Jaarstukken 2023 GR BAR - versie Zienswijzeprocedure.pdf

GR BAR-organisatie Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk werken samen op basis van

vertrouwen, ruimte voor diversiteit en gezamenlijkheid

JAARSTUKKEN 2023 Versie Zienswijzeprocedure

Inhoudsopgave A. Jaarverslag gemeenschappelijke regeling BAR ........................................................................... 3 Inleiding ................................................................................................................................................4 Financiële samenvatting.......................................................................................................................6 1. Programmaplan ...............................................................................................................................9 1.1 Doelstellingen ................................................................................................................................9 1.2 Prestatieafspraken en indicatoren .............................................................................................. 10 1.3 Financiën ..................................................................................................................................... 14 1.4 Financiële en overige ontwikkelingen ........................................................................................ 14 2. Paragrafen .....................................................................................................................................

20 2.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................ 20 2.2 Paragraaf Financiering ................................................................................................................. 25 2.3 Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen ..................................................................................... 28 2.4 Paragraaf Bedrijfsvoering ............................................................................................................ 30 2.5 Openbaarheidsparagraaf ............................................................................................................. 31 B. Jaarrekening 2023 gemeenschappelijke regeling BAR..............................................................33 3.1 Balans ......................................................................................................................................... 34 3.2 Toelichting op de balans .............................................................................................................. 38 3.3 Overzicht van baten en lasten ..................................................................................................... 44 3.4 Toelichting op het overzicht van baten en lasten ........................................................................

45 3.5 Staat van incidentele baten en lasten ......................................................................................... 51 3.6 Overzicht structurele toevoegingen en onttrekkingen aan reserves ........................................... 53 3.7 Heffing vennootschapsbelasting .................................................................................................. 53 3.8 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen .......................................................................... 54 3.9 Begrotingsrechtmatigheid ........................................................................................................... 55 3.10 Rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur.................................................... 57 Bijlage Taakvelden ............................................................................................................................. 58 Overzicht Overhead........................................................................................................................... 59 C. Overige gegevens ....................................................................................................................60 Staat van kredieten 2023 ..................................................................................................................

61 Bijlage Verrekenen van standaard en maatwerk - rapportage 2023 ................................................ 63 Bijlage Overzicht (administratieve) begrotingswijzigingen ................................................................ 71 Bijlage Gewijzigde gemeentelijke bijdragen op basis van de tussenrapportages............................. 74 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant volgt ............................................................ 78 2

A. Jaarverslag gemeenschappelijke regeling BAR

Inleiding Voor u liggen de jaarstukken 2023 van de gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie (hierna GR BAR). Het zijn tevens de laatste jaarstukken van de GR BAR, het samenwerkingsverband waarin de ambtelijke samenwerking tussen Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk in de periode 20142023 gestalte heeft gekregen. In dit document legt het dagelijks bestuur verantwoording af over het gevoerde beleid in 2023. De begroting 2023 is het uitgangspunt geweest voor de opstelling. De jaarstukken bestaan uit drie onderdelen: A. Het jaarverslag waarin een toelichting wordt gegeven op de uitvoering van de bedrijfsvoering, B. De jaarrekening, waarin de financiële weergave staat, C. Overige gegevens. A. Jaarverslag In de begroting 2023 zijn drie hoofddoelstellingen benoemd welke passen bij de visie van onze GR BAR. In het jaarverslag is aan de hand van deze hoofddoelstellingen in prestatieafspraken en indicatoren uitgewerkt op welke wijze de organisatie hier uitvoering aan heeft gegeven. In de paragrafen wordt inzicht gegeven in: - het weerstandsvermogen en de risico’s, - de financiering, - de kapitaalgoederen, - de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur, - diverse verplichtingen aangaande openbaarheid uit de Wet Open Overheid (Woo). B.

Jaarrekening In de jaarrekening is de balans met toelichting opgenomen en het exploitatieresultaat inclusief een toelichting bij de relevante afwijkingen ten opzichte van de begroting. Ook de Bijlage Taakvelden en het Overzicht Overhead maken onderdeel uit van de jaarrekening. C. Overige gegevens Hier zijn de volgende bijlagen opgenomen: - de staat van kredieten 2023, - het overzicht van de (administratieve) begrotingswijzigingen 2023, - de gewijzigde gemeentelijke bijdragen op basis van de tussenrapportages. De bedragen in de jaarstukken zijn afgerond op honderden euro's, tenzij anders aangegeven. Oorlog in Oekraïne De vluchtelingenstroom uit Oekraïne lijkt zich in 2023 te hebben gestabiliseerd. Waar onze gemeenten in 2022 vooral gezorgd hebben voor de noodopvang, is de aandacht in 2023 verschoven naar meer permanente huisvesting en de integratie. De vluchtelingen zijn hier in principe tijdelijk, maar dat tijdelijke karakter verdwijnt naar de achtergrond nu de oorlog alsmaar langer voortduurt. Sinds de grootschalige invasie door Rusland vallen vluchtelingen onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming. Die is een laatste keer verlengd tot maart 2025, maar het is onduidelijk welke status Oekraïense vluchtelingen daarna krijgen. Dat maakt de toekomst voor Oekraïners ongewis.

Ontvlechten BAR-organisatie en opbouw vier nieuwe organisaties In het jaar 2023 is gewerkt aan de ontvlechting per 1 januari 2024 van de BAR-organisatie en de 4

opbouw van vier nieuwe organisaties: drie gemeentelijke organisaties en de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie (De BedrijfsvoeringsPartner). Naast het ontvlechten en opbouwen is de reguliere dienstverlening vanuit de GR BAR ‘gewoon’ doorgegaan. De ontvlechting van de BAR-organisatie is projectmatig opgepakt via een centrale projectorganisatie. Met ambtelijke aansturing vanuit een ambtelijke stuurgroep en bestuurlijke aansturing vanuit een bestuurlijke stuurgroep. Beide gevormd door vertegenwoordigers uit de drie gemeenten. De projectorganisatie voor de ontvlechting bestond uit een aantal werkgroepen waarbinnen alle werkzaamheden zijn uitgevoerd. Naast de werkgroepen voor de ontvlechting zijn vier opbouwteams gedurende het jaar bezig geweest met de opbouw van de drie gemeentelijke organisaties en de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie. Terugkijkend zijn de ontvlechting en de opbouw succesvol verlopen. Ondanks het feit dat het voor velen in de organisatie een proces was om zich te verhouden tot het besluit om de BAR-organisatie te ontvlechten. Het heeft veel gevraagd van de medewerkers. Maar we zijn met elkaar in staat geweest om in een jaar tijd de ontvlechting en opbouw van de vier organisaties tot een goed einde te brengen. In een hoog tempo met veel kwaliteit. Dat is ons ook meegegeven door de externe projectleiding. Dat is een prestatie van formaat.

Zeker gelet op het feit dat we ook in staat zijn geweest de reguliere dienstverlening te laten doorgaan. De meest in het oog springende activiteiten bij de ontvlechting zijn de succesvolle plaatsing van alle medewerkers in de vier organisaties, de ontvlechting van ICT en het opnieuw inrichten van de processen op het gebied van beleid en uitvoering bij de nieuwe gemeentelijke organisaties. In 2024 loopt nog een aantal ontvlechtingswerkzaamheden door. Met name op het gebied van de ontvlechting van alle ICT-applicaties. Daarnaast is het transitiebureau van start gegaan voor de begeleiding van de medewerkers die hun nieuwe arbeidsovereenkomst niet hebben geaccepteerd en voor een van-werk-naar-werk-traject hebben gekozen. En tot slot loopt de re-integratie van langdurig zieken vanuit de BAR-organisatie naar de nieuwe gemeentelijke organisaties ook nog door in 2024. En uiteraard wordt 2024 benut voor de verdere opbouw en ontwikkeling van de vier nieuwe organisaties.

5

Financiële samenvatting Resultaat jaarrekening Het jaarrekeningresultaat 2023 van onze GR BAR bedraagt € 1.847.300 positief. Dit is het verschil tussen de begroting na wijziging en het totaal van de werkelijke uitgaven. Om op één A4’tje inzicht te krijgen in de cijfers van deze jaarrekening wordt verwezen naar het Overzicht van baten en lasten 2023 op bladzijde 45. Het resultaat is veroorzaakt door een voordeel bij de salarissen (inclusief inhuurkosten) van € 2.411.700 en een nadeel van € 564.400 bij de overige bedrijfsvoeringskosten. Het rekeningsaldo 2023 wordt via de bijdragen verrekend met de gemeenten. Dit gebeurt in het dienstjaar 2023. In tabel: De in de tabel genoemde bedragen zijn gesaldeerde bedragen van de baten en de lasten Gesaldeerde bedragen (exclusief gemeentelijke bijdragen)

Rekening 2022

Begroting 2023

Salariskosten (incl. inhuurkosten)

-77.146.900

-65.015.300

-19.461.100

-84.476.400

-82.064.700

2.411.700

Overige lasten bedrijfsvoering

-12.579.600

-12.040.800

-1.364.600

-13.405.400

-13.969.800

-564.400

-

-

-96.034.500

1.847.300

Bijdragen gemeenten: coronakosten Totaal

wijziging

begroting na wijziging

werkelijk

844.100 -88.882.400

-77.056.100

-20.825.700

-97.881.800

verschil

De begroting van onze GR BAR bestaat uit bedrijfsvoeringskosten, oftewel de kosten van het ambtelijk apparaat. Op basis van de begroting na wijziging is de inbreng per gemeente: Ontwikkeling van gemeentelijke bijdrage

Barendrecht

Albrandswaard

Ridderkerk

Totaal

Oorspronkelijke begroting 2023

30.029.500

15.704.400

31.322.200

77.056.100

Mutaties op basis van 2 tussenrapportages

9.297.500

3.294.500

8.233.700

20.825.700

Begroting na wijziging

39.327.000

18.998.900

39.555.900

97.881.800

Jaaroverschrijdende projecten Jaaroverschrijdende projecten zijn incidentele budgetten die op het eind van het jaar tegen de verwachting in nog niet (geheel) zijn afgerond waardoor het budget doorschuift naar het volgende begrotingsjaar. De gemeenteraden hebben voor deze incidentele projecten middelen beschikbaar gesteld. De afspraak is dat onze GR BAR geen budget mag doorschuiven naar volgende jaren. Het rekeningsaldo wordt ieder jaar verrekend met de gemeenten / de gemeentelijke bijdragen. Met de verrekening van het rekeningsaldo gaan ook de naar het jaar 2024 overlopende bedragen bij de jaaroverschrijdende projecten naar de gemeenten. Om het mogelijk te maken de al eerder beschikbaar gestelde budgetten ook in 2024 te kunnen gebruiken verzoekt de GR BAR de drie gemeenten om bij hun jaarrekeningen via de resultaatbestemming die overlopende bedragen door te schuiven naar 2024 en het in 2024 opnieuw ter beschikking te stellen aan de De BedrijfsvoeringsPartner (hierna DBP). Dat gebeurt dan in de 1e tussenrapportages 2024 van de gemeenten en DBP.

6

Er is dit jaar 1 jaaroverschrijdend project waarvoor de GR BAR de gemeenten vraagt het restantbudget in 2024 opnieuw ter beschikking te stellen aan DBP: - Ontvlechtingsbudget BAR-organisatie: overloop naar het jaar 2024 € 1.086.100 Daarnaast zijn er 2 jaaroverschrijdende projecten waarvan de overschotten naar de gemeenten gaan omdat door de ontvlechting van de BAR-organisatie de budgetten in 2024 bij de gemeenten zitten: - Implementatie Omgevingswet: overschot 2023 € 268.400 - Vervanging medewerker die is ingezet als projectleider voor het project DFP Werkt! (Dutch Fresh Port): overschot 2023 € 64.900 Rekeningsaldo exclusief jaaroverschrijdende projecten De overschotten bij de hierboven genoemde jaaroverschrijdende projecten tellen op tot € 1.419.400. en hebben het rekeningsaldo positief beïnvloed. Daarom is het goed om te vermelden dat zonder de jaaroverschrijdende projecten het rekeningsaldo € 1.847.300 - € 1.419.400 =) € 427.900 positief is.  Verrekening van standaard en maatwerk Afgesproken is dat het maatwerk op basis van nacalculatie wordt afgerekend per deelnemende gemeente. Alle kosten voor gezamenlijk gebruik (standaard), worden in rekening gebracht aan de hand van een afgesproken procentuele verdeelsleutel gebaseerd op ingebracht budget. De kosten welke worden gemaakt ten behoeve van maatwerk worden separaat in rekening gebracht bij de betreffende gemeente.

Om de werkelijke kosten van de standaardpakketten en maatwerkpakketten inzichtelijk te krijgen, wordt de tijdsbesteding per gemeente gemonitord. Voor het Cluster Maatschappij is afgesproken dat verrekening niet op basis van uren schrijven plaats vindt, maar op basis van de ontwikkeling van het aantal cliënten en indicaties. Per saldo krijgt de gemeente Barendrecht € 118.500 terug en de gemeenten Albrandswaard en Ridderkerk moeten respectievelijk € 180.400 en € 188.100 bijbetalen. (Verrekening maatwerk Barendrecht: Barendrecht krijgt in eerste instantie € 368.500 terug bij de verrekening van het maatwerk. Zie de berekening in de Bijlage Verrekenen van standaard en maatwerk. Maar omdat Barendrecht in de 1e Tussenrapportage 2023 hier al een voorschot van € 250.000 op heeft ontvangen komt de eindafrekening per saldo uit op € 118.500.)

Ook dit resultaat bij het maatwerk wordt via de bijdragen verrekend met de deelnemende gemeenten. 

Verrekenen resultaat jaarrekening en nacalculatie standaard en maatwerk met de gemeentelijke bijdragen Het positieve jaarrekeningsaldo van € 1.847.300 en de nacalculatie van standaard en maatwerk worden via de bijdragen verrekend met de deelnemende gemeenten. Jaarrekeningsaldo: a. als eerste worden de overschotten van de jaaroverschrijdende projecten die zijn opgenomen in het jaarrekeningsaldo verrekend. Hierbij worden dezelfde verdeelsleutels gehanteerd als bij het beschikbaar stellen van deze budgetten. b. Vervolgens wordt het restant jaarrekeningsaldo verrekend op basis van de afgesproken procentuele verdeelsleutel voor het standaardwerk. De percentages van de verdeelsleutel voor het standaardwerk worden jaarlijks op 1 januari geactualiseerd en voor het begrotingsjaar 2023 gelden de volgende percentages: Barendrecht 39,01% Albrandswaard 20,29% Ridderkerk 40,70%

7

Dat geeft voor de gemeentelijke bijdragen 2023 het volgende beeld: Bijdrage gemeenten 2023

Barendrecht

Albrandswaard

Ridderkerk

Totaal

Begroting na wijziging

39.327.000

18.998.900

39.555.900

97.881.800

Verrekening resultaat: verschil begroting en werkelijk: - Jaaroverschrijdende projecten

-875.700

-54.500

-489.200

-1.419.400

- Verrekening jaarrekeningresultaat 2023

-166.900

-86.800

-174.200

-427.900

- Verrekening maatwerk en standaardpakket

-368.500

180.400

188.100

-

Subtotaal verrekening resultaat BAR 2023

-1.411.100

39.100

-475.300

-1.847.300

Definitieve jaarbijdrage 2023

37.915.900

19.038.000

39.080.600

96.034.500

Bijdrage Barendrecht 2023 - Voorschot Barendrecht afrekening maatwerk 1e Tussenrapportage 2023

250.000

Definitieve jaarbijdrage 2023 Barendrecht

38.165.900

Als er rekening mee wordt gehouden dat het naar het jaar 2024 overlopende bedrag voor het budget voor de Ontvlechting van de BAR-organisatie weer ter beschikking worden gesteld aan DBP door de gemeenten Barendrecht en Ridderkerk is de consequentie per gemeente: Barendrecht

Albrandswaard

Ridderkerk

Totaal

Verrekening 2023: verschil begroting en werkelijk

-1.161.100

39.100

-475.300

-1.597.300

Saldo jaaroverschrijdende projecten (op te nemen in 1e tussenrapportage 2024)

738.500

-

347.600

1.086.100

Per saldo

-422.600

39.100

-127.700

-511.200

lagere bijdrage

hogere bijdrage

lagere bijdrage

lagere bijdrage

In de onderdelen Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2023 en Verrekenen van standaard en maatwerk wordt gedetailleerd ingegaan op de financiële afwijkingen ten opzichte van de begroting en de afwijkingen bij het maatwerk.

8

1. Programmaplan 1.1 Doelstellingen Onze GR BAR is het samenwerkingsverband tussen de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Onze GR BAR ondersteunt op een professionele manier de drie gemeentebesturen bij hun activiteiten voor de lokale samenleving. Onze visie is: Als BAR-organisatie zijn we een nabije overheid die met een warm hart betrokken is bij de gemeenschappen van de drie gemeenten en alle inwoners en partijen die daarin een plek hebben. We ondersteunen de drie besturen en werken met een goede dienstverlening aan de woon- en leefomgeving en complexe maatschappelijke vraagstukken die daar bij horen. Die dienstverlening aan inwoners staat bij ons centraal. Onze visie is dan ook een visie op dienstverlening. Wij willen samen met inwoners een plezierige woon- en leefomgeving creëren in de drie gemeenten. Dat kan alleen als we onze oren en ogen goed openhouden. De maatschappelijke opgaven die spelen gaan we niet uit de weg. Integendeel, die pakken we proactief op. Het bestuurlijke organogram van onze GR BAR ziet er als volgt uit:

Onze centrale opgave is een optimaal functionerende ambtelijke organisatie die ervoor zorgt dat de drie gemeenten autonoom kunnen blijven opereren. Daarbij zijn de drie hoofddoelstellingen: 1. een excellente dienstverlening, 2. acceptabele kosten, 3. een kwalitatief deskundige en robuuste organisatie.

9

De vier doelstellingen die zijn geformuleerd in het kader van het doorontwikkelingstraject “BAR 2020” zijn: 1. meer aandacht voor medewerkers, 2. beter inspelen op maatschappelijk opgaven, 3. betere aandacht voor de besturen en 4. beter kunnen sturen.

1.2 Prestatieafspraken en indicatoren De doelstellingen van onze GR BAR zijn vertaald in prestatieafspraken, welke zijn onderverdeeld in indicatoren. Over de voortgang bij deze indicatoren wordt gerapporteerd in de planning & control cyclus (tussenrapportages en jaarrekening). Hieronder volgt het overzicht van de belangrijkste prestatie-indicatoren op basis van de beschikbare prestatiegegevens over 2023.

Norm

Realisatie 2020

Realisatie 2021

Realisatie 2022

Realisatie 2023

Klanttevredenheid Wmo

7,0

7.7

7.6

7.4

7.5

Klanttevredenheid Jeugdhulp

7,0

7,7

7.3

7.2

7.1

Klanttevredenheid Balie

7,0

8,4

8,3

8,2

Geen data

Klantevredenheid Digitaal

7,0

7.7

7,2

8,6

Geen data

Klanttevredenheid Telefoon

7,0

7.2

8,3

7,6

Geen data

<120 sec.

68

88

136

52*

90%< 5 min.

90%

83%

83%

66%*

Indicator

Wachttijd aan de telefoon *Data Q1 t/m Q3 ‘23

Wachttijd aan de balie *Data Q1 t/m Q3 ‘23

Betaaltermijn facturen

Gem<5 min 90% <|30d dagen

Resultaat bij laatste periode

Gem 4,11 Gem 5,24 Gem 4,75 Gem min min min 6,0* min

94%

93%

91%

92%

10

Indicator

Norm

Realisatie 2020

Realisatie 2021

Realisatie 2022

Realisatie 2023

Subsidieaanvragen

95% binnen termijn

97%

98%

98%

99%

Aanvragen Levensonderhoud (participatiewet)

95% binnen termijn

90%

89%

87%

87%

Aanvragen Wmo

95% binnen termijn

71%

56%

73%

73%

64%

71%

73%

82%

41%

57%

Buitenruimte meldingen

94%

95%

Overlast & Vandalisme

85%

93%

70%

78%

A

A

Meldingen openbare ruimte

Afvalmeldingen

Klachtenafhandeling *Data Q2 t/m Q4 ‘23

90% binnen termijn

95% binnen termijn

63%

68%

Resultaat bij laatste periode

Kwaliteit buitenruimte 70% B> (percentage. B+ hoger, D t/m A+)

Afhandeltermijn bezwaarschriften *Data Q2 t/m Q4 ‘23 Goedkeurende controleverklaring van de accountant

90% binnen termijn

80%

59%

88%

100%*

100%

Ja

Ja

Ja

-

Uitleg en toelichting bij de indicatoren en prestaties Dienstverlening Klanten Contact Centrum (KCC)  De wachttijd bij de balies heeft bijna geheel 2023 boven de norm van 5 minuten gelegen. In het tweede en derde kwartaal is de wachttijd door aanzienlijke drukte in juni en juli bovengemiddeld hoog geweest met gemiddeld 8 minuten. Na de zomer herstelde de wachttijd zich weer naar normale waarden. De gemiddelde prestatie over kwartaal 1 tot en 11



met 3 ligt boven de norm. Door de ontvlechting zijn er tijdelijk geen data beschikbaar over het 4e kwartaal. De ingezette trend zou op een betere jaarprestatie duiden dan het nu berekende gemiddelde. De prestatie-indicator wachttijd telefonie valt ruim binnen de gestelde norm. Diverse verbeteringen / maatregelen binnen de processen en de begeleiding van de medewerkers zijn succesvol doorgevoerd met stabiele, goede resultaten.

Meldingen openbare ruimte  Het percentage binnen de termijn afgehandelde meldingen openbare ruimte (82%) voldoet niet aan de norm (90%) maar kent over de afgelopen jaren een continue positieve trend.  Voor specifiek overlastmeldingen en / of buitenruimtemeldingen geldt dat in 2022 een positieve trend is ingezet en de norm op deze sub-indicatoren structureel wordt gehaald. Participatie / Levensonderhoud  De afhandeling van aanvragen binnen de termijn ligt over het hele jaar op 87%. De gestelde norm van 95% is niet haalbaar in een onveranderde / verslechterde verhouding workload capaciteit. Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)  Het percentage aanvragen Wmo dat binnen de termijn wordt afgehandeld is ondanks dat het aantal aanvragen Wmo in 2023 opnieuw is gestegen, onveranderd ten opzichte van het gemiddelde van 2022, 73%.  Het percentage van 73% is echter nog steeds een stuk lager dan de streefwaarde van 95%. De gestelde norm van 95% is niet haalbaar in een onveranderde / verslechterde verhouding workload - capaciteit. Klanttevredenheid Wmo  De klanttevredenheidmetingen dienstverlening Wmo over heel 2023 komen uit op 7,5 gemiddeld.  De tevredenheid van cliënten in het sociaal domein wordt apart gemeten door een externe partij. De onderzoeken naar de tevredenheid vinden in de eindfase plaats van de dienstverleningstrajecten die vaak een lange periode beslaan.

Klanttevredenheid Jeugdhulp  De klanttevredenheidmetingen dienstverlening Jeugdhulp over heel 2023 komen uit op 7,1 gemiddeld.  De tevredenheid van cliënten in het sociaal domein wordt apart gemeten door een externe partij. De onderzoeken naar de tevredenheid vinden in de eindfase plaats van de dienstverleningstrajecten die vaak een lange periode beslaan. Klachtenafhandeling  De positieve trend van prestatieverbetering trekt zich over vier jaar onafgebroken door (nu 78%). De hoog ingezette norm (95%) daarentegen wordt niet gehaald.  De registratie van klachten of meldingen die als klacht behandeld worden is en blijft procesmatig een grote uitdaging. Veel klachten kunnen door een goede communicatie met de klagende partij / melder worden bijgestuurd en vroeg in het klachtenproces worden opgelost. In veel gevallen is er geen sprake van een klacht maar een specifieke vraag of verzoek om begrip of gerichte hulp. De klachtencoördinatie handelt gericht op een pragmatische aanpak. Slechts enkele klachten komen uiteindelijk op de agenda’s van de klachtencommissies. 12

Kwaliteit buitenruimte  De volledige buitenruimte - die de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk omvat - wordt op iedere vierkante meter geïnspecteerd. Alle bevindingen worden vastgelegd en conform de hiervoor geldende richtlijnen en normen ingezet om op de kwaliteit van de buitenruimte te kunnen sturen. De huidige prestatiegegevens zijn gerelateerd aan bijna 22.000 uitgevoerde inspecties over 2023.  De verkregen informatie biedt veel inzicht en mogelijkheden tot het combineren met andere data om de komende tijd het beheer op de kwaliteit van de buitenruimte verder te optimaliseren.  Over het geheel genomen wordt de norm in alle 3 de gemeenten ruimschoots gehaald. Hierbij is het wel belangrijk om kennis te hebben van de invloed van de seizoenen en het wisselend gebruik van onze omgeving. De opgenomen prestaties worden door tal van zaken beïnvloed. In sommige gevallen is onze invloed beperkt en is het van belang bewust te zijn van de omstandigheden om een zuiver oordeel te kunnen vellen over de ontwikkelingen en de prestaties. + Opmerkelijk gegeven bij de getoonde prestaties over 4 jaar is de aanhoudende prestatieverbetering op nagenoeg ieder prestatieveld. -

De krappe arbeidsmarkt is een aanhoudend probleem. Het invullen van vacante posities met ervaren / direct inzetbaar personeel is moeilijker en zorgt voor extra kosten door noodzakelijke inhuur.

-

Het ziekteverzuim (landelijk gemeenteambtenaren) is nog steeds bovengemiddeld hoog en direct van invloed op de beschikbare capaciteit en prestaties.

-

De ontvlechting van de BAR-organisatie heeft in de 2e helft van 2023 invloed gehad op de uitvoering en de resultaten. In enkele gevallen waren de prestatiedata niet volledig beschikbaar.

-

Door een gebrek aan capaciteit zijn de kwaliteitsmetingen bij het KCC (Balies & Telefonie) gepauzeerd in 2023 en zodoende niet opgenomen in het overzicht.

Vijf indicatoren bedrijfsvoering volgend uit het BBV In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) staan 39 verplichte beleidsindicatoren genoemd. De bedoeling van deze indicatoren is de begroting en het jaarverslag beleidsmatiger te maken, zodat het bestuur zich een beeld kan vormen over behaalde en te behalen beleidsresultaten en om een onderlinge vergelijking tussen gemeenten mogelijk te maken. Een aantal van die beleidsindicatoren heeft betrekking op de bedrijfsvoering en is daarom opgenomen in onderstaand overzicht in de begroting en jaarstukken van onze GR BAR. Het verschil tussen begroting en rekening bij 4. Externe inhuur wordt veroorzaakt door het gegeven dat er weinig inhuur in de primitieve begroting van onze GR BAR is opgenomen. Pas gedurende het jaar wordt er incidenteel ingehuurd om vacatures op te vangen en in specifieke expertise te voorzien.

13

Nr. Indicator

Omschrijving

Jaar

Uitkomst

Bron

1 Formatie

fte per 1000 inwoners

2023

864,76 2 Bezetting 816,82

fte per 1000 inwoners

2023

6,73

6,66 Eigen begroting

3 Apparaatskosten

kosten per inwoner

2023

€ 633

€ 783 Eigen begroting

begroting rekening 6,87 7,05 Eigen begroting

€ 96.034.500

4 Externe inhuur

percentage van de totale loonsom 2023 0,6% 17,1% Eigen begroting (68.890.300) + het totaal van de externe inhuur (14.172.600) = € 83.062.900 percentage van de totale lasten 2023 46,8% 50,4% Eigen begroting 5 Overhead € 50.048.500 € 99.286.000 Toelichting bij het staatje: 1. Dit betreft de toegestane formatie (formatieplan). 2. Dit betreft het werkelijk aantal fte dat werkzaam is bij de GR BAR (per 31 december 2023). 3. Apparaatskosten, ook wel organisatiekosten, zijn alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie. In het geval van onze GR BAR gaat het om het totaal van de begroting (netto). 4. Externe inhuur betreft de werkzaamheden uitgevoerd door externen in opdracht van de GR BAR, waarbij personele capaciteit en deskundigheid wordt ingezet zonder arbeidsovereenkomst of aanstelling. 5. Overhead betreft alle kosten die samenhangen met de sturing van de organisatie en de ondersteuning van het primaire proces. € 14.172.600

- fte = full-time equivalent, oftewel voltijdsequivalent: het equivalent van een 36-urige werkweek - inwoners = 122.646, dit is het totaal aantal inwoners van de drie gemeenten per 1 januari 2023, bron: Gemeentefonds

1.3 Financiën Prestatieafspraak budgetafwijkingen BAR-begroting op totaalniveau Dit jaar heeft onze GR BAR een positief rekeningsaldo van € 1.847.300 Bij de prestatieafspraak “een meerjarig sluitende exploitatie” is als prestatie-indicator opgenomen dat de budgetafwijking in de rekening van de GR BAR ten opzichte van de begroting niet meer dan 1% mag zijn. Ten opzichte van het totaal van de begroting (€ 99.286.000) is er een afwijking van 1,9%.

1.4 Financiële en overige ontwikkelingen Uitwerking cao Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO) Voor de werknemers van onze GR BAR is de cao Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO) van kracht. De cao SGO 2023 werd op 5 april 2023 bekrachtigd en had een looptijd van 2 januari 2023 tot en met 31 december 2023. Voor 2023 werden in de cao de volgende loonafspraken gemaakt: - een structurele salarisverhoging per 2 januari 2023 met eerst € 240 bruto en daarna 2%, en - een verhoging van de vergoeding voor hybride werken van € 2 naar € 3 netto per dag. De financiële consequenties van de salarisverhoging en de vergoeding voor het hybride werken zijn verwerkt in deze jaarrekening. Prijsstijgingen Voor 2023 is uitgegaan van een inflatie van 2,2% wat destijds voor de begroting 2023 was gebaseerd op de prognose in het jaarlijks verschijnende Centraal Economisch Plan van het Centraal Planbureau van 16 maart 2022. Hiervoor is van de gemeenten compensatie ontvangen. 14

Bezetting in de organisatie, exclusief vacatureruimte Per 31 december 2023 waren in onze GR BAR 816,82 fte (903 werknemers) in dienst met een vast of tijdelijk dienstverband: Cluster Directie Concerncontrol BBO RK, BBO BD, Regieteam AW Strategie Dienstverlening Maatschappij Ontwikkeling leefomgeving en regio Ruimtelijke ontwikkeling Uitvoering Vastgoed Veiligheid Voorbereiding en Beheer Financiën Informatie en Automatisering Ontwikkeling Mens en Organisatie Juridische Zaken en Inkoop Facilitair Nieuw Reijerwaard TOTAAL GR BAR

Totaal fte cluster 2,00 fte 7,17 fte 52,74 fte 5,58 fte 38,60 fte 199,05 fte 34,33 fte 51,36 fte 101,25 fte 34,17 fte 35,93 fte 68,37 fte 36,97 fte 66,51 fte 30,92 fte 23,00 fte 28,14 fte 0,75 fte 816,82 fte

Personeelsverloop (instroom, doorstroom en uitstroom) GR BAR Het instroompercentage is het percentage van de bezetting dat in 2023 in dienst is getreden bij onze GR BAR. Het doorstroompercentage is het percentage van de bezetting dat via een interne sollicitatieprocedure een andere functie is gaan vervullen of duurzaam van functie is veranderd. Het uitstroompercentage is het percentage van de bezetting dat uit dienst is gegaan. Personeelsverloop Instroom Doorstroom Uitstroom

2021 11,4% 4,6% 9,3%

2022 16,9% 8,5% 13,1%

2023 12,7% 9,1% 17,8%

Ter vergelijking: in 2022 was het personeelsverloop bij gemeenten met 50.000-100.000 inwoners respectievelijk 16,6% (instroom), 6,5% (doorstroom) en 7,3% (uitstroom). Er is gekozen voor een vergelijking met deze gemeentegrootteklasse omdat de omvang van onze GR BAR hier het beste bij past. De in-, door- en uitstroomcijfers van 2023 binnen de sector gemeenten zijn nog niet bekend. Ziekteverzuim In 2023 was het verzuimpercentage in onze GR BAR gemiddeld 6,93% (2022: 6,94%). Ter vergelijking: in 2022 was het verzuimpercentage bij gemeenten met 50.000-100.000 inwoners 6,6%. De verzuimnorm - gebaseerd op een normstelling waarbij een kwart van de gemeenten een verzuim heeft dat lager ligt dan dit cijfer - was in 2022 voor gemeenten met 50.000-100.000 inwoners 5,8%. Er is gekozen voor een vergelijking met deze gemeentegrootteklasse omdat de omvang van onze GR 15

BAR hier het beste bij past. De verzuimcijfers van 2023 binnen de sector gemeenten zijn nog niet bekend.

Het verzuimpercentage kan worden onderverdeeld in: - kort verzuim (tot 1 week), - middellang verzuim (1 tot en met 6 weken), - langdurig verzuim (langer dan 6 weken). In 2023 was het kortdurend verzuim 0,49%, het middellang verzuim 0,76% en het langdurig verzuim 5,85%. Ter vergelijking: in 2022 was het kortdurend verzuim in onze GR BAR 0,57%, het middellang verzuim 0,88% en het langdurig verzuim 5,48%. Werknemers in de doelgroep banenafspraak (voorheen: garantiebanen) Voor het jaar 2023 is de norm voor het aantal arbeidsuren van werknemers die vallen binnen de doelgroep banenafspraak (voorheen genoemd “garantiebanen”) 42.300 uur. In 2023 zijn voor de doelgroep 27.196 uren gerealiseerd. Onze GR BAR heeft daarmee de doelstelling niet behaald. Huisvesting Vanwege de ontvlechting van de BAR-organisatie is er het afgelopen jaar een nieuw huisvestingsplan opgesteld. In het huisvestingsplan zijn de uitgangspunten en randvoorwaarden beschreven voor de huisvesting per 1 januari 2024 van de drie nieuwe gemeentelijke organisaties en van de nieuwe bedrijfsvoeringsorganisatie De BedrijfsvoeringsPartner. Alle vier de organisaties worden in de huidige gemeentehuizen gehuisvest. Het huisvestingsplan beperkt zich tot de huisvesting van de medewerkers die specifiek werken in de gemeentehuizen van Barendrecht, Ridderkerk en Albrandswaard.

Er is nog niet onderzocht wat de ontvlechting betekent voor de gemeentelijke gebouwen aan de Nijverheidsweg in Albrandswaard en locatie de Londen in Barendrecht. In oktober 2023 hebben de vier nieuwe organisaties ingestemd met het nieuwe huisvestingsplan waarna vervolgens gestart is met de uitvoering hiervan. Voor de realisatie van het nieuwe huisvestingsplan worden geen extra investeringen gedaan en zijn de bestaande werkomgevingen in de drie afzonderlijke gemeentehuizen het uitgangspunt.

16

Ontvlechten BAR-organisatie en opbouw vier nieuwe organisaties In 2023 is het hele jaar gewerkt aan de ontvlechting per 1 januari 2024 van de BAR-organisatie en de opbouw van vier nieuwe organisaties: drie gemeentelijke organisaties en de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie (De BedrijfsvoeringsPartner). Naast het ontvlechten en opbouwen ging de reguliere dienstverlening vanuit de GR BAR ook ‘gewoon’ door. De ontvlechting van de BAR-organisatie is projectmatig opgepakt via een centrale projectorganisatie. Met ambtelijke aansturing vanuit een ambtelijke stuurgroep en bestuurlijke aansturing vanuit een bestuurlijke stuurgroep. Beide gevormd door vertegenwoordigers uit de drie gemeenten. De projectorganisatie voor de ontvlechting bestond uit een aantal werkgroepen waarbinnen alle werkzaamheden zijn uitgevoerd. Het betrof de volgende werkgroepen: - Dienstverlening - Ruimte - Sociaal - ICT - Juridische Zaken - Financiën - Personeel - Huisvesting Naast de werkgroepen voor de ontvlechting zijn vier opbouwteams een jaar lang bezig geweest met de opbouw van de drie gemeentelijke organisaties en de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie. Terugkijkend is de ontvlechting en de opbouw succesvol verlopen. Ondanks het feit dat het voor velen in de organisatie een proces was om zich te verhouden tot het besluit om de BAR-organisatie te ontvlechten.

Het heeft veel gevraagd van de medewerkers. Maar we zijn met elkaar in staat geweest om in een jaar tijd de ontvlechting en opbouw van de vier organisaties tot een goed einde te brengen. In een hoog tempo met veel kwaliteit. Dat is ons ook meegegeven door de externe projectleiding. Dat is een prestatie van formaat. Zeker gelet op het feit dat we ook in staat zijn geweest de reguliere dienstverlening te laten doorgaan. De meest in het oog springende activiteiten bij de ontvlechting zijn de succesvolle plaatsing van alle medewerkers in de vier organisaties, de ontvlechting van ICT en het opnieuw inrichten van de processen op het gebied van beleid en uitvoering bij de nieuwe gemeentelijke organisaties. Het laatste kwartaal van 2023 zijn de vier nieuwe managementteams (MT’s) al aan de slag gegaan met het verder opbouwen van de eigen organisaties. En is het accent steeds meer verschoven van ontvlechting naar opbouw. Dit heeft er in geresulteerd dat de taken op het gebied van beleid en uitvoering op een zorgvuldige wijze zijn teruggegaan naar de drie gemeenten. En dat het fundament is gelegd voor de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie. In 2024 loopt nog een aantal ontvlechtingswerkzaamheden door. Met name op het gebied van de ontvlechting van alle ICT-applicaties. Dat project loopt minimaal nog heel 2024 door.

Daarnaast is het transitiebureau van start gegaan voor de begeleiding van de medewerkers die hun nieuwe arbeidsovereenkomst niet hebben geaccepteerd en voor een van-werk-naar-werk-traject hebben gekozen. En tot slot loopt de re-integratie van langdurig zieken vanuit de BAR-organisatie naar de nieuwe gemeentelijke organisaties ook nog door in 2024. En uiteraard wordt 2024 benut voor de verdere opbouw en ontwikkeling van de vier nieuwe 17

organisaties. Rechtmatigheid financiële beheershandelingen De verbijzonderde interne controle (VIC) is in 2023 uitgevoerd op 16 processen. Daarnaast zijn controlewerkzaamheden uitgevoerd op de juiste invoering van leges. De VIC vindt plaats per kwartaal of halfjaar. Het betreft niet allemaal processen van de GR BAR, sommige zijn van de gemeenten maar de VIC wordt uitgevoerd door onze GR BAR. In 2023 is wederom, ondanks de werkzaamheden en onrust rondom de ontvlechting, tijd geïnvesteerd in de borging van interne controle in de lijn. Er is door Concerncontrol samen met de vakafdelingen tijd geïnvesteerd in de nieuwe aanpak van de interne controle, de verbijzonderde interne controle en de borging van procesmanagement. Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn:  een risicogerichte aanpak: alleen die processen bij de interne beheersing betrekken die er qua omvang en risico toe doen. Daarnaast vooral focussen op de processtappen waar de risico’s kunnen ontstaan.  een procesgerichte aanpak: zoveel als mogelijk de interne beheersing van de processen inpassen in de bestaande werkwijze zodat er geen extra werkzaamheden nodig zijn om dit uit te voeren. Dit ter vervanging van de gegevensgerichte controle die op dit moment nog veelal wordt toegepast.  borging: beheer en onderhoud van processen als vast onderdeel op de agenda waarbij efficiënt, effectief en rechtmatig werken voorop staan.

 grip op de uitvoering: processen op orde, interne controle binnen de teams en verbijzonderde interne controle vanuit de onafhankelijke positie. Concerncontrol heeft geconstateerd dat het borgen van interne controle en rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen de processen een terugkerend aandachtspunt is. Het inrichten van interne processen in de lijn is een blijvend aandachtspunt wat is geborgd door de regie en coördinatie binnen Concerncontrol te beleggen. Bij de uitgevoerde VIC zijn financiële fouten geconstateerd. Dit betreft fouten bij de toepassing van de Europese aanbestedingswetgeving. Deze fouten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Er zijn tevens bevindingen gedaan waaruit blijkt dat de uitvoering van diverse processen nog niet volledig in control is. Daartegenover staat dat er binnen belangrijke processen zichtbaar stappen zijn gemaakt. Opgemerkt moet worden dat 2023 voor het beheer van processen een lastig jaar is geweest vanwege de onthechting en ontvlechting van de organisatie. Oorlog in Oekraïne De vluchtelingenstroom uit Oekraïne lijkt zich in 2023 te hebben gestabiliseerd. Waar onze gemeenten in 2022 vooral gezorgd hebben voor de noodopvang, is de aandacht in 2023 verschoven naar meer permanente huisvesting en de integratie.

De vluchtelingen zijn hier in principe tijdelijk, maar dat tijdelijke karakter verdwijnt naar de achtergrond nu de oorlog alsmaar langer voortduurt. Sinds de grootschalige invasie door Rusland vallen vluchtelingen onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming. Die is een laatste keer verlengd tot maart 2025, maar het is onduidelijk welke status Oekraïense vluchtelingen daarna krijgen. Dat maakt de toekomst voor Oekraïners ongewis. Aan de andere kant beginnen vluchtelingen wel geleidelijk te integreren in onze gemeenten, vaak als gevolg van ander overheidsbeleid. Zo hebben jonge Oekraïners zich gewoon te houden aan de leerplicht en dus gaan ze naar reguliere basisscholen of zogeheten schakelklassen voor migranten en asielzoekers. 18

Ondertussen is een groot deel van hun ouders toegetreden tot de arbeidsmarkt. Dankzij de tijdelijke aard van de bescherming hebben Oekraïners veel meer vrijheden dan bijvoorbeeld Afghanen of Syriërs in de asielopvang. De Oekraïense vluchtelingen zijn zo in een spagaat beland. Zij kunnen of willen niet terug naar hun land van herkomst en worden gestimuleerd om aan de Nederlandse samenleving deel te nemen. Tegelijkertijd verhinderen andere factoren dat zij hun prille integratie tot een succes kunnen maken. Hoe lang de vluchtelingen zullen of mogen blijven na maart 2025 is dus onzeker. De kosten voor de opvang zijn door het Rijk in 2023 in ieder geval vergoed. Geopolitieke ontwikkelingen De Nederlandse economie is sterk verweven met die van Europa en in toenemende mate ook met de rest van de wereld. Deze verwevenheid zorgt voor economische veerkracht, maar maakt Nederland ook bovengemiddeld gevoelig voor ontwikkelingen op het wereldtoneel. De coronapandemie en de inval van Rusland in Oekraïne hadden hun oorsprong buiten Nederland, maar hebben verstrekkende gevolgen gehad voor de Nederlandse samenleving en onze inwoners. Dit vertaalt zich naar schaarste in grondstoffen en menskracht met prijsstijgingen en inflatie als gevolg, wat een deel van de inwoners van onze gemeenten in hun bestaanszekerheid kan raken. Voor onze GR BAR heeft dit in 2023 geen financiële gevolgen gehad.

COVID-19 / Corona virus Corona heeft in 2023 op de bedrijfsvoering en de dienstverlening aan de inwoners geen financiële en voelbare effecten meer gehad.

19

2. Paragrafen 2.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing De GR BAR was tot en met 31 december 2023 de uitvoeringsorganisatie namens de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Voor deze gemeenten voerde de GR BAR actief beleid op de beheersing van de risico’s die gezamenlijk werden gelopen. Door inzicht te behouden op de actuele risico’s en de mogelijke maatregelen, worden organisatie en bestuur in staat gesteld om op verantwoorde wijze besluiten te nemen. Alle risico’s worden tenminste twee keer per jaar herijkt en er wordt continu geanticipeerd op nieuwe risico’s. Alle geïdentificeerde onzekerheden of risico’s die niet in de begroting (kunnen) worden opgenomen, worden vanaf het moment dat zij kwantificeerbaar zijn opgenomen in het risicoprofiel. Per 1 januari 2024 is de GR BAR niet langer de uitvoeringsorganisatie voor de gemeenten waar het de uitvoering van taken op het gebied van beleid en uitvoering betreft. Hiermee verandert ook het risicoprofiel. Per 1 januari 2024 is De BedrijfsvoeringsPartner verantwoordelijk voor de (ondersteunende) bedrijfsvoeringsfuncties. De risico’s die van toepassing waren op het takenpakket van de GR BAR en straks de basis vormen voor De BedrijfsvoeringsPartner blijven onderdeel uitmaken van de risicoprofielen van de gemeenten, waar ze van invloed zijn op de benodigde weerstandscapaciteit.

Weerstandvermogen, weerstandscapaciteit en risico’s Het weerstandsvermogen is het saldo van de weerstandscapaciteit en de risico’s, oftewel: weerstandscapaciteit - risico’s = weerstandsvermogen. De weerstandscapaciteit kan bestaan uit de algemene reserve, de onbenutte belastingcapaciteit, het bedrag voor onvoorzien en stille reserves. Geen van deze componenten is aanwezig binnen de GR BAR wat maakt dat deze zelf geen weerstandscapaciteit heeft. De in deze paragraaf geïnventariseerde risico’s van de GR BAR zijn als geconsolideerd risico ondergebracht in de gemeentelijke risicoprofielen conform de vastgestelde verdeelsleutel. Top 10 belangrijkste risico’s Deze verzameling van de belangrijkste risico’s vormt het risicoprofiel van de GR BAR tot en met 31 december 2023. Deze inventarisatie is gericht op de situatie waar we risicobeheersing op moeten toepassen per 1 januari 2024 maar zal de komende periode worden herijkt passend bij de nieuwe realiteit. Onder bedrijfsvoering valt alles wat wordt ingezet om burgers, bedrijven en instellingen van de deelnemende gemeenten goed te bedienen. De bedrijfsvoering omvat tevens alle activiteiten die binnen de organisatie worden uitgevoerd, met uitzondering van het verlenen van diensten en het produceren van producten, het hierbij te voeren beleid, oftewel het primaire proces.

Bedrijfsvoering betreft ook de inrichting, de organisatie en de ervaring en deskundigheid van het personeel.

De belangrijkste risico’s behorend bij het primaire proces staan in de risicoprofielen van de gemeenten omdat deze direct gerelateerd zijn aan gemeente-specifieke doelen en bijbehorend uitvoeringsbeleid. Het totaal aan risico’s van de GR BAR bedraagt € 2.795.000 en wordt afgedekt door de deelnemende gemeenten. Deze top tien vertegenwoordigt 92,8% van het totaal aan bedrijfsvoeringsrisico’s zoals deze worden ingeschat tot en met 31 december 2023.

20

Positie

Risicogebeurtenis

Gevolgen

Maatregelen / info

Maximaal risico

Invloed (%)

1

Cluster ICT risico’s gerelateerd aan software, hardware, communicatietechniek en informatiebeveiliging.

Financieel, imago, continuïteit gemeentelijke dienstverlening

Kwaliteitsontwikkeling, organisatieontwikkeling, Jaarlijkse IT audit, opzet en doorontwikkeling informatieveiligheid en privacy

€ 1.275.000

36,6

2

Achterblijvende ontwikkeling bedrijfsprocessen / -structuur

Financieel, tijd- uitstel doelstelling, imago

Consolidatie- en rationalisatie, procesmanagement, organisatieontwikkeling, Good governance

€ 500.000

3

Moeilijke werving door schaarste op arbeidsmarkt. Invullen competenties die onvoldoende ontwikkeld / aanwezig zijn kost meer dan geraamd.

Financieel, kwaliteit dienstverlening, imago

Business Continuity management, HRM, begeleiding en ontwikkeling

€ 400.000

4

Niet (kunnen) voldoen aan actuele wet- en regelgeving (Compliance)

Financieel, imago

Procesmanagement, organisatieontwikkeling, ontwikkelen Governance, Risk en Compliance competenties

5

Clusterrisico’s Fraude en Integriteit

Financieel- extra kosten en boetes, imagoschade

6

Bedreiging business continuïteit door / tijdens crisissituatie(s)

Financieel- extra kosten en boetes, imagoschade

Business Continuïteit management Risicomanagement, beveiliging

€ 200.000

7

Aansprakelijkheid door fouten / onwetendheid / niet handelen van personeel

Financieel, imago

HRM, begeleiding en ontwikkeling

€ 200.000

8

Brand- en gevolgschade + glasschade

Lagere verzekerings kosten door eigen risico

Acceptatie van deel van kosten door schade i.p.v. duurdere verzekeringen

€ 250.000

9

Onvoldoende inzicht in en kennis van contracten

Financieel, schade voor de gemeente

Contractbeheer / -management, procesmanagement, organisatieontwikkeling

€ 250.000

10

Onvoorziene kosten doorontwikkeling GR BAR / DBP

Financieel

monitoring, organisatieontwikkeling, procesmanagement

€ 100.000

Procesmanagement, organisatieontwikkeling, verbeteren compliance functie

€ 525.000

€ 755.000

15,5

9,1

8,8

7,0

4,6

3,8

2,9

2,4

2,1

92,8 %

Ontwikkeling risicoprofiel GR BAR tijden reorganisatie Het actuele risicoprofiel is sterk beïnvloed door de ontvlechting van de GR BAR. Het getoonde overzicht is het risicoprofiel tot en met 2023. In de fase waarin de transitie zich momenteel bevindt wordt er opnieuw gekeken hoe de risico’s zich ontwikkelen in de nieuwe situatie waarin de primaire taken zijn ondergebracht bij de gemeenten. Voor verschillende onderwerpen worden scenario’s geschetst waarover in goed overleg keuzes en afspraken (moeten) worden gemaakt. Op het gebied van bijvoorbeeld ICT / data, personeel, processen, producten en diensten is hard gewerkt aan de best mogelijke oplossingen waarmee de interne klanten en de burger op de juiste dienstverlening kunnen blijven rekenen. Met ingang van 1 Januari 2024 zal er een nieuw risicoprofiel worden opgemaakt 21

namens De BedrijfsvoeringsPartner. Bij de realisatie van dit alles worden maatregelen doorgevoerd om de risico’s niet onnodig hoog op te laten lopen. Top 10 risico’s met korte toelichting en opsomming belangrijke trends en ontwikkelingen 1. Cluster ICT risico’s gerelateerd aan software, hardware, communicatietechniek en informatiebeveiliging. Door de ontwikkeling van nieuwe technologieën en digitalisering is digitaal werken en het belang van veiligheid online fundamenteel. Stilstaan is achteruitgang, maar aanhaken vraagt veel van organisaties qua ontwikkeling en inzet van middelen. Er worden continu toenemende eisen gesteld aan een goedwerkende en veilige digitale werkomgeving. Zeker nu hybride werken als nieuwe norm geldt. De ontvlechting vraagt deels om een nieuwe opzet en inrichting. Om in de nieuwe situatie in 2024 dezelfde dienstverlening te kunnen waarborgen zijn en worden er naast de lopende bedrijfsvoering veel wijzigingen doorgevoerd om de gemeenten ook straks optimaal te kunnen ondersteunen. Trends en ontwikkelingen:  continu aandacht voor het mentaal welbevinden: medewerkers die door stress, drukte en vermoeidheid minder scherp zijn bij het in acht nemen van de beveiligingsrichtlijnen.

 door het hybride werken is er een grotere kans op problemen met of inbraak in de ICTsystemen, de veiligheid bij online samenwerken staat onder druk (verdere digitalisering samenleving en aantal diensten).  digitale transformatie van overheidsdienstverlening neemt verder toe in omvang en complexiteit.  er ontstaat een generatie collega’s die niet optimaal kan functioneren en taken niet / moeizamer kan uitvoeren door onvoldoende digitale vaardigheden.  niet of beperkt in (kunnen) vullen van de technische bedrijfsfuncties behorend bij de noodzakelijke technologie en het expertiseniveau.  cyberaanval / hackacties waardoor bedrijfsvoering (deels) stil komt te liggen. 2. Achterblijvende ontwikkeling bedrijfsprocessen / -structuur De GR BAR investeert doorlopend in het actualiseren en optimaliseren van de processen. Een gemeentelijke organisatie telt ruim 1.300 processen die actueel en werkend moeten worden gehouden. Denk hierbij onder andere aan goedwerkende en veilige geautomatiseerde ondersteuning, toepassing van actuele wet- en regelgeving, doorontwikkelen van competenties en het op juiste wijze beleggen van rollen, taken en verantwoordelijkheden. Trends en ontwikkelingen:  hogere werkdruk en stress door groter verloop en hoger verzuim, andere prioriteiten (invloed op welbevinden).  procesoptimalisatie wordt mogelijk vertraagd door de opbouw van de nieuwe organisatie.

 uitval van personeel door ziekte speelt vooralsnog een belangrijke rol. 3. Moeilijke werving door schaarste op arbeidsmarkt. Invullen competenties die onvoldoende ontwikkeld / aanwezig zijn kost meer dan geraamd. De arbeidsmarkt wordt al een langere periode gekenmerkt door schaarste. Het werven van personeel met de juiste competenties is hierdoor moeilijk. De kans dat er op specifieke competenties moet worden ingehuurd blijft groot. Trends en ontwikkelingen:  Het is momenteel moeilijker om personeel te werven.

22



toename in eisen aan kennis, ervaring en specifieke vaardigheden (competenties).

4. Niet (kunnen) voldoen aan actuele wet- en regelgeving (Compliance) De verantwoordelijkheid voor het compliant zijn is verdeeld over verschillende rollen en staat onder druk door de invoering en wijzigingen van wetgeving en daarmee de uitbreiding van gemeentelijke taken en plichten. Compliance-management en juridische control zijn sterk in ontwikkeling. Trends en ontwikkelingen:  beheersen van nieuwe en complexe regelgeving vereist continue doorontwikkeling.  uitvoering geven aan wet- en regelgeving met betrekking tot informatiebeveiliging en privacybescherming vereisen en leggen toenemend beslag op specifieke competenties.  Veerkracht / weerbaarheid van lokale overheid staat onder druk door veel veranderingen in en uitbreiding van taken. 5. Clusterrisico’s Fraude en Integriteit Door onvoldoende capaciteit toe te kennen aan een uitgebreide frauderisicoanalyse worden bestuur en management onvoldoende in positie gebracht om kritisch toezicht te houden op de uitvoering van het beleid. Trends en ontwikkelingen:  Risicoanalyse, fraude en integriteit worden geborgd in het geactualiseerde beleid.  verdere digitalisering van samenleving en aantal diensten.  eerder in aanraking komen met criminaliserende omstandigheden / factoren. 6.

Bedreiging businesscontinuïteit door / tijdens crisissituatie(s) Op de belangrijkste / kritieke processen wordt businesscontinuïteit management gevoerd om bij een onverhoopte crisissituatie operationeel te kunnen blijven. Dit vereist onderhoud en actualisatie van maatregelen die alleen worden toegepast onder bijzondere omstandigheden. Trends en ontwikkelingen:  tijdens de opbouw van de nieuwe organisatie is er mogelijk minder aandacht voor de continuïteit (kritieke processen) bij eventuele calamiteiten.  de crisisorganisatie op niveau en bemenst houden is een uitdaging gelet op het feit dat ook de crisisorganisaties zijn opgesplitst. 7. Aansprakelijkheid door fouten / onwetendheid / niet handelen van personeel De praktijk toont aan dat het personeel een veerkrachtig geheel vormt en onder moeilijke omstandigheden in staat is te schakelen en met beperkte mogelijkheden te blijven presteren. De kans dat er iets misgaat onder de huidige omstandigheden is wel hoger. De taken op lokaal niveau nemen toe en worden steeds ingewikkelder. De blijvende toename van het aantal taken en vereiste kennis door diverse nieuwe wetten of aanpassingen in wetten komen hier extra bij. Trends en ontwikkelingen:  afname mentaal welbevinden door stress, drukte, vermoeidheid.  hogere werkbelasting door toename belasting van lokale overheid en invoering van nieuwe regelgeving.

 nieuwe en gewijzigde wetten en regels vragen ook ontwikkeling van bijkomende competenties. Het niet of onvolledig invullen van competenties vormt een aanzienlijk risico.  uitval en vertrek personeel door ziekteverzuim en / of hoge werkdruk, hoger ziekteverzuim.

23

8. Brand- en gevolgschade + glasschade in / aan gebouwen in eigendom of beheer van de gemeenten Het is in bepaalde situaties beter om risico’s te accepteren en af te dekken vanuit de eigen middelen dan te kiezen voor vaak kostbare verzekeringen. Het betreft hier geaccepteerde risico’s waarvoor het verzekeringsmanagement is belegd bij de GR BAR / DBP. 9. Onvoldoende inzicht in en kennis van contracten De toenemende kwaliteit bij inkoop- en contractmanagement beperken dit risico. Het omgevingsbeeld waarbinnen wordt geacteerd verandert echter sterk en zorgt voor vele uitdagingen. De opbouw van de organisatie vraagt om gerichte aandacht voor het te voeren contractmanagement. Trends en ontwikkelingen:  proceseigenaarschap is / wordt opnieuw verdeeld in de ontvlechting en vereist nieuwe borging.  verdere digitalisering van samenleving en aantal diensten.  toenemende eisen discipline en communicatie van alle verschillende verantwoordelijken in een keten- / netwerkorganisatie waarin de product- en dienstverlening plaatsvindt. 10. Onvoorziene kosten doorontwikkeling BAR-organisatie > DBP Ondanks een zorgvuldige aanpak kunnen er zich onvoorziene situaties voordoen die de ontwikkeling van specifieke ondersteuning in de nieuwe situatie kan verstoren en er incidenteel (nood)oplossingen moeten worden toegepast.

Trends en ontwikkelingen:  de ontvlechting van beleid en uitvoering heeft gevolgen voor het takenpakket van de BARorganisatie> DBP. Er ontstaat een situatie waarbij niet één maar drie gemeentelijke organisaties ondersteund moeten worden met dezelfde capaciteit.  veranderde inrichting gemeenten vraagt om nieuwe invulling van rollen, vaardigheden, middelen en aanpassingstijd. Financiële kengetallen In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is een aantal financiële kengetallen verplicht voorgeschreven. De volgende zijn in beginsel relevant voor onze GR BAR. 1. Netto schuldquote Dit kengetal geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van het totaal van de baten. Het geeft een indicatie van het beslag dat de financieringslasten op de exploitatie leggen en daarmee op de vrije ruimte in de exploitatiebegroting. Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. In het algemeen geldt dat een laag percentage beter is dan een hoog. Berekening: Het totaal van de langlopende geldleningen, de korte schulden en de overlopende passiva gedeeld door 1% van de baten in de jaarrekening: 14.359.600 = 14,46% 1% van 99.286.000 2.

Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte geldleningen Dit kengetal is hetzelfde als 1 maar hier wordt ook rekening gehouden met de aan de activakant van de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd korter dan een jaar, het saldo van de liquide middelen en de overlopende activa. 3.456.800 = 3,48% 1% van 99.286.000 24

3. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin een gemeente / GR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Het geeft de verhouding weer tussen het eigen vermogen (reserves) en de totale balansomvang. De solvabiliteit ligt tussen 0 en 100. Hoe hoger dit percentage is, des te gunstiger voor de financiële weerbaarheid. Berekening: Eigen vermogen gedeeld door het totaal van de passiva. Onze GR BAR heeft geen eigen vermogen (= reserves), de helft van de formule is dus 0. Een berekening van dit kengetal zou een vreemde uitkomst geven en is daarom niet gemaakt. Voor de kengetallen 1 en 2 geldt een percentage onder de 90% als goed. Bij een percentage tussen de 90 en 130% is waakzaamheid geboden bij het aangaan van nieuwe geldleningen. Een percentage boven de 130% wordt te hoog bevonden, dan is de schuldenlast eigenlijk te zwaar. Dit maakt dat de uitkomsten hierboven als goed zijn te kwalificeren. Dat komt mede omdat de financieringsbehoefte van onze GR BAR niet zo groot is.

2.2 Paragraaf Financiering In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in en verantwoording afgelegd over de uitvoering van de financieringsfunctie (treasury). Kaders De wettelijke kaders voor de financieringsfunctie zijn vastgelegd in de Wet Financiering Decentrale Overheden (Fido). De beheersing van financiële risico’s speelt een belangrijke rol in die wet. In het treasurystatuut van de GR BAR zijn deze wettelijke kaders verder uitgewerkt. Het statuut schetst de context waarbinnen het treasurybeleid wordt vormgegeven en beschrijft de bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de treasuryfunctie. In 2023 hebben we de kaders, zoals vastgelegd in dit treasurystatuut, gehanteerd. Afdekken reguliere exploitatiekosten en totaalfinanciering Om de treasuryfunctie adequaat te kunnen invullen is de beschikbaarheid van juiste, tijdige en volledige financiële informatie, zoals een betrouwbare liquiditeitsplanning, van essentieel belang. De periodieke bevoorschotting van de deelnemende gemeenten is zoveel mogelijk afgestemd op de financieringsbehoefte en dekken de uitgaande kasstroom van de reguliere exploitatie af. Hierdoor hoeft onze GR BAR over het algemeen geen geldleningen af te sluiten. In 2023 is één kortlopende lening aangegaan en afgelost: - € 3.000.000 van 30 januari 2023 tot 31 juli 2023 (looptijd 182 dagen) rente 2,89% Dit heeft een rentelast van € 43.800 opgeleverd.

Renterisicobeheer Algemeen Risicobeheersing is één van de pijlers van de Wet Fido. Voor het beperken van de renterisico’s bij de treasuryfunctie zijn twee normen verplicht gesteld: • De kasgeldlimiet, heeft betrekking op leningen met een looptijd tot maximaal één jaar; • De renterisiconorm, heeft betrekking op leningen met een looptijd vanaf één jaar. Het doel van deze twee normen is het beperken van de budgettaire risico’s bij rentestijgingen.

25

Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft een norm voor het maximum bedrag aan kortlopende middelen (looptijd tot maximaal een jaar) waarmee de decentrale overheid haar activiteiten mag financieren, te weten 8,2% van het begrotingstotaal. Het doel van deze limiet is het voorkomen van het risico dat fluctuaties bij de korte rente meteen een grote impact hebben op de rentelasten tijdens het boekjaar. Als de kasgeldlimiet gedurende drie achtereenvolgende kwartalen wordt overschreden moeten deze rapportages aan de provincie worden toegezonden, met daarbij een plan om weer te gaan voldoen aan de kasgeldlimiet. Uit onderstaand schema is af te lezen dat onze GR BAR in 2023 in alle kwartalen onder de gestelde kasgeldlimiet gebleven is. KASGELDLIMIET Bedragen x € 1.000 Omvang begroting per 1-1-2023 Kasgeldlimiet in procenten Kasgeldlimiet in bedrag Kasgeldlimiet Totaal vlottende schuld Totaal vlottende middelen Gemiddeld saldo schuld (+) of overschot (-)