Document · PDF

Concept Accountantsverslag 2024 DBP.pdf

Commissie Samen leven RK 5 juni 2025, gemeente RidderkerkBij agendapunt: 7: Zienswijze jaarstukken 2024 en begroting 2026 De BedrijfsvoeringsPartner5.861 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

CONCEPT Accountantsverslag 2024

Gemeenschappelijke regeling De BedrijfsvoeringsPartner 26 maart 2025

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9839 www.deloitte.nl

Aan de directie van Gemeenschappelijke Regeling De BedrijfsvoeringsPartner Postbus 271 2980 AG RIDDERKERK Onderwerp Accountantsverslag 2024 Datum 26 maart 2025 Behandeld door N.W. van den Akker MSc RA EMITA 088 288 4556 J. van Koert MSc RA 088 288 2306

Geacht bestuur, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2024 van de gemeenschappelijke regeling De BedrijfsvoeringsPartner (hierna: DBP). Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2024 van DBP. De jaarrekening 2024 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de directie. Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring bij deze jaarrekening te verstrekken. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging gedateerd d.d. 3 oktober 2024. Wij danken uw medewerkers hartelijk voor de prettige samenwerking. Wij hebben het concept van dit accountantsverslag besproken met de directie. Wij lichten dit rapport nader aan u toe in de bestuursvergadering d.d. 26 maart 2025. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

Ons kenmerk XXX

J. van Koert MSc RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoudsopgave Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

• Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

• Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen

Bevindingen jaarrekening

• De financiële positie van uw organisatie

• Belangrijkste bevindingen uit onze controle

Interne beheersing

• Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing

Bijlagen

• Bijlage A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen

• Bijlage A2 - Onzekerheden in de controle

• Bijlage B - Onafhankelijkheidsbevestiging

Accountantsverslag 2024

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Accountantsverslag 2024

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole In dit hoofdstuk zijn de kernpunten van de jaarrekeningcontrole overzichtelijk weergegeven. Deze kernpunten lichten wij in het vervolg van dit accountantsverslag nader toe. De onderwerpen linken dan ook door naar de verdiepende teksten en zijn te raadplegen door op de categorie of het onderwerp te klikken. Categorie

Onderwerp

Observatie en/of aanbeveling

Algemeen

1. Controleverklaring

1. We zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarstukken 2024.

2. Fraude

2. In onze managementletter 2024 hebben wij gerapporteerd over de actualisatie van de frauderisicoanalyse en onze zienswijze hierop. Wij hebben in onze controle geen fouten en/of onzekerheden als gevolg van fraude geconstateerd.

Ontvlechting BAR-organisatie

1. Effecten ontvlechting op samenstelproces 1. De jaarstukken 2024 betreffen de eerste officiële jaarstukken van DBP in nieuwe vorm. Wij constateren dat (de gevolgen van) de ontvlechting ook gedurende 2024 en jaarrekening 2025 nog veel van de organisatie hebben gevraagd. Echter constateren wij ook dat de organisatie erin geslaagd is om de jaarstukken tijdig op te stellen en door ons te laten controleren, waar wij de organisatie mee willen complimenteren. 2. Verwerking effecten in de jaarstukken 2024 2. Wij hebben vastgesteld dat de effecten van de ontvlechting adequaat zijn toegelicht in de programmaverantwoording en jaarrekening. Cijfermatig is voornamelijk de inkrimping van de organisatie zichtbaar, evenals de overdracht van verschillende elementen binnen de activa en passiva naar de deelnemende gemeenten. Tot slot heeft DBP per 31 december 2024 een reservepositie, in tegenstelling tot hetgeen toegestaan was binnen de BAR-organisatie.

