2020 leverde een uitgebreide ambtelijke reactie op, die liet zien wat voor een bevlogen mensen de CISO, PO en FG zijn. Middels uitgebreide onderbouwingen hebben zij vanuit hun professie geprobeerd zaken aan te scherpen, te nuanceren en te verbeteren. Waar nodig zijn de opmerkingen verwerkt en is het rapport in juni aan het college aangeboden voor bestuurlijk wederhoor. De rekenkamercommissie heeft op 16 juli 2020 het Rapport "Informatie in goede handen?" over de informatiebeveiliging in Ridderkerk definitief vastgesteld en vervolgens aangeboden aan de raad. 1.2 Resultaat Het rapport is besproken in de vergadering van de commissie Samen Leven van 2 september en vervolgens in de raadsvergadering van 17 september, met als geadviseerd besluit: 1. Kennis te nemen van het rapport van de rekenkamercommissie “Informatie in goede handen?” 2. Het college te verzoeken de raad op de hoogte stellen van de door het college, op basis van een risico-inschatting, te maken uitwerking van de beoogde werkwijze en de te verwachten kosten. Daarbij aan te geen of het college van mening is dat daarmee (en in welke mate) uitvoering wordt gegeven aan de afzonderlijke vier door de rekenkamercommissie gedane aanbevelingen. En over het resultaat in overleg te treden met de commissie Samen leven. 3. De raad op de hoogte te stellen (zie 2) vóór 1 januari 2021. 4.
Informatieveiligheid en privacy te agenderen voor een commissie Samen leven om na te gaan of en op welke wijze de raad zijn controlerende rol ten aanzien van deze thema's vorm wil geven.
Rekenkamercommissie Ridderkerk
5
Jaarverslag 2020
REKENKAMERCOMMISSIE
Op dit voorstel is amendement 2020-25 van de SPG, PvdA, 18PLUS, ChristenUnie en D66 unaniem aangenomen, waardoor: a) Beslispunt 2 is gewijzigd in: Het college te verzoeken de raad op de hoogte stellen van de door het college te maken uitwerking van de beoogde werkwijze en de te verwachten kosten. Daarbij aan te geven of het college van mening is dat daarmee (en in welke mate) uitvoering wordt gegeven aan de door de rekenkamercommissie gedane aanbevelingen. En over het resultaat de raad te informeren. b) Beslispunt 4 is vervangen door: Verzoekt: 1. het college de jaarlijks uitgevoerde interne audit met een raadsinformatiebrief ter kennis te brengen aan de raad en in deze brief te reageren op de bevindingen en mogelijke aanbevelingen; 2. om deze audit om het jaar, beginnende in 2021, te laten uitvoeren door een externe auditor, al dan niet in samenwerking met de beide andere partners in de BARsamenwerking; 3. om de met deze externe audit gepaard gaande kosten op te nemen in de 1e Tussenrapportage 2021.
Rekenkamercommissie Ridderkerk
6
Jaarverslag 2020
REKENKAMERCOMMISSIE
Hoofdstuk 2 De controlerende rol van de gemeenteraad van Ridderkerk Een onderzoek naar de invulling van de controlerende rol van de raad in de periode 2018 – 20202 In navolging op het onderzoek naar de kaderstellende rol eind 2017 heeft de rekenkamercommissie onderzoeksbureau Berenschot verzocht de controlerende rol te onderzoeken. Argumenten voor dit onderzoeksonderwerp zijn: toegenomen belang van controle sinds de dualisering, meer taken en financiële verantwoordelijkheden voor de gemeente door decentralisaties, steeds minder beschikbare tijd voor steeds ingewikkelder dossiers en beschikbaar instrumentarium, waarbij de vraag gesteld kan worden of dit zo efficiënt mogelijk gebruikt wordt. Daarnaast heeft de rekenkamercommissie zichzelf de vraag gesteld in hoeverre haar rapporten bijdragen aan de controlerende rol van de raad. 2.1 Rapport Het onderzoek moet de vraag beantwoorden of de gemeenteraad in de onderzoeksperiode (huidige raadsperiode 2018-2020) effectief gebruik heeft gemaakt van het instrumentarium dat beschikbaar is om het college te controleren en of alle mogelijkheden worden benut.
2
https://raad.ridderkerk.nl/Documenten/Rapport-Controlerende-rol-van-de-raad-Bestuurlijke-nota-1.pdf https://raad.ridderkerk.nl/Documenten/Rapport-Controlerende-rol-van-de-raad-Nota-van-bevindingen-1.pdf
Rekenkamercommissie Ridderkerk
7
Jaarverslag 2020
REKENKAMERCOMMISSIE
De centrale vraag voor dit onderzoek was: “Op welke wijze geeft de gemeenteraad van Ridderkerk invulling aan zijn controlerende rol gedurende de huidige raadsperiode?”. Het rapport is 19 oktober aangeboden aan de raad. 2.2 Resultaat Ter beantwoording van de onderzoeksvraag zijn er, naast een documentstudie, interviews afgenomen en is er een enquête uitgezet onder raadsleden. Door een goede respons hebben de onderzoekers conclusies kunnen trekken en aanbevelingen kunnen doen. Ieder raadslid bepaalt uiteraard zelf op welke wijze invulling wordt gegeven aan de controlerende rol. De aanbevelingen zijn bedoeld ter inspiratie voor individuele raadsleden, fracties en/of de raad als geheel. Om te komen tot een effectievere invulling van de controlerende rol is in de bestuurlijke nota een stappenplan opgenomen dat daarbij kan helpen. Dit stappenplan kan door raadsleden individueel of door de raad als geheel worden doorlopen, waarbij het college de raad kan ondersteunen. Het rapport is besproken in de vergadering van de commissie Samen Leven van 6 januari en vervolgens in de raadsvergadering van 21 januari 2021.
Rekenkamercommissie Ridderkerk
8
Jaarverslag 2020
REKENKAMERCOMMISSIE
Hoofdstuk 3 DoeMee onderzoek Meldingen openbare ruimte Met enige regelmaat faciliteert de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) ‘DoeMee-onderzoeken’ (zie § 6.5).genoemd. In 2020 heeft onderzoeksbureau PBLQ een DoeMee-onderzoek uitgevoerd naar de afhandeling van ‘meldingen openbare ruimte’. De rekenkamercommissie Ridderkerk heeft hieraan deelgenomen. De centrale vraagstelling was: “Op welke wijze geven lagere overheden beleidsmatig en organisatorisch vorm aan de afhandeling van Meldingen Openbare Ruimte, tot welke resultaten leidt dit beleid en op welke wijze wordt hierover gerapporteerd aan de raad?” Het eindproduct is een soort ‘feitenoverzicht’ dat bestaat uit een algemene beleidsscan waarin beleid en resultaten van gemeenten worden vergeleken, een rapportage waarin de specifieke resultaten van Ridderkerk worden vergeleken met de benchmark en een overzicht hoe de prestaties van Ridderkerk zich verhouden tot het ontwikkelde normenkader. Er is door het uitvoerend bureau geen afgeronde rapportage verstrekt. Er waren aan dit onderzoek geen kosten verbonden, het is aan de rekenkamercommissie hoe deze rapportage wordt bewerkt en eventueel uitgebreid met eigen interviews of andersoortige dataverzameling.
Het rapportage is in december 2020 opgeleverd, het vervolg op dit onderzoek zal naar verwachting in het derde kwartaal van 2021 aan de raad gepresenteerd worden.
Rekenkamercommissie Ridderkerk
9
Jaarverslag 2020
REKENKAMERCOMMISSIE
Hoofdstuk 4 DoeMee onderzoek Wonen Onderzoeksbureau Necker van Naem heeft in 2020 een opzet geschreven voor een DoeMee onderzoek Wonen. Er komt er geen benchmark met andere gemeenten, omdat de onderzoeken niet gelijktijdig worden uitgevoerd, maar dat biedt wel (meer) ruimte om een eigen invulling te geven aan het onderzoek. De commissie heeft besloten deel te nemen aan dit onderzoek vanwege de focus op de rol van en informatievoorziening aan de raad. Rekening houdend met het gemeentelijke traject voor de ontwikkeling van de woonvisie 2021 is het doel van dit onderzoek om inzichtelijk te maken waar de gemeente Ridderkerk staat in het realiseren van haar ambities op het gebied van wonen en om handvatten te bieden aan de gemeenteraad om te sturen op dit beleidsdossier. De centrale vraag voor dit onderzoek is: “In hoeverre zijn de gemeentelijke doelen op het gebied van wonen door de gemeente gerealiseerd en welke mogelijkheden voor (bij)sturing heeft de gemeenteraad op dit terrein?” Daarbij wordt de blik zowel naar binnen als naar buiten gericht: de rolneming van de raad als het gaat om beleid, strategie en uitvoering (binnen) en het perspectief van wooncorporaties, huurdersverenigingen en projectontwikkelaars (buiten). Het onderzoek is gestart in november 2020 en de verwachting is dat de resultaten in het tweede kwartaal 2021 aan de gemeenteraad kunnen worden gepresenteerd.
Rekenkamercommissie Ridderkerk
10
Jaarverslag 2020
REKENKAMERCOMMISSIE
Hoofdstuk 5 De energietransitie in de gemeente Ridderkerk (20182021) De Rekenkamercommissie Ridderkerk is vanuit de oriëntatie op doelmatigheid en doeltreffendheid benieuwd naar de stand van zaken op het gebied van de energietransitie. Daarbij ligt de focus op beleid en uitvoering in Ridderkerk, met aandacht voor de regionale aspecten van de energietransitie. De Rekenkamercommissie heeft de opdracht voor de uitvoering van dit onderzoek gegund aan BMC. Het onderzoek richt zich op het beleid met betrekking tot de energietransitie in de gemeente Ridderkerk in de periode 1 januari 2018 tot eind 2020, met een doorkijkje naar 2021. Hoe staat Ridderkerk er voor bij de realisatie van de ambities in het energiebeleid? Hoe verhouden de ambities van Ridderkerk zich tot die van enkele omliggende en vergelijkbare gemeenten? Dragen de ingezette maatregelen daadwerkelijk bij aan het behalen van de doelstelling? Zijn er aandacht- en verbeterpunten met het oog op de RES 1.0? De centrale vraag voor dit onderzoek is: “Op welke wijze wordt de taakstelling energietransitie vorm gegeven in Ridderkerk en wat is de effectiviteit van de gestelde beleidskaders bij de uitvoering daarvan?” Het onderzoek is gestart in november 2020 en de verwachting is dat de resultaten in het derde kwartaal 2021 aan de gemeenteraad kunnen worden gepresenteerd.
Rekenkamercommissie Ridderkerk
11
Jaarverslag 2020
REKENKAMERCOMMISSIE
Hoofdstuk 6 De rekenkamercommissie 6.1 Overleg met de fractievoorzitters en de griffier Door de coronamaatregelen heeft het jaarlijkse gesprek met de fractievoorzitters in 2020 niet plaatsgevonden. De voorzitter en secretaris hebben wel digitaal en telefonisch gesprekken gevoerd met de griffiers. 6.2 Auditcommissie Volgens de Verordening op de rekenkamercommissie Ridderkerk 2015 vindt jaarlijks in september in de auditcommissie afstemming plaats met de gemeente Ridderkerk en de BAR-organisatie over voorgenomen onderzoeken. Met ingang van 2019 meldt rekenkamercommissie de auditcommissie per brief welke onderwerpen in het volgende jaar door de rekenkamercommissie onderzocht kunnen gaan worden. Afstemming met de gemeente Ridderkerk en de BAR-organisatie over mogelijkheden en planning vindt op andere momenten in het jaar plaats. Indien de brief daar aanleiding toe geeft kan de voorzitter aanwezig zijn bij de vergadering van de auditcommissie. In een brief d.d. 9 september 2020 heeft de rekenkamercommissie aan de griffier laten weten voor 2021 gekozen te hebben voor de volgende mogelijke onderzoeksonderwerpen: 1) Energietransitie 2) Derde decentralisatie: jeugdzorg 3) Wonen.
Rekenkamercommissie Ridderkerk
12
Jaarverslag 2020
REKENKAMERCOMMISSIE
Twee onderwerpen zijn in 2019 aangekondigd, maar gezien de timing (nog) niet gestart: 4) Bereikbaarheid/verkeercirculatie in combinatie met lucht en geluid (fijnstof) 5) Doorwerking rekenkamerrapporten, met de focus op S & W, nu Facet. 6.3 Jaarplan 2021 Jaarlijks informeert de rekenkamercommissie de raad over haar werkzaamheden en geplande onderzoeken in een jaarplan. Door verschillende omstandigheden was de keuze voor onderzoeken begin 2020 beperkt tot het nog lopende onderzoek naar informatiebeveiliging en de start van het onderzoek naar de controlerende rol van de raad. De rekenkamercommissie heeft daarom besloten geen Jaarplan 2020 uit te brengen, maar heeft de raad op 16 december 2020 het Jaarplan 2021 aangeboden. In dat jaarplan geeft de rekenkamercommissie aan: • welke onderzoeken de commissie in 2021 wil gaan afronden (meldingen openbare ruimte, wonen en de energietransitie), • welke onderzoeken de commissie in 2021 wil gaan starten (jeugdhulp) • welke kosten de commissie begroot voor de werkzaamheden in 2021 en • de planning voor het jaar 2021.
Rekenkamercommissie Ridderkerk
13
Jaarverslag 2020
REKENKAMERCOMMISSIE
6.4 De rekenkamercommissie en de NVRR De Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies NVRR streeft er naar dé autoriteit te zijn op het gebied van publieke verantwoording in Nederland en wil toegevoegde waarde leveren aan rekenkamers en rekenkamercommissies en iedereen die betrokken is bij het werk van deze instanties. De rekenkamercommissie Ridderkerk is lid van de NVRR. Met enige regelmaat faciliteert de NVRR onderzoek ten behoeve van de leden. Deze worden ‘DoeMee-onderzoeken’ genoemd. Het betreft onderzoek naar onderwerpen waarvan aangenomen kan worden dat deze relevant zijn voor verschillende gemeenten (c.q. de rekenkamers of rekenkamercommissies van deze gemeenten). Door een basis voor onderzoek te ontwerpen en aan te bieden aan de rekenkamers, neemt de NVRR de leden werk uit handen. Deelnemende rekenkamers kunnen met gebruikmaking van de basisresultaten snel in hun eigen gemeente de diepte in. Een bijkomend voordeel van deze aanpak is dat in verschillende gemeenten op dezelfde wijze informatie over hun prestaties wordt verkregen. Dat biedt de mogelijkheid om die prestaties tussen de gemeenten te vergelijken. De NVRR heeft in 2020 een raamwerk laten ontwerpen voor onderzoek naar het beleid van lagere overheden (gemeenten, waterschappen en provincies) ten aanzien van de afhandeling van ‘meldingen openbare ruimte’.
Tevens dient het onderzoek inzicht te verschaffen in de resultaten van dit beleid. Daarnaast dient aandacht te worden besteed aan de informatievoorziening aan de raad over deze resultaten. De rekenkamercommissie heeft aan dit onderzoek meegedaan (hoofdstuk 3). Rekenkamercommissie Ridderkerk
14
Jaarverslag 2020
REKENKAMERCOMMISSIE
Hoofdstuk 7 Wat heeft het gekost? De gemeenteraad heeft bij de vaststelling van de programmabegroting 2020 voor de rekenkamercommissie een budget van € 64.100,- vastgesteld. Volgens de Verordening op de rekenkamercommissie Ridderkerk 2015, artikel 17 is de rekenkamercommissie bevoegd binnen dit budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken en is voor de besteding ervan uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad en zijn griffier, de griffier is budgethouder. Alle uitgaven van de rekenkamercommissie komen ten laste van dit budget: • de vergoedingen aan de leden; • de vergoedingen aan de secretaris; • externe deskundigen die de rekenkamercommissie heeft ingeschakeld (onderzoek); • drukwerk; • de door de commissie gewenste lidmaatschappen, zoals die van de NVRR; • de door de commissie gewenste cursussen, congressen, seminars e.d., ook voor wat betreft verblijfskosten.
Rekenkamercommissie Ridderkerk
15
Jaarverslag 2020
REKENKAMERCOMMISSIE
Ten laste van het budget zijn de volgende uitgaven in 2020 gedaan (in €): Begroot Werkelijk Vergoedingen aan externe leden 14.500 7.972 (presentiegelden, reiskosten) Uitbesteed werk (o.a. secretariaat) 10.500 13.725 Advieskosten (onderzoek) * 37.700 36.072 Overige uitgaven (abonnementen)+ onvoorzien 1.400 380 Totaal 2019 * 64.100 58.149
Restant 6.528 -3.225 1.628 1.020 5.951
*na begrotingswijziging (overhevelen rekeningoverschot 2019)
Toelichting: ✓ het restant op de vergoedingen aan externe leden wordt veroorzaakt doordat de begroting gebaseerd is op vijf leden van de rekenkamercommissie3, terwijl de huidige commissie uit drie leden bestaat. Daar tegenover staan de hogere kosten voor uitbesteed werk (secretariaat). In 2020 waren de vergoedingen voor de leden lager doordat er nauwelijks reiskosten zijn gemaakt: de rekenkamercommissie heeft twee keer in het gemeentehuis vergaderd en vanwege de coronamaatregelen daarna altijd digitaal. Andere overleggen in het gemeentehuis, zoals begeleiden van onderzoek of bijwonen van raads(commissie)vergaderingen worden niet vergoed en hebben dus geen invloed op het budget.
3
Artikel 2.2 van de Verordening op de rekenkamercommissie Ridderkerk 2015: De commissie bestaat uit ten minste 3 en ten hoogste 5 leden, waaronder de voorzitter.
Rekenkamercommissie Ridderkerk
16
Jaarverslag 2020
REKENKAMERCOMMISSIE
✓ Het bedrag voor overige uitgaven bestaat uit het lidmaatschap van de NVRR (€ 380). Vanwege de coronamaatregelen waren er in 2020 geen parkeerkaarten voor leden van de rekenkamercommissie en onderzoekers nodig. Bij de vaststelling van de begroting 2013 heeft de gemeenteraad bepaald dat de rekenkamercommissie overschotten op het budget tot een bedrag van € 10.000,- mag overhevelen naar een volgend begrotingsjaar. Een bedrag van € 6.000,- wordt overgeheveld naar de begroting 2021.
Rekenkamercommissie Ridderkerk
17
Jaarverslag 2020