2023-11-07 Antwoord Albrandswaard zienswijze begroting 2024 De Bedrijfsvoeringspartner.pdf

3

:

BARENDRECHT

l

'sEE,Tg:31.„„„

@ , .,, . ,..

Aan het college van burgemeesteren wethouders van Albrandswaard

Kenmerk:

Uw brief van: Uw kenmerk:

Bijlage(n): 5 Onderwerp:

• •

Vastgestelde begroting 2024 De Bedrijfsvoeringspartner Antwoord op ingediende zienswijzen begroting 2024 De Bedrijfsvoeringspartner

697997

Contactpersoon: T. Werksma Financiën Afdeling: Doorkiesnummer: 0180 451 646 Datum: 7 november 2023

Geachte collegeleden , Hierbij bieden wij u aan: - ter kennisgeving de vastgestelde begroting 2024 van De Bedrijfsvoeringspartner - ons antwoord op de door u ingediende zienswijze op dit document en verzoeken u deze stukken door te geleiden naar uw gemeenteraad. Begroting 2024 Wij hebben de begroting 2024 op 7 november 2023 vastgesteld. Ten opzichte van de conceptversie welke u op 30 juni 2023 voor zienswijze was aangeboden is één wijziging in de begroting aangebracht. Dit naar aanleiding van de door de gemeenteraad van Barendrecht ingebrachte zienswijze omtrent het leveren van een bijdrage in de kostenbesparing van € 45.000. Dit is door alle de drie gemeenten geaccepteerd. Om die besparing te bereiken is de budgetverhoging voor het opleidingsbudget van € 104.000 die in de conceptbegroting was opgenomen geschrapt. Het opleidingsbudget is weer naar 1,5% van de }oonsom teruggebracht. Hierdoor kon de gemeentelijke bijdrage van alle drie de gemeenten worden verlaagd. Tijdens de vergadering van ons algemeen bestuur op 24 oktober 2023 werd in tegenstelling tot gebruikelijk geen consensus bereikt over de begroting. Hierdoor werd een stemming nodig. In de tweede vergadering op 7 november is vervolgens door middel van stemming een besluit genomen. Daarbij stemde uw gemeente niet in met deze begroting omdat de aandachtspunten in uw zienswijze niet waren overgenomen.

Barendrecht en Ridderkerk stemden wel in met de begroting van De Bedrijfsvoeringspartner 2024, waardoor deze bij meerderheid was vastgesteld.

Nieuwe naam voor een nieuwe BAR-organisatie: “De Bedrijfsvoeringspartner” Tot nu toe spraken wij over de BAR-organisatie nieuwe stijl als het ging over de per 1 januari 2024 van start gaande nieuwe organisatie voor de bedrijfsvoeringstaken. Inmiddels is gekozen voor “De Bedrijfsvoeringspartner" als nieuwe naam.

Door u ingediende zienswijze en ons antwoord daarop Wij hebben uw zienswijze op de begroting 2024 van De Bedrijfsvoeringspartner ontvangen en behandeld in de vergaderingen van het algemeen bestuur op 24 oktober en 7 november 2023. U schrijft in de zienswijze dat in navolging van de eerdere besluitvorming in het dagelijks bestuur u niet kunt instemmen met de concept Begroting 2024 voordat de nu volgende aanpassingen en aanvullingen zijn doorgevoerd. In deze brief geven wij, op alle door u ingebrachte punten uit de zienswijze, een reactie.