Financiën

1. Financiële positie 2. Realiteitsgehalte begroting 3. Kwaliteit jaarstukken

Rechtmatigheids verantwoording

1. Totstandkoming rechtmatigheidsverantwoording 2. Naleving aanbestedingsrichtlijnen 3. Rechtmatigheidsoordeel

1. DBP mag conform de gemaakte afspraken tussen de deelnemers een (beperkte) reservepositie aanhouden, waarvan ultimo 2024 ook sprake is. Wij hebben tijdens onze controle geen signalen geconstateerd welke duiden op ontoereikendheid van deze reservepositie. 2. Wij constateren, mede ingegeven door het beperkte aantal activiteiten van DBP, dat de begroting een stuk realistischer is dan in eerdere jaren. Wel blijkt dat op het niveau van individuele kosten- en opbrengstsoorten sprake is van relatief omvangrijke afwijkingen. Wij adviseren in dit kader om (bijvoorbeeld middels de tussenrapportages) ook technische begrotingswijzigingen door te voeren, waar nodig. 3. Wij hebben vastgesteld dat de kwaliteit van de jaarstukken 2024 toereikend is. 1. Wij hebben vastgesteld dat aan de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording een gedegen proces ten grondslag heeft gelegen, dat verankerd is in het VICplan. Echter hebben wij ook geconstateerd dat binnen dit proces ruimte voor verbetering is. 2. Er heeft laat in het controleproces nog een aanpassing in het normenkader plaatsgevonden, waarmee het lokale inkoopbeleid is uitgesloten van de rechtmatigheidsverantwoording. De (verbijzonderde) interne controle heeft verschillende afwijkingen geconstateerd t.a.v. het lokale inkoopbeleid. 3. De geconstateerde onrechtmatigheden overschrijden de vastgestelde verantwoordingsgrens niet.

Derhalve is (terecht) een ‘schone’ rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarstukken 2024.

IT-omgeving

1. Bevindingen IT-audit

1. Wij hebben vastgesteld dat geen sprake is van noemenswaardige wijzigingen binnen de IT-omgeving. Derhalve hebben wij ons gefocust op de follow-up van in eerdere jaren geconstateerde bevindingen. Wij hebben vastgesteld dat de follow-up op deze bevindingen beperkt is. In dit accountantsverslag zullen wij rapporteren over de uitkomsten van onze IT-audit.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Accountantsverslag Bijlagen 2024

Bestuurlijke samenvatting Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen jaarrekeningcontrole

Accountantsverslag 2024

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Getrouwheid

Welke positieve punten zien wij?

•

Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken voor het getrouwe beeld van de jaarrekening.

• • •

De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 371.500 respectievelijk € 1.114.500. Naast onze opdrachtbevestiging zijn het Bado en controleprotocol dat door uw bestuur is vastgesteld bepalend (geweest) voor onze controle. Wij hebben tijdens onze controle van de WNT geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd die de materialiteitsgrens conform het controleprotocol WNT te boven gaan.

Tijdens onze controle hebben wij de volgende positieve punten geconstateerd: • • • • •

Welke aandachtspunten zien wij?

Ondanks een uitdagend opstel- en samenstelproces, als gevolg van de ontvlechting per 1 januari 2024, is het de organisatie gelukt om de concept jaarstukken tijdig gereed te hebben en aan ons te verstrekken. Wij complimenteren uw organisatie met het verzorgde samensteldossier en constructieve samenwerking tijdens de controle, ondanks de uitdagende omstandigheden. Wij zien dat het aantal functies dat ingevuld is met tijdelijke personeel fors is teruggedrongen. Hiermee wordt kennisbehoud- en continuïteit geborgd en zodoende vinden wij dit een positieve ontwikkeling. De organisatie is voortvarend aan de slag gegaan met het nieuwe takenpakket van DBP. Hoewel deze nieuwe samenwerkingsvorm vanzelfsprekend leidt tot operationele uitdagingen, constateren wij dat de continuïteit van dienstverlening geborgd is gebleven gedurende 2024. In de jaarstukken 2024 is voor het eerst een WNT-verantwoording van een bezoldigde topfunctionaris opgenomen. Hoewel dit relatief complexe materie is, is het de organisatie gelukt om deze verantwoording tijdig op te stellen en door ons te laten controleren. Wij willen hiervoor onze complimenten overbrengen. In onze managementletter hebben wij gewezen op het feit dat verschillende beleidsdocumenten en verordeningen nog niet volledig aansloten op de (nieuwe) juridische vorm van DBP.

Hierop zijn de nodige acties ondernomen en inmiddels hebben wij kennis genomen van (onder meer) de aangepaste financiële regeling.

