Bijlage Toelichting bezuinigingsvoorstellen GR BAR.pdf

KCC norm 30 seconden loslaten

(1)

Cluster:

Dienstverlening

Naam voorstel:

bezuinigingsvoorstel KCC, norm 30 seconden wachttijd loslaten

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners of ondersteuning

Toelichting op het voorstel:

Binnen de BAR-organisatie wordt voor telefonie een gemiddelde wachttijdnorm van 30 seconden gehanteerd. De formatie van het KCC is afgestemd op piekmomenten. Door de norm van 30 seconden los te laten kan de huidige formatie efficiënter worden ingezet.

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

De servicenorm van 30 seconden zal niet meer worden gehanteerd. Voorstel is om dit naar 1 minuut te brengen. Dat betekent dat er een basisrooster komt, zonder extra inhuur. In de meer rustiger tijden worden taken zoals Webcare, de afhandeling van Verloren en Gevonden voorwerpen en bijhouden kennisbank verzorgd. Een andere consequentie kan zijn dat de online kanalen drukker worden bezocht. Dit betekent een toename in het afhandelen van vragen die via de social media binnenkomen. Wat de consequentie hiervan is op de formatie is nu nog niet te voorspellen. Een vraag via social media is snel gesteld. Het antwoord via social media vergt vaak meer tijd dan de telefonische afhandeling ervan.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

De consequentie is dat inwoners in drukke tijden langer moeten wachten. Voor de medewerkers van het KCC is de consequentie dat zij op andere dagdelen worden ingeroosterd dan zij nu werken. En dat heeft een impact op hun privé leven.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

Hoe beter alle teams binnen de BAR hun online informatievoorziening op orde hebben, des te minder vragen er worden gesteld.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard

Is sprake van een wettelijke taak?

Ja

Jaren/bedragen

2022: 0 2023: 0 2024 en verder: € 39.000,- (24 uur schaal 7)

Overige opmerkingen

Inzetten op online dienstverlening

(2)

Cluster:

Dienstverlening

Naam voorstel:

Online Dienstverlening

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners of ondersteuning

Toelichting op het voorstel:

Door het uitbreiden van de online dienstverlening aan onze inwoners (denk o.a. aan e-diensten, online verlengen identiteitsbewijzen en online aanvragen rijbewijs) is minder contact aan de balie nodig. Afhankelijk van landelijke ontwikkelingen of deze ontwikkelingen doorgaan.

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Door online dienstverlening komen er minder inwoners aan de balie en is de benodigde bezetting lager. Dit hangt af van landelijke ontwikkelingen en of deze daadwerkelijk doorgaan. Met de aanname dat deze ontwikkelingen doorgaan, betekent dit onderstaande: •

Naar verwachting is het in 2024 voor 70% van de inwoners (qua vaardigheden en toegang) mogelijk online zaken te doen met de gemeenten. Daar wordt in dit voorstel vanuit gegaan. Op het moment dat dit percentage lager blijkt te liggen bestaat het risico dat het aan de balie drukker wordt en inwoners langer moeten wachten op een afspraak om hun zaken met ons te regelen.

•

Daarnaast moet het voor de feitelijke bezuiniging ook zo zijn dat er daadwerkelijk gedigitaliseerd is. Dit vraagt vooraf een flinke investering (zie hieronder)

•

Ook op het moment dat (een van) de gemeente(n) sterker vergrijst of beduidend meer inwoners krijgt moet bovenstaande verwachting worden bijgesteld en zal er een herberekening moeten worden gemaakt mbt de feitelijke bezuiniging.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Inwoners: • Online is ons voorkeurskanaal. De verschuiving naar online maakt het voor inwoners makkelijker, sneller en toegankelijker om zaken met ons te doen. •

Met online dienstverlening leggen we meer regie bij inwoners. Niet alle inwoners kunnen hier even goed mee omgaan. Er zal dus geïnvesteerd moeten worden in digivaardigheid en andere manieren om het contact met de inwoner te behouden.

Organisatie: • De inwoner wordt op afstand gezet. We verliezen wij als gemeente het baliecontact en het gevoel bij inwoners. •

Aan de balie zie je meer. Er zal geïnvesteerd moeten worden in digivaardigheid en het herkennen van niet standaard situaties en fraude.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

100% digitaal vraagt eerst een investering: herzien/aanscherpen van processen, medewerkers opleiden, automatisering (stabiliteit systemen), inwoners digivaardiger maken. Het is op dit moment nog niet duidelijk wat aangeschaft moet worden aan software en hardware. Het (versneld) digivaardig maken van medewerkers vraagt een investering van 50.000 euro. Daarnaast is er extra capaciteit nodig om deze transitie versneld te implementeren. Dat vraagt 42.000 euro investering aan extra capaciteit.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard

Is sprake van een wettelijke taak?

Ja

Jaren/bedragen

2022: € 2023: € 2024: € 50.000. De landelijke ontwikkelingen gaan naar verwachting in 2024 in.

Overige opmerkingen

Digitalisering Financiële administratie Cluster:

Financiën

Naam voorstel:

Besparen financiële administratie door digitalisering

Categorie:

ondersteuning

Toelichting op het voorstel:

Doordat steeds meer gedigitaliseerd wordt bij de financiële administratie gaan wij ons inzetten om na de pensionering van Ad Snijder per 6 mei 2021 de werkzaamheden her te verdelen waardoor we hem niet hoeven te vervangen.

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Waarschijnlijk geen consequenties

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Medewerkers moeten werkzaamheden overnemen en zullen hierdoor meer werk krijgen.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

Om dit mogelijk te maken zal ongeveer € 10.000 kosten gemaakt worden voor modules Key2Fin/aanverwant.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

standaard

Is sprake van een wettelijke taak?

Ja, voeren van de administratie

Jaren/bedragen

2022: € 45.000 2023: € 45.000 2024 en verder: € 45.00

Overige opmerkingen

Sinds de start van de BAR-organisatie wordt de steeds toenemende administratie (agv regelgeving) met steeds minder mensen uitgevoerd. De garantie van continuïteit is een aandachtspunt.

(3)

Contract Centric aanpassen Cluster:

I&A team Advies

Naam voorstel:

Contract Centric aanpassen

Categorie:

bedrijfsvoering

Toelichting op het voorstel:

In 2022 moet het contract met Centric (van € 800.000) opnieuw worden afgesloten. We hebben nu een UP-contract, waarbij alle upgrades direct en gratis door Centric worden geïnstalleerd. Wanneer we terug gaan naar een basis contract, gebeurt dat upgraden niet meer automatisch, maar is het onze keuze dit (telkens) te doen. Ook is de eventuele support van Centric niet gratis.

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Updates waar kosten aan verbonden zijn zullen gedekt worden door het I&A investeringsbudget, jaarlijks zal dus een deel van dat budget hieraan besteed worden. Ook kan ervoor worden gekozen updates niet uit te voeren of uit te stellen.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Impact op organisatie: Het organiseren van de upgrades zal meer aandacht en tijd van de betreffende clusters/ teams vragen.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

Er kan voorrang worden gegeven aan trajecten die leiden tot meer efficiëncy

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard dienstverlening

Is sprake van een wettelijke taak?

