2023-11-03 RIB Archiefinspectie 2023.pdf

Aan de gemeenteraad van Ridderkerk p/a griffie

Uw brief van: Uw kenmerk: Bijlage(n): 2

Ons kenmerk: 886150 Contact: Marc Lemmens Doorkiesnummer: 0180-451234 E-mailadres: m.lemmens@bar-organisatie.nl Datum: 3 november 2023

Betreft: archiefinspectie Geachte raadsleden, In de periode maart-juni 2023 heeft een archiefinspectie plaatsgevonden in overeenstemming met de aangepaste dienstverleningsovereenkomsten archief- en informatiebeheer die met de gemeente Ridderkerk zijn afgesloten. Deze inspectie is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Het doel van de inspectie is om vast te stellen in welke mate het informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Ridderkerk voldoet aan de archiefwet- en regelgeving, eventuele tekortkomingen te signaleren inclusief de risico’s die daaraan zijn verbonden en waar nodig aanbevelingen te doen ter verbetering. De inspectie richt zich primair op het archief- en informatiebeheer ten aanzien van die informatie (digitaal en analoog) die (nog) niet is overgebracht naar de daartoe aangewezen archiefbewaarplaats. In aanvulling hierop is specifiek aandacht besteed aan de opvolging van de aanbevelingen uit het verslag van de archivaris uit 2020. Voor naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie is het rapport gebaseerd op het jaarlijkse verslag dat de gemeentearchivaris uitbrengt aan het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam, in dit geval over het jaar 2019. Er is geen recenter rapport omdat de situatie betreffende de overgebracht informatie niet is veranderd.

Conclusie Op basis van het onderzoek komt de Archiefinspectie tot de conclusie dat het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Ridderkerk deels voldoet aan de vigerende archiefwet- en regelgeving en ook ruimte laat voor verbetering. Die verbetering is voor de gemeente Ridderkerk nodig op de volgende onderwerpen: 1. vaststellen lokale regelingen en plannen; 2. bewaarstrategie en een e-depotvoorziening; 3. vernietiging en vernietigingsfunctionaliteit van (afdelings-) schijven en uit andere systemen dan de geijkte informatiebeheersystemen; 4. een hotspotmonitor vaststellen en implementeren; 5. overbrengen van archieven die daarvoor in aanmerking komen.

Voor het volledige verslag en de aanbevelingen die de archiefinspecteur heeft gedaan, verwijzen wij u naar het bijgevoegde inspectierapport (Verslag van de archivaris over het toezicht op archief- en informatiebeheer van de gemeente Ridderkerk maart – juni 2023). In een officiële reactie is aangegeven hoe de aanbevelingen opgepakt worden. Deze reactie is toegevoegd aan het definitieve rapport. De volgende archiefinspectie zal plaatsvinden in 2025. Wij vertrouwen erop u voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Ridderkerk, de secretaris, de burgemeester,

Dhr. H.W.J. Klaucke

dhr. C.A. Oosterwijk

Bijlagen: 1. Aanbiedingsbrief van de gemeentearchivaris 2. Verslag van de archivaris over het toezicht op archief- en informatiebeheer van de gemeente Ridderkerk maart – juni 2023