Daarnaast onderkennen wij de volgende belangrijke aandachtspunten: •

•

In eerste instantie was, per abuis, het lokale inkoopbeleid niet buiten het normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording gelaten. Hoewel hiertoe later alsnog een bestuursbesluit is genomen, hebben wij kennis genomen van de uitgevoerde (verbijzonderde) interne controle t.a.v. de naleving van het lokale inkoopbeleid en vastgesteld dat sprake is van meerdere geconstateerde onrechtmatige contracten. Hoewel deze geen invloed hebben op de rechtmatigheidsverantwoording, adviseren wij u om actie te ondernemen op het borgen van het volgen van de juiste aanbestedingsprocedure. De naleving van (Europese) aanbestedingsrichtlijnen blijft een aandachtspunt. Wij controleren de naleving van de aanbestedingsrichtlijnen als onderdeel van onze controle van de rechtmatigheidsverantwoording. Om grip te houden op bestedingen en de rechtmatigheid hiervan, is het van belang om het vastgestelde inkoopbeleid na te leven. Onze controle van de rechtmatigheidsverantwoording heeft meer tijd gekost dan verwacht, met name door de vele vragen en hoor- en wederhoor. Ook in dit kader benadrukken wij het belang van de naleving van deze wet- en regelgeving. De strekking van de rechtmatigheidsverantwoording is niet aangepast als gevolg van de geconstateerde onrechtmatigheden. De begroting van DBP wordt door het bestuur geautoriseerd op het niveau van de totale baten en lasten op programmaniveau.

Omdat DBP maar één programma kent, komt dat feitelijk neer op het totaal aan baten en lasten op het niveau van de gemeenschappelijke regeling in zijn totaliteit. Wij hebben vastgesteld dat op dit autorisatieniveau geen sprake is van niet-acceptabele begrotingsoveren/of onderschrijvingen. Wel constateren wij dat op het niveau van individuele kosten- en opbrengstsoorten sprake is van over- en onderschrijvingen. Hoewel deze afwijkingen geen invloed hebben op de rechtmatigheidsverantwoording, adviseren wij u om realistischer te begroten op het niveau van individuele kosten- en opbrengstsoorten en waar nodig (technische) begrotingswijzigingen door te voeren gedurende het jaar.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Accountantsverslag Bijlagen 2024

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Frauderisicoanalyse

• •

Opstel- en controleproces

•

Financiële positie

Het controleproces is soepel verlopen, ondanks de vermoeilijkende omstandigheden. De aanlevering van het jaarrekeningdossier vond tijdig plaats en de ambtelijke organisatie was helder over de nog op te leveren stukken en nagekomen boekingen. Wij hebben onze controle grotendeels op locatie bij u uitgevoerd. Wij danken de medewerkers van DBP voor de gastvrijheid en de constructieve samenwerking. De controle van de rechtmatigheidsverantwoording, specifiek het voorwaardencriterium, is minder soepel verlopen dan in voorgaande jaren. De beantwoording van vragen t.a.v. het naleven van de aanbestedingsrichtlijnen kwam moeizaam op gang en kende een relatief lange doorlooptijd. Tevens werd laat in het proces besloten om het lokale inkoopbeleid (alsnog) uit te sluiten van het normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording. Wij zullen dit proces uitvoerig met de organisatie evalueren en (verbeter)afspraken maken richting de toekomst.

•

Wij hebben, ondersteund door interne specialisten, de WNT-verantwoording zoals opgenomen in de jaarstukken gecontroleerd. De controle van de WNT-verantwoording is soepel verlopen, hoewel dit relatief complexe wetgeving betreft. Wij hebben vastgesteld dat het individueel van toepassing zijnde bezoldigingsmaximum niet is overschreden in 2024.

•

Het resultaat bedraagt € 666.700 positief. In tegenstelling tot eerdere jaren is dit bedrag niet als terugbetalingsverplichting aan de gemeenten reeds in de jaarstukken verwerkt. Er is voorgesteld dit positieve jaarrekeningresultaat volledig aan de algemene reserve te doteren. Het positieve resultaat over 2024 wordt grotendeels verklaard door lagere salariskosten (inclusief inhuurkosten) en lagere kosten voor overige bedrijfsvoering dan begroot. Deze lagere kosten worden verklaard doordat in de begroting rekening was gehouden met meer tijdelijke inhuur en eenmalige kosten uit hoofde van de ontvlechting. De afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting zijn adequaat toegelicht in de jaarrekening. Op het niveau van individuele kosten- en opbrengstsoorten is sprake van begrotingsoverschrijdingen welke de rapportage- en verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording overschrijden. Het autorisatieniveau van het bestuur van DBP is echter het totaal aan baten- en lasten op programmaniveau, wat voor DBP één programma betreft. Op dit autorisatieniveau betreft de begrotingsafwijking een onderschrijding op de lasten ad. € 478.100 en een overschrijding op de baten ad. € 188.600. Deze afwijkingen wegen niet mee als onrechtmatigheden t.o.v. de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording. Zodoende is sprake van een ‘schone’ rechtmatigheidsverantwoording.