Nee

Jaren/bedragen

€150.000 jaarlijks vanaf 01-01-2023

Overige opmerkingen

(4)

Verzekeringspremie werkmaterieel Cluster:

Juridische Zaken en Inkoop

Naam voorstel:

Verminderen verzekeringspremie Werkmaterieel

Categorie:

Ondersteuning

Toelichting op het voorstel:

Door alleen het hoogst nodige te verzekeren kan de premie worden verlaagd met € 11.400,- per jaar

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Minder uitgebreide dekking

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Impact organisatie: eventueel eigen risico ongedekte schade

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

nvt

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard

Is sprake van een wettelijke taak?

Nee

Jaren/bedragen

2022: € 11.400,2023: € 11.400,2024 en verder: €11.400,-

Overige opmerkingen

Premie kan stijgen voor hetzelfde pakket

(5)

Anders organiseren werkzaamheden OMO (6) Cluster:

Ontwikkeling Mens & Organisatie

Naam voorstel:

Bezuinigen op formatie

Categorie:

Organisatie

Toelichting op het voorstel:

Natuurlijk verloop (tot uiterlijk november 2022) Wij zien mogelijkheden om gedurende de periode 2021-2022 wegens natuurlijk verloop een bezuiniging van ongeveer € 100.000 te realiseren. Randvoorwaarde is een heroriëntatie op rol en taken van het cluster waarvoor we eind 2020 een memo voorleggen aan de DR. Realisatie vindt plaats uiterlijk op 1-12023.

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Gezien de doorontwikkeling van de organisatie, doet OMO een strategische heroriëntatie op rol en taken. Deze gesprekken worden nog gevoerd. We willen de bezuiniging niet bereiken door de kaasschaafmethode toe te passen maar door het maken van keuzes in het aanbod van producten en diensten.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Is afhankelijk van strategische keuzes.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

n.v.t.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard

Is sprake van een wettelijke taak?

nee

Jaren/bedragen

2022: € 0 2023: € 100.000

Overige opmerkingen

Hulpkostenpl. personele benodigdheden (7) Cluster:

Ontwikkeling Mens & Organisatie

Naam voorstel:

Bezuinigen op hulpkosten personele benodigdheden

Categorie:

Interne dienstverlening

Toelichting op het voorstel:

De ervaring leert dat een aantal kostensoorten niet volledig wordt uitgeput. Echter om per saldo jaarlijks de 0-lijn op deze kostenplaats (FCL 507720) te halen, dient die onderschrijding ter compensatie van overschrijding op andere kostensoorten. In 2021 gaan we de hulpkostensoorten realistisch begroten voor 2022 e.v. We voorzien hiermee een ombuiging van minimaal € 25.000 op de hulpkostenplaats personele benodigdheden.

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Geen consequenties. Wel strenger sturen op overschrijding overige hulpkostensoorten binnen deze kostenplaats.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

n.v.t.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

n.v.t.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard

Is sprake van een wettelijke taak?

nee

Jaren/bedragen

2022: € 25.000 2023: € 25.000 2024 en verder: € 25.000

Overige opmerkingen

Formatie ruimte niet invullen Strategie Cluster:

Strategie

Naam voorstel:

Formatieruimte niet invullen

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners

Toelichting op het voorstel:

5% korten op de personeelskosten vanaf 2022.

(8)

Wat zijn de consequenties? Consequenties zijn er in mindere mate. Budget wordt nog niet ingevuld. Strategie is nog in ontwikkeling. Ik ben van mening dat Bijvoorbeeld in de rol en taken van strategie ook zonder dit budget voldoende servicenormen kunnen worden vervuld. De omvang per januari 2021 past bij onze gemeenten en organisatie. Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Belangrijk vanuit onze opdracht is of we voldoende het bestuurlijk comfort kunnen borgen. Impact zit op verdere doorontwikkeling van het cluster, niet direct voor besturen.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

Nvt

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Strategen schrijven voor specifieke klussen uren op afzonderlijke gemeente. Ander deel op BAR niveau. Dit is niet vooraf te specificeren. Dus standaard.

Is sprake van een wettelijke taak?

Nee

Jaren/bedragen

2022: € 50.000 2023: € 50.000 2024 en verder: € 50.000

Overige opmerkingen

Efficiënter organiseren inspectie speelplan(9) Cluster:

Uitvoering – team Bomen, Borden en Spelen

Naam voorstel:

Efficiënter organiseren inspecties speelplan

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners of ondersteuning

Toelichting op het voorstel:

Vanaf 1-1-2021 worden jaarlijks drie van de vier keuringen van speeltoestellen door de eigen dienst uitgevoerd. De “nieuwe” eigen medewerkers zijn bekostigd uit vacaturegelden. Door deze uitbreiding besparen wij op inhuur van derden om speeltoestellen te keuren.

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Geen.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Geen.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

Geen.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard dienstverlening

Is sprake van een wettelijke taak?

Ja

Jaren/bedragen

€52.000 jaarlijks vanaf 01-01-2021

Overige opmerkingen

Formatie team Service en administratie (10) Cluster:

Uitvoering – team Service en Administratie

Naam voorstel:

FTE niet invullen

Categorie:

Dienstverlening ondersteuning

Toelichting op het voorstel:

Medewerker is langdurig ziek. De verwachting is dat we in 2022 afscheid van elkaar nemen (uittreden spoor 2).

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Geen.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Geen.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

Geen.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard dienstverlening

Is sprake van een wettelijke taak?

nee

Jaren/bedragen

2022: € 33.000 (0,67 FTE)

Overige opmerkingen

Dit voorstel is alleen van toepassing wanneer er sprake is van uittreden in andere baan (spoor 2).

Formatie Facilitair

(11)

Cluster:

Facilitair

Naam voorstel:

Besparing op formatie facilitair

Categorie:

ondersteuning

Toelichting op het voorstel:

besparing op formatie door vertrek 2 medewerkers (uit dienst en WIA).

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

geen

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

geen

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

nvt

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Nvt

Is sprake van een wettelijke taak?

nvt

Jaren/bedragen

2022: € 35.000,-2023: € 35.000,-2024 en verder: € 35.000,--

Overige opmerkingen

Kantoorbenodigdheden

(12)

Cluster:

Facilitair

Naam voorstel:

Besparing op hulpkostenplaats kantoorbenodigdheden

Categorie:

ondersteuning

Toelichting op het voorstel:

We hebben de komende jaren minder budget nodig op de posten kantoormachines en kantoorbenodigdheden.

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

geen

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

geen

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

nvt

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Nvt

Is sprake van een wettelijke taak?

nvt

Jaren/bedragen

2022: € 20.000,-2023: € 20.000,-2024 en verder: € 20.000,-(€ 10.000 van 503700-343052 en € 10.000 van 507300-343300)

Overige opmerkingen

Energietransitie verrekening regionaal netwerk (13) Cluster:

Ontwikkeling Leefomgeving en Regio (OLR)

Naam voorstel:

Energietransitie.

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners of ondersteuning.

Toelichting op het voorstel:

Er is 1 fte binnen het team die volledig ingezet wordt voor regionale werkzaamheden. Deze fte staat een bijdrage vanuit de regio tegenover en kan worden wegbezuinigd op de loonkosten.

