Frauderisicoanalyse Ridderkerk.pdf

2023

Frauderisico analyse ERKENNEN EN HERKENNEN

Inhoud 1. Algemene inleiding .......................................................................................................... 2 2. Wat is fraude ................................................................................................................... 2 3. Doel ................................................................................................................................. 4 4. Rechtmatigheidsverantwoording .................................................................................... 4 5. Bruto frauderisico’s ......................................................................................................... 7 6. Netto frauderisico’s ......................................................................................................... 8 7. Aanbevelingen restrisico’s .............................................................................................. 9 8. Borging ............................................................................................................................ 9 9. Besluitvorming............................................................................................................... 10 10.

Monitoring en verantwoording ................................................................................. 10

Bijlage 1 ................................................................................................................................ 11 Bijlage 2 ................................................................................................................................ 12 Bijlage 3 ................................................................................................................................ 17

1

1. Algemene inleiding Fraude is dichterbij dan je mogelijk verwacht. Je hoeft de krant maar open te slaan of je leest over (vermoedens van) fraude. Denk aan het gesjoemel met de NOW (de tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid), omkoping van ambtenaren, spookfacturen of zorgfraude. Eigenlijk is het een onderwerp van alle dag en organisaties denken maar al te vaak dat zij er niet mee te maken hebben. Het is van belang dat het onderwerp frauderisico’s periodiek (minimaal jaarlijks) op de agenda staat en onderwerp van gesprek is van het college, het directieteam en de managementteams. Periodieke frauderisico analyses moeten een vast onderdeel uitmaken van het interne beheersingssysteem. Frauderisico analyses hebben vooral toegevoegde waarde voor de organisatie zelf. Doelstelling is het onderzoeken en het toetsen of bestaande procedures fraude-proof zijn. Daarnaast wordt onderzocht hoe de mogelijke risico’s beperkt kunnen worden. Daarnaast geldt dat de frauderisico analyse in het kader van de reguliere accountantscontrole opgesteld moet worden. Bijkomend aandachtspunt is dat de accountant vanaf het boekjaar 2022 verplicht rapporteert in de controleverklaring over fraude. De door de organisatie zelf uitgevoerde frauderisico analyse vormt voor de accountant het startpunt voor de werkzaamheden ten aanzien van frauderisico’s.

De organisatie moet zich voorbereiden op het gesprek dat de accountant zal voeren met het bestuur over de volgende thema’s die bij de interim- en jaarrekeningcontrole worden gerapporteerd:  de frauderisico analyse van de organisatie en de organisatie-specifieke frauderisico’s;  de evaluatie van frauderisico’s die voor de controle het meest van belang zijn;  eventuele fraude-incidenten en de bijbehorende opvolging.

2. Wat is fraude Declaratiefraude, fraude met reiskosten, onterecht ziekteverzuim, privé gebruik van dienstauto’s, gegevens lekken, het zijn maar een paar voorbeelden. We hebben het over fraude als waardeonttrekking ontstaat door ambtenaren of bestuurders:  door opzettelijk handelen  door verkrijging van een onrechtmatig of onwettig voordeel  dat ten laste komt van de gemeente  door misbruik te maken van vertrouwen (misleiding, verhulling van feiten) NV COS, de standaard voor accountants geeft de volgende definitie: “Fraude is een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen.” Fraude wordt hier dus zowel intern als extern bedoeld. Voor de duidelijkheid wordt weergegeven welke plaats fraude heeft in het scala van begrippen waarbij onrechtmatig handelen aan de orde is.

2

Fraudedriehoek groeit door naar Fraudediamant Een combinatie van meerdere aspecten maakt dat er fraude bestaat. Deze aspecten zijn prikkels/ druk, gelegenheid en rationalisatie. Bij prikkels/ druk gaat het om de aanleiding tot frauderen bij een individueel geval. Bij gelegenheid gaat het om het procesniveau. Het ontbreken/ onvoldoende inrichten van interne beheersing geeft de mogelijkheid tot frauderen. Bij rationalisatie gaat het onder andere over ‘the tone at the top’, het goedpraten van gedrag.