•

Realiteitsgehalte begroting

Zoals ook door ons in de managementletter gerapporteerd, is in 2023 de frauderisicoanalyse geactualiseerd. Wij hebben kennis genomen van deze frauderisicoanalyse en constateren dat deze een grote sprong vooruit is, ten opzichte van de voorgaande frauderisicoanalyse. Het is van belang om deze frauderisicoanalyse periodiek te evalueren en ook op bestuurlijk niveau te bespreken. Wij hebben vastgesteld dat u op een adequate wijze opvolging geeft aan integriteitsmeldingen. Tijdens onze controle over 2024 zijn door ons geen fraudegevallen geconstateerd.

•

Met ingang van 2024 mag DBP een vermogenspositie aanhouden van maximaal 2% van de begroting. Er wordt voorgesteld om het jaarrekeningresultaat volledig te doteren aan de algemene reserve.

•

Uit het overzicht van baten en lasten constateren wij dat sprake is van (relatief) forse afwijkingen tussen de primaire begroting, begroting na wijziging en werkelijke realisatie. Ook in eerdere rapportages hebben wij u gewezen op nut en noodzaak van een realistische begroting. Wij constateren dat de primaire begroting 2024 een stuk realistischer is geweest dan eerdere (primaire) begrotingen. Relatief gezien is echter nog steeds sprake van forse aanpassingen in de ramingen gedurende het jaar. Wij adviseren u om blijvend aandacht te houden voor het realiteitsgehalte van de begroting.

•

Op het niveau van investeringskredieten hebben wij vastgesteld dat de gerealiseerde investeringen lager zijn uitgevallen dan de begrote investeringen voor 2024. Een onrealistische investeringsbegroting heeft tot gevolg dat (onnodig) hoge kapitaallasten in de meerjarenbegroting worden verwerkt. Mede in het kader van de bezuinigingsopgave adviseren wij u derhalve om de investeringsbegroting kritisch tegen het licht te houden.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Accountantsverslag Bijlagen 2024

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Interne beheersing

•

Overig

Op basis van de interim-controle 2024 hebben wij tekortkomingen geïdentificeerd in de interne beheersingsmaatregelen voor de financiële verslaggeving. Onze belangrijkste bevindingen zijn met de directie gedeeld en zijn op ambtelijk niveau besproken. De managementletter is tevens met uw bestuur besproken. In het voorliggende accountantsverslag vindt u onze bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole. Wij hebben in 2024 een IT-audit uitgevoerd. Wij hebben bevindingen geconstateerd ten aanzien van de controles rond logische toegangsbeveiliging en wijzigingsbeheer. Als gevolg van deze bevindingen kunnen wij nog niet volledig steunen op de IT-omgeving. Tegelijkertijd concluderen wij echter dat deze tekortkomingen niet leiden tot aanvullende risico’s binnen uw administratieve organisatie. Wij lichten onze bevindingen op pagina 17 nader aan u toe.

•

Zie de bijlagen A bij dit accountantsverslag waaruit blijkt welke (niet)-gecorrigeerde bevindingen, onzekerheden en tekortkomingen in de toelichtingen wij hebben geconstateerd.

•

In bijlage B is onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging te vinden.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Accountantsverslag Bijlagen 2024