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

In principe geen. Wel een risico dat als de regionale werkzaamheden ophouden, deze fte in de loonkosten zit en er geen bijdrage tegenover staat. Dit risico is aanvaardbaar.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Geen impact.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

Niet van toepassing.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard dienstverlening.

Is sprake van een wettelijke taak?

Het is geen bezuiniging op een wettelijke taak, de fte wordt vanuit de regiogemeenten betaald.

Jaren/bedragen 2022: € 109.000,2023: € 109.000,2024 en verder: € 109.000,Overige opmerkingen

Deze kan ook in 2021 worden doorgevoerd.

Automatiseren facturatieproces projecten(14) Cluster:

Ruimtelijke Ontwikkeling

Naam voorstel:

Automatiseren facturatieproces bij projecten

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners of ondersteuning

Toelichting op het voorstel:

De inkomende facturen voor de projecten worden nu handmatig gekoppeld aan de route en bijbehorende opdracht. Achtergrond is dat er d.m.v. MS-Excel een verplichtingenadministratie wordt uitgevoerd. Beoogd wordt deze verplichtingenadministratie in Key2Financien te gaan voeren, waardoor matching van opdrachten en facturen (orderto-cash) grotendeels automatisch verloopt. Facturen zonder factuurkenmerk (waar ook geen opdrachtbrieven voor zijn, wat veelal speelt bij cluster 02 OLR) zorgen voor vertraging van het proces en kunnen fouten in de hand werken. Deze worden met ingang van 2021 niet meer in de Excel (verplichtingenadministratie) opgenomen, omdat er geen verplichting is. Eerste inschatting is dat in geval van realisatie er 0,5 fte minder nodig is voor onze financiële ondersteuning.

Wat zijn de consequenties? Foutmarge neemt toe met name tijdens het implementatie Bijvoorbeeld in traject, met kans op latere betalingen en overschrijding van servicenormen betalingstermijn. Risico op rechtmatigheid (als fouten niet gecorrigeerd worden). Na een zorgvuldige implementatie zijn de risico’s beheersbaar. Matching van facturen met de opdrachten, levert een efficiënt en effectief opdracht-tot-betaling proces op. Het moge duidelijk zijn dat dit na succesvolle realisatie BARbreed verder wordt uitgerold. Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Impact op onze leveranciers.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig

Onderzoek naar de mogelijkheden om in Key2Fin te automatiseren. Een mogelijkheid is om gebruik te gaan maken van de inkoopmodule in Key2Finance. Deze module is al aanwezig in de BAR-organisatie maar wordt nog beperkt 1

om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

gebruikt. Hiervoor moet er gewerkt gaan worden met een verplichtingen administratie. Ook is er efficiency mogelijk door leveranciers te vragen het juiste routenummer op de facturen te vermelden. Daar waar mogelijk dus niet meer de verdeelroute te gebruiken. Om dit voorstel uit te voeren dient er een projectgroep te worden geformeerd. Disciplines: projectondersteuning (medewerker(s) die de opdrachten aan de leveranciers verstuurd, verplichtingenadministratie in MS-Excel uitvoert), applicatiebeheerder ‘inkoopmodule Key2Financien. Projectverantwoordelijke etc.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard.

Is sprake van een wettelijke taak?

nee

Jaren/bedragen

2022: € 25.000 2023: € 30.000 2024 en verder: € 30.000 N.B. Eventuele kosten voor een eventuele uitbreiding van software zijn niet meegenomen in dit voorstel.

Overige opmerkingen

Wet kwaliteitsborging

(15)

Cluster:

Ruimtelijke Ontwikkeling

Naam voorstel:

Optimaliseren effect WKB op constructietoetsing en controle in de overgangsfase

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners of ondersteuning

Toelichting op het voorstel:

Door de inwerkingtreding van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen zal een deel van het bouwtechnische bouwtoezicht over worden gedragen naar de markt. Dit heeft voornamelijk effect op de formatie van 2 taakvelden binnen onze organisatie; de constructietoetsing n.a.v. Omgevingsvergunningen en de buiteninspectie van diezelfde vergunningen. Er is sprake van een overgangsperiode in 2022 en 2023. In deze jaren zullen deze taken niet meer uitgevoerd worden voor een deel van de nieuwe vergunningen, maar zullen lopende trajecten van voor 2022 nog wel moeten worden afgehandeld. Het doel van dit voorstel is om de uitvoering van deze taken in de overgangsperiode te optimaliseren, zonder dat dit ten koste gaat van de dienstverlening. In eerste aanleg wordt gekeken hoe hogere kosten voor extern constructie advies vermeden kunnen worden en overdragen aan het vaste team. Daarna moet in samenloop met de effecten van de wetswijziging in combinatie met natuurlijk verloop worden gekeken of afschaling op vaste formatie mogelijk is. In tweede aanleg is vanwege de verwachte afname van de formatie door inwerkintreding van de Wkb in de afgelopen jaren voor de buiteninspecteurs Wabo een flexibele schil ontstaan, bestaande uit ingehuurde medewerkers. Deze medewerkers zijn duurder dan ons vaste personeel.

Door de geleidelijke afname van de werkzaamheden goed in kaart te brengen en de inhuurcontracten hier op aan te passen kunnen er kosten worden bespaard.

Wat zijn de consequenties? De organisatie legt meer druk op een klein aantal vaste Bijvoorbeeld in medewerkers. Hierdoor is de organisatie voor het uitvoeren van servicenormen deze taken kwetsbaarder in het geval van uitval of ziekte van medewerkers. Dit kan eventueel gemitigeerd worden door een aanscherping van het samenwerkingsverband met de gemeente Rotterdam.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

De wetswijziging heeft een grote impact op gemeente en initiatiefnemers (aanvragers vergunningen, aannemers, ontwikkelende partijen). Het verschuiven van de verantwoordelijkheid van toezicht op de bouw naar de markt maakt ook complex omdat de overheid Bevoegd Gezag blijft.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

n.v.t.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard.

Is sprake van een wettelijke taak?

Ja

Jaren/bedragen

2022: € 0 2023: € 0 2024 en verder: € 40.000,- onder voorbehoud en afhankelijk van natuurlijk verloop

Overige opmerkingen

Deregulering kleine bouwactiviteiten

(16)

Cluster:

Ruimtelijke Ontwikkeling

Naam voorstel:

Optimalisatie vergunningenstelsel: Deregulering kleine bouwactiviteiten.

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners of ondersteuning

Toelichting op het voorstel:

Deregulering kleine vergunningen Een deel van de vergunningen kost meer om te behandelen dan dat zij opleveren aan legesinkomsten. Een groot deel van de vergunningen voor kleinschalige aanpassingen aan bestaande woningen vallen hieronder. Denk bijvoorbeeld aan het plaatsen van een dakkapel, het bouwen van een uitbouw, schuur of garage. Voor een deel zijn deze activiteiten al vergunningvrij (in het achtererf). De Omgevingswet biedt lokale overheden voldoende beleidsvrijheid om deze deregulering verder uit te breiden naar kleine bouwactiviteiten in het zij- en voorerf.

