Frauderisico analyse 2023.pdf

Vastgesteld door B&W d.d. 11-4-2023

Opzet fraude- en integriteitsrisico’s analyse 2023 In iedere organisatie doen zich integriteitsrisico’s voor. Soms leidt dat zelfs tot integriteitsinbreuken. Een deel daarvan is te voorkomen door de weerbaarheid van de organisatie te verhogen. Dat kan op verschillende manieren en op verschillende niveaus binnen de organisatie. Om de aandacht voor de integriteit en de weerbaarheid van de openbare sector te bevorderen, heeft de wetgever wetgeving vastgesteld (Ambtenarenwet 2017). In januari 2022 heeft het college het document Risicoanalyse Fraude en Integriteit vastgesteld. Dit document geeft inhoud aan de begrippen als fraude, de fraudediamant frauderisicoanalyse en de rol van het integraal risicomanagement als het gaat om preventie, herkennen en signaleren. Preventie door communicatie is van cruciaal belang in het voorkomen van het plegen van frauduleus handelen. Om te kunnen bepalen waar de kwetsbaarheden zitten gaat speciale aandacht uit naar de hieronder vermelde werkgebieden en/of activiteiten. Het gaat om veelvoorkomende processen met financiële gevolgen. Het overzicht is niet uitputtend en kan indien nodig worden aangevuld. Kwetsbare werkgebieden /activiteiten Innen

aanslagen, belastingen, invoerrechten, accijnzen, leges en premies

Uitbesteden

aanbestedingen, orders, opdrachten en gunningen

Uitkeren

subsidies, uitkeringen, toelagen, premies en sponsoring

Verlenen

vergunningen, paspoorten, rijbewijzen, legitimatiebewijzen, machtigingen en keuringen

Handhaven

toezicht, controle, vervolging, opsporing, rechtspraak en (straf)executie

Geld

contant/giraal via budgetten, premies, declaraties, gratificaties en toelagen, etc.

Het grootste risico binnen een organisatie zijn de mensen die er werken. Risicobewustzijn begint aan de top en het bespreken van risico’s mag geen taboe zijn. Met elkaar in gesprek zijn is nodig. Om de risico’s beter in beeld te krijgen en beheersbaar te maken is het van groot belang ons te richten op de individuele medewerkers. Binnen de kwetsbare werkgebieden zijn het de specifieke functionarissen die de kwetsbaarheid verhogende factor vormen. De beslissingen die worden genomen vanuit het individu zijn bepalend voor de prestatie in het proces, maar ook voor de eventuele negatieve gevolgen. In de tabel hieronder staan de kwetsbaarheid verhogende factoren voor de individuele functionaris. Kwetsbaarheid verhogende factoren Complexiteit

constructies (juridisch/fiscaal) en ketensamenwerkingsverbanden

Verandering/dynamiek

sterke groei of krimp en/of crisissituaties

Management

houding en gedrag van het management, de “tone at the top”

Personeelsomgeving/ loyaliteit en individueel Probleemhistorie

verslavingen en/of ontbreken van (loopbaan)perspectief werkachterstand, integriteitsincidenten en/of "slechte" cultuur.

Pagina. 1

Extra alert tijdens de reorganisatie Er is verloop en er wordt veel gebruik gemaakt van inhuur van personeel, ook op kwetsbare posities. Tijdens de komende periode is extra alertheid noodzakelijk. Medewerkers onderling, leidinggevenden en de directie zullen alert moeten zijn, moeten met elkaar in gesprek en zich bewust zijn van de risico’s. Niet elke positie wordt ingevuld waardoor risico’s ontstaan in het wegvallen van voldoende functiescheiding. Nu vooral het gesprek over fraudealertheid voeren kenmerkt het bewust zijn van de risico’s. Het gesprek voeren zorgt gevoelsmatig voor minder ruimte om te frauderen.

Voorbeelden/ ontwikkelingen Hieronder zijn een aantal actuele voorbeelden uit het land vermeld van optredende risico’s die de media hebben gehaald. Dit lijkt allemaal ver van ons bed, maar onderstaande risico’s zouden ook in de BAR-organisatie of de gemeente plaats kunnen vinden. Los van onderstaande voorbeelden moet er bij fraude wel sprake zijn van het feit dat de medewerker doelbewust bezig is en er zelf voordeel van heeft.

Informatiebeveiliging en privacybescherming Fraudevoorbeelden Zorgfraude 30-6-2022 is gepubliceerd dat er in 2021 457 signalen van zorgfraude zijn binnengekomen over 379 zorgaanbieders. Dit meldt het Informatie Knooppunt Zorgfraude (IKZ). Opvallende fenomenen bij deze meldingen zijn het niet leveren van zorg, kwaliteit van zorg is in het geding, veiligheid van de cliënt is in het geding of er wordt misbruik gemaakt van de cliënt. Faillissement van de zorgaanbieder die vervolgens opduikt met een nieuwe zorgorganisatie en daar dezelfde modus operandi gebruikt. Meer informatie is te vinden in het rapport “Signalen fraude in de zorg 2021” van het IKZ. 19-4-2022 De Nederlandse Arbeidsinspectie heeft in Zaandam en Utrecht drie mensen aangehouden die verdacht worden van fraude met persoonsgebonden budgetten (pgb). Twee van hen werkten bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB), de instantie die de budgetten uitkeert. Voorbeelden van datalekken Het veroorzaken van een datalek is simpel, soms zo simpel dat het goed is hiervoor binnen de organisatie aandacht te vragen. Onze kopieerapparaten staan buiten de afgeschermde zones, niet allemaal natuurlijk, maar behoorlijk wat van die apparaten zijn voor iedereen benaderbaar die zichzelf toegang verschaft tot een gebouw.

Daarbij hebben we het allang niet meer over 3 gemeentehuizen en een gemeentewerf, maar over zeker 20 gebouwen waar medewerkers werkzaam kunnen zijn en waar ook geprint wordt. Een paar voorbeelden zijn de bibliotheek, De Fakkel en de wijkgebouwen. Een print laten liggen, een print die niet uit het apparaat komt voordat papier is bijgevuld en dan gevonden wordt door de eerstvolgende persoon die gebruik maakt van de printer of een toevallige voorbijganger. Het zijn kleine dingen, maar kunnen grote gevolgen hebben. In 2023 komt dit nog steeds voor. Het niet wegstoppen van papier bij vertrek van de werkplek is in feite ook een datalek. Flexplekken maken het mogelijk dat elke willekeurige medewerker op zo’n plek inlogt. Maar wat heeft die medewerker te maken met een grondexploitatie of gegevens van een investeerder? Het nonchalant omgaan met phisingmails, een thuiswerkplek, een laptop, telefoon e.d.. Onzorgvuldig privégebruik van telefoon en laptop. Binnen onze organisatie(s) worden (vermoedens van) datalekken, zaken over informatiebeveiliging en privacy gemeld. Pagina. 2

Fraude- en integriteitsrisico’s BAR organisatie Proces 1 Algemene Uitkering Gemeentefonds

2 BTW compensatiefonds

Betreft Ministerie BZK stuurt (minimaal) 3x per jaar een circulaire m.b.t. mutaties uitkeringen gemeentefonds. Daarnaast worden regelmatig overzichten per gemeente verstrekt. Intern worden (tussen)rapportages opgesteld waarin de financiële gevolgen van de circulaires zijn verwerkt. Begrotingsfonds waaruit gemeenten en provincies worden gecompenseerd voor een belangrijk deel van de door hen betaalde omzetbelasting (btw).

3 Vennootschapsbelasting De wetgever beoogt om extra (VPB ) belasting te heffen op ondernemen. De VPB is een belasting over de belastbare winst in een boekjaar.

Fraude- integriteitsrisico's

Beheersmaatregelen

Beïnvloeden van indicatoren die IC op indicatoren (zowel inhoud als de hoogte van de uitkering procedure): bepalen.  Financiën is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de indicatoren.  Concerncontrol voert steekproeven uit (actie: opstellen checklist).  Proces van controle is geborgd in de VIC. Onrechtmatige fiscale constructies of het niet juist, tijdig en/of volledig doen van aangiften.

Beïnvloeden van de cijfers en het drukken van de winst.

4 Grafrechten

Het uitvoeren van de heffing en Onjuiste aanslag grafrechten, invordering van graf- en bijv. als gevolg van het begraafrechten. onjuist/niet registreren van ’begrafenisproducten’.

5 Grondexploitaties

Het uitvoeren van een grondaankoop door de gemeente (inclusief ingebruikname/exploitatie).

6 Heffingen – (SVHW)

Onroerendezaakbelasting (OZB), afvalstoffen- en rioolheffing, hondenbelasting en reinigingsrechten.

7 Huren/overige inkomsten

Verhuur diverse sport/culturele Risico op oneigenlijke verhuur. accommodaties. 'Vergeten' verhuringen (geen contract). Illegaal doorverhuren. Onvolledige registratie van het vastgoed. In 2018 is de nieuwe afdeling Vastgoedbeheer ontstaan. Taken van verschillende afdelingen zijn bijeen gebracht.

8 Inkoop en aanbesteding

Het behandelen van de inkoop

Risico’s o.a. bij onderhandelingen en aanbesteding. Risico van witwassen gelden bij verkoop van gronden. Heffing en invordering is uitbesteed (verantwoording middels accountantsverslag).

a)

Belangenverstrengeling



Afstemmen mengpercentage met de fiscus is een doorlopend proces.  Inrichten Taks Control Framework (TCF: intern fiscaal controlesysteem). Heeft de aandacht nog nodig.  Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht (DHT). (DHT is breder dan het BTW compensatiefonds).  Regelmatige afstemming met belastinginspecteur.  Kennis up-to-date bij betrokken medewerkers!  (Tone at the top) Gesprekken DHT met de belastingdienst. IC op indicatoren (zowel inhoud als proces):  Zie uitgebreide fiscale kalender met controle punten.  Proces van controle is vanaf 2023 geborgd in de VIC.  Controle sub- versus hoofdadministratie inclusief steekproeven.  Tarieven invoeren middels vier ogenprincipe (combinatie van vakafdeling/financiën).  Geborgd in de VIC.  Geborgd in de VIC.  Geborgd in de Bibob (Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur).  Verantwoordelijkheid voor voldoende beheersmaatregelen ligt bij opdrachtnemer.  Geen frauderisico; aanslagregeling buiten eigen organisatie.  Leegstandscontrole, functiescheiding verhuur/facturatie, verbandscontroles verhuurbare locaties en ontvangen huuropbrengsten en contractbeheer.  Geborgd in de VIC.



a), b) en c) Interne procedures zijn

Pagina. 3

Proces

Betreft

(incl. inhuur)

van producten en diensten. Het integer omgaan met informatie van inschrijvers.

9 Kosten/facturen

Het behandelen van facturen van crediteuren.

10 Leerlingenvervoer

Het beoordelen van een aanvraag voor leerlingenvervoer

Fraude- integriteitsrisico's b) c)

Privé inkopen Eigen bevoordeling/zelfverrijking d) Bewust afwijken van EU aanbestedingsregels, bijv. door het knippen van opdrachten.  e) Bewust afwijken van lokale regelgeving.  Voldoende geborgd in checklist.  Verwijderen van een factuur.

a) b) c) d) e)

11 Leges KCC/ afhandeling contant geld

Ontvangen van leges voor de a) producten die het KCC levert zoals bijvoorbeeld paspoorten, rijbewijzen, registraties e.d.. b) c)

12 Spookfacturen

13 Prestatielevering

Naam – nummer controle IBAN Het vaststellen dat bankrekeningnummer en naam crediteur overeenkomen. Het vaststellen van feitelijke levering van dienst/product op basis van gemaakte afspraken. Werken conform het mandaatbesluit.

Beheersmaatregelen

Oneigenlijk toekennen van leerlingenvervoer. Onjuiste (of geen) eigen bijdragen. Onjuiste tarifering vervoerbedrijven. Onjuiste doelgroepen op factuur van leerlingenvervoer. Oneigenlijk vervoer van kinderen buiten de doelgroep. Onvoldoende scheiding tussen invoeren en controleren. Toepassen van onjuiste tarieven. Ontvreemden kasgelden.

Onverschuldigde betaling van facturen



 

aanwezig, bekend bij betrokkenen en worden nageleefd (checklist aanwezig, maar het is de vraag of deze volledig is en ook wordt toegepast). Steekproefsgewijze controle. Integrale controle via crediteurenscan is geborgd in de VIC. Geborgd in de VIC. De factuurafhandeling is volledig geborgd in de VIC. Aandacht moet er zijn voor de mogelijkheid facturen te verwijderen zonder dat dit duidelijk wordt geregistreerd. Functiescheiding behandelaar en degene die autoriseert is niet aan de orde nu hier sprake is van zelfbeslissers. Verbandscontroles worden onvoldoende tot niet uitgevoerd. Matchen van systemen vervoerder en gemeente is onzeker/ ontbreekt.

a)

Functiescheiding is voldoende aanwezig (check door Concerncontrol) b) Controle op juistheid in rekening gebrachte tarieven via vastlegging systeem (constanten) en is onderdeel van checklist. c) Kasprocedure is aanwezig. Steekproefsgewijze interne controle op juiste naam-nummer combinatie. Geborgd in de VIC.

a) Onbevoegd betalen van facturen. b) Onjuiste betaling van facturen. c) Onjuiste en onvolledige levering van diensten/ producten. 14 Omgevingsvergunningen Het beoordelen van een a) Onjuiste berekening aanvraag voor een tarieven. omgevingsvergunning. b) Onbevoegd innen van leges. c) Onterecht verstrekken van vergunning. 15 Poortwachter WWB Het beoordelen van een WWB- a) Oneigenlijke toekennen of en aanvragen overige en aanvraag overige afwijzen van een aanvraag. uitkeringen uitkeringen via de gemeente. b) Misbruik van geldende regelingen. c) Onjuist of niet handhaven.

   

Regeling budgethouderschap Spelregels prestatielevering Instructies op bar-plaza Geborgd in de VIC

a) b) c)

Voldoende geborgd in IC. Voldoende geborgd in IC. Opnemen in checklist. Geborgd in de VIC.



Voldoende geborgd in IC (o.a. checklist). Geborgd in de VIC.

16 Salarissen/lonen



Betalingen van lonen, a) salarissen en declaraties en het

In de personeels- en salarisadministratie zijn



Voldoende geborgd in IC (o.a. checklist).

Pagina. 4

Proces

Betreft

Fraude- integriteitsrisico's

Beheersmaatregelen

verwerken van mutaties.

17 Detacheringen

18 Schulddienstverlening

19 Subsidies 20 Treasury

21 Voorraadbeheer bij Burgerzaken 22 WMO

23 Wijkteams

24 Toezicht en handhaving

25 Jeugdhulpverlening

personen opgenomen die  Geborgd in de VIC. niet in dienst zijn. b) Personeelsleden krijgen een hogere beloning en/of hogere (variabele) emolumenten dan waar zij op grond van hun functie en/of prestatie recht op hebben. c) Niet-gemaakte kosten worden gedeclareerd en/of privé-uitgaven worden gedeclareerd. Het proces van detachering van a) Het buiten het proces om  Proces is gedigitaliseerd en in personeel. medewerkers detacheren. Youforce verankerd. b) Onjuiste berekenen van de  Geborgd in de VIC. detacheringsvergoeding. c) Buiten het systeem om innen van de vergoeding. Het verkrijgen van inzicht in de Misbruik van de geldende  Voldoende geborgd in IC. financiële situatie van de cliënt regeling.  Geborgd in de VIC. teneinde te beoordelen of een (frauderisico ligt bij alle hulpverleningstraject gestart betrokken partijen) moet worden. Het beoordelen van een Oneigenlijk toekennen van  Voldoende geborgd in IC. aanvraag om subsidie. subsidies.  Geborgd in de VIC. Het sturen en beheersen van, Oneigenlijke financiële  Voldoende geborgd in IC (o.a. het verantwoorden over en het transacties. checklist). toezicht houden op: de  Geborgd in de VIC. financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Betreft beheer van de waarde Onttrekking documenten. Is volledig geborgd zoals opgenomen bij documenten. nummer 11.

Het beoordelen van een Oneigenlijke toekenning en/of  Voldoende geborgd in IC (o.a. aanvraag voor een voorziening uitbetaling van WMO gelden. checklist). in het kader van de Wet  Geborgd in de VIC. Maatschappelijke Ondersteuning. Dicht bij de burger tegen zo Onvoldoende oog voor de  Is er sprake van voldoende inzet van laag mogelijke kosten hulp en hulpvraag van de burger. hulpverlening of is er sprake van ondersteuning bieden waar het Ondoorzichtige kostenreductie ten kosten van een moet. ketensamenwerking. hulpvraag?  Er wordt onvoldoende IC uitgevoerd binnen de afdeling. Dit dient te worden opgezet.  Er wordt geen VIC uitgevoerd vanuit Concerncontrol. Dit dient te worden opgezet. De lokale overheid heeft Ambtenaren die zich met deze  Grip op kwetsbare functies. belangrijke en unieke taken op processen bezighouden, kunnen het terrein van toezicht, in de verleiding komen om controle, inspectie, opsporing. samen te spannen met De opzet en uitvoering van belanghebbende burgers en/of deze taken raakt burgers en bedrijven, maar zij zijn ook bedrijven en er kunnen grote kwetsbaar voor intimidatie of belangen op het spel staan. beïnvloeding. Ondoorzichtige ketensamenwerking. Alle jeugd krijgt de Ondoorzichtige  Is er voldoende zicht op de handel en ondersteuning die noodzakelijk ketensamenwerking. wandel van gecontracteerde is.

hulpverleners?  Is er voldoende contractmanagement door accounthouders?  Is er sprake van effectieve uitvoering?

Pagina. 5

Proces

Betreft

26 Beoordeling uitvoering functies

Bij het beoordelen van de kwetsbaarheid van een functie spelen de elementen tijd, plaats en omstandigheden belangrijke rollen. De weerbaarheid van een functie moet tegen die achtergrond worden afgezet. Wat vandaag niet als een risico wordt gezien, kan volgende week wel een risico opleveren, maar ook de omgekeerde situatie kan zich voordoen. Verhoogde kwetsbaarheid van het individu. Het betreft hier een breed speelveld met betrekking tot o.a. datalekken, het voorkomen van hacken en virussen. Het gaat om het maken van de best mogelijke keuzes op het gebied van beveiliging en de inrichting van aanverwante processen. Hier komen we in het spanningsveld tussen noodzaak en haalbaarheid (€). Wethouders/ raadsleden die benaderd worden door burgers en bedrijven om iets geregeld te krijgen en daar zelf beter van worden. Of er niet zelf beter van worden, wel (onbedoeld en onjuist) overheidsmiddelen inzetten. Het wagenpark wordt ingezet om diverse taken in de samenleving uit te voeren. Van straatvuil tot crisisorganisatie en van BOA tot strooiwagen.

27 Informatiebeveiliging

28 Bestuurdersfraude

29 Fraude op kilometerstanden in het Wagenpark

Fraude- integriteitsrisico's

Beheersmaatregelen

Kwetsbare functies zijn onvoldoende in beeld. Er is onvoldoende bewustwording onder de medewerkers. We zijn ons onvoldoende bewust van het maken van afspraken over feitelijke verantwoordelijkheid en nakomen daarvan. We spreken elkaar onvoldoende aan.

 



Kwetsbare functies met regelmaat detecteren, hiervoor is onvoldoende borging binnen de organisatie! Professionalisering van het goedeafsprakengesprek (voorheen functioneringsgesprek). Daadwerkelijk afspraken maken en vastleggen. Oog voor het welzijn van de medewerkers.

Invloed van privéomstandigheden op de uitvoering van een functie. Het lekken van data, het niet tijdig melden van een lek met grote sancties tot gevolg.





Invloed van privéomstandigheden op de uitvoering van een functie.

  

Het privégebruik van voertuigen  tijdens de werkuren en daarbuiten.  

Noodzakelijke investeringen informatiebeveiliging en procesinrichting (Rollen, Taken en Verantwoordelijkheden). Het tijdig en juist afsluiten van verwerkersovereenkomsten, dit is nu nog een risico.

Goed onderbouwde voorstellen. Afgewogen keuzes. Gedegen integriteitsonderzoek.

Toegangsbeheer op voertuigen door koppeling autosleutel aan tag van de medewerker. Procesaanpassing, autorisatie dienstauto via YouForce. Steekproefsgewijze interne controle.

Pagina. 6