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag 2024

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw organisatie De staat van baten en lasten DBP had bij de start op 1 januari 2024 nog geen eigen vermogen (en mocht dit ook niet aanhouden in de oude juridische vorm). De voorgestelde resultaatsbestemming 2024, waarmee het positieve jaarrekeningresultaat 2024 volledig wordt gedoteerd aan de algemene reserve, betreft daarmee het eerste eigen vermogen van DBP. Kijkend naar de staat van baten en lasten over 2024, constateren we dat sprake is van een positief resultaat, wat voornamelijk wordt veroorzaakt door lagere personeelskosten (inclusief inhuur) en lagere overige bedrijfskosten. DBP heeft, net als veel andere werkgevers, last van de krapte op de arbeidsmarkt: vacatures zijn moeilijk in te vullen en in veel gevallen worden daarom tijdelijke oplossingen gezocht middels externe inhuur. DBP heeft in 2024 echter relatief veel functies vast kunnen invullen, waardoor sprake is van een positief resultaat op deze lasten. In de lasten van overige bedrijfsvoering was rekening gehouden met de nodige uitgaven in het kader van de ontvlechting. Deze budgetten zijn niet volledig benut in 2024. Het resultaat is hierdoor positief uitgepakt. In de tabel hiernaast hebben wij de resultaten van DBP en de voormalige GR BAR-organisatie vanaf 2014 weergegeven. Hieruit blijkt dat het resultaat in een meerjarig perspectief niet bijzonder is.

De resultaten over 2023 en 2022 van de GR BAR-organisatie werden tevens in grote mate beïnvloed door de ontvlechting. Er wordt voorgesteld het positieve jaarrekeningresultaat aan de algemene reserve te doteren.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Jaar

Totaal lasten begroting na wijziging

Resultaat voor verrekening met gemeenten

Resultaat t.o.v. lasten begroting na wijziging

2014

€ 62.616.700

€ 364.900

0,58%

2015

€ 70.277.300

€ 788.100

1,12%

2016

€ 70.167.500

€ 20.100

0,03%

2017

€ 66.444.700

-/- € 713.100

-/- 1,07%

2018

€ 71.771.400

€ 3.436.900

4,79%

2019

€ 78.498.100

€ 2.083.100

2,65%

2020

€ 78.934.200

€ 2.209.300

2,80%

2021

€ 82.762.000

€ 345.500

0,42%

2022

€ 92.309.700

-/- 642.700

-/- 0,70%

2023 (laatste jaar GR BAR)

€ 98.690.800

€ 1.847.300

1,86%

2024 (eerste jaar DBP)

€ 37.187.400

€ 666.700

1,79%

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Accountantsverslag Bijlagen 2024

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw organisatie Begroting versus realisatie (excl. Reservemutaties) | Lasten

Voorspellende waarde van uw begroting De jaarrekening 2024 sluit met een positief gerealiseerd resultaat van € 666.700. De begroting is voor uw organisatie een belangrijk sturingsinstrument. Het is een kaderstellend document waarmee het bestuur financiële en beleidsmatige kaders vaststelt waarbinnen de directie haar beleid en doelen kan realiseren.

38.000.000 37.000.000 36.000.000

Uit de hiernaast opgenomen tabellen blijkt dat de gerealiseerde baten en lasten over 2024 in lijn liggen met de gewijzigde begroting, maar in grote mate afwijken van de primaire begroting 2024. Dit wordt vooral veroorzaakt door Cao wijzigingen, welke invloed hebben op de grootste kostenpost in de begroting, namelijk de personeelskosten. Het realiteitsgehalte van de (primaire) begroting is een aandachtspunt waarop wij u ook in het verleden al hebben gewezen. Uit de gewijzigde begroting 2024 blijkt wel dat de P&C cyclus functioneert en relevante begrotingsafwijkingen in veel gevallen tijdig geconstateerd en gerapporteerd worden. Wij adviseren u om de realisatie hiervan strak te blijven monitoren.

35.000.000 34.000.000 33.000.000 32.000.000 31.000.000 Primaire Begroting 2024

Kwaliteit en transparantie van de jaarstukken Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat uw jaarstukken 2024 voldoen aan de vereisten uit het BBV. Wij hebben bij onze werkzaamheden de jaarstukken integraal doorgenomen en hebben daarbij – naast de verenigbaarheid van jaarverslag en jaarrekening – vanuit het belang en begrip van de gebruikers van de jaarstukken vooral gelet op de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van de daarin opgenomen toelichtingen en analyses.