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Het vergunningvrij maken van deze activiteiten zorgt ervoor dat burgers geen vergunning meer hoeven aan te vragen. De gemeente voert geen preventieve toets meer uit. Wel moet een bouwplan voldoen aan het bouwbesluit (straks BBL) en in het omgevingsplan vastgestelde regels. Het is aan de burger zelf om hieraan te voldoen. In gevallen waar burgers deze regels niet opvolgen is handhaving mogelijk. In de praktijk zal een vergaande deregulering zorgen voor een verrommeling van het straatbeeld. Goede informatievoorziening en voldoende capaciteit voor handhaving zijn nodig om excessen te voorkomen en de verrommeling te beperken.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Minder regeldruk voor kleine vergunningen zorgt voor een kostenbesparing bij zowel de burger als de gemeenten. Dit gaat ten koste van de ruimtelijke kwaliteit. Belanghebbenden hebben daarnaast bij vergunningvrije activiteiten geen mogelijkheid om bezwaar te maken. Gemeenten hebben daarnaast minder vat op de ruimtelijke kwaliteit binnen hun gemeente. Vergunningvrije bouwwerken worden immers niet meer preventief getoetst aan (lokale) regels en beleid. Voor de organisatie betekent de deregulering een vermindering van de werkdruk zonder dat dit ten koste gaan van de binnenkomende baten uit leges. Door een combinatie van natuurlijk verloop en minder inhuur kan dit worden vertaald naar een concrete kostenbesparing.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

Het dereguleren van kleine vergunningen is veel werk. De deregulering zal moeten worden aangepast in de (voorlopige) omgevingsplannen. Dit is een bevoegdheid van de raden. Daarnaast zullen de vragenbomen in het DSO moeten worden aangepast. Hoe dit proces na inwerkingtreding van de omgevingswet precies in zijn werk gaan is nog niet helemaal duidelijk.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard of maatwerk. Dit is afhankelijk van de mate waarin de 3 gemeenten bereid zijn om grip op de bebouwde omgeving/ruimtelijke kwaliteit deels los te laten voor financiële baten. Voor het succesvol doorvoeren van deze bezuiniging is het noodzakelijk dat alle drie de gemeente(raden) op 1 lijn zitten.

Is sprake van een wettelijke taak?

Ja

Jaren/bedragen

Er is uitgegaan van de minimale en meest realistische variant voor 2022 tot en met 2024 (alleen alle dakkappellen). Op langere termijn is een verdere deregulatie wellicht wel realistisch. 2022: € 20.000 2023: € 20.000 2024 en verder: € 20.000 op jaarbasis afhankelijk van mate van verdere deregulering in het omgevingsplan.

Overige opmerkingen

Opleidingsbudget crisisbeheersing

(17)

Cluster:

Veiligheid

Naam voorstel:

Verlagen opleidingsbudget crisisbeheersing

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners of ondersteuning

Toelichting op het voorstel:

Binnen de BAR-organisatie is budget beschikbaar voor het opleiden, trainen en oefenen van de crisisorganisatie. Voorgesteld wordt hier jaarlijks 20.000 op te besparen. Dit betekent een besparing van 37% op het totale budget.

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

-

-

-

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

-

-

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig

Er is minder budget om te collega’s op te leiden, te trainen en te oefenen. Dit kan tot gevolg hebben dat we een minder goed uitgeruste crisisorganisatie hebben. Ook bestuurlijke oefeningen worden vanuit dit budget betaald. Er is dan ook minder ruimte voor dit soort oefeningen. Een mogelijkheid is deze bestuurlijke oefeningen door de BBO’s/regieteam zelf te laten betalen. Multidisciplinaire rampenoefeningen waarbij samen met instanties (zoals scholen, waar de behoefte groot is) en de hulpdiensten geoefend wordt zullen niet plaats kunnen vinden.

De kans bestaat dat er tijdens rampen en crisis minder adequaat kan worden opgetreden, omdat de betrokken collega’s minder goed getraind zijn. Dit kan tot gevolg hebben dat we als organisatie minder goed in staat zijn een crisis te managen. Bestuurders zijn mogelijk minder goed in staat sturing te geven tijdens een ramp/crisis, aangezien er minder getraind en geoefend wordt. Dit kan voor inwoners gevolgen hebben in de manier hoe een ramp/crisis wordt aangepakt.

Veel trainingen vinden al digitaal plaats. Verwacht wordt hier niet veel besparingsmogelijkheden in te vinden.

om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)? Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard.

Is sprake van een wettelijke taak?

Ja. In het kader van de Wet Veiligheidsregio’s heeft de gemeente een wettelijke taak in de voorbereiding op rampen en crises. Er kan echter voor gekozen worden de uitvoering van deze taak met minder voorbereiding te doen. Mogelijk heeft dit wel gevolgen voor de mate waarin deze wettelijke taak kan worden uitgevoerd.

Jaren/bedragen

2022: € 20.000 2023: € 20.000 2024 en verder: € 20.000

Overige opmerkingen

N.v.t.

Formatie Vastgoed

(18)

Cluster:

Vastgoed

Naam voorstel:

Ombuiging BAR-begroting cluster Vastgoed

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur

Toelichting op het voorstel:

Cluster Vastgoed draagt per 2022 een bedrag van 92.000 euro (3% van de totale loonkosten*) bij aan de ombuiging op de BARbegroting. Wij leveren hiervoor vacatureruimte in die momenteel wordt gebruikt voor de bekostiging van diverse projectleiders en inhuur van specialistische kennis. *begroting 2021

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Omdat de interne projectcapaciteit binnen cluster Vastgoed hiermee afneemt, gaat met name de voorbereiding van een deel van de nieuwe projecten meer tijd kosten. Dit komt omdat de financiering en de werving van de projectleiding vooraf moet worden geregeld. Ook nemen de totale projectkosten voor de opdracht gevende gemeente toe.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Het gedeelte maatwerk projecten neemt toe. Dit betekent dat voor een groter deel van onze projecten de bekostiging van projectleiding in de programmabegroting wordt opgenomen. Tegelijkertijd biedt dit aan de individuele gemeenten meer transparantie over de kosten per project en dragen de gemeenten hiermee zelf op incidentele basis de kosten voor de uitvoering van de bestuurlijke ambities. Voor het bestuur betekent dit dat projecten minder snel worden opgestart en er vaker op voorhand budget wordt gevraagd voor projectbegeleiding. Deze ombuiging heeft alleen impact op de inwoners indien er onvoldoende middelen beschikbaar worden gesteld voor externe projectbegeleiders. In dat geval kunnen projecten vertraging oplopen doordat er intern te weinig capaciteit is.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

n.v.t.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard

Is sprake van een wettelijke taak?

nee

Jaren/bedragen

Overige opmerkingen

2022: € 92.000 2023: € 92.000 2024 en verder: € 92.000

Efficiency taakstelling team OAS

(19)

Cluster:

Voorbereiding en beheer

Naam voorstel:

Efficiency taakstelling formatie team OAS

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners

Toelichting op het voorstel:

Efficiënter omgaan met de werkzaamheden rond natuur- en milieueducatie en duurzaamheid.

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Er wordt ingeboet op flexibiliteit. Het zorgt voor verschraling en beperking van kwalitatieve ontwikkeling binnen de organisatie. De basistaken kunnen worden uitgevoerd.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Er kan alleen op basis van afspraken worden geleverd. Er is geen ruimte voor flexibiliteit en het adhoc op pakken van werkzaamheden.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

Kan direct worden geeffectueerd agv vertrek van medewerker.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard

Is sprake van een wettelijke taak?

Nee

Jaren/bedragen

2022: € 35.000 2023: € 35.000 2024 en verder: € 35.000

Overige opmerkingen

Efficiency taakstelling team WKL

(20)

Cluster:

Voorbereiding en beheer

Naam voorstel:

Efficiency taakstelling formatie team WKL

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners

Toelichting op het voorstel:

Efficiënter omgaan met de werkzaamheden rond de administratie van kabels en leidingen en meldingen verkeer

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Bij piekmomenten kan de afhandeling van de administratie van kabels en leidingen en verkeersmeldingen vertraging oplopen.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Er wordt ingeboet op flexibiliteit. Het zorgt voor verschraling en beperking van kwalitatieve ontwikkeling binnen de organisatie. De basistaken kunnen worden uitgevoerd.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

Het aangegeven bedrag kan direct worden geeffectueerd agv vertrek van medewerker. Onderzocht wordt of door automatisering of herverdeling van taken het werkproces nog efficiënter kan worden ingeregeld.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard

Is sprake van een wettelijke taak?

Nee

Jaren/bedragen

2022: € 30.000 2023: € 30.000 2024 en verder: € 30.000

Overige opmerkingen

Formatie planeconomie

(21)

Cluster:

Ruimtelijke Ontwikkeling

Naam voorstel:

Planeconomie vaste inzet

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners of ondersteuning

Toelichting op het voorstel:

De grondexploitaties lijken de komende jaren af te nemen. De ruimtelijke projecten lijken te verschuiven naar marktinitiatieven. Dat betekent dat de 3 fte die nu beschikbaar is voor planeconomie mogelijk naar beneden afgeschaald kan worden.

Wat zijn de consequenties? Alle ruimtelijke initiatieven vragen wettelijk om goed financieel en planeconomisch advies. Het risico bestaat dat daarvoor een Bijvoorbeeld in extern bureau moet worden ingeschakeld. Dat kan meerkosten servicenormen met zich meebrengen. Ook de beleidsstukken zullen niet meer jaarlijks worden opgesteld, zoals de grondprijzenbrief of de actualisatie van nota grondbeleid. Er is ook niet meer per gemeente 1 adviseur beschikbaar die de gemeente goed kent en het bestuur van goed advies kan voorzien. Dat is risicovol bij grote gebiedsontwikkelingen met delen gemeentelijk eigendom. Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Impact op bestuur. Het bestuur krijgt minder formele updates over de financiële situatie anders dan de bij wet verplichte herzieningen grex. De vorm van de rapportage wordt ook simpeler en eenduidiger voor de drie gemeenten om efficiency en uniformering te bewerkstelligen. Planeconomisch advies. Afhankelijk van de toename van marktinitiatieven kan het zijn dat burgers langer moeten wachten voordat de planeconoom een integraal financieel advies klaar heeft voor zowel gemeente(verplichte doorlegging) en initiatiefnemer.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

Geen.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Beide, maar met de komst van de omgevingswet zal het steeds meer richting het maatwerkaspect gaan en moeten wij onze interne standaardisatie daarop afstemmen

Is sprake van een wettelijke taak?

Ja. Wij zijn wettelijk verplicht om de kostensoortenlijst WRO en BRO bij ontwikkelingen te hanteren om ontwikkelingen(bouw) niet te subsidiëren via ambtelijke inzet.

Jaren/bedragen

2022: € 25.000 2023: € 50.000 2024 en verder: € 50.000

Overige opmerkingen

De benodigde capaciteit zal worden ingehuurd ten laste van de grexen

KCC vrijdagmiddag sluiten

(25)

Cluster:

Dienstverlening

Naam voorstel:

Sluiting KCC op vrijdagmiddag

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners of ondersteuning

Toelichting op het voorstel:

Het voorstel is het KCC op vrijdagmiddag vanaf 13.00 uur te sluiten. Dit betekent dat er zowel telefonisch als via social media geen vragen meer worden beantwoord op de vrijdagmiddag. Het voorstel is de vrijdagmiddag, omdat dan onze dienstverlening al voor een groot deel beperkt is. Een groot deel van de organisatie is dan niet bereikbaar. Team KCC1/webcare kan dan veelal niet doorverbinden dan wel geen antwoorden geven op vragen van de beller en op vragen die via de social media binnenkomen. De sluiting geldt niet voor het KCC van de NV BAR-afvalbeheer. Bij KCC maatschappij wordt nog overwogen of een sluiting op de vrijdagmiddag effectief is.

Wat zijn de consequenties? Wanneer we vrijdagmiddag gesloten zijn, verwachten we op Bijvoorbeeld in vrijdagochtend meer calls en meer vragen via social media. De servicenormen service zal naar verwachting die ochtend beter zijn, omdat er dan wel kan worden door verbonden. We verwachten een toename in het aantal af te handelen vragen en opmerkingen via de social media kanalen op maandag. We verwachten geen verslechtering van de servicenorm telefonie als we voldoende capaciteit op vrijdagochtend en ook op maandag inroosteren. Hiermee is in het te bezuinigen bedrag rekening gehouden. Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Op vrijdagmiddag is de gemeente niet bereikbaar per telefoon en niet via social media. Dit betekent een beperking van de dienstverlening. In eerste instantie zal dit onbegrip en onvrede opleveren bij de klanten. Ook de gemeentebesturen zullen aan dit idee moeten wennen. Veel gemeenten in het land zijn ook dicht op

vrijdagmiddag. Het is de vraag of KCC van de NV Bar-afvalbeheer meer calls gaat ontvangen die niet voor hen zijn bestemd. Dit zal gemonitoord moeten worden. De wacht- en waakdiensten zullen vanaf 13.00 uur i.p.v. om 16.30 uur moeten worden ingesteld.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

De volgende punten moeten worden aangepast: - het aanpassen van het telefoonmenu; - communicatie op alle kanalen;

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard

-

en andere werktijden en andere werkdagen voor medewerkers van het KCC;

Is sprake van een wettelijke taak? Jaren/bedragen

2022 2023: 2024 en verder: €24.000 *) uitgaande van de huidige bezetting kan er met de vrijdagmiddag sluiting 4 x 4 uur worden bezuinigd.

Overige opmerkingen

Onderzoek en statistiek

(26)

Bezuinigingen vanuit Concerncontrol. We hebben met elkaar afgesproken kritisch naar onze taken te kijken met als doel 3% te bezuinigen en tevens aan te geven wat voor gevolgen dit heeft voor de organisatie, bestuur en dienstverlening aan onze inwoners. Binnen Concerncontrol voeren we een aantal taken uit die te maken hebben met de interne dienstverlening door te werken aan een verdere verbetering van de bedrijfsvoering. De door het cluster Concerncontrol uit te voeren taken zijn – bijna geheel- direct verbonden aan de wettelijke eisen die zijn vastgelegd in het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) en in de gemeentewet (212, 213 en 213a). Concerncontrol heeft een directe verantwoordelijkheid in diverse onderdelen die conform het BBV en de gemeentewet cyclisch moeten worden opgeleverd voor de begroting en jaarstukken. De wettelijke verbondenheid geldt voor de volgende taken: -

de verbijzonderde interne controle, proces- en prestatiemanagement doelmatigheidsonderzoeken conform 213a, risicoprofielen en weerstandsvermogen, de paragraaf verbonden partijen en de werkzaamheden in het kader van de uitvoering van de SISA.

Daar willen we aan toevoegen dat in het voorjaar van 2020 een uitvoeringsplan rechtmatigheid is vastgesteld. Daarin hebben we vanuit de processen en de controles een 25- tal thema’s benoemd die we aan het uitwerken zijn in een groeimodel naar de rechtmatigheidsverantwoording. Daar is het college vanaf het boekjaar 2021 voor verantwoordelijk. Dat uitvoeringsplan is met de accountant besproken en daar wordt nu invulling aan gegeven. De eerste resultaten zijn veelbelovend en deze hebben we gedeeld met de BAR- organisatie en de gemeenten (colleges en commissies). Bestuurlijk is daarbij aangegeven dat we verder moeten gaan op de ingeslagen weg waarin we samen met de managers en teamleiders aandacht besteden aan de inrichting en werking van de processen met speciale aandacht voor de rechtmatigheidsaspecten. We zijn nu aan de voorkant aan het investeren en gaan daarmee door. Daarbij doen we een gering beroep op de tijdelijke inhuur van expertise. We hebben ons de vraag gesteld wat de gevolgen zijn als we 3% moeten bezuinigen. Dan gaat het vanaf 2022 om een bedrag van €26.500. Dat heeft directe gevolgen voor de formatie. Het takenpakket vermindert maar ook de formatie. Als we naar het takenpakket kijken zijn er 2 taken die niet wettelijk verplicht zijn. Het betreft de subsidieverwerving en onderzoek en statistiek.

Deze taken willen we nader belichten in het kader van de invulling van de bezuinigingsopdracht van €26.500: 1. De subsidieverwerving van derden. We voeren de regie en coördinatie uit, wijzen op subsidiemogelijkheden en stimuleren de clusters en teams hun verantwoordelijkheid te dragen voor het hele traject van subsidieaanvraag t/m de subsidieverantwoording. In een aantal gevallen is voor de verantwoording aan derden een accountantsverklaring vereist. Dat kost extra werk en als we dat niet meer doen zal de accountant meer inspanningen moeten

leveren. Dat is nodig om in ieder geval het bedrag van de subsidieaanvraag veilig te stellen. In de huidige situatie bedragen de kosten 50.000 (kosten van onze begeleiding – 20.000 en de kosten van de accountant 30.000). Als we de taak geheel laten vervallen en aan de lijn overlaten dan leidt dat tot een besparing op de kosten van concerncontrol. Echter de kosten van de accountant zullen extra toenemen doordat zij meer inspanningen moeten verrichten de juiste gegevens voor de accountantsverklaring te verkrijgen. De lijnorganisatie is voorlopig niet in staat het hele traject vlekkeloos te laten verlopen. Ook zij zullen extra moeten investeren m.a.w. de tijd die concerncontrol besteed zal worden overgenomen door de clusters en teams. Per saldo vragen we ons af in hoeverre het schrappen van deze taak een bezuiniging oplevert. Als de lijnorganisatie over een paar jaar deze taken perfect uitvoert kan dat leiden tot een besparing van 6.500 2. De taken die betrekking hebben op onderzoek en statistiek zijn niet wettelijk voorgeschreven. Het gaat o.a. om onderzoeken die betrekking hebben op o.a. onderzoeksadvisering ten behoeve van onderzoeken door derden, onderzoeken naar meerjaren bedrijvigheid en mutatiestatistieken, statistieken op het terrein van misdrijven, beleidsindicatoren t.b.v.

collegeprogramma en onderzoeken naar demografische gegevens op verzoek van de gemeente Barendrecht. Een vermindering van deze taken betekent dat in een aantal gevallen minder data beschikbaar komen voor met name bestuurders waardoor zij de beschikking hebben over minder sturings- en beheersinformatie. De besparing bedraagt €20.000 (25% van de loonkosten besteed aan onderzoek en statistiek) 3. Als er niet bezuinigd wordt op subsidies omdat dit toch weer extra externe kosten met zich meebrengt dan kan besloten worden de totale bezuiniging van €26.500 ten laste van onderzoek en statistiek te brengen. Vanuit deze verantwoording komt Concerncontrol tot de conclusie dat we geen voorstellen doen om de wettelijke taken te reduceren maar te relateren aan de subsidieverwerving en/of onderzoek en statistiek. Onze voorkeur gaat ernaar uit het volledige bedrag van 26.500 te bezuinigen op onderzoek en statistiek omdat de subsidieverwerving gepaard gaat met inkomsten en we risico’s lopen als we niet nauwkeurig aan alle (accountants) eisen voldoen. Met vriendelijke groet, Eric Roels De Concerncontroller van de BAR- organisatie.

Klachten coördinator niet invullen

(27)

Cluster:

Dienstverlening

Naam voorstel:

Niet invullen van de rol van klachtcoördinator (schaal 10) in het nieuwe klachtenproces. Dienstverlening aan bestuur/inwoners of ondersteuning

Categorie: Toelichting op het voorstel:

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Met het verbeterde klachtenproces willen wij een lerende organisatie zijn. Om een lerende organisatie te kunnen zijn is het belangrijk dat het klachtenproces gemonitord en geanalyseerd wordt. Daarnaast willen we de ontwikkelingen op het gebied van het klachtenproces bijhouden, bijvoorbeeld door regelmatig contact te onderhouden met de ombudsman. Ook hebben wij de (wettelijke plicht) jaarlijks klachtenrapporten op te leveren. Als we bezuinigingen op de klachtencoördinator gebeurt bovenstaande niet. Het klachtenproces wordt dan marginaal begeleid door de ondersteunende klachtencoördinator (schaal 8).

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Inwoners: minder sturing/regie/lering vanuit klachten met voor inwoners mogelijke herhaling van klachten, verkeerd afgehandelde klachten en langere doorlooptijd. Bestuur: reputatieschade bij niet of verkeerd behandelde klachten, marginale ondersteuning bij klachten over het bestuur. Organisatie: klachtbehandelaars krijgen marginale ondersteuning bij de afwikkeling van klachten. Er wordt niet geleerd van klachten omdat deze niet worden geanalyseerd.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)? Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk? Is sprake van een wettelijke taak? Jaren/bedragen

Overige opmerkingen

Ntb

Standaard

Ja, als het gaat om het opleveren van de jaarlijkse klachtenrapportages 2022: 40.500 structureel 2023: 2024 en verder:

Zomerrooster Frontoffice

(28)

Cluster:

Dienstverlening

Naam voorstel:

Zomerrooster balie Frontoffice

Categorie:

Dienstverlening aan inwoners

Toelichting op het voorstel:

Beperking openingstijden balies Frontoffice in de zomerperiode: - Geen mogelijkheid voor gratis huwelijken in zomerperiode - Geen avondopenstellingen in de zomerperiode We spelen daarmee in op het feit dat het minder druk is aan de balie in de zomerperiode. Gratis huwelijken leggen relatief groot beslag op de capaciteit van de FO. In 2019 ging het om 39 gratis huwelijken (ongeveer 10% van het totaal gratis huwelijken in een jaar).

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Minder mogelijkheden voor inwoners om in de zomerperiode langs te komen bij de gemeentelijke balie.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

•

Minder baliediensten voor inwoners tijdens de zomerperiode.

•

Inwoners hebben niet de mogelijkheid tot een gratis huwelijk in de zomerperiode.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

ntb

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard

Is sprake van een wettelijke taak?

Ja

Jaren/bedragen

2022: € 16.000 (geen inhuur meer nodig in de zomer) 2023: € 16.000 2024 en verder: € 16.000

Overige opmerkingen

Coördinatie WOB, OOV en mandatenadvisering

(29)

Cluster:

Juridische Zaken en Inkoop

Naam voorstel:

Inleveren vacature- schrappen taken

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners of ondersteuning

Toelichting op het voorstel:

Wij willen een bestaande 0,5 fte (schaal 10) vacature “medewerker publicaties” niet gaan opvullen. Deze vacature is bedoeld om er voor te zorgen dat vastgestelde verordeningen, beleidsregels, aanwijzingsbesluiten, etc. op een rechtmatige wijze worden bekend gemaakt onder de gewijzigde Wet elektronische publicaties. Omdat dit een wettelijk taak betreft moeten andere taken binnen cluster worden geschrapt om deze wettelijke taken op te vangen. Dit is hieronder uitgewerkt.

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Schrappen van volgende totaalpakket aan taken ter compensatie van uren: taak

fte

Coördinatie Wob + ingebrekestellingen

0,10

Advisering Wob

0,14

Advisering inzake Openbare Orde en Veiligheid

0,20

Actualisatie mandaten

0,20

Totaal

0,64

•

Coördinatie Wob-verzoeken Consequenties: Geen regie door JZI op het tijdig beslissen op Wobverzoeken, het vakcluster zal deze regie zelf ter hand moeten nemen. Daardoor bestaat de kans dat clusters o te laat een Wob-besluit nemen. o bij een beroep van niet tijdig beslissen wordt veroordeeld in de proceskosten ad € 500 - € 1000 en dat de rechter een dwangsom van €100 per dag oplegt. Aantal Wob-verzoeken per jaar bedraagt over de afgelopen drie jaar gemiddeld 56 stuks.

•

Advisering inzake Wob-verzoeken Consequenties:

Het vakcluster zal zelf de interpretatie van de Wob ter hand moeten nemen. Daardoor bestaat de kans door de clusters op:

o

openbaarmaking van niet-openbare stukken; o

betiteling openbare stukken als “nietopenbaar”; o onrechtmatige Wob-beschikkingen (verkeerde weigeringsgronden); o

toename Wob-bezwaarschriften en beroep (bij JZI);

o

bestuurlijk afbreukrisico.

Coördinatie ingebrekestellingen Consequenties:

Geen regie door JZI op het tijdig beslissen op ingekomen ingebrekestelling n.a.v. overschrijden beslistermijn. Het vakcluster zal deze regie zelf ter hand moeten nemen. Daardoor bestaat de kans dat clusters te laat: o een besluit nemen. o een dwangsom verbeuren. Hierdoor wordt de kans op het verbeuren van een dwangsom vergroot met 50%. De hoogte van de dwangsom is afhankelijk van de duur van de vertraging. Als de dwangsom gaat lopen gelden de volgende bedragen: -

€ 23 per dag voor de eerste 2 weken;

€ 35 per dag voor de volgende 2 weken; - € 45 per dag voor de overige dagen. De dwangsom loopt uiterlijk 42 dagen en bedraagt maximaal € 1442. o toename beroepszaken bij de rechtbank vanwege niet tijdig beslissen o

bestuurlijk afbreukrisico

ng (en vertegenwoordiging) in Openbare Orde Adviseri zaken o Tijdelijke huisverboden o Ontmanteling hennepkwekerijen o Burgemeestersbevoegdheden

o Beleid

Consequenties:

De primaire consequentie is dat wij op deze onderwerpen niet meer adviseren en dat het vakcluster dus zal moeten werken zonder juridisch advies van JZI. Hierdoor bestaat de kans op onder andere de volgende fouten: o Onjuiste juridische aanpak o Onrechtmatige beschikkingen o Onrechtmatig feitelijk handelen o Toename bezwaar en beroep (bij JZI)

Daarnaast is er een grotere kans op bestuurlijk afbreukrisico Geen actualisatie mandaten Consequenties:

Het vervallen van de regie en actualisatie van de mandaatregisters heeft tot gevolg dat vakclusters zelf moeten bijhouden wat de door hun gewenste en doorgevoerde mandaten zijn. Hierdoor ontstaat: o

versnippering van de mandaatoverzichten; o onvolledig mandaatregister; o onjuist mandaatregister; o bevoegdheidsgebreken; o aansprakelijkheid;

o Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

gebondenheid aan beslissing door onbevoegde persoon.

Impact burger: 1. krijgt niet tijdig openbare informatie 2. krijgt vaker te maken met onrechtmatige besluitvorming Impact bestuur: 1. bestuur neemt mogelijk te laat besluiten of maakt keuze met groot juridisch afbreukrisico, grotere kans op aansprakelijkstellingen, schadeverzoeken en ingebrekestellingen 2. geen direct juridisch antwoord in openbare orde kwesties Impact organisatie: De vakclusters zullen meer moeten werken met gebruikmaking van de eigen juridische kennis, voor zover aanwezig. Dit kán leiden tot: 1. het gebruik van niet-geverifieerde juridische content; 2. onjuiste juridische advisering aan bestuur; 3. geen direct juridisch antwoord in openbare orde kwesties; 4. financiële risico’s vanwege verbeurde dwangsommen of schadevergoedingen vanwege onrechtmatige besluiten.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

Door een aantal administratieve handelingen te digitaliseren denken wij ca. 0,5 fte kunnen besparen op een administratief medewerker (schaal 7). Op dit moment wordt onderzocht of technisch gezien de systemen kunnen worden gekoppeld alsmede of de kosten van automatisering/digitalisering afgewogen tegen het volume van de handelingen rendabel zijn. Wij onderzoeken de volgende zaken: • de automatisering /digitalisering van het bezwaarschriftenproces (incl. koppelingen). •

Automatisering/ digitalisering Wob-verzoeken (incl.

koppelingen). • •

Koppeling topdesk-Greenvalley (contractbeheer). Deze komen op de langere termijn beschikbaar. Dan kunnen we bepalen of robotisering effect heeft op de lasten.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard

Is sprake van een wettelijke taak?

Ja, ondersteuning van wettelijke taken

Jaren/bedragen

2022: 40.900 2023: 41.718 2024: 42.552

Overige opmerkingen

Het cluster JZI is in 2020 begonnen met een negatief saldo op de loonkosten. Er zijn nauwelijks mogelijkheden om op de loonkosten te bezuinigen. Er wordt geen uitstroom verwacht van medewerkers. Toch is er met realisme gekeken naar mogelijkheden voor ombuigingen voor de komende 2 a 3 jaar op de loonkosten. Dit voorstel voorziet hierin. Het bezuinigen bij JZI leidt gezien de krappe bezetting altijd tot het schrappen van taken. Daarmee is onlosmakelijk verbonden het gevolg dat andere clusters extra belast worden, omdat JZI nu eenmaal een ondersteunend cluster is. Dat wat wij niet meer doen, moet door een ander (met minder kennis) worden gedaan.

Vacature Informatieveiligheid niet invullen (30) Cluster:

I&A Team OPD

Naam voorstel:

Vacature Informatieveiligheid niet invullen

Categorie:

Bedrijfsvoering

Toelichting op het voorstel:

De CISO rol wordt door 1fte uitgevoerd. Daarnaast is er een vacature. Tot en met 2020 is de vacatureruimte gebruikt voor externe ondersteuning, o.a. voor de implementatie van de BIO. Geconstateerd is dat de werkelijke verbeteringen plaats moeten vinden binnen de teams, namelijk in de processen. Door de komende jaren nog in te zetten op het beleggen van die taken binnen clusters en teams, kan de centrale functie v.a. 2023 structureel worden gehandhaafd op 1 fte

Wat zijn de consequenties? De consequentie is dat de CISO meer op hoofdlijnen zal gaan Bijvoorbeeld in werken en prioriteiten moet gaan stellen. De verwachtingen van servicenormen wat er binnen clusters en teams wordt opgepakt op het gebied van informatieveiligheid zal groeien. Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Wanneer de decentrale verantwoordelijkheid voor informatieveiligheid onvoldoende wordt opgepakt is er een risico op het niet halen van audits of het maken van fouten

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)? Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard

Is sprake van een wettelijke taak?

Nee

Jaren/bedragen

2022: € 0 2023: € 75.000,2024 en verder: €75.000,-

Overige opmerkingen

Formatie Toezicht uitvoering

(31)

Cluster:

Uitvoering – team Toezicht

Naam voorstel:

Natuurlijk verloop – ½ FTE minder

Categorie:

Dienstverlening aan inwoners

Toelichting op het voorstel:

Natuurlijk verloop toezichthouder groen (pensioen/ander werk) 1 FTE minder. ½ FTE inleveren voor de bezuinigingen en een ½ FTE om in te kunnen zetten voor een flexibele schil (voor groeipieken).

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Minder toezicht en meer overlaten aan de aannemer. Waardoor situaties kunnen ontstaan waar we minder of geen grip op hebben. De aannemer krijgt in feite de vrije hand de controle op uitgevoerd werk is minimaal. Meer toezicht is eigenlijk wenselijk.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

De impact op de organisatie is dat de druk op de huidige toezichthouders wordt vergroot. De impact op de burgers is dat de afhandelingstermijn van de MOR-meldingen langer is. En dat de prestatielevering minder wordt gecontroleerd.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

N.v.t.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard dienstverlening

Is sprake van een wettelijke taak?

ja, in de huidige contractvorm wel.

Jaren/bedragen

2023 en verder: € 32.387

Overige opmerkingen

Het hangt af van de pensionering van een medewerker in team Toezicht.

Optimalisatie vergunningenstelsel: geen inhuur op piekmomenten (32) Cluster:

Ruimtelijke Ontwikkeling

Naam voorstel:

Optimalisatie vergunningenstelsel: geen inhuur op piekmomenten

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners

Toelichting op het voorstel:

Geen inhuur op piekmomenten voor het behandelen van vergunningsaanvragen. Onder het huidige systeem krijgt een aanvrager een van rechtswege verleende vergunning als de gemeente de aanvraag niet binnen de wettelijke gestelde termijn kan behandelen. Ook betaalt de aanvrager in dat geval geen leges. Hierdoor is het op dit moment rendabel om (dure) inhuur in te zetten op piekmomenten, zodat zoveel mogelijk vergunningen binnen de wettelijke termijn worden behandeld. De extra kosten wegen op tegenover het niet mislopen van de legesinkomsten. Onder de omgevingswet vervalt de van rechtswege verleende vergunning. In plaats daarvan komt een boeteclausule. Leges moeten worden betaald, ook als de wettelijke termijn niet wordt gehaald. Hierdoor is het in de toekomst in veel gevallen goedkoper om de wettelijke termijnen te overschrijden dan inhuur in te zetten.

Wat zijn de consequenties? Door deze bezuiniging gaan we lijnrecht in tegenover de ambitie Bijvoorbeeld in van zowel de organisatie als het doel van de servicenormen Omgevingswet. In plaats van sneller en klantvriendelijker wordt de service trager en onvoorspelbaarder. Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Burgers moeten langer wachten op hun vergunning en weten niet precies wanneer hun vergunning verleend zal worden. Bestuurlijk is het waarschijnlijk lastig om deze bezuiniging te verantwoorden, gezien de ambitie op het gebied van klantvriendelijkheid en service. Door de organisatie betekent deze bezuiniging een grotere druk op de individuele medewerker. Het klantcontact zal minder prettig verlopen en medewerkers zullen zich toch verantwoordelijk blijven voelen voor het halen van de termijnen.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

Deregulering van de regels d.m.v. het omgevingsplan leidt ook tot een vermindering van de werkdruk (zie andere voorstel). Hierdoor kunnen pieken makkelijker binnen de eigen organisatie worden opgepakt zonder dat dit ten koste gaan van de service. Dit vergt echter wel veel meer voorbereiding.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard

Is sprake van een wettelijke taak?

Ja

Jaren/bedragen

2022: € 25.000 2023: € 25.000 2024 en verder: € 25.000

Overige opmerkingen

Formatie Beleidsmedewerker team BIB (33) Cluster:

Voorbereiding en beheer

Naam voorstel:

Niet invullen van formatie beleidsmedewerker (team BIB)

Categorie:

Dienstverlening aan bestuur/inwoners

Toelichting op het voorstel:

Vacature ontstaat door vertrek van beleidsmedewerker/ kredietbeheerder. Juridisch/administratieve taken mbt ongeregistreerd grondgebruik/verjaring/verhuur/verkoop/ erfpacht/tankstations/ zendmasten niet meer uitgevoerd. Dit betreft dienstverlening, uitzoekwerk en administratieve afhandeling. Verder stopt de ondersteuning op de herinrichting van restpercelen met maatschappelijke betrokkenheid (participatie/initiatieven).

Wat zijn de consequenties? Bijvoorbeeld in servicenormen

Het zorgt voor een verschraling van kwaliteit van de organisatie en verhoging van werkdruk. Gelijktijdig wordt een grote kans op doorontwikkeling en kwaliteitsverhoging gemist.

Impact op Burgers, bestuur, organisatie inclusief toelichting van deze impact

Het beleidsteam is klein van omvang. Het vervallen van 22% van de beleidscapaciteit van het team heeft grote impact Gemeenten verliezen hierdoor op termijn gedeeltelijk regie op de eigen grondpositie en zijn niet meer 'in control' op dit onderwerp. Door geen inzet meer te kunnen leveren op de herinrichting van restpercelen met maatschappelijke betrokkenheid (participatie/initiatieven) blijven deze vaak rommelige locaties lang een doorn in het oog bij inwoners.

Innovatie/digitalisering. Welke mogelijkheden heb je en wat heb je er voor nodig om deze tot uitvoer te brengen (businesscases)?

Kan direct worden geeffectueerd.

Is sprake van standaard dienstverlening of maatwerk?

Standaard

Is sprake van een wettelijke taak?

Nee

Jaren/bedragen

2022: € 94.000 2023: € 94.000 2024 en verder: € 94.000

Overige opmerkingen