1

Uw zienswijze 1. Nieuwe Verrekensystematiek

De voorgesteldenieuwe bekostigingop basis van inwoneraantalis feitelijk niet in overeenstemming met het uitgangspunt “rechtvaardig” en heeft niet onze instemming, Ons argument hiervoor is dat de BAR-organisatie “nieuwe stijl” een bedrijfsvoeringorganisatie wordt waarbij een veel reëlere en eerlijke verdeling op basis van FTE in relatie tot de deelnemende gemeenten gehanteerd kan worden. Immers, de werkzaamheden zullen vooral gerelateerd zijn aan aantallen laptops/telefoons/ mailaccounts/salarisstroken/licenties etc. waarbij dan mede op basis van aantal fte een veel reëlere kostenverdeling op zijn plaats is. Direct klantcontact wat de basering op basis van inwoneraantal zou rechtvaardigen komt immers zoveel mogelijk bij de “eigen” gemeente te liggen. Door dit, in onze ogen onrechtvaardige beginsel van kostenverdeling, wordt de bijdrage van Albrandswaard onevenredig

verhoogd (1,2% van ca € 33.000.000,- = € 400.000,- per jaar). De meest zuivere,eerlijke en goed werkbare variant (conform advies van de afdeling financiën van de BAR-organisatie) is die van de gewogen combinatie van Inwoneraantal/FTE/begroängsomvang. Deze Verrekensystematiek heeft onze sterke voorkeur en zien wij graag zo spoedig mogelijk verwerkt worden in de voorliggende concept Begroting 2024 GR BAR-organisatie “nieuwe stijl". Antwoord Wij nemen er kennis van dat u niet instemt met de bekostiging op basis van inwoneraantallen. Wij hebben begrip voor uw argumentatie en zijn ons bewust van het financiële nadeel dat het voor uw gemeente oplevert. Echter, alle verdeelmodellen waaruit gekozen kan worden hebben voor- en nadelen en hebben positieve dan wel negatieve gevolgen voor de deelnemende gemeenten. De bekostiging op basis van inwoneraantallen heeft de instemming van Barendrecht en Ridderkerk en is daarom gehandhaafd in de begroting.

2. Producten/diensten catalogusen pakketten U geeft aan dat dit een “basisbegroting2024“ betreft die de komende maanden nog verder uitgewerkt gaat worden in dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de deelnemende gemeenten. Wij gaan

ervan uit dat het standaardwerken maatwerkhierin mogelijk blijft en dat hiervoor een bekostigings-en verantwoordingsmodel uitgewerkt gaat worden dat recht doet aan een eerlijke inzet- en kostenverdeling, waarbij individuele gemeentelijke wensen niet ten koste gaan van de benodigde basis inzet van personeel voor de andere gemeente(n) maar ook niet ten laste komen van de andere gemeente(n)

Antwoord De concept dienstverleningsovereenkomst is in ontwikkeling. Onderdeel van deze overeenkomst is het dienstverleningsconcept van De Bedrijfsvoeringspartner. Waarin onderscheid wordt gemaakt tussen collectieve dienstverlening en individuele dienstverlening. De collectieve dienstverlening is identiek voor alle drie de gemeenten. En de individuele dienstverlening geeft ruimte aan de individuele gemeenten om eigen accenten te leggen. Belangrijk daarbij is dat het grootste gedeelte van de dienstverlening valt onder de collectieve dienstverlening. De dienstverleningsovereenkomst wordt uitgewerkt in een producten- en diensten catalogus. Waarin ook transparant wordt gemaakt waar iedere gemeente recht op heeft op basis van hun inbreng. En doet dus recht aan het uitgangspunt van een eerlijke verdeling van inzet en kosten,

3. Eigenvermogen2% De vorming van een eigen reserve heeft al een lange geschiedenisbinnen de GR BAR-organisatie welke telkens door de gezamenlijkeraden om moverenderedenen is tegengehouden.Het nu wel opvoeren met als argument de mogelijke vermindering van bestuurlijke drukte en flexibiliteit voor de organisatie heeft nog steeds niet onze voorkeur. Het zou ons inziens het integrale rechtmatige

handelen (Inzet reserve bij tegenvallerszonder melding aan de deelnemers) en de inzichtelijkheidvan de jaarlijkse na-verrekening bemoeilijken

Antwoord Wij nemen er kennis van dat het vormen van een reserve binnen de begroting van De Bedrijfsvoeringspartner uw voorkeur niet heeft. In de begroting hebben wij aangegeven dat met de vorming van De Bedrijfsvoeringspartner de situatie anders is geworden en waarom wij een reserve wenselijk achten . De omvang van de begroting is fors kleiner waardoor het een stuk moeilijker is om risico’s op te vangen of snel in te kunnen spelen op 2

acute gemeentelijke wensen. Met een beperkte resewepositie hoeven we niet voor elke kleine vraag terug naar de gemeenten en kunnen we de drie gemeenten snel en flexibel bedienen. Een inzet van de reserve wordt verantwoord in de jaarrekening en tussentijds aan het bestuur. De gemeenten Barendrecht en Ridderkerk hebben geen bezwaren aangevoerd tegen het vormen van een reserve. In de begroting hebben beide gemeenten Inmiddels een storting van € 250.000 aan de reserve gedaan . Op grond hiervan is de reserve gehandhaafd in de begroting.

4. Geen nieuwe ambities BAR nieuwe stii}, wel budgettaire aanpassingen Ondanksdat u aangeeftdat er geen nieuwe ambities zijn verwerkt in deze concept Begroting2024, voert u wel enkele noodzakelijkgeachte personeelsuitbreidingenop, Omdat u daarnaastvermeldt dat deze “basisbegroting 2024“ nog bijgesteld gaat worden lijkt ons deze verhoogde raming nu (nog) niet

gewenst.Wij gaan dan ook nu niet akkoord met deze aanpassing,maar staan in principe niet onwelwillend tegenover noodzakelijke uitbreidingen om de huidige dienstverlening op peil te houden Wij zien na de tot stand gekomen DVO’s met de gemeenten een onderbouwde claim op de bijdragen met belangstelling tegemoet. Antwoord

Wij kunnen ons voorstellen dat enerzijds het uitgangspunt van geen nieuwe ambities en anderzijds toch opgenomen personeelsuitbreidingen vragen bij u oproept. Toch is er een goede verklaring voor de beperkte budgettaire aanpassingen. De ontvlechting van de BAR-organisatie heeft ook consequenties in de bedrijfsvoering. Immers vanuit het nieuwe samenwerkingsverband moeten drie organisaties worden bediend. Bij het opstellen van de begroting was al direct duidelijk dat een beperkte budgettaire aanpassing noodzakelijk is om de huidige basisdienstverlening te kunnen blijven garanderen. Het betreft dan ook geen ambities maar onoverkomelijke effecten. Verdere mogelijke budgettaire consequenties onderbouwen wij vanzelfsprekend goed. Op basis van de uit te werken producten- en diensten catalogus. Net als voorheen proberen wij daarbij de bijdragen van de gemeenten te beperken en zo efficiënt mogelijk te werken. Voordat de gemeenten om additionele middelen worden gevraagd wordt dit zorgvuldig afgewogen binnen onze organisatie. En vooraf besproken en afgewogen in het opdrachtgeversoverleg met de gemeenten. 5. Financiële situatie Albrandswaard door de BAR-ontvlechtinq Door de BAR-ontvlechäng worden wij geconfronteerd met sterk verhoogde kosten.

Alleen al voor personele kosten hebben wij € 1.700.000,- aan extra budget moeten toekennen om aan onze verplichtingen van het overnemen van personeel te kunnen voldoen en een volwaardige organisatie

mogelijk te maken.Wij willen u daarom een taakstetFingvan 70%in uw begroting meegeven om onze eigen financiële huishouding op orde te krijgen/houden en de continuïteit van de BAR nieuwe stijl te kunnen waarborgen vanuit Albrandswaard. Gezien uw huidige gepresenteerde en berekende

bijdragenzou dit dus gaan om een besparingvan afgerond € 690.000,- voor Albrandswaard.Wij zien dit graag verwerkt in de voorliggende concept Begroting2024. Wij achten een ingroeipad van 3% in 2024, 6% in 2025 en 10% in 2026 realistisch Antwoord

Gezien de financiële situatie van uw gemeente hebben wij begrip voor uw zienswijze op dit punt. Maar nu een taakstelling in onze begroting opnemen achten wij niet realistisch en niet haalbaar. Wij vinden het van groot belang om de huidige basisdienstverlening te kunnen garanderen . Daar past geen taakstelling van 3% bij voor het komende jaar, oplopend naar 10% in 2026. Dan zijn wij niet meer berekend op de grote opgaven die voorliggen, wordt de dienstverlening aan inwoners en besturen aangetast en is de werkdruk in de organisatie niet meer te beheersen. Destijds is bij de vorming van de huidige GR BAR in 2014 een kostenverlaging van 10% (circa € 7 miljoen) gerealiseerd. Dat kon door harmonisatie en efficiency-maatregelen. Op een later moment is ook nog een aanvullende taakstelling gerealiseerd. Door de ontvlechting zitten we nu in een tegenovergestelde beweging. En is het de uitdaging om de efficiency-voordelen in de bedrijfsvoeringen zo veel als mogelijk te behouden. Het vanaf 2024, bij de start van de nieuwe organisatie opnieuw realiseren van een taakstelling is niet haalbaar en niet wenselijk. Het is al een forse opgave om de basisdienstverlening te kunnen blijven garanderen nu wij drie afzonderlijke organisaties gaan bedienen.

3

Aanvullend is nog een tweede punt van belang. Een eenzijdige taakstelling vanuit één gemeente is zowel nu als in de toekomst moeilijk te realiseren. En heeft ook snel effect op het niveau van dienstverlening van de andere deelnemers. Het raakt aan het fundament van de samenwerking. Door de samenwerking worden schaalvoordelen behaald, kan efficiënter worden gewerkt, wordt kwetsbaarheid verminderd en neemt de kwaliteit toe. Deze voordelen zijn alleen haalbaar als de uitgangspunten voor de organisatie gezamenlijk worden bepaald door de gemeentelijke opdrachtgevers. Inclusief het al dan niet opleggen van een taakstelling. Deze afspraken zijn ook opgenomen in de concept dienstverleningsovereenkomsten. Naar aanleiding van de zienswijze van de gemeente Barendrecht hebben wij gezamenlijk besloten het opleidingsbudget niet te verhogen naar 2%. Hierdoor wordt voor alle gemeenten een verlaging van de bijdrage gerealiseerd. Tot slot hechten wij er aan om nogmaals op te merken dat wij begrip hebben voor het financiële

perspectiefvan uw gemeente.En dat van de andere deelnemers.Als het financiële perspectiefvan de gemeenten verandert is het uiteraard voorstelbaar dat ook de bedrijfsvoering daarin meebeweegt. Dat vraagt wel om een deugdelijke analyse op basis van de producten- en diensten catalogus. In 2024 doen wij ervaring op met het werken voor drie afzonderlijke gemeentelijke organisaties. En verkrijgen wij meer en beter inzicht. Op basis daarvan kunnen wij met uw gemeente in gesprek over uw verzoek om een taakstelling te realiseren. En kan daarover een gezamenlijke afweging plaatsvinden in het bestuur van De Bedrijfsvoeringspartner. Uitgangspunt daarbij is wel dat vanuit de gemeenten voldoende middelen beschikbaar worden gesteld voor de taken van De Bedrijfsvoeringspartner, dan wel dat besluiten worden genomen om het niveau en omvang van de dienstverlening aan te passen.

Ingediende zienswijzen Barendrecht en Ridderkerk Ter informatie zijn als bijlagen opgenomen de ingediende zienswijzen door de gemeenten Barendrecht en Ridderkerk en onze antwoordbrieven daarop. Hoogachtend,

de voc

FR.E. Schneider 1

2. 3. 4. 5.

begroting 2024 De Bedrijfsvoeringspartner ingediende zienswijze Barendrecht antwoordbrief De Bedrijfsvoeringspartner aan Barendrecht ingediende zienswijze Ridderkerk antwoordbrief De Bedrijfsvoeringspartner aan Ridderkerk