In aanvulling op het fraudemodel van Cressey zoals hierboven is verwoord, wordt ook het vermogen van een individu om de details van de fraude te implementeren meegenomen (The Fraud Diamond, Wolfe en Henderson, 2004). Veel fraude zou niet hebben plaatsgevonden zonder de juiste persoon met de juiste kennis, middelen en ervaring om de fraudehandeling daadwerkelijk uit te voeren. Samenspanning intern en extern is daarbij een aspect dat zeker niet buiten beschouwing gelaten kan worden. Er zijn dus 4 aspecten die aanleiding tot fraude kunnen zijn:  Gelegenheid  Druk (motivatie)  Rationalisatie  Bekwaamheid

3

3. Doel Erkennen dat het plegen van fraude mogelijk is en herkennen waar dat gebeurt is van belang. Het nemen van maatregelen om het plegen van fraude zoveel als mogelijk te voorkomen moet het uitgangspunt zijn. Het helemaal voorkomen kunnen we niet, maar de gevolgen zo klein als mogelijk houden is het uitgangspunt. Gevolgen van fraude zijn bijvoorbeeld:  Imagoschade  Financiële schade  Extra kosten (onderzoek, interne uren)  Angst (als er geen of nog een dader is)  Extra maatregelen die getroffen worden  Meer controles

4. Rechtmatigheidsverantwoording Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) vanaf boekjaar 2023 is het belangrijk transparant te zijn en de interne kwaliteit te borgen. De RMV geeft noodzaak meer aandacht te besteden aan de interne beheersing op basis van de 3LM, het continu leer- en verbeterproces en het aantoonbaar beheersen en borgen van interne en externe verantwoording over de rechtmatigheid van uitgaven.

4

Met de invoering van de RMV heeft de accountant een andere rol. Het college stelt de verantwoording over het rechtmatig handelen op en de accountant verklaart over het getrouw beeld van de jaarrekening, inclusief de RMV. Afwijkingen op de rechtmatigheid worden door het college toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. De RMV ziet op 3 van de 9 criteria:  Voorwaardencriterium  Begrotingscriterium  Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium De overige 6 criteria dekken het getrouwe beeld en daarmee ook het rechtmatigheidsaspect af.: - Calculatiecriterium - Valuteringcriterium - Adresseringscriterium - Volledigheidscriterium - Aanvaardingscriterium - Leveringscriterium Om de risicoanalyse in te voeren is er het volgende stappenplan: 1. Inventarisatie bruto fraude risico’s 2. Inventarisatie beheersmaatregelen 3. Bepalen van de netto frauderisico’s 4. Bepalen van aanvullende maatregelen op gebieden met een verhoogd restrisico. Voor processen met een verhoogd risico brengt de manager/ teamleider de kwetsbare functionarissen in kaart. Minimaal een maal per jaar of bij wijzigingen in het proces is deze toets aan de orde. Een aantal uitgangspunten beschrijven we hier als het gaat om kaders. Kwetsbaarheden, wat zijn dat en hoe herkennen we die. In de hieronder opgenomen tabel worden de werkgebieden en/of activiteiten genoemd die het meest kwetsbaar zijn voor fraude.

Het overzicht is niet uitputtend en kan op basis van bevindingen worden aangepast.

5

Kwetsbare werkgebieden / activiteiten Innen

aanslagen, belastingen, invoerrechten, accijnzen, leges, premies

Uitbesteden

aanbestedingen, orders, opdrachten, vergunningen

Uitkeren

subsidies, uitkeringen, toeslagen, premies, sponsering

Verlenen

vergunningen, paspoorten, rijbewijzen, legitimatiebewijzen, machtigingen, keuringen

Handhaven

toezicht, controle, vervolging, opsporing, rechtspraak, (straf)executie

Geld

contant/ giraal via budgetten, premies, declaraties, gratificaties, toeslagen, etc.

Het grootste risico binnen een organisatie is en blijven mensen. Om de risico’s beter beheersbaar te maken is het van belang dat de manager/ teamleider zich richt op de individuele medewerker. Binnen kwetsbare werkgebieden zijn het vaak de specifieke functionarissen die in de kwetsbaarheid de verhogende factor vormen. Beslissingen genomen door de individuele medewerker zijn bepalend voor de prestatie in het proces, maar ook voor de eventuele negatieve gevolgen. In de tabel hieronder richten we ons op de individuele medewerker.

Kwetsbaarheidsverhogende factoren Complexiteit

constructies (juridisch/ fiscaal), keten samenwerkingsverbanden

Verandering/ Dynamiek

sterke groei/ krimp, crisissituaties, ontvlechting BAR-organisatie, opbouw nieuwe organisatiestructuren

Management

houding & gedrag management, tone at the top

Personeel omgeving/

(gok)verslaving, ontbreken (loopbaan)perspectief

loyaliteit en individueel Probleemhistorie

werkachterstand, integriteitsincidenten, ‘slechte’ cultuur

Als basis van het plan Verbijzonderde Interne Controle is een risico-inventarisatie gemaakt en zijn de financieel meest risico volle processen in beeld gebracht. Voor frauderisico’s is een vergelijkbare analyse opgesteld. Dit vormt de basis voor gesprekken met de organisatie. De processen waarin risico’s herkend worden zijn opgenomen in de risicoschaal die is terug te vinden in bijlage 1. De inventarisatie van fraude en integriteitsrisico’s zoals die voorafgaand aan het jaar 2023 zijn opgesteld is in de bijlagen opgenomen als bijlage 2.

6

5. Bruto frauderisico’s Proceseigenaren schatten frauderisico’s in. Op basis van een inventarisatie kan het onderstaande overzicht aangepast worden. De nu benoemde risico’s zijn fictief in het overzicht opgenomen ter illustratie, inspiratie en discussie.

De bruto risico’s overziend is het belangrijk de maatregelen te kennen die in de processen zijn opgenomen om te voorkomen dat de risico’s zich daadwerkelijk voordoen. Een beheersmaatregel is een activiteit die zich op enige wijze richt op het elimineren, vermijden of verkleinen van de oorzaak of het gevolg van een ongewenste gebeurtenis. Om beheersmaatregelen op te stellen is het belangrijk een aantal criteria in het oog te houden. Valt het risico binnen de risico appetite of moet er een beheersmaatregel worden ingezet. Hiervoor worden de volgende overwegingen meegegeven:  Is de maatregel uitvoerbaar en betaalbaar?  Zijn er voldoende beschikbare middelen?  Zijn de geschikte personen aanwezig om de maatregel uit te voeren?  Zijn er wettelijke eisen waaraan voldaan moet worden?  Waar kan het risico het beste gealloceerd worden?  Welke omgevingsfactoren hebben invloed op de maatregel?  Brengt een maatregel eventueel een nieuw risico met zich mee? Beheersmaatregelen zijn in twee categorieën in te delen. Beheersmaatregelen worden getroffen in de vorm van harde controle en soft controls. Soft controls hebben invloed op motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie en normen en waarden van medewerkers. Bij soft controls ligt de nadruk op creëren van een motiverende en stimulerende omgeving.

Aspecten van soft controls die toegepast moeten worden zijn:  Helderheid  Bespreekbaarheid  Voorbeeldgedrag  Betrokkenheid  Uitvoerbaarheid

7

 Transparantie  Aanspreekbaarheid  Handhaving Harde controles zijn maatregelen die gewenst en ongewenst gedrag direct of indirect afdwingen via procedures, automatisering, beveiliging ed.. De maatregelen zijn in beeld gebracht in het volgende overzicht zoals in bijlage 3 opgenomen. Nu de beheersmaatregelen duidelijk zijn kunnen de risico’s opnieuw ingeschat worden. Netto risico’s blijven dan over.

6. Netto frauderisico’s De onderstaande netto risico’s zijn net als de bruto risico’s indicatief en zullen op basis van de gesprekken met de managers/ teamleiders aangepast worden.

8

7. Aanbevelingen restrisico’s Binnen een aantal processen blijft een hoog fraude risico bestaan. Het is verstandig hier aandacht voor te hebben. LET OP!! In een wijzigende omgeving is het makkelijker om fraude te plegen. Op dit moment is de werkdruk hoog, de organisatie ontwikkeling zorgt voor een hoog verloop. De arbeidsmarkt zorgt voor spanningen als het gaat om het tijdig op kunnen vullen van openvallende functies, daardoor wordt veel gebruikgemaakt van inhuur van personeel met mogelijk onvoldoende zicht op tijdelijke autorisaties/ overname van taken zonder duidelijke technische functiescheiding e.d.. Op het gebied van de soft controls valt volgens de inzichten nog veel winst te behalen. De volgende aanbevelingen worden gedaan: - Breng de restrisico’s van het proces in beeld. Bepaal of de activiteit kan worden afgeschaft. Wanneer dat niet het geval is, beoordeel of dat restrisico geaccepteerd, of (deels) afgedekt moet worden en tref dan de maatregelen daarvoor. Wanneer een restrisico niet wordt afgedekt leg dat dan duidelijk en gemotiveerd vast (geaccepteerd risico). - Voer exitgesprekken in. Dit geeft een goed beeld van de redenen van vertrek van medewerkers en geeft kansen om hier op in te spelen. - Voer op functies waar veel wordt gewerkt met aanvragen van burgers roulatie van caseload in. Dat voorkomt de mogelijkheid van afhankelijkheid en betrokkenheid.

- Voer dilemma overleggen in tijdens werkoverleggen. Vergroot daarmee de bewustwording. - Voer terugkerende gesprekken waarin de eerder genoemde thema’s van soft controls direct in werking komen door risico’s bespreekbaar te maken en betrokkenheid te creëren. Gebruik incidenten om het gesprek mee te beginnen. - Individuele begeleiding vanuit de werkgever in de persoonlijke leefomstandigheden van de medewerker. Indiceren vanuit de functie van vertrouwenspersoon. Op het gebied van hard controls zijn de volgende algemene aanbevelingen: - Voer controle technische functiescheiding zoveel mogelijk in en houd deze inrichting ook periodiek tegen het licht. Zorg dat de rollen van beschikken, bewaken, registeren, controleren en uitvoeren zowel in het proces als in de te gebruiken systemen gescheiden zijn. Legt de gegevens vast in een autorisatiematrix om zo in een oogopslag te zien of de rollen en taken juist zijn geschieden of dat onderbouwd hiervan wordt afgeweken. - Wanneer een rol uitvalt is het belangrijk de functiescheiding te blijven bewaken. Vooral bij kwetsbare functies/ solo posities moet hier op worden ingespeeld. Denk hier ook aan een adequate inrichting bij vervanging voor ziekte en verlof. Hierbij is van belang dat de controle technische functiescheiding in stand blijft met de vervanger.

8. Borging Proceseigenaren zijn de spil. De proceseigenaar zal samen met de procesbeheerder het proces optimaal moeten houden in opzet, bestaan en werking. De proceseigenaar stelt kaders en doelen voor een proces, stelt de procesinrichting vast en beschikt over de middelen. De proceseigenaar stelt processen vast en neemt bijsturingsmaatregelen. De proceseigenaar is er verantwoordelijk voor dat een proces goed loopt, doelen gerealiseerd worden en er in het proces de juiste middelen beschikbaar komen om de resultaten te kunnen leveren. De proceseigenaar is er verantwoordelijk voor dat er procesverbeteringen en procesinnovaties plaatsvinden.

9

De procesbeheerder is de feitelijke inrichter van een proces op basis van de gestelde doelen en binnen de beschikbare middelen, eisen, kaders, randvoorwaarden en beschikbaar gestelde middelen. Het aansturen van de dagelijkse uitvoering, het bespreekbaar maken van risico’s en frauderisico’s is een samenspel tussen proceseigenaar en procesbeheerder met de uitvoerend medewerkers. Het bespreekbaar maken van mogelijkheden, risico’s en maatregelen zal in elk team regelmatig aan de orde moeten zijn.

9. Besluitvorming Het is verstandig de frauderisico analyse te bespreken met de accountant. Het stuk moet daarna besproken worden met de directie. Het is belangrijk commitment te hebben van de directie en colleges om de frauderisico analyse uit te voeren. Daarna is het creëren van draagvlak bij managers en teamleiders van belang. Risico’s in algemene zin moeten herkend en erkend worden en het open gesprek moet hierover gevoerd kunnen worden. Risico’s en ook frauderisico’s kunnen onderdeel van elk gesprek zijn, in werkoverleggen terugkomen in de vorm van dilemma’s of , het dagelijks bestuur en de colleges.

10.Monitoring en verantwoording Jaarlijks, in te voeren vanaf het controlejaar 2023, zal het onderwerp opgenomen worden in de startgesprekken die met de lijnafdelingen worden gevoerd. Managers en teamleiders worden zo als proceseigenaren en procesbeheerders nader met het onderwerp bekend/ vertrouwd gemaakt. De startgesprekken worden vastgelegd in een vooraf opgesteld format en ter kennisgeving aangeboden aan de managers en teamleiders. De bevindingen en aanbevelingen op procesniveau komen na de interne controle en de VIC steeds terug in de gesprekken met de managers en teamleiders en in de verslagen aan de directie of het college. Op basis van vooraf vastgestelde periodiciteit worden steekproeven uitgevoerd op de processen. De uitkomsten van de interne controles en de verbijzonderde interne controles worden gerapporteerd. De bespreking van de uitkomsten zal plaatsvinden met de teamleiders (en waar nodig met de managers), tijdens die gesprekken zal het thema frauderisico’s wederom ter tafel komen. In oktober/ november 2023 wordt een verslag opgesteld over de controles waarin het thema frauderisico’s wordt meegenomen. Dit verslag is tevens input voor de interim control van de accountant.

10

Bijlage 1

11

Bijlage 2 Fraude- en integriteitsrisico’s Proces 1 Algemene Uitkering Gemeentefonds

2 BTW compensatiefonds

VPB

3 Grafrechten

Betreft Ministerie BZK stuurt (minimaal) 3x per jaar een circulaire m.b.t. mutaties uitkeringen gemeentefonds. Daarnaast worden regelmatig overzichten per gemeente verstrekt. Intern worden (tussen)rapportages opgesteld waarin de financiële gevolgen van de circulaires zijn verwerkt. Begrotingsfonds waaruit gemeenten en provincies worden gecompenseerd voor een belangrijk deel van de door hen betaalde omzetbelasting (btw).

Fraude- integriteitsrisico's

Beïnvloeden van indicatoren die IC op indicatoren (zowel inhoud de hoogte van de uitkering als procedure): bepalen.  Financiën is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de indicatoren.  Concerncontrol voert steekproeven uit (actie: opstellen checklist).  Proces van controle is geborgd in de VIC.

Onrechtmatige fiscale constructies, danwel het niet juist, tijdig en/of volledig doen van aangiften.

De wetgever beoogt om Beïnvloeden van de cijfersextra belasting te heffen op drukken van de winst. ondernemen. De vennootschapsbelasting is een belasting over de belastbare winst in een boekjaar. Het uitvoeren van de Onjuiste aanslag grafrechten, heffing en invordering van bijv. als gevolg van het graf- en begraafrechten onjuist/niet registreren van ’begrafenisproducten’.

4 Grondexploitaties

Het uitvoeren van een grondaankoop door de gemeente. (plus ingebruikname/exploitatie)

5 Heffingen – (SVHW)

OZB, afvalstoffenheffing, rioolheffing, hondenbelasting, reinigingsrechten

Beheersmaatregelen

Risico’s o.a. bij onderhandelingen en aanbesteding. Risico van witwassen gelden bij verkoop van gronden. Heffing en invordering is uitbesteed. (verantwoording middels accountantsverslag)



Afstemmen mengpercentage met de fiscus is een doorlopend proces.  Inrichten Taks Control Framework (TCF: intern fiscaal controlesysteem). Heeft de aandacht nog nodig.  Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht (is breder dan BTW compensatiefonds).  Regelmatige afstemming met belastinginspecteur.  Kennis up-to-date bij betrokken medewerkers!  (Tone at the top) Gesprekken DHT met de belastingdienst. IC op indicatoren (zowel inhoud als proces):  Zie uitgebreide fiscale kalender met controle punten.  Proces van controle is vanaf 2023 geborgd in de VIC.  Controle sub- versus hoofdadministratie plus steekproeven.  Tarieven invoeren middels vier ogenprincipe (combinatie van vakafdeling/financiën).  Geborgd in de VIC.  Geborgd in de VIC.  Geborgd in de Bibob.





Verantwoordelijkheid voor voldoende beheersmaatregelen ligt bij opdrachtnemer. Geen frauderisico; aanslagregeling buiten eigen organisatie.



12

Proces 6 Huren/overige inkomsten

7 Inkoop en aanbesteding (incl. inhuur)

Betreft

Fraude- integriteitsrisico's

Verhuur diverse sport/culturele accommodaties.

Risico op oneigenlijke verhuur. 'Vergeten' verhuringen (geen contract). Illegaal doorverhuren. Onvolledige registratie van het vastgoed. In 2018 is de nieuwe afdeling Vastgoedbeheer ontstaan. Taken van verschillende afdelingen zijn bijeen gebracht. Het behandelen van de a) Belangenverstrengeling inkoop van producten en b) Privé inkopen diensten. c) Eigen Het integer omgaan met bevoordeling/zelfverrijking informatie van inscrhijvers. d) Bewust afwijken van EU aanbestedingsregels, bijv. door het versnipperen van opdrachten. e) Bewust afwijken van lokale regelgeving

8 Kosten/facturen

Het behandelen van facturen van crediteuren.

9 Leerlingenvervoer

Het beoordelen van een aanvraag voor leerlingenvervoer

a) b)

d)

e)

a)

b) c)

11 Spookfacturen

12 Prestatielevering

Naam – nummer controle IBAN Het vaststellen dat bankrekeningnummer en naam crediteur overeenkomen. Het vaststellen van feitelijke levering van dienst/ product op basis van gemaakte afspraken.



 



 Voldoende geborgd in checklist.  Verwijderen van een factuur.

c)

10 Leges KCC/ afhandeling contant geld

Beheersmaatregelen

Oneigenlijk toekennen van a) leerlingenvervoer. Onjuiste (of geen) eigen bijdragen. Onjuiste tarifering b) vervoerbedrijven. Onjuiste doelgroepen op factuur van c) leerlingenvervoer. Oneigenlijk vervoer van kinderen buiten de doelgroep. Onvoldoende scheiding a) tussen invoeren en controleren. Toepassen van onjuiste b) tarieven. Ontvreemden kasgelden.

Onverschuldige betaling van facturen

Onbevoegd betalen van facturen. Onjuiste betaling van facturen. Onjuiste en onvolledige levering van diensten/ producten.

Leegstandscontrole, functiescheiding verhuur/facturatie, verbandscontroles verhuurbare locaties en ontvangen huuropbrengsten, contractbeheer. Geborgd in de VIC.

a), b) en c) Interne procedures zijn aanwezig, bekend bij betrokkenen en worden nageleefd (checklist aanwezig, maar het is de vraag of deze volledig is en ook wordt toegepast). Steekproefsgewijze controle. Integrale controle via crediteurenscan is geborgd in de VIC. Geborgd in de VIC. De factuurafhandeling is volledig geborgd in de VIC. Aandacht moet er zijn voor de mogelijkheid facturen te verwijderen zonder dat dit duidelijk wordt gelogd. Functiescheiding behandelaar en degene die autoriseert is niet aan de orde nu hier sprake is van zelfbeslissers. Verbandscontroles worden onvoldoende tot niet uitgevoerd. Matchen van systemen vervoerder en gemeente is onzeker/ ontbreekt.

Functiescheiding is voldoende aanwezig (check door Concerncontrol) Controle op juistheid in rekening gebrachte tarieven via vastlegging systeem (constanten) en is onderdeel van checklist. c) Kasprocedure is aanwezig. Steekproefsgewijze interne controle op juiste naam-nummer combinatie. Geborgd in de VIC.

Regeling budgethouderschap Spelregels prestatielevering Instructies op bar-plaza Geborgd in de VIC

13

Proces

13 Omgevingsvergunningen

Betreft Werken conform het mandaatbesluit. Het beoordelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning.

14 Poortwachter WWB Het beoordelen van een en aanvragen overige uitkeringen WWB- en aanvraag overige uitkeringen via de gemeente. 15 Salarissen/lonen

Betalingen van lonen, salarissen en declaraties en het verwerken van mutaties.

16 Detacheringen

Het proces van detachering van personeel.

17 Schulddienstverlening

Het verkrijgen van inzicht in de financiële situatie van de cliënt teneinde te beoordelen of een hulpverleningstraject gestart moet worden. Het beoordelen van een aanvraag om subsidie. Het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op: de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Betreft beheer van de waarde documenten. Het beoordelen van een aanvraag voor een voorziening in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning.

18 Subsidies 19 Treasury

20 Voorraadbeheer bij Burgerzaken 21 WMO

Fraude- integriteitsrisico's

Beheersmaatregelen

a)

Onjuiste berekening a) Voldoende geborgd in IC. tarieven. b) Voldoende geborgd in IC. b) Onbevoegd innen van c) Opnemen in checklist. leges.  Geborgd in de VIC. c) Onterecht verstrekken van vergunning. a) Oneigenlijke toekennen of Voldoende geborgd in IC (o.a. afwijzen van een aanvraag. checklist). b) Misbruik van geldende Geborgd in de VIC. regelingen. c) Onjuist of niet handhaven. a) In de personeels- en  Voldoende geborgd in IC (o.a. salarisadministratie zijn checklist). personen opgenomen die  Geborgd in de VIC. niet in dienst zijn. b) Personeelsleden krijgen een hogere beloning en/of hogere (variabele) emolumenten dan waar zij op grond van hun functie en/of prestatie recht op hebben. c) Niet-gemaakte kosten worden gedeclareerd en/of privé-uitgaven worden gedeclareerd. a) Het buiten het proces om  Proces is gedigitaliseerd en in medewerkers detacheren. Youforce verankerd. b) Onjuiste berekenen van de  Geborgd in de VIC. detacheringsvergoeding. c) Buiten het systeem om innen van de vergoeding. Misbruik van de geldende  Voldoende geborgd in IC. regeling.  Geborgd in de VIC. (frauderisico ligt bij alle betrokken partijen)

Oneigenlijk toekennen van subsidies. Oneigenlijke financiële transacties.

   

Onttrekking documenten. Oneigenlijke toekenning en/of uitbetaling van WMO gelden.

Voldoende geborgd in IC. Geborgd in de VIC. Voldoende geborgd in IC (o.a. checklist). Geborgd in de VIC.

Is volledig geborgd zoals opgenomen bij nummer 11.  Voldoende geborgd in IC (o.a. checklist).  Geborgd in de VIC

14

Proces 22 Wijkteams

Betreft

Fraude- integriteitsrisico's

Dicht bij de burger tegen zo Onvoldoende oog voor de laag mogelijke kosten hulp hulpvraag van de burger. en ondersteuning bieden Ondoorzichtige waar het moet. ketensamenwerking.

Beheersmaatregelen 





23 Toezicht en handhaving

24 Jeugdhulpverlening

De lokale overheid heeft Ambtenaren die zich met deze  belangrijke en unieke taken processen bezighouden, kunnen op het terrein van toezicht, in de verleiding komen om controle, inspectie, samen te spannen met opsporing. De opzet en belanghebbende burgers en/of uitvoering van deze taken bedrijven, maar zij zijn ook raakt burgers en bedrijven kwetsbaar voor intimidatie of en er kunnen grote beïnvloeding. belangen op het spel staan. Ondoorzichtige ketensamenwerking. Alle jeugd krijgt de Ondoorzichtige  ondersteuning die ketensamenwerking. noodzakelijk is.  

25 Beoordeling uitvoering functies

26 Informatiebeveiliging

Bij het beoordelen van de Kwetsbare functies zijn kwetsbaarheid van een onvoldoende in beeld. Er is functie spelen de onvoldoende bewustwording elementen tijd, plaats en onder de medewerkers. omstandigheden We zijn ons onvoldoende belangrijke rollen. De bewust van het maken van weerbaarheid van een afspraken over feitelijke functie moet tegen die verantwoordelijkheid en achtergrond worden nakomen daarvan. We spreken afgezet. Wat vandaag niet elkaar onvoldoende aan. als een risico wordt gezien, kan volgende week wel een risico opleveren, maar ook de omgekeerde situatie Invloed van kan zich privéomstandigheden op de voordoen. uitvoering van een functie. Verhoogde kwetsbaarheid van het individu. Het betreft hier een breed Het lekken van data, het niet speelveld met betrekking tijdig melden van een lek met tot o.a. datalekken, het grote sancties tot gevolg. voorkomen van hacken en virussen. Het gaat om het maken van de best mogelijke keuzes op het gebied van beveiliging en de inrichting van aanverwante processen. Hier komen we in het





Is er sprake van voldoende inzet van hulpverlening of is er sprake van kostenreductie ten kosten van een hulpvraag? Er wordt onvoldoende IC uitgevoerd binnen de afdeling. Dit dient te worden opgezet. Er wordt geen VIC uitgevoerd vanuit Concerncontrol. Dit dient te worden opgezet. Grip op kwetsbare functies.

Is er voldoende zicht op de handel en wandel van gecontracteerde hulpverleners? Is er voldoende contractmanagement door accounthouders? Is er sprake van effectieve uitvoering? Kwetsbare functies met regelmaat detecteren, hiervoor is onvoldoende borging binnen de organisatie! Professionalisering van het goede- afsprakengesprek (voorheen functioneringsgesprek). Daadwerkelijk afspraken maken en vastleggen.



Oog voor het welzijn van de medewerker.



Noodzakelijke investeringen informatiebeveiliging en procesinrichting (Rollen, Taken en Verantwoordelijkheden). Het tijdig en juist afsluiten van verwerkersovereenkomsten, dit is nu nog een risico.



15

Proces

Betreft

Fraude- integriteitsrisico's

Beheersmaatregelen

spanningsveld tussen noodzaak en haalbaarheid (€). 27 Bestuurdersfraude

28 Fraude op kilometerstanden in het Wagenpark

Wethouders/ raadsleden Invloed van die benaderd worden door privéomstandigheden op de burgers en bedrijven om uitvoering van een functie. iets geregeld te krijgen en daar zelf beter van worden. Of er niet zelf beter van worden, wel (onbedoeld en onjuist) overheidsmiddelen inzetten. Het wagenpark wordt Het privé gebruik van ingezet om diverse taken in voertuigen tijdens de werkuren de samenleving uit te en daarbuiten. voeren. Van straatvuil tot crisisorganisatie en van BOA tot strooiwagen.

  



 

Goed onderbouwde voorstellen. Afgewogen keuzes. Gedegen integriteitsonderzoek.

Toegangsbeheer op voertuigen door koppeling autosleutel aan tag van de medewerker. Procesaanpassing, autorisatie dienstauto via YouForce. Steekproefsgewijze Interne controle.

16

Bijlage 3

FRAUDERISICO Gelegenheid (harde controles) Proces Algemene Uitkering Gemeentefonds BTW compensatiefonds

VPB Grafrechten

Grondexploitaties Huur/ verhuur

Inkoop en aanbesteding inclusief inhuur Kosten/ facturen

Salarissen/ lonen

Beheersmaatregel Concerncontrol voert steekproeven uit op aanlevering gegevens CBS. Gebruik LIAS PAUW voor doorrekening. Afstemmen mengpercentage. Inrichting TCF. DHT. Regelmatig afstemmen met inspecteur. Kennis up-to-date houden van medewerkers. Tone-at-the-top gesprekken met de belastingdienst. Fiscale kalender opgesteld. Fiscalist voert IC uit. Controle sub-versus-hoofdadministratie/ volledigheid. Legestabel invoering 4-ogen-principe. Controle technische functiescheiding. Challenge tussen planeconoom en projectleider. VIC op Inkoop- en verkoop van gronden. Leegstandscontrole. Controle technische functiescheiding verhuur en facturatie. Verbandscontrole verhuurbare locaties en ontvangen huuropbrengsten. Inkoop-adviseur voert crediteurenscan uit. VIC op crediteurenscan. VIC Steekproeven op lokaal beleid EVO en MVO. Steekproef op naleving controle technische functiescheiding in budgethouderschap. Werking budgethoudersregeling. 4-ogen-principe op aanmaak en wijzigingen crediteuren. Data-analyse op RPA voor verwerking mutaties.

Risico H/G/L L

L

L G

H L

H

G

L

17

Subsidieverstrekking

WMO/ Participatie

Bestuurdersfraude

Leerlingenvervoer Omgevingsvergunningen

Toezicht en Handhaving Informatieveiligheid

4-ogen-principe op invoer rekenregels. Netto-bruto berekening bij in-dienst. Controle op volledig dossier. Steekproeven. Controle op relaties/ bestuurssamenstelling. Controle op staatsteun. Controle op hanteren budgetplafond. Wettelijke procedures. Inrichting applicatie op wettelijke verstrekkingen. Mandaatregeling op toekenningen. Controle technische functiescheiding. Goede onderbouwing besluiten. Afgewogen keuzes voorleggen. Gedegen integriteitsonderzoeken uitvoeren. Functiescheiding behandelaar en autorisatie. Verbandscontrole ritten en toekenningen. 4-ogen-principe op aanmaak legesbrief. 4-ogen-principe op berekening. Controle technische functiescheiding. Grip op kwetsbare functies. Verwerkersovereenkomsten tijdig en juist afsluiten. RTV in processen inrichten.

G

H

H

G G

G H

Druk / Rationalisatie (soft controls)

Cultuur Familie cultuur. Leider faciliteert graag. Weinig aansprekend vermogen. Meewerkend teamleiders met P-taken. Er zijn aandachtspunten voor kredietbeheerders, hierop is sturing nodig op o.a. de vastlegging van prestatielevering.

Beheersmaatregel ** Onboarding bij indiensttreding Eed- gelofte Opvragen VOG Integriteitsprotocol in handboek voor de medewerker. Privacyreglement. Introductieprogramma voor nieuwe medewerkers 3 tot 4 keer per jaar. Gedragscode integriteit d.d. 20-4-2021. Gedragsregels informatiebeveiliging. Studytube digitale leeromgeving Klokkenluiders mogelijkheid Bespreekbaarheid Vertrouwen om ook over privé situatie te kunnen spreken Tone at the top Medewerkers onderzoek elk jaar

18