Evaluatie nota evenementenbeleid 2011.pdf

Evaluatie nota evenementenbeleid 2011 Evenementen zijn sinds mensenheugenis een belangrijk onderdeel van het plaatselijke leven. Denk aan concerten, markten en jaarmarkten, kermissen, feesten, optochten en sportwedstrijden. Ze zorgen voor levendigheid en een aantrekkelijke sfeer. Verschillende evenementen zijn uitgegroeid tot plaatselijke tradities, doordat ze al tientallen jaren georganiseerd worden. Het evenementenbeleid is vastgelegd in de nota evenementenbeleid 2011 en daarop vindt de evaluatie plaats. Naast een regisserende en stimulerende rol heeft de gemeente ook een faciliterende en controlerende rol bij evenementen in de openbare ruimte. In het collegeprogramma 2018-2022 “Veel kleuren, één palet” heeft het college aangegeven het evenementenbeleid te herzien. Bij de evaluatie zijn organisatoren, wijkideeteams, wijkoverleggen, jongerenraad en ambtenaren betrokken. Hen is gevraagd of het evenementenbeleid, zoals dit door de gemeente wordt uitgevoerd, bijdraagt aan de wensen die leven in de samenleving en wat hun ervaringen zijn.

Aan organisatoren is nog specifiek gevraagd waar zij tegenaan lopen bij een aanvraag van een vergunning, hoe zij het leveren van onze diensten ervaren en als laatste, wat gaat goed en wat kan beter? De volgende punten kwamen uit de evaluatie naar voren:  Wanneer je voor het eerst een aanvraag voor een evenement indient is het een hele opgave om het formulier op de website in één keer goed in te vullen. Hier gaat veel tijd inzitten. Het op schaal maken van een tekening wordt daarbij ook als lastig ervaren.  Bij een eenmalige aanvraag van een vergunning is hulp gewenst bij het invullen van formulieren, aanvragen van hekken, vuilcontainers, EHBO’ers en verkeersregelaars. Ook leeft de vraag of voor het evenement vanuit de gemeente gelden beschikbaar zijn.  Bij een jaarlijks terugkerend evenement, dat nauwelijks verandert, is het lastig ieder jaar weer alle gegevens opnieuw te moeten invullen.  Contacten met ambtenaren verlopen niet altijd optimaal.  Bij een evenement krijg je sets van drie containers alle drie voor verschillend afval, echter publiek kijkt hier niet naar en deponeert afval in iedere beschikbare container.  De aanvraag moet ruim op tijd ingediend zijn. Vaak is dan nog niet helemaal duidelijk hoe het evenement in verhouding tot het beschikbare geld er precies uit gaat zien.

 Evenementen (met een regionale uitstraling) zouden bij gemeentegrenzen op informatie- of matrixborden aangeven moeten worden.  Plaats matrixbord op een cruciale plek in Ridderkerk met daarop vermeld alle evenementen en andere interessante informatie.  De gemeente levert op verzoek een aantal verkeersborden en rijroutes. In verband met de kosten zit hier een maximum aantal te leveren borden aan vast. Ter stimulering van evenementen zou dit goedkoper en onbeperkt mogelijk moeten zijn.  Jongeren uit Ridderkerk hebben behoefte aan jongerenfeesten. Het jongerenfeest wordt door jongeren gezien als het evenement van het jaar.

Een aantal evaluatiepunten is inmiddels opgepakt:  Zo kan men een jaarlijks terugkerend evenement inmiddels vereenvoudigd aanvragen.  Een eerste keer een vergunning aanvragen wordt soms als lastig ervaren. Wanneer de behoefte aanwezig is, wordt de organisator uitgenodigd door de evenementencoördinator en een medewerker die de vergunningaanvraag in behandeling heeft. De evenementencoördinator heeft naar de aanvrager een coachende en adviserende rol, wat een integrale aanpak van het proces richting de organisator bevordert. Ook heeft hij een coördinerende rol naar collega’s die bij het proces van het faciliteren van een evenement betrokken zijn.  Bij een grootschalig evenement worden sets van drie kleuren containers geleverd aan de organisatie. Het scheiden van afvalstromen op een evenement is lastig te regisseren. Al het afval beland vaak in alle drie de containers. In Ridderkerk wordt plastic niet meer apart ingezameld. Om het gescheiden inzamelen van afval beter te laten plaatsvinden wordt voorgesteld om bij evenementen de 3 verschillende soorten containers te faciliteren: een groene voor GFT-afval, een blauwe voor papier en een oranje voor PMD en restafval en bij de containers duidelijk aan te geven wat in welke container gegooid kan worden.

 Respondenten geven aan dat de gemeente meer bekendheid zou moeten geven aan evenementen, zodat inwoners evenementen die zij graag willen bezoeken niet mislopen. Suggesties om de communicatie en promotie te verbeteren zijn: promoot de evenementenkalender in de Blauwkai, plaats borden met aankondigingen van evenementen bij toegangswegen en/ of op een digitale reclamebord op een centrale plaats in de gemeente. Het is de verantwoordelijkheid van organisatoren om hun evenement te promoten. De gemeente faciliteert daar waar ze kan.  De gemeente levert op verzoek van de organisator verkeersborden en rijroute-aanduidingen. Het aantal kan per evenement verschillend zijn. Afspraken hieromtrent worden gemaakt daar hier kosten aan verbonden zijn. Voorgesteld wordt geen maximum te stellen aan het leveren van borden en hekken. De gemeente draagt hiervan de kosten om zodoende het houden van evenementen te stimuleren.  De Jongerenraad adviseert het jaarlijkse jongerenfeest te behouden voor Ridderkerk.