2023-10-22 Memorandum accountant over Brandzaken 2021 en 2022.pdf

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl

Memorandum Brandzaken 2021 en 2022 gemeente Ridderkerk Behandeld door:

Datum:

C.L. Aleman MSc RA

22 oktober 2023

Aan:

De leden van de gemeenteraad en de Auditcommissie van de gemeente Ridderkerk

Onderwerp:

Schriftelijk reactie Speerpunt audit 2022 “Brandzaken uit 2022 met een terugblik op 2021”

Geachte leden van de gemeenteraad en de Auditcommissie, Wij hebben overeengekomen specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot het speerpunt “Brandzaken uit 2022 met een terugblik op 2021”. Het speerpunt is met u overeengekomen in het Auditplan 2022 en heeft als doel om u in staat te stellen middels artikel 5, zevende lid van de Financiële verordening Ridderkerk 2017 inzicht te krijgen dat het college van burgemeesters en wethouders op een juiste, volledige en rechtmatige wijze verantwoording aflegt over deze brandzaken. Werkzaamheden en bevindingen In deze paragraaf is een beschrijving van de overeengekomen specifieke werkzaamheden en bevindingen opgenomen. Wij richten ons op het proces, de rechtmatigheid van de genomen besluiten door het college, de informatievoorziening naar de gemeenteraad en onze bevindingen en aanbevelingen omtrent deze machtiging. Dit memorandum bevat onze feitelijk constateringen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot deze brandzaken en zien dus niet toe op onze persoonlijke mening en inzichten. Wij doen daarmee geen uitspraak over wat de bevindingen betekenen voor de brandzaken uit 2022 met een terugblik op 2021 in zijn totaliteit.

De gemeenteraad heeft vanwege politieke en bestuurlijke keuzes middels de Financiële verordening besloten om de bevoegheden voor deze machtiging op een rechtmatige wijze over te dragen aan het college van burgemeesters en wethouders. We hebben geconstateerd dat meerdere gemeenten deze machtiging in hun Financiële verordening hebben opgenomen om daarmee de belangen van de gemeente naar de inzichten op dat moment zo goed als mogelijk te behartigen. Indien een brandzaak zich voordoet is het belangrijk dat deze beslissingen juist, rechtmatig en vooral tijdig worden genomen. Wij onderschrijven hiermee ook het belang van deze bepaling in de Financiële verordening. Wij zijn nagegaan of de door het college van burgemeesters en wethouders van de gemeente Ridderkerk in 2022 en 2021 genomen beslissingen op grond van artikel 5, zevende lid, Financiële verordening Ridderkerk 2017 (brandzaken) rechtmatig zijn genomen. Daarnaast stellen wij vast of deze brandzaken op een juiste wijze zijn meegedeeld aan de gemeenteraad en de gemeenteraad daarover op de juiste wijze is geïnformeerd in de P&Cstukken. Daarnaast zullen wij ook onze bevindingen en aanbevelingen, indien van toepassing, over deze machtiging en de wijze van informatievoorziening aan de gemeenteraad middels dit memorandum aan u rapporteren.

Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

2 22 oktober 2023

Wij hebben de volgende specifiek afgesproken werkzaamheden uitgevoerd: a) Wij stellen vast dat de door het college van burgemeesters en wethouders van de gemeente Ridderkerk in 2022 en 2021 genomen beslissingen op grond van artikel 5, zevende lid, Financiële verordening Ridderkerk 2017 (brandzaken) rechtmatig zijn genomen. b) Wij stellen vast dat deze brandzaken op een juiste wijze zijn meegedeeld aan de gemeenteraad en de gemeenteraad daarover op de juiste wijze is geïnformeerd in de P&C-stukken c) Wij stellen de bevindingen en aanbevelingen, indien van toepassing, vast over deze machtiging en de wijze van informatievoorziening aan de gemeenteraad en rapporteren hier aan u over. In artikel 5, zevende lid van de Financiële verordening Ridderkerk 2017 is het volgende opgenomen: “Het college is gemachtigd, om in uitzonderingsgevallen zonder voorafgaand raadsbesluit, de belangen van de gemeente en de GR BAR-, naar de inzichten op dat moment, zo goed mogelijk te behartigen. Deze omstandigheden zