Jaarstukken BAR 2021 - versie zienswijzeprocedure.pdf
Tekst van het document
GR BAR-organisatie Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk werken samen op basis van
vertrouwen, ruimte voor diversiteit en gezamenlijkheid
JAARSTUKKEN 2021 Versie Zienswijzeprocedure
Inhoudsopgave A. Jaarverslag gemeenschappelijke regeling BAR ........................................................................... 3 Inleiding ................................................................................................................................................4 Financiële samenvatting.......................................................................................................................5 1. Programmaplan ...............................................................................................................................8 1.1 Doelstellingen ................................................................................................................................8 1.2 Prestatieafspraken en indicatoren .................................................................................................9 1.3 Financiën ..................................................................................................................................... 14 1.4 Financiële en overige ontwikkelingen ........................................................................................ 14 2. Paragrafen .....................................................................................................................................
21 2.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................ 21 2.2 Paragraaf Financiering ................................................................................................................. 27 2.3 Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen ..................................................................................... 29 2.4 Paragraaf Bedrijfsvoering ............................................................................................................ 30 B. Jaarrekening 2021 gemeenschappelijke regeling BAR..............................................................33 3.1 Balans ......................................................................................................................................... 34 3.2 Toelichting op de balans .............................................................................................................. 38 3.3 Overzicht van baten en lasten 2021 ............................................................................................ 44 3.4 Toelichting op het overzicht van baten en lasten ........................................................................ 45 3.5 Verrekenen van standaard en maatwerk - rapportage 2021......................................................
53 3.6 Staat van incidentele baten en lasten ......................................................................................... 59 3.7 Overzicht structurele toevoegingen en onttrekkingen aan reserves ........................................... 61 3.8 Heffing vennootschapsbelasting .................................................................................................. 61 3.9 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen .......................................................................... 61 3.10 Begrotingsrechtmatigheid ......................................................................................................... 62 3.11 Nieuwe opzet rechtmatigheidsverantwoording met ingang van het boekjaar 2022................. 63 Bijlage Taakvelden ............................................................................................................................. 65 A. Overige gegevens....................................................................................................................67 Staat van kredieten 2021 .................................................................................................................. 68 Bijlage Overzicht (administratieve) begrotingswijzigingen ................................................................
70 Bijlage Gewijzigde gemeentelijke bijdragen op basis van de tussenrapportages............................. 74 Bijlage Coronarapportage 2021 GR BAR ........................................................................................... 78 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ..................................................................... 79
2
A. Jaarverslag gemeenschappelijke regeling BAR
Inleiding Voor u liggen de jaarstukken 2021 van de gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie (hierna GR BAR). In dit document legt het dagelijks bestuur verantwoording af over het gevoerde beleid in 2021. De begroting 2021 is het uitgangspunt geweest voor de opstelling. De jaarstukken bestaan uit drie onderdelen: A. Het jaarverslag waarin een toelichting wordt gegeven op de uitvoering van de bedrijfsvoering, B. De jaarrekening, dat de financiële weergave geeft. C. Overige gegevens. A. Jaarverslag In de begroting 2021 zijn drie hoofddoelstellingen benoemd welke passen bij de visie van onze GR BAR. In het jaarverslag is aan de hand van deze hoofddoelstellingen in prestatieafspraken en indicatoren uitgewerkt op welke wijze de organisatie hier uitvoering aan heeft gegeven. In de paragrafen wordt inzicht gegeven in het weerstandsvermogen en de risico’s, de financiering en de kapitaalgoederen van onze GR BAR. B. Jaarrekening In de jaarrekening is de balans met toelichting opgenomen en het exploitatieresultaat inclusief een toelichting bij de relevante afwijkingen ten opzichte van de begroting. Ook de Bijlage Taakvelden en het Overzicht Overhead maken onderdeel uit van de jaarrekening. C.
Overige gegevens Hier zijn de volgende bijlagen opgenomen: - de staat van kredieten 2021, - het overzicht van de (administratieve) begrotingswijzigingen 2021, - de gewijzigde gemeentelijke bijdragen op basis van de tussenrapportages, - Coronarapportage 2021 GR BAR-organisatie. De bedragen in de jaarstukken zijn afgerond op honderden euro's, tenzij anders aangegeven. COVID 19 (corona) - virus Op diverse plekken in deze jaarstukken leest u over het COVID-19 (corona) - virus. De uitbraak van dit virus eind februari 2020 heeft een enorme impact en heeft wereldwijd geleid tot ongekende omstandigheden. In 2021 ontwikkelde het virus zich tot een endemie: een virus dat niet meer verdwijnt. 2021 is een jaar geweest van aanhoudende onzekerheid waarin leren leven met het virus noodzakelijk werd. Net als in 2020 zijn in 2021 de meeste medewerkers maar zeer beperkt en volgens een rooster op kantoor geweest. Dankzij de inzet van onze medewerkers is het ook in 2021 gelukt om de continuïteit van de reguliere werkzaamheden op peil te houden. Ook is voor een groot deel uitvoering gegeven aan de ambities en speerpunten uit de collegeakkoorden van onze drie opdrachtgevers. Onze GR BAR volgt de studies en onderzoeken naar de effecten van corona op de voet en is betrokken bij de samenwerking met andere gemeenten en de VNG.
In 2021 zijn door onze GR BAR tot een bedrag van € 2.764.000 extra kosten gemaakt als gevolg van corona. Hiervoor is een separate rapportage gemaakt die als bijlage bij deze jaarstukken is gevoegd. Deze kosten zijn vóór het einde van het boekjaar in rekening gebracht bij de gemeenten. De gemeenten hebben vanuit het Rijk compensatie ontvangen voor de extra corona-uitgaven.
4
Financiële samenvatting Resultaat jaarrekening Het jaarrekeningresultaat 2021 van onze GR BAR bedraagt € 345.500 positief. Dit is het verschil tussen de begroting na wijziging en het totaal van de werkelijke uitgaven. Om op één A4’tje inzicht te krijgen in de cijfers van deze jaarrekening wordt verwezen naar het Overzicht van baten en lasten 2021 op bladzijde 45. Het resultaat is veroorzaakt door een nadeel bij de salarissen (inclusief inhuurkosten) van € 2.290.200, een voordeel van € 2.184.100 bij de overige bedrijfsvoeringskosten en een voordeel van € 451.600 omdat de werkelijke uitgaven bij de corona-uitgaven (de brandzaken 2021) al op voorhand zijn doorberekend naar de gemeenten. (zie voor een verdere toelichting de Toelichting op het overzicht van baten en lasten) Het rekeningsaldo 2021 wordt via de bijdragen verrekend met de gemeenten. Dit gebeurt in het dienstjaar 2021. In tabel: De in de tabel genoemde bedragen zijn gesaldeerde bedragen van de baten en de lasten Gesaldeerde bedragen (exclusief gemeentelijke bijdragen)
Rekening 2020
Begroting 2021
Salariskosten (incl. inhuurkosten)
-65.263.800
-63.885.500
-5.033.400
-68.918.900
-71.209.100
-2.290.200
Overige lasten bedrijfsvoering
-10.486.700
-10.364.900
-2.560.500
-12.925.400
-10.741.300
2.184.100
Bijdragen gemeenten: coronakosten Totaal
1.324.800 -74.425.700
-
wijziging
-
-74.250.400
-7.593.900
begroting na wijziging
-81.844.300
werkelijk
-81.950.400
verschil
451.600 345.500
De begroting van onze GR BAR bestaat uit bedrijfsvoeringskosten, oftewel de kosten van het ambtelijk apparaat. Op basis van de begroting na wijziging is de inbreng per gemeente: Ontwikkeling van gemeentelijke bijdrage
Barendrecht
Albrandswaard
Ridderkerk
Totaal
Oorspronkelijke begroting 2021
29.107.800
15.004.600
30.138.000
74.250.400
Mutaties op basis van 2 tussenrapportages
2.027.500
1.228.100
2.025.900
5.281.500
954.800
476.500
881.100
2.312.400
32.090.100
16.709.200
33.045.000
81.844.300
Bijdragen gemeenten: Coronakosten Begroting na wijziging
Zes jaaroverschrijdende projecten In het rekeningsaldo zijn de naar het jaar 2022 overlopende bedragen van zes jaaroverschrijdende projecten verwerkt. Dit zijn incidentele budgetten die op het eind van het jaar tegen de verwachting in niet of nog niet geheel zijn afgerond waardoor het budget doorschuift naar het volgende begrotingsjaar. De gemeenteraden hebben voor deze incidentele projecten middelen beschikbaar gesteld. De afspraak is dat onze GR BAR geen budget mag doorschuiven naar volgende jaren. Het rekeningsaldo wordt ieder jaar verrekend met de gemeenten / de gemeentelijke bijdragen. Met de verrekening van het rekeningsaldo gaan de naar 2022 overlopende bedragen bij de jaaroverschrijdende projecten ook naar de gemeenten. Om het mogelijk te maken deze al eerder beschikbaar gestelde budgetten ook in 2022 te kunnen gebruiken, verzoeken wij de drie gemeenten om bij de gemeentelijke jaarrekeningen via de 5
resultaatbestemming deze zes overlopende bedragen door te schuiven naar 2022 en in 2022 opnieuw ter beschikking stellen aan onze GR BAR. Dat gebeurt dan in de 1e tussenrapportages 2022 van de gemeenten en de GR BAR. Het gaat dit jaar om de volgende budgetten: 1. Implementatie Omgevingswet: overloop naar het jaar 2022 € 524.200. 2. Optimalisatie fiscale beheersing 2021 - 2022: overloop naar het jaar 2022 € 75.000 3. Project digitaliseren bouwdossiers: overloop naar het jaar 2022 € 210.000 4. Uitvoeringsplan Informatieveiligheid en Privacy (I&P): overloop naar het jaar 2022 € 60.500 5. Woonzorgopgaven drie gemeenten: overloop naar het jaar 2022 € 32.700 6. Uitvoeringskosten Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo): overloop naar het jaar 2022 € 226.200 Nadere toelichting rekeningsaldo Het rekeningsaldo over 2021 bedraagt € 345.500 positief. Het is voor de transparantie en een volledig inzicht van belang om daar de volgende drie aspecten bij te betrekken. De naar het jaar 2022 overlopende bedragen bij de jaaroverschrijdende projecten tellen dit jaar op tot € 1.128.600. Onze GR BAR gaat de gemeenten verzoeken deze naar 2022 overlopende bedragen voor nog niet uitgevoerde werkzaamheden in hun jaarrekeningen door te schuiven en het in 2022 te mogen besteden (waarbij de gemeenten het geld dus weer ter beschikking van onze GR BAR stellen).
Hier tegenover staat dat de GR BAR nog € 1.239.100 tegoed heeft van de drie gemeenten vanwege nog niet verrekende cao-gevolgen over 2021. Hierin is een bedrag van € 340.000 opgenomen als onkostenvergoeding gerelateerd aan corona. Dit kon namelijk niet volledig gedekt worden uit de onderschrijding bij de post Reiskostenvergoedingen. Hiermee rekening houdend bedraagt het rekeningsaldo nader geanalyseerd: 345.500 - 1.128.600 + 1.239.100 - 340.000 = € 116.000 positief. Verrekening van standaard en maatwerk Afgesproken is dat het maatwerk op basis van nacalculatie wordt afgerekend per deelnemende gemeente. Alle kosten voor gezamenlijk gebruik (standaard), worden in rekening gebracht aan de hand van de afgesproken procentuele verdeelsleutel. De kosten welke worden gemaakt ten behoeve van maatwerk worden separaat in rekening gebracht bij de betreffende gemeente. Om de werkelijke kosten van de standaardpakketten en maatwerkpakketten inzichtelijk te krijgen, wordt de tijdsbesteding per gemeente gemonitord. Voor het Cluster Maatschappij is afgesproken dat verrekening niet op basis van uren schrijven plaats vindt, maar op basis van de ontwikkeling van het aantal cliënten en indicaties. Per saldo krijgt de gemeente Barendrecht € 331.800 terug en de gemeenten Albrandswaard en Ridderkerk moeten respectievelijk € 134.100 en € 197.700 bijbetalen.
Ook dit resultaat bij het maatwerk wordt via de bijdragen verrekend met de deelnemende gemeenten.
Verrekenen resultaat jaarrekening en nacalculatie standaard en maatwerk met de gemeentelijke bijdragen Het voordelig jaarrekeningsaldo van € 345.500 en de nacalculatie van standaard en maatwerk worden via de bijdragen verrekend met de deelnemende gemeenten. Jaarrekeningsaldo: a. de overschotten van de jaaroverschrijdende projecten die zijn opgenomen in het jaarrekeningsaldo worden verrekend op basis van de verdeelsleutels die zijn gehanteerd bij het beschikbaar stellen van deze budgetten. b. het restant jaarrekeningsaldo wordt verrekend volgens de afgesproken procentuele verdeelsleutel voor het standaardwerk. 6
De percentages van de verdeelsleutel voor het standaardwerk worden jaarlijks op 1 januari geactualiseerd en voor het begrotingsjaar 2021 gelden de volgende percentages: Barendrecht 38,95% Albrandswaard 20,34% Ridderkerk 40,71% Dat geeft voor de gemeentelijke bijdragen 2021 het volgende beeld: Bijdrage gemeenten 2021
Barendrecht
Begroting na wijziging
32.090.100
Albrandswaard
Ridderkerk
Totaal
16.709.200
33.045.000
81.844.300
Verrekening resultaat: verschil begroting en werkelijk - Jaaroverschrijdende projecten - Verrekening jaarrekeningresultaat 2021 - Verrekening maatwerk en standaardpakket Subtotaal verrekening resultaat BAR 2021
-505.500
-236.100
-387.000
-1.128.600
305.000
159.300
318.800
783.100
-331.800
134.100
197.700
-
Definitieve jaarbijdrage 2021
-532.300
57.300
129.500
-345.500
31.557.800
16.766.500
33.174.500
81.498.800
Als er rekening mee wordt gehouden dat de naar het jaar 2022 overlopende bedragen bij de jaaroverschrijdende projecten in de 1e tussenrapportage 2022 weer ter beschikking worden gesteld aan de GR BAR is de consequentie per gemeente: Barendrecht
Albrandswaard
Ridderkerk
Totaal
Verrekening 2021: verschil begroting en werkelijk
-532.300
57.300
129.500
-345.500
Saldo jaaroverschrijdende projecten (op te nemen in 1e tussenrapportage 2022)
505.500
236.100
387.000
1.128.600
Per saldo
-26.800
293.400
516.500
783.100
lagere bijdrage
hogere bijdrage
hogere bijdrage
hogere bijdrage
In de onderdelen Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2021 en Verrekenen van standaard en maatwerk wordt gedetailleerd ingegaan op de financiële afwijkingen ten opzichte van de begroting en de afwijkingen bij het maatwerk.
7
1. Programmaplan 1.1 Doelstellingen Onze GR BAR-organisatie is het samenwerkingsverband tussen de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Onze GR BAR ondersteunt op een professionele manier de drie gemeentebesturen bij hun activiteiten voor de lokale samenleving. Onze visie is: Als BAR-organisatie zijn we een nabije overheid die met een warm hart betrokken is bij de gemeenschappen van de drie gemeenten en alle inwoners en partijen die daarin een plek hebben. We ondersteunen de drie besturen en werken met een goede dienstverlening aan de woon- en leefomgeving en complexe maatschappelijke vraagstukken die daar bij horen. Die dienstverlening aan inwoners staat bij ons centraal. Onze visie is dan ook een visie op dienstverlening. Wij willen samen met inwoners een plezierige woon- en leefomgeving creëren in de drie gemeenten. Dat kan alleen als we onze oren en ogen goed openhouden. De maatschappelijke opgaven die spelen gaan we niet uit de weg. Integendeel, die pakken we proactief op. Het bestuurlijke organogram van onze GR BAR ziet er als volgt uit:
Onze centrale opgave is een optimaal functionerende ambtelijke organisatie die ervoor zorgt dat de drie gemeenten autonoom kunnen blijven opereren, ook met de huidige complexe opgaven zoals die van de drie decentralisaties. Daarbij zijn de drie hoofddoelstellingen: 1. een excellente dienstverlening, 2. acceptabele kosten, 3. een kwalitatief deskundige en robuuste organisatie. De vier doelstellingen die zijn geformuleerd in het kader van het doorontwikkelingstraject “BAR 8
2020” zijn: 1. meer aandacht voor medewerkers, 2. beter inspelen op maatschappelijk opgaven, 3. betere aandacht voor de besturen en 4. beter kunnen sturen.
1.2 Prestatieafspraken en indicatoren De doelstellingen zijn vertaald in prestatieafspraken, welke zijn onderverdeeld in indicatoren. Over de voortgang op deze indicatoren wordt gerapporteerd in de planning & control cyclus (tussenrapportages en jaarrekening). Er wordt gewerkt met een strategisch dashboard waarin vanuit diverse bronnen in toenemende mate data geautomatiseerd wordt omgezet naar geverifieerde prestatie- en stuurinformatie. Deze rapportage is gebaseerd op de meest actuele prestatiegegevens uit dit strategische dashboard. Hieronder volgt het overzicht van de belangrijkste prestatie-indicatoren op basis van de beschikbare prestatiegegevens per 30 januari 2022. Als de gegevens nog niet zijn bijgewerkt is opgenomen wanneer deze beschikbaar zullen zijn. Aansluitend op het overzicht is een beknopte toelichting opgenomen waarin wordt teruggekeken op 2021. Indicator
Norm
Realisatie 2019
Realisatie 2020
Realisatie 2021 kw1
Realisatie 2021 kw2
Realisatie 2021 kw3
Realisatie 2021 kw4
Realisatie 2021
Klanttevredenheid Wmo
7,0
-
7.7
-
-
-
-
Kwartaal 222 beschikbaar
Klanttevredenheid Jeugdhulp
7,0
-
7.7
-
-
-
-
Kwartaal 222 beschikbaar
*Klanttevredenheid Balie
7,0
-
8,4
8,4
8,3
8,3
8,2
8,3
*Klantevredenheid Digitaal
7,0
-
7.7
7.5
7,4
7,5
6,3
7,2
*Klanttevredenheid Telefoon
7,0
-
7.2
9,3
8,0
7,4
8,5
8,3
<30 sec.
27
68
93
86
86
85
88
90%
85%
78%
81%
83%
Wachttijd aan de telefoon Norm corona <120 sec
Wachttijd aan de balie (met afspraak)
90% <5 min.
89%
90%
Gem 4,08 min
Gem 4,76 min
Gem 6,32 min
Gem 5,83 min
Gem 5,24 min
Betaaltermijn facturen
90% >|30d dagen
93%
94%
94%
93%
93%
93%
93%
9
Indicator
Norm
Realisatie 2019
Realisatie 2020
Realisatie 2021 kw1
Realisatie 2021 kw2
Realisatie 2021 kw3
Realisatie 2021 kw4
Realisatie 2021
Subsidieaanvragen
95% binnen termijn
98%
97%
-
-
-
-
98%
Aanvragen Levensonderhoud (participatiewet)
95% binnen termijn
88%
90%
87%
90%
88%
91%
89%
Aanvragen WMO
95% binnen termijn
80%
71%
60%
50%
53%
59%
56%
Meldingen openbare ruimte
95% binnen termijn
63%
64%
74%
69%
73%
75%
71%
Klachtenafhandeling
95% binnen termijn
62%
63%
67%
71%
76%
69%
68%
Afhandeltermijn bezwaarschriften
90% binnen 12 weken
88%
Budgetafwijking BARbegroting
1%
2,43%
2,80%
-
-
-
-
0,42%
Goedkeurende controleverklaring van de accountant
100%
Nee
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
nvt (BD) 6,8 (AW) 6,9 (RK)
nvt (BD) nvt (AW) nvt (RK)
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Waardering algehele dienstverlening Waarstaatjegemeente.nl
>7,5 (eigen norm) landelijk gem: 6,7
80%
60%
57%
Gem. 9,2 weken
Gem. 12,8 weken
Gem 12,4 weken
59%
* nieuwe meetgegevens die formeel nog geen onderdeel uitmaken van de prestatieafspraken, toch toegevoegd omdat deze extra informatie geven over de prestatie. Aantal respondenten relatief beperkt.
Samenvatting In de jaarrekening worden de belangrijkste prestatie- en stuurgegevens opgenomen en afgezet tegen de prestaties in voorliggende periodes. Wanneer we over het geheel gezien de prestatie over 2021 afzetten tegen de prestatie van 2020 zien we een stabiel beeld. Dit stabiele beeld is het afgelopen jaar beïnvloed geweest door bijsturing en diverse maatregelen. Bij diverse indicatoren is zelfs een lichte positieve trend te zien. Gezien de coronacrisis die ons ook in 2021 in haar greep hield is dit een mooie prestatie. In slechts één enkel geval is bijgestuurd op de prestatienorm. Dat was de wachttijd telefoon omdat er per maand een toename van enkele duizenden contacten ontstond. Andere ingangen naar de dienstverlening - zoals de balie - zijn veelvuldig beperkt geweest door de opgelegde maatregelen. De conclusie kan zijn dat de dienstverlening aan de inwoners/klanten ondanks de coronacrisis met
10
improvisatie en veerkracht goed overeind is gebleven. Uitleg en toelichting bij indicatoren en prestaties Klanttevredenheid Jeugdhulp & Wmo De tevredenheid van cliënten in het sociaal domein wordt apart gemeten. Er vindt klantonderzoek plaats bij Wmo en Jeugdhulp. De toetsing naar de tevredenheid vindt in de eindfase van de dienstverleningstrajecten plaats. De verversing van deze gegevens kent dus een lage frequentie: 1 x per jaar. De beoordelingen van cliënten en vertegenwoordigers over afgeronde trajecten vormen de input voor de prestatiemeting. De norm is initieel op 7,0 gezet. De gemiddelde beoordeling is ruimvoldoende tot goed (7,7). Nieuwe gegevens worden verwacht in het 2e kwartaal van 2022. Wachttijd en klanttevredenheid telefoon, digitaal en balie Het streven is korte wachttijden. Voor telefonie is de norm van 30 seconden verhoogd naar 120 seconden vanwege de coronapandemie (en de daardoor toegenomen drukte) en de maatregelen rondom thuiswerken. Deze “norm” wordt gehaald. De norm geeft medewerkers de mogelijkheid om inwoners in een gesprek goed te woord te staan. Passend bij de tijdgeest is het streven de actieve rol van de klant in de dienstverleningsprocessen te begrijpen en te ondersteunen. Daarom is gestart met klanttevredenheidsonderzoeken (KTO) telefonie en balie. Dit betreft een doorontwikkeling.
De beschikbare resultaten gaan nog niet over het hele jaar 2021 en maar over een beperkt aantal klanten. De KTO’s worden in 2022 één maand per kwartaal aangeboden aan alle klanten aan de balie en de telefoon en na het invullen van een online formulier. In 2021 is de digitale dienstverlening (onder andere onze websiteformulieren) veelvuldig om beveiligingsredenen in beperktere vorm aangeboden. Dit heeft invloed op de waardering. Helaas zijn de ICT-omgevingen van gemeenten veelvuldig het doelwit van kwaadwillenden. Afwikkeling klantvragen Ook voor klantvragen - bijvoorbeeld aanvragen Wet Werk & Bijstand, Wmo, vergunningen, subsidieaanvragen, meldingen openbare ruimte - is het streven die zo snel mogelijk te beantwoorden. Bij de verwerking van de aanvragen Wmo is in het afgelopen jaar een achterstand ontstaan die tijdelijk tot negatieve prestaties leidt. De transformatie vordert en er worden stappen gezet in het verder optimaliseren van de achterliggende processen en automatisering. Er spelen echter vele factoren een rol. Als voor 2021 het door de coronapieken golvende ziekteverzuim, de lock downs, de noodzaak om te improviseren en de nieuwe (tijdelijke) taken in ogenschouw worden genomen, dan zijn de prestaties over 2021 niet achteruitgegaan waar dit wel verwacht had kunnen worden.
Over het geheel genomen wordt bij deze belangrijke indicatoren van de dienstverlening in feite een relatief stabiele prestatie geleverd ten opzichte van 2020. Betaaltermijn facturen Het streven is ondernemers (leveranciers) zo snel mogelijk te betalen. Hierbij wordt dezelfde richtlijn als voor de gemeenten aangehouden: 90% wordt betaald binnen 30 dagen. Deze norm wordt structureel gehaald. Afhandeltermijn bezwaarschriften Het streven is bezwaarschriften zo snel mogelijk te behandelen waarbij de norm is dat minimaal 90% van de bezwaarschriften binnen 12 weken is afgehandeld. De prestatie over 2021 is tijdelijk teruggezakt. Dat kwam door een tijdelijk bezettingsprobleem vanwege ziekteverzuim en personeelsverloop. Inmiddels is de bezetting op orde maar het herstel komt pas in de loop van 2022 tot uiting.
11
Goedkeurende controleverklaring BAR en drie gemeenten Er wordt zorg gedragen voor een getrouwe en transparante financiële administratie en naleving van de wetten en aanvullend beleid van de gemeenteraden. Uit de controleverklaring van de accountant bij de jaarrekening blijkt of we hierin zijn geslaagd.
Waardering algehele dienstverlening (Waarstaatjegemeente.nl) en specifieke klanttevredenheid dienstverlening Dit is het gemiddelde cijfer vanuit Waarstaatjegemeente.nl voor de volledige dienstverlening aan burger en bedrijf. De beoordeling van de algehele dienstverlening van de gemeenten wordt uitgevraagd door de VNG. De lokale norm van 7,5 die in 2017 is gesteld is vrij ambitieus gebleken. De drie gemeenten scoren in 2020 structureel boven het landelijk gemiddelde (6,7). Deze uitvraag kent een onregelmatige frequentie en is over 2021 niet uitgevoerd. We meten wel op diverse vlakken onze dienstverlening, zie de andere indicatoren. Daaruit blijkt dat de dienstverlening op het huidige niveau wordt gehandhaafd. Budgetafwijking BAR-begroting op totaalniveau Het uitgangspunt is een meerjarig sluitende exploitatie, waarbij de afwijking in de jaarrekening ten opzichte van de begroting niet meer dan 1% mag zijn. Over 2021 blijft onze GR BAR met een positief rekeningsaldo van € 345.500 binnen de norm van deze prestatieafspraak. De afwijking ten opzichte van de begroting is 0,42%. Prestatieafspraken BAR2020 In de begroting 2021 waren de prestatie-indicatoren bij de doelstellingen van de organisatiewijziging BAR 2020 opgenomen. Dit betreft de indicatoren die zijn geformuleerd om de doelen van BAR2020 te monitoren. 1. meer aandacht voor medewerkers, 2.
beter inspelen op maatschappelijk opgaven, 3. betere aandacht voor de besturen en 4. beter kunnen sturen. In februari 2022 is het boekje “Samen voor elkaar; evaluatie BAR-organisatie 2020” verschenen. Hierin is het onderstaande overzicht opgenomen van de realisatie van de afgesproken indicatoren van het uitvoeringsplan BAR-organisatie 2020.
12
13
Vijf indicatoren bedrijfsvoering volgend uit het BBV In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) staan 39 verplichte beleidsindicatoren genoemd. De bedoeling van deze indicatoren is de begroting en het jaarverslag beleidsmatiger te maken, zodat het bestuur zich een beeld kan vormen over behaalde en te behalen beleidsresultaten en om een onderlinge vergelijking tussen gemeenten mogelijk te maken. Een aantal van die beleidsindicatoren hebben betrekking op de bedrijfsvoering en zijn daarom opgenomen in de begroting en jaarstukken van onze GR BAR. Nr. Indicator
Omschrijving
Jaar
Uitkomst
Bron
1 Formatie
fte per 1000 inwoners
begroting rekening 2021 6,44 6,90 Eigen begroting
836,31 2 Bezetting 819,47
fte per 1000 inwoners
2021
6,30
6,77 Eigen begroting
3 Apparaatskosten
kosten per inwoner
2021
€ 616
€ 654 Eigen begroting
percentage van de totale loonsom: (62.733.600) + het totaal van de externe inhuur (8.765.000) = € 71.498.600 percentage van de totale lasten € 83.922.300
2021
1,0%
12,3% Eigen begroting
2021
49,0%
47,4% Eigen begroting
€ 79.186.400 4 Externe inhuur € 8.765.000
5 Overhead € 39.766.000
Het verschil tussen begroting en rekening bij 4. Externe inhuur wordt veroorzaakt door het gegeven dat er weinig inhuur in de primitieve begroting van onze GR BAR zit. Pas in de loop van het jaar wordt er incidenteel ingehuurd om vacatures op te vangen en in specifieke expertise te voorzien. Toelichting bij het staatje: 1. Dit betreft de toegestane formatie (formatieplan). 2. Dit betreft het werkelijk aantal fte dat werkzaam is bij de GR BAR (per 31 december 2021). 3. Apparaatskosten, ook wel organisatiekosten, zijn alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie. In het geval van onze GR BAR gaat het om het totaal van de begroting (netto). 4. Externe inhuur betreft de werkzaamheden uitgevoerd door externen in opdracht van de GR BAR, waarbij personele capaciteit en deskundigheid wordt ingezet zonder arbeidsovereenkomst of aanstelling. 5. Overhead betreft alle kosten die samenhangen met de sturing van de organisatie en de ondersteuning van het primaire proces. - fte = full-time equivalent, oftewel voltijdsequivalent: het equivalent van een 36-urige werkweek - inwoners = 121.128, dit is het totaal aantal inwoners van de drie gemeenten per 1 januari 2021, bron: Gemeentefonds
1.3 Financiën Prestatieafspraak budgetafwijkingen BAR-begroting op totaalniveau Dit jaar heeft onze GR BAR een positief rekeningsaldo van € 345.500. Bij de prestatieafspraak “een meerjarig sluitende exploitatie” is als prestatie-indicator opgenomen dat de budgetafwijking in de rekening van de GR BAR ten opzichte van de begroting niet meer dan 1% mag zijn. Ten opzichte van het totaal van de begroting (€ 82.762.000) is er een afwijking van 0,42% en daarmee wordt aan de prestatieafspraak voldaan.
1.4 Financiële en overige ontwikkelingen Uitwerking cao Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO) Voor de werknemers van onze GR BAR is de cao Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO) 14
van kracht. De cao SGO 2021-2022 is op 27 januari 2022 bekrachtigd en loopt van 1 januari 2021 tot 1 januari 2023. In de cao zijn de volgende loonafspraken gemaakt: 2021: - een eenmalige uitkering van € 300 corona-onkostenvergoeding en € 900 eenmalige uitkering per 3 november 2021 naar rato van het aantal uren dienstverband; - een generieke salarisverhoging van 1,5% per 1 december 2021. 2022: - een generieke salarisverhoging van 2,4% per 1 april 2022. De financiële consequenties van de loonafspraken voor 2021 zijn verwerkt in deze jaarrekening. De structurele financiële consequenties van de cao 2021-2022 worden verwerkt in de 1e tussenrapportage 2022. Volgens bestaande afspraken mogen hiervoor de gemeentelijke bijdragen worden verhoogd. Prijsstijgingen Voor 2021 is uitgegaan van een inflatie van 1,6% wat destijds voor de begroting 2021 was gebaseerd op de prognose in het jaarlijks verschijnende Centraal Economisch Plan van het Centraal Planbureau van maart 2020. Hiervoor is van de gemeenten compensatie ontvangen.
Bezetting in de organisatie, exclusief vacatureruimte Per 31 december 2021 waren in onze GR BAR 819,47 fte (910 werknemers) in dienst met een vast of tijdelijk dienstverband: Cluster Directie Concerncontrol BBO RK, BBO BD, Regieteam AW Strategie Dienstverlening Maatschappij I, II en III Ontwikkeling leefomgeving en regio Ruimtelijke ontwikkeling Uitvoering Vastgoed Veiligheid Voorbereiding en Beheer Financiën Informatie en Automatisering Ontwikkeling Mens en Organisatie Juridische Zaken en Inkoop Facilitair Nieuw Reijerwaard TOTAAL GR BAR
Totaal fte cluster 4,00 fte 8,33 fte 40,49 fte 8,36 fte 41,40 fte 182,60 fte 35,61 fte 53,38 fte 97,55 fte 35,67 fte 39,79 fte 64,17 fte 46,36 fte 64,06 fte 42,98 fte 25,25 fte 28,72 fte 0,75 fte 819,47 fte
Personeelsverloop (instroom, doorstroom en uitstroom) GR BAR Het instroompercentage is het percentage van de bezetting (fte) dat in 2021 in dienst is getreden bij onze GR BAR. Het doorstroompercentage is het percentage van de bezetting (fte) dat via een interne 15
sollicitatieprocedure een andere functie is gaan vervullen of duurzaam van functie is veranderd. Het uitstroompercentage is het percentage van de bezetting (fte) dat uit dienst is getreden. Personeelsverloop 2020 2021 Instroom 14,8% 11,4% Doorstroom 9,7% 4,6% Uitstroom 7,9% 9,3% Ter vergelijking: in 2020 was het personeelsverloop bij gemeenten met 50.000-100.000 inwoners respectievelijk 13,1% (instroom), 5,2% (doorstroom) en 8,6% (uitstroom). Er is gekozen voor een vergelijking met deze gemeentegrootteklasse omdat de omvang van onze GR BAR hier het beste bij past. De in-, door- en uitstroomcijfers van 2021 binnen de sector gemeenten zijn nog niet bekend. Ziekteverzuim In 2021 was het verzuimpercentage in onze GR BAR gemiddeld 5,69% (2020: 6,55%). Daarmee is een daling gerealiseerd. Ter vergelijking: in 2020 was het verzuimpercentage bij gemeenten met 50.000100.000 inwoners 5,5%. De verzuimnorm - gebaseerd op een normstelling waarbij een kwart van de gemeenten een verzuim heeft dat lager ligt dan dit cijfer - is in 2020 voor gemeenten met 50.000100.000 inwoners 5,0%. Er is gekozen voor een vergelijking met deze gemeentegrootteklasse omdat de omvang van onze GR BAR hier het beste bij past. De verzuimcijfers van 2021 binnen de sector gemeenten zijn nog niet bekend.
Het verzuimpercentage kan worden onderverdeeld in: - kort verzuim (tot 1 week), - middellang verzuim (1 tot en met 6 weken), - langdurig verzuim (langer dan 6 weken). In 2021 is het kortdurend verzuim in onze GR BAR 0,31%, het middellang verzuim 0,69% en het langdurig verzuim 4,68%. In 2020 was het kortdurend verzuim 0,40%, het middellang verzuim 0,76% en het langdurig verzuim 5,39%. Invloed COVID-19 op verzuim De invloed van COVID-19 op het verzuim in de eerste drie kwartalen van 2021 was minimaal. Pas in 16
het laatste kwartaal was er sprake van een stijging. Deze liep gelijk met de landelijke stijging van het aantal besmettingen. Medewerkers hebben zich ook kort ziekgemeld na een vaccinatie of boosterprik. Werknemers in de doelgroep banenafspraak (voorheen: garantiebanen) Voor het jaar 2021 is de norm voor het aantal arbeidsuren van werknemers die vallen binnen de doelgroep banenafspraak (voorheen genoemd “garantiebanen”) 38.914 uur per jaar. In 2021 is voor deze doelgroep gerealiseerd: - in dienst bij onze GR BAR: 13.676 uur per jaar; - via inleenverbanden of detachering werkzaam bij onze GR BAR: 23.296 uur per jaar. In totaal zijn 36.972 arbeidsuren per jaar ingevuld door werknemers die vallen binnen de doelgroep banenafspraak. Onze GR BAR voldoet daarmee voor 95% aan de gestelde norm van 38.914 uur. Ondanks een stijging in het aantal uren ten opzichte van 2020 is de doelstelling daarmee net niet behaald. Het creëren van extra garantiebanen wordt bemoeilijkt door de aanhoudende coronacrisis. Formatieve wijzigingen door BAR 2020 Twee belangrijke doelstellingen van BAR2020 waren meer aandacht voor de medewerkers en betere aandacht voor het bestuur. Als gevolg hiervan is de formatie van onze organisatie met 18,25 fte toegenomen. De hiermee samenhangende kosten van € 780.000 worden gefaseerd binnen de reguliere begroting opgevangen.
Eind 2021 heeft een evaluatie plaatsgevonden van BAR2020. Hierin is aangegeven dat het beeld positief is over de extra aandacht voor de medewerkers. Het verlagen van de werkdruk blijft echter een topprioriteit. In de evaluatie BAR2020 wordt geen duidelijke conclusie getrokken over de verbetering van de ondersteuning van het bestuur. Er wordt meer aandacht gevraagd voor lokale context en aansluiting bij de financiële mogelijkheden per gemeente. Koepelvrijstelling De wetgeving inzake het gebruik van de koepelvrijstelling door samenwerkingsverbanden zoals onze GR BAR-organisatie is de afgelopen jaren meermaals gewijzigd. Bij de thans geldende regelgeving is voor het toepassen van de koepelvrijstelling sprake van een stevige administratieve last. In het voorjaar van 2021 is uitgebreid onderzoek gedaan naar de acties die moeten worden ondernomen om met vertrouwen te kunnen zeggen dat we de Koepelvrijstelling geïmplementeerd krijgen. Hiervoor is afstemming geweest met diverse externe fiscalisten. Het lastige van de koepelvrijstelling is dat hier geen blauwdruk voor ligt. Er zijn bovendien geen gemeentelijke samenwerkingsverbanden waar deze succesvol is toegepast.
Invoering zou tot een forse administratieve last leiden waarbij het uiteindelijke effect - in verband met rechtszaken die naar verwachting gevoerd moeten worden tegen de Belastingdienst - bovendien onzeker, duur en tijdrovend is. Het dagelijks bestuur heeft daarom in juni 2021 besloten om de juridische weg niet verder te bewandelen. De opdracht is gegeven om een zo breed mogelijke lobby voor compensatie van de btw-nadelen te starten. Hierover is in het tweede halfjaar contact geweest met andere samenwerkingsverbanden, de VNG en de Provincie. In het vierde kwartaal is een brief gestuurd aan de Minister van Financiën. In december is hierover ambtelijk gesproken. Vooralsnog heeft dit nog niet tot resultaat geleid. Ook in 2022 zal de lobby worden voortgezet waarbij ook het Ministerie van Binnenlandse Zaken zal worden benaderd. Huisvesting Door de coronapandemie heeft het grootste deel van onze medewerkers vanuit huis gewerkt. Zij konden conform het crisisbeleid hiervoor tijdelijk thuiswerkfaciliteiten lenen zoals een bureaustoel, beeldscherm en toetsenbord/muis. Voor medewerkers die vanwege hun functie op kantoor moesten 17
werken zijn maatregelen genomen zoals het houden van 1,5 meter afstand en het beschikbaar stellen van persoonlijke hygiënemiddelen. Dit jaar heeft een programmagroep de visie op het toekomstgericht werken verder uitgewerkt in een kaderdocument huisvesting: een beleidsdocument met de nieuwe uitgangspunten voor de toekomstige hybride werkomgeving van onze GR BAR. Hierbij is uitgegaan van het scenario dat de organisatie meer gaat thuiswerken maar het kantoor de basis blijft voor de organisatie. Het uitgangspunt is dat medewerkers ongeveer 60% van hun werktijd op kantoor werken en 40% vanuit huis. In het kaderdocument is een afweging gemaakt op de praktische en financiële haalbaarheid en zijn de uitgangspunten ten aanzien van de huisvesting voor de komende jaren benoemd. Op basis van dit document is een voorlopig ‘vlekkenplan’ ontworpen en een programma van eisen geschreven voor de aanpassing van de huisvesting. In dat vlekkenplan krijgt elk cluster een etage of aantal kamers toegewezen in het gemeentehuis van Barendrecht of Ridderkerk. In 2021 zijn er ten aanzien van de huisvesting geen grote veranderingen doorgevoerd of investeringen gedaan. De geplande activiteiten en de investeringskredieten voor de aanpassing van de huisvesting worden doorgeschoven naar 2022.
Rechtmatigheid financiële beheershandelingen De verbijzonderde interne controle (VIC) is in 2021 uitgevoerd op 18 processen. De uitvoering vindt plaats per kwartaal of halfjaar. Het betreft niet allemaal processen van de GR BAR, sommige zijn van de gemeenten, maar ze worden wel allemaal uitgevoerd door onze GR BAR. In 2021 is veel tijd geïnvesteerd in de borging van interne controle in de lijn. Er is door Concerncontrol samen met de vakafdelingen tijd geïnvesteerd in de nieuwe aanpak van de interne controle, de verbijzonderde interne controle en de borging van procesmanagement. Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn: een risicogerichte aanpak: alleen die processen bij de interne beheersing betrekken die er qua omvang en risico toe doen. Daarnaast vooral focussen op de processtappen waar de risico’s kunnen ontstaan. een procesgerichte aanpak: zoveel als mogelijk de interne beheersing van de processen inpassen in de bestaande werkwijze zodat er geen extra werkzaamheden nodig zijn om dit uit te voeren. Dit ter vervanging van de gegevensgerichte controle die op dit moment nog veelal wordt toegepast. borging: beheer en onderhoud van processen als vast onderdeel op de agenda waarbij efficiënt, effectief en rechtmatig werken voorop staan.
grip op de uitvoering: processen op orde, interne controle binnen de teams en verbijzonderde interne controle vanuit de onafhankelijke positie. Concerncontrol heeft geconstateerd dat het borgen van interne controle en rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen de processen steeds meer vorm en inhoud krijgt. Het inrichten van interne processen in de lijn is een blijvend aandachtspunt wat is geborgd door de regie en coördinatie binnen Concerncontrol te beleggen. Bij de uitgevoerde VIC zijn geen financiële fouten geconstateerd. Er zijn wel bevindingen gedaan waaruit blijkt dat de uitvoering van diverse processen nog niet volledig in control is. Daartegenover staat dat er binnen belangrijke processen zichtbaar stappen zijn gemaakt. COVID-19 (Corona) virus Korte termijn De uitbraak van het COVID-19 (corona) virus eind februari 2020 heeft nog steeds een enorme impact. 18
De wereldwijde pandemie heeft geleid tot ongekende omstandigheden. En ontwikkelde zich in 2021 tot een endemie: een virus dat niet meer verdwijnt. Daardoor is 2021 een jaar geweest van aanhoudende onzekerheid en waarin leren leven met het virus noodzakelijk werd. Bij de aanpak van COVID -19 heeft onze GR BAR op diverse beleidsterreinen onze 3 gemeenten ondersteund bij het uitvoeren en toezicht houden op landelijke maatregelen. Daarnaast is inzet gepleegd op lokale, aanvullende maatregelen voor de lokale gemeenschappen. Dit onder voor sommige medewerkers soms lastige en onzekere omstandigheden. Ook in 2021 zijn de meeste medewerkers maar zeer beperkt en volgens een rooster op kantoor geweest. Na aangekondigde versoepelingen volgde even zo vaak weer het advies om volledig thuis te werken. Dankzij de inzet van onze medewerkers is het ook in 2021 gelukt om de continuïteit van de reguliere werkzaamheden op peil te houden. En is voor een groot deel ook uitvoering geven aan de ambities en speerpunten uit de collegeakkoorden van onze 3 opdrachtgevers. Vanaf het eerste begin is in onze GR BAR een intern crisisteam operationeel. Dit crisisteam staat in verbinding met de Veiligheidsregio. Er is gekozen voor een crisisstructuur waarbij gebruik wordt gemaakt van de gehele organisatie en alle medewerkers.
Afhankelijk van de actualiteit en de urgentie is dit crisisteam ook in 2021 operationeel geweest. Lange termijn Na de uitbraak van de coronacrisis is in 2020 binnen onze GR BAR voor meerdere clusters in kaart gebracht wat de gevolgen van de coronacrisis voor onze gemeenten op de lange termijn (kunnen) zijn. Het inschatten van de gevolgen (kansen en risico’s) wordt bemoeilijkt door het feit dat de coronapandemie een nieuwe crisis is met ongekende gevolgen. De onzekerheid over wat de echte effecten op de lange termijn zijn blijft groot. De verkenningen en toekomstscenario’s die in 2020 zijn gemaakt vormen een belangrijk instrument om te kunnen anticiperen op de maatschappelijke impact van de crisis. Onze GR BAR volgt de studies en onderzoeken naar de effecten van corona op de voet. En is betrokken bij de samenwerking met andere gemeenten en de VNG. De input wordt gebruikt voor het actualiseren van de verkenningen en de scenario’s. De uitvoering hiervan vindt zoveel als mogelijk plaats binnen de lijnorganisatie, de bestaande P&Ccycli en de werkzaamheden die hiervan onderdeel uitmaken. De gevolgen van corona zijn bijvoorbeeld ook meegenomen in de risicoparagraaf van de begroting van onze GR BAR. De impact en de effecten van COVID 19 zijn in 2021 onderdeel geworden van de reguliere werkzaamheden.
Doorontwikkeling BAR-organisatie / Variantenanalyse Eind juni 2021 zijn de gemeenteraden geïnformeerd over de stappen die het dagelijks bestuur wilde zetten op het gebied van het ontwikkelprogramma van de BAR-organisatie 2020. Een onderdeel van het ontwikkelprogramma is “betere aandacht voor het bestuur”. Mede vanuit de behoeften van bestuurders heeft het dagelijks bestuur binnen dit ontwikkelprogramma een aantal ambities geformuleerd: 1. de aansturing van de beleidsvoorbereiding en -uitvoering meer in de (lokale) nabijheid van de gemeentebestuurders te brengen waardoor met de lokale contexten beter rekening kan worden gehouden, 2. een krachtigere strategische bestuursadvisering vanuit het management realiseren met een efficiëntere doorzetting van (lokale) besluiten in de organisatie, 3. bij het ontwikkelen en uitvoeren van de dienstverleningspakketten beter inspelen op de uiteenlopende financiële mogelijkheden van elk van de drie gemeenten. In de Raadsinformatiebrief is een aantal denkrichtingen opgenomen waarmee de genoemde ambities zouden kunnen worden gerealiseerd. De gemeenteraden van Barendrecht en Ridderkerk hebben de colleges de opdracht gegeven om een variantenanalyse uit te werken. De gemeenteraad van 19
Albrandswaard heeft aangegeven tevreden te zijn over de manier van werken van de GR BARorganisatie en geen behoefte tot wijziging te hebben. Nog voor de verkiezingen van 16 maart 2022 zal het bureau &van der Laar deze variantenanalyse opleveren. Besluitvorming zal plaatsvinden door de nieuwe besturen. Informatieveiligheid en Privacy In opdracht van het dagelijks bestuur (DB) is in 2021 een Breed Onderzoek uitgevoerd naar informatiebeveiliging en privacy. Deze opdracht is mede gegeven op basis van het Rekenkameronderzoek in Ridderkerk naar de implementatie van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en het onderzoek van Concerncontrol in Barendrecht en Albrandswaard naar de implementatie van de AVG. Eind 2020 was incidenteel budget beschikbaar gesteld voor het nemen van een aantal maatregelen op basis van een door het DB vastgesteld uitvoeringsplan. In de zomer van 2021 zijn, in overleg met de portefeuillehouders, middelen vrijgemaakt voor het nemen van acute maatregelen op het gebied van cybersecurity. In het afgelopen jaar is ook extra ingehuurd om de Chief Information Security Officer en de Privacy Officer te ondersteunen. Mede door de extra maatregelen is het gelukt om een aantal cyberaanvallen te pareren. En zijn we in staat geweest de grootste risico’s te beheersen.
Eind 2021 is het Breed Onderzoek informatiebeveiliging en privacy afgerond en begin 2022 is dit via een zienswijzeprocedure aangeboden aan de gemeenteraden. Hierbij zijn structurele extra middelen gevraagd voor het op orde brengen van de formatie op het gebied van Informatieveiligheid en Privacy.
20
2. Paragrafen 2.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onze GR BAR is de uitvoeringsorganisatie namens de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Voor deze gemeenten voert de GR BAR actief beleid op de beheersing van de risico’s. Door inzicht in de actuele risico’s en de mogelijke maatregelen, worden organisatie en bestuur in staat gesteld op verantwoorde wijze besluiten te nemen. Alle risico’s worden tenminste twee keer per jaar herijkt en er wordt continu geanticipeerd op nieuwe risico’s. Alle geïdentificeerde onzekerheden of risico’s die niet in de begroting (kunnen) worden opgenomen, worden vanaf het moment dat zij kwantificeerbaar zijn opgenomen in het risicoprofiel. Dit risicoprofiel komt tot stand met behulp van het risicomanagementsoftware-programma NARIS. Weerstandvermogen, weerstandscapaciteit en risico’s Het weerstandsvermogen is het saldo van de weerstandscapaciteit en de risico’s, oftewel: weerstandscapaciteit - risico’s = weerstandsvermogen. De weerstandscapaciteit kan bestaan uit de algemene reserve, de onbenutte belastingcapaciteit, het bedrag voor onvoorzien en stille reserves. Geen van deze componenten is aanwezig binnen onze GR BAR wat maakt dat onze GR BAR geen weerstandscapaciteit heeft.
De in deze paragraaf geïnventariseerde risico’s van de GR BAR zijn ondergebracht bij de gemeenten waar ze in de gemeentelijke risicoprofielen zijn opgenomen. Top 10 belangrijkste risico’s GR BAR Onze GR BAR gaat over gezamenlijk werkgeverschap en inkoop waardoor het risicoprofiel gericht is op bedrijfsvoering en daarmee de top tien bedrijfsvoeringsrisico’s met de grootste (financiële) impact toont. Onder bedrijfsvoering valt alles wat GR BAR inzet om burgers, bedrijven en instellingen van de deelnemende gemeenten goed te bedienen. De bedrijfsvoering omvat tevens alle activiteiten die binnen de organisatie worden uitgevoerd, met uitzondering van het verlenen van diensten en het produceren van producten, oftewel het primaire proces. Bedrijfsvoering betreft ook de inrichting, de organisatie en de ervaring en deskundigheid van het personeel.
Onze GR BAR voert ook primaire processen uit. De belangrijkste risico’s behorend bij het primaire proces staan in de risicoprofielen van de gemeentelijke bestuursrapportages omdat deze direct gerelateerd zijn aan gemeente-specifieke doelen en het bijbehorend uitvoeringsbeleid. Het totaal aan risico’s van onze GR BAR, per 13 Januari 2022, bedraagt ongeveer € 2.800.000 en wordt afgedekt door de deelnemende gemeenten. Deze top tien vertegenwoordigt 88% van het totaal aan bedrijfsvoeringsrisico’s. Pos Nu/oud
Risicogebeurtenis
Gevolgen
Maatregelen/ info
1/1
Cluster ICT risico’s gerelateerd aan software, hardware, communicatie techniek en informatiebeveiliging.
Financieel, imago,
Business Continuity Management, Kwaliteitsontwikkeling, organisatieontwikkeling, jaarlijkse IT audit
2/2
Aansprakelijkheid door fouten/onwetendheid/niet handelen van personeel
Financieel, imago
HRM, begeleiding en ontwikkeling
Maximaal
Invloed (%)
€ 900.000
21,74
€ 800.000
15,61
21
3/5
Achterblijvende ontwikkeling bedrijfsprocessen/-structuur
Financieel tijd- uitstel, doelstelling, imago
Ondersteuning transformatie decentralisatie, organisatieontwikkeling, good governance
€ 400.000
4/4
Invullen competenties die onvoldoende ontwikkeld/ aanwezig zijn kost meer dan geraamd. Moeilijke werving door schaarste op arbeidsmarkt.
Financieel, kwaliteit, dienstverlening, imago
Business Continuity Management, HRM, begeleiding en ontwikkeling, doorontwikkeling BAR-Organisatie
€ 400.000
5/3
Niet (kunnen) voldoen aan actuele wet- en regelgeving (Compliance)
Financieel, imago
Organisatieontwikkeling, ontwikkelen Governance, Risk en Compliance competenties
€ 525.000
6/6
Risico’s met betrekking tot beheer/functie van binnen- en buitenaccommodaties
Financieel
Business Continuity Management, accommodatiebeheersproces, organisatieontwikkeling
€ 500.000
7/8
Cluster risico’s fraude en Integriteit
Financieel - extra kosten en boetes, Imagoschade
8 / 10
Onvoorziene kosten doorontwikkeling GR BAROrganisatie
Financieel
Doorontwikkeling BAROrganisatie, monitoring, organisatieontwikkeling
€ 250.000
4,14
9/7
Onvoldoende inzicht in en kennis van contracten
Financieel, schade voor de gemeente
Contractbeheer-/management, organisatieontwikkeling
€ 250.000
2,95
10 / 8
Uitvallen materiaal/ voertuigen buitendienst
Imago. financieel
Onderhoud, vakkundig gebruik, Business Continuity Management
€ 500.000
2,47
Organisatieontwikkeling, verbeteren compliance functie
€ 750.000
9,76
9,42
9,07
8,25
4,30
87,71%
* In de top 10 wordt de gemiddelde financiële schade getoond na simulatie en de invloed op de benodigde weerstandscapaciteit. Bedragen van clustersimulatie zijn afgerond.
De bedragen die in de tabel zijn opgenomen zijn gemiddelde, mogelijke schadebedragen uit de risicosimulatie. Deze simulatie laat alle bedrijfsvoeringsrisico’s, van minimaal tot maximaal, veelvuldig optreden om te bepalen hoeveel financiële reserves hiervoor tenminste aanwezig moeten zijn. Ontwikkeling risicoprofiel GR BAR Het actuele risicoprofiel laat voor wat betreft de mogelijke financiële gevolgen een positieve trend zien over 2021. De risico’s die in dit profiel zijn opgenomen zijn schattingen die zo nauwkeurig mogelijk zijn gemaakt op basis van lokale en landelijke ontwikkelingen en actuele inzichten in mogelijke scenario’s. De dalende positieve trend die was ingezet werd aanvankelijk doorbroken door de coronacrisis. Dit had tot gevolg dat er ten aanzien van het risicoprofiel van onze GR BAR sprake was van een stijgende trend in omvang en aantal risico’s. De maatregelen die extra werden getroffen om de coronarisico’s beheersbaar te maken zorgden voor het ontstaan van nieuwe risico’s als bijeffect (boeggolf). In 2021 en begin 2022 zijn belangrijke maatregelen doorgevoerd die het geheel aan bedrijfsvoeringsrisico’s doen afnemen.
22
Top 10 risico’s met korte toelichting en opsomming belangrijke trends en ontwikkelingen 1. Cluster ICT risico’s gerelateerd aan software, hardware, communicatietechniek en informatieveiligheid. Door de ontwikkeling van nieuwe technologieën en digitalisering is digitaal werken en het belang van veiligheid online fundamenteel. Stilstaan is achteruitgang, maar aanhaken vraagt heel veel van organisaties qua ontwikkeling en inzet van middelen. De coronacrisis legt het digitaal door kunnen pakken in de dienstverlening en de beheersing ervan onder een vergrootglas. Het is lovenswaardig hoe resilient (weerbaar) de ICT-dienstverlening binnen de GR BAR is. Tegelijk wordt onmiskenbaar zichtbaar welke toenemende eisen er worden gesteld aan een goed werkende en veilige, digitale werkomgeving. Zeker nu thuiswerken voorlopig de norm lijkt. De grote verantwoordelijkheid om op de best mogelijke wijze met de gevoelige gegevensverzamelingen om te gaan dwingt gemeenten tot aanhoudend investeren in de randvoorwaarden die continu om een upgrade vragen. Trends en ontwikkelingen: afname mentaal welbevinden: medewerkers die door stress, drukte of vermoeidheid minder scherp zijn bij de inachtneming van de informatiebeveiligingsrichtlijnen.
nieuw regeerakkoord bevat plannen waarin (deels) thuiswerken onderdeel vormt van een breder veld van maatregelen om de uitstoot in de mobiliteit terug te brengen. thuiswerken wordt een blijvende optie voor diegenen die hun werk thuis kunnen doen. door het thuiswerken is er een grotere kans op problemen met of inbraak in de ICTsystemen, de veiligheid bij online samenwerken staat onder druk (verdere digitalisering samenleving en aantal diensten). digitale transformatie van overheidsdienstverlening neemt verder toe. medewerkers die door onvoldoende digitale vaardigheden niet optimaal kunnen functioneren / taken niet kunnen uitvoeren. niet of beperkt invullen van de bedrijfsfuncties conform de gemeentelijke model architectuur en/of de noodzakelijke technologie en expertise. cyberaanvallen die een continue monitoring en pro-actief handelen vragen om te voorkomen dat de bedrijfsvoering (deels) stil komt te liggen. 2. Aansprakelijkheid door fouten / onwetendheid / niet handelen van personeel De praktijk toont aan dat het personeel van onze GR BAR een veerkrachtig geheel vormt en onder moeilijke omstandigheden in staat is te schakelen en met beperkte mogelijkheden te blijven presteren. De kans dat er iets misgaat onder de huidige omstandigheden is wel groter. De taken op lokaal niveau zijn toegenomen en worden steeds ingewikkelder.
Het gemiddeld ziekteverzuim neemt wat af, maar de werkdruk is door de buitengewone omstandigheden hoog. De blijvende toename van taken en vereiste kennis door diverse nieuwe wetten en regels komen hier extra bij. Trends en ontwikkelingen: afname mentaal welbevinden door de lange duur van de pandemie, medewerkers die door stress, drukte, vermoeidheid minder scherp zijn. toename onzekerheid door coronacrisis in het algemeen en de lange duur van de beperkingen en de pandemie. hogere werkbelasting personeel door toename belasting van lokale overheid en invoering van nieuwe regelingen (steunmaatregelen). nieuwe en gewijzigde wetten en regels vragen bijkomende competenties. Het niet of onvolledig invullen van competenties vormt inmiddels een aanzienlijk risico. uitval en vertrek personeel door ziekteverzuim en/of hoge werkdruk, hoger ziekteverzuim.
23
3. Achterblijvende ontwikkeling bedrijfsprocessen / -structuur Onze GR BAR investeert continu in het actualiseren en optimaliseren van de processen. De huidige omstandigheden waaronder moet worden gewerkt kennen diverse elementen die uiteraard van invloed zijn op het tempo. Trends en ontwikkelingen: hogere werkdruk en stress door corona, andere prioriteiten (afname welbevinden). burgerparticipatie in het gedrang. procesoptimalisatie vertraagd door beperkingen als gevolg van de pandemie en de daarbij horende coronarichtlijnen. uitval personeel door ziekteverzuim / coronagerelateerd verzuim, quarantaine. onzekerheid over de toekomstige organisatievorm van de GR BAR als uitvoeringsorganisatie remt de doorontwikkeling. 4.
Invullen competenties die onvoldoende ontwikkeld / aanwezig zijn kost meer dan geraamd. Moeilijke werving door schaarste op de arbeidsmarkt. Onze GR BAR voert de taken van de deelnemende gemeenten uit. Om invulling te geven aan de vereiste gemeentelijke architectuur moet continu een breed scala aan bedrijfsfuncties worden ingevuld. Dit is een grote uitdaging omdat we het hier hebben over mensen en het invullen van specifieke competenties. Trends en ontwikkelingen: mogelijkerwijs door een toename van de werkloosheid ook een afname van de schaarste op de arbeidsmarkt (dit is nog niet bevestigd gezien in onafhankelijke studies, hoewel de werkloosheid wel toeneemt volgens de laatste ramingen van het CPB). inwerken van en de binding van nieuwe medewerkers met de organisatie is digitaal lastiger. toename in eisen kennis, ervaring en specifieke vaardigheden (competenties). onzekerheid over de toekomst van de GR BAR veroorzaakt onzekerheid en kans op een toename in het personeelsverloop. 5. Niet voldoen aan actuele wet- en regelgeving (compliance) De verantwoordelijkheid voor het compliant zijn is verdeeld over verschillende rollen en staat onder druk door het invoeren en wijzigen van wetgeving en daarmee het uitbreiden van de gemeentelijke taken en plichten. Compliance-management en juridische control zijn in onze GR BAR sterk in ontwikkeling.
Trends en ontwikkelingen: invoering coronawet: er is snel nieuwe wetgeving ingevoerd. nieuwe en complexe regelgeving als gevolg van coronacrisis. uitvoering wetten / taken in het sociaal domein (Wmo, Participatie, Jeugdzorg) komt door de stijgende vraag / kosten in het gedrang. uitvoering geven aan wet- en regelgeving met betrekking tot informatiebeveiliging en privacybescherming leggen toenemend beslag op specifieke competenties. uitvoering energietransitie in het gedrang: komen gemeenten de wettelijke taken nog na? BAR-organisatie moet zich nog doorontwikkelen in resilience-management of resiliencestrategie (weerbaarheid). 6. Risico’s met betrekking tot beheer / functie van binnen- en buitenaccommodaties Met name de accommodaties voor sport en ontspanning staan vaker leeg door de coronacrisis. Wanneer deze wel (gedeeltelijk) in gebruik zijn levert dat aanpassingen op voor het coronaproof 24
maken van de accommodaties en het begeleiden van de groepen die van de accommodaties gebruik maken. Trends en ontwikkelingen: uitval personeel door ziekte. geen of ander gebruik van de accommodaties. geen of minder huurinkomsten. 7. Clusterrisico’s Fraude en Integriteit Door voldoende capaciteit toe te kennen aan een uitgebreide frauderisicoanalyse worden bestuur en management in positie gebracht om kritisch toezicht te houden op de uitvoering van het beleid. Trends en ontwikkelingen: risicoanalyse fraude en integriteit geborgd in het geactualiseerde beleid eind 2021. verdere digitalisering van samenleving en aantal diensten. eerder in aanraking komen met criminaliserende omstandigheden / factoren. 8. Onvoorziene kosten doorontwikkeling BAR-organisatie Veel van bovengenoemde risico’s zijn van invloed op de doorontwikkeling van de BAR-organisatie. De ervaringen en inzichten leren om realistisch om te gaan met de vele onzekerheden in het veranderlijke wereldbeeld. Trends en ontwikkelingen: gemeentelijke bedrijfsfuncties kunnen niet altijd of niet volledig worden ingevuld. Veranderde omstandigheden vragen om nieuwe vaardigheden, middelen en aanpassingstijd. streven doorontwikkeling door te zetten en stabiel te blijven acteren als organisatie in crisistijd. onderzoek &van der Laar (variantenanalyse) vraagt om een scenario-risicoanalyse per variant.
nieuwe plannen kabinet Rutte IV gaan profiel beïnvloeden. Extra inspanningen zijn al in beeld maar de vergoedingen zijn nog niet bekend (komt in meicirculaire gemeentefonds 2022). NB. Dit kan als een positief risico uitpakken. 9. Onvoldoende inzicht in en kennis van contracten De toenemende kwaliteit bij inkoop- en contractmanagement binnen onze GR BAR doen dit risico afnemen. Het omgevingsbeeld waarbinnen wordt geacteerd verandert echter sterk en zorgt voor vele uitdagingen. Trends en ontwikkelingen: verdere digitalisering van samenleving en aantal diensten. discipline en communicatie van alle verschillende verantwoordelijken in een ketennetwerkorganisatie waarin de product- en dienstverlening plaatsvindt. toenemende volatiliteit (snel veranderend), complexiteit en ambiguïteit (vaagheid, dubbelzinnigheid). 10. Uitvallen materiaal / voertuigen buitendienst De coronacrisis en de daarmee verband houdende maatregelen hebben veel invloed. Het is drukker bij de afvalstations. De containers, glas-, papier- en GFT-bakken zijn sneller vol. Het levert zelfs bijkomende veiligheidsrisico’s en noodzakelijke aanpassingen en richtlijnen op. Maar ook het veranderde gebruik van de buitenruimte door alle beperkingen levert een andere werkelijkheid op 25