Gewijzigde Begroting 2024

Realisatie 2024

Begroting versus realisatie (excl. Reservemutaties) | Baten

38.000.000 37.000.000 36.000.000 35.000.000 34.000.000 33.000.000 32.000.000 31.000.000 Primaire Begroting 2024

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Gewijzigde Begroting 2024

Interne beheersing

Realisatie 2024

Accountantsverslag Bijlagen 2024

Fraude, integriteit, en naleving wet- en regelgeving De beoordeling door het dagelijks bestuur van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving Bij onze controle vragen wij u jaarlijks inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking kan bevatten door fraude of het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van de inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, en de communicatie daarover met het personeel en met het bestuur. Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. Wij hebben in onze managementletter reeds gerapporteerd over de nieuw opgestelde frauderisicoanalyse en het proces om deze bestuurlijk vast te laten stellen. Wij vinden deze nieuwe frauderisicoanalyse qua diepgang een positieve stap vooruit. Wij adviseren u om in navolging op het bestuurlijke traject rond de vaststelling hiervan, deze frauderisicoanalyse te vertalen naar de (V)IC werkzaamheden van het team Concerncontrol.

Om een periodieke actualisatie van de frauderisicoanalyse te borgen en de concrete doorvertaling naar (V)IC werkzaamheden, adviseren wij u om te overwegen om gebruik te maken van een risicomanagement toepassing.

Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij de directie en het bestuur, inclusief het invoeren en onderhouden van interne beheersingsmaatregelen voor de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en efficiency van de bedrijfsvoering, en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute, zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat, als gevolg van fraude of fouten. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten, doordat sprake kan zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen of verkeerd voorstellen van zaken, of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt. Wij hebben de accountantscontrole professioneel-kritisch uitgevoerd en professionele oordeelsvorming toegepast, in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.

Naleving (Europese) aanbestedingsrichtlijnen Het voorwaardencriterium is één van de drie criteria van de rechtmatigheidsverantwoording. Het voorwaardencriterium draait om de naleving van de in het normenkader opgenomen wet- en regelgeving, welke door het bestuur is vastgesteld. Wij hebben als onderdeel van dit criterium van de rechtmatigheidsverantwoording werkzaamheden verricht ten aanzien van de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Tevens merken wij op dat initieel ook het lokale inkoopbeleid in het normenkader was opgenomen. Wij hebben vastgesteld dat de afdeling Concerncontrol op een betrouwbare en controleerbare wijze tot bevindingen en conclusies is gekomen ten aanzien van het onderwerp aanbestedingsrechtmatigheid. Deze controle is verder nog onderhanden.

Fraude en integriteit Wij hebben inzicht verkregen in uw integriteitsbeleid en hebben als onderdeel van onze controlewerkzaamheden inlichtingen ingewonnen bij de relevante functionarissen binnen DBP, inzake het onderwerp fraude en integriteit. Onze conclusie is voorts dat uw organisatie op een adequate wijze opvolging geeft aan geïdentificeerde integriteitskwesties, en hierover tijdig met ons in contact treedt.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Accountantsverslag Bijlagen 2024

Ontvlechting BAR-organisatie Ontvlechting BAR-organisatie per 1 januari 2024 Per 1 januari 2024 heeft de formele ontvlechting van de BAR-organisatie plaatsgevonden en zijn een groot deel van de activiteiten van de organisatie teruggebracht naar de drie gemeenten. De BAR-organisatie fungeert sinds 1 januari als een serviceorganisatie voor de drie deelnemers en is een naamswijziging ondergaan naar De Bedrijfsvoeringspartner. De activiteiten van DBP zien hoofdzakelijk toe op een gezamenlijke financiële- en salarisadministratie en gecentraliseerde ICTdienstverlening. De taken van DBP zijn omschreven als ‘Control, facilitair, financiën, HRM en informatie & automatisering’. Tevens is een groot deel van de medewerkers formeel van werkgever veranderd en officieel in dienst getreden van de gemeente waar zij geplaatst zijn. Het merendeel van de voor onze jaarrekeningcontrole relevante contactpersonen is nog steeds werkzaam voor DBP en dus niet gewijzigd van werkgever. Verwerking ontvlechting in de jaarstukken 2024 Uit de balans per 31 december 2024 en staat van baten & lasten over 2024 blijken duidelijk dat DBP fors ingekrompen is ten opzichte van de voormalige BAR-organisatie. Bij de materiële vaste activa en voorzieningen is in de toelichting op de balans specifiek de overdracht naar de drie gemeenten, op basis van de verdeling bij de ontvlechting, in de verloopoverzichten opgenomen.

Vanwege de bijzondere aard van deze mutaties zijn wij van mening dat deze wijze van toelichten adequaat is. Wij zijn van mening dat de toelichting op de balans hiermee het vereiste inzicht geeft. Verder zijn de gevolgen van de ontvlechting ook adequaat toegelicht in de programmaverantwoording.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Accountantsverslag Bijlagen 2024

Interne beheersing

Accountantsverslag 2024

Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing vanuit de controle van het boekjaar 2024 Managementletter 2024, toegespitst op de interne (financiële) beheersing Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2024 een interim-controle uitgevoerd. Deze interim-controle was primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing, voor zover van belang voor onze controle van de jaarrekening. Voor de bevindingen van de interim-controle verwijzen wij naar onze managementletter 2024 gedateerd d.d. 6 november 2024. In de managementletter hebben wij een aantal aandachtspunten voor het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2024 benoemd. Als onderdeel van onze werkzaamheden voor de jaarrekening zijn wij nagegaan of deze aandachtspunten voldoende zijn opgevolgd. Voor zover de opvolging en/of onze controle ervan hiertoe aanleiding geven, hebben wij onze bevindingen in dit accountantsverslag bij het betreffende onderwerp verwerkt. Memoriaalboekingen Memoriaalboekingen zijn (correctie)boekingen die niet via de reguliere boekingsgang plaatsvinden. Deze boekingen zijn hierdoor in opzet meer risicovol en daarom besteden wij bij onze controle extra aandacht aan deze boekingen.

Wij hebben als onderdeel van onze interim-controle inzicht verworven in het proces rond de totstandkoming en autorisatie van memoriaalboekingen. Wij concluderen dat dit proces in opzet voldoende is, maar dat wij vanwege de beperkte zichtbaarheid van een vier-ogen principe op deze boekingen nog niet kunnen steunen op de adequate werking van deze controle. Wij merken op dat het aantal memoriaalboekingen relatief groot is. Om de controle zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, en toe te spitsen op het specifieke risico en karakter van memoriaalboekingen, hebben wij gebruikgemaakt van een data-analyse tool. Hieruit zijn geen onjuistheden of anderszins bijzonderheden gebleken.

Wij onderschrijven het belang van de ontwikkelingen op het gebied van de memoriaalboekingen en dagen uw organisatie uit de boekingsprocessen nog verder te standaardiseren en vereenvoudigen, waardoor het aantal memoriaalboekingen verder is te reduceren. IT-audit Wij hebben als onderdeel van onze jaarrekeningcontrole IT-audit werkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van Key2Financiën. Wij hebben ons gefocust op de voor onze controle relevante beheersmaatregelen (General IT Controls) en de follow-up ten aanzien van in eerdere jaren geconstateerde bevindingen. Logische toegangsbeveiliging Logische toegangsbeveiliging draait erom dat geborgd is dat de applicatie adequaat beveiligd is tegen ongeautoriseerde toegang. Wij concluderen ten aanzien van logische toegangsbeveiliging dat sprake is van een vastgesteld wachtwoordbeleid en adequate wachtwoordconfiguratie binnen Key2Financiën. Echter concluderen wij dat geen sprake is van periodieke review van de werkelijke rollen en rechten binnen de applicatie. Hierdoor ontstaat het risico dat gebruikersaccounts onterecht rechten hebben binnen de applicatie. Wij adviseren u een dergelijke periodieke review in te richten.

Een verzachtende factor bij deze bevinding is wel dat het toekennen en intrekken van rollen en rechten een integraal onderdeel van het in- en uitdienstproces zijn, waarmee indirect alsnog wordt geborgd dat de werkelijke rollen en rechten adequaat zijn toegekend. Desondanks adviseren wij u om hierin de volgende stap te zetten.

Wij hebben vastgesteld dat het proces rond wijzigingsbeheer in de basis voldoende is. Wij concluderen echter ook dat de vastleggingen rond testprocedures en het onderscheid tussen verschillende typen wijzigingen nadrukkelijker kunnen worden gedocumenteerd. Wij adviseren u dan ook om dit proces verder te versterken op dit punt. Wij hebben uit hoofde van de IT-audit geen significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd. Ondanks de bestaande tekortkomingen in de IT-omgeving zijn wij bij de jaarrekeningcontrole in staat geweest data-analyse in te zetten als onderdeel van de controleaanpak voor de memoriaalboekingen. Hierbij hebben wij met data-analyse een diepgaande en risicogerichte analyse uitgevoerd van deze in opzet meer risicovolle boekingen.

Wijzigingsbeheer Wijzigingsbeheer draait erom dat adequaat geborgd is dat wijzigingen aan de applicatie uitvoerig worden getest en goedgekeurd, voordat deze daadwerkelijk worden doorgevoerd in de productie-omgeving. Een onderdeel hiervan is tevens dat sprake is van een aparte test- en productieomgeving.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Accountantsverslag Bijlagen 2024

Bijlagen

Accountantsverslag 2024

A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen In de onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van de niet-gecorrigeerde controleverschillen groter dan de rapporteringstolerantie van € 50.000.

•

Aard van de fouten

Getrouwheid

Ef fect niet-gecorrigeerde controleverschillen voorgaande periode

N .v.t.

Ef fect niet-gecorrigeerde controleverschillen huidige periode:

N.v.t.

T otaal getrouwheidsfouten

€0

Wij hebben van het dagelijks bestuur een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het dagelijks bestuur het bovenstaande heeft bevestigd. Dit houdt in dat eventuele niet-geconstateerde en daardoor niet-gecorrigeerde afwijkingen, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening niet materieel zijn. Het dagelijks bestuur heeft tevens bevestigd geen kennis te hebben van andere niet-gecorrigeerde afwijkingen.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Accountantsverslag Bijlagen 2024

A2 - Onzekerheden in de controle In de onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van de onzekerheden groter dan de rapporteringstolerantie van € 50.000.

•

Aard van de onzekerheden

Getrouwheid

T otaal onzekerheden in de controle getrouwheid

€0

Wij hebben van het dagelijks bestuur een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het dagelijks bestuur het bovenstaande heeft bevestigd. Het dagelijks bestuur heeft tevens bevestigd geen kennis te hebben van onzekerheden.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Accountantsverslag Bijlagen 2024

B - Onafhankelijkheidsbevestiging •

Bevestiging onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de “Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)” en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de GR De BedrijfsvoeringsPartner in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onze onafhankelijke positie te waarborgen Deloitte beschikt over een stelsel van maatregelen om haar onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Dit stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.

Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: • Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt. •

• •

Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle gevolmachtigden en werknemers bij Deloitte. Procedures voor de organisatie van periodieke trainingen inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften. Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven.

•

De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen. Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en, indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreigingen voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling, inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde ‘onafhankelijkheids-evaluatie’), wordt in het dossier opgenomen. Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Deloitte wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Indien de bestuursstructuur van de controlecliënt voorziet in een algemeen bestuur of auditcommissie, overwegen wij ook een van deze instanties te raadplegen.

Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties met GR De BedrijfsvoeringsPartner Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Deloitte, haar gevolmachtigden en haar medewerkers en de GR die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken die aan u gerapporteerd dienen te worden. G eschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Deloitte, een bestuurder of interne toezichthouder van Deloitte of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan de GR of een bij de GR betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels. Wij hebben geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid met een (geschatte) waarde van meer dan € 100 ontvangen of verstrekt, en zijn daarom van mening dat er geen sprake is van een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht.

Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheids-voorschriften.

De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen wordt periodiek door de externe toezichthouder getoetst. Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om deze bedreiging weg te nemen. Onze beoordeling heeft geen aanleiding gegeven om het komend boekjaar teamleden bij DBP te rouleren.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Accountantsverslag Bijlagen 2024

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global network of member firms, and their related entities (collectively, the “Deloitte organization”). DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) and each of its member firms and related entities are legally separate and independent entities, which cannot obligate or bind each other in respect of third parties. DTTL and each DTTL member firm and related entity is liable only for its own acts and omissions, and not those of each other. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about to learn more. Deloitte provides industry-leading audit and assurance, tax and legal, consulting, financial advisory, and risk advisory services to nearly 90% of the Fortune Global 500® and thousands of private companies. Our professionals deliver measurable and lasting results that help reinforce public trust in capital markets, enable clients to transform and thrive, and lead the way toward a stronger economy, a more equitable society and a sustainable world. Building on its 175-plus year history, Deloitte spans more than 150 countries and territories. Learn how Deloitte’s more than 415,000 people worldwide make an impact that matters at www.deloitte.com.

This communication contains general information only, and none of DTTL, its global network of member firms or their related entities is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte organization shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2024. For information, contact Deloitte Netherlands.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.ridderkerk.nl/api/v1/meetings/1177/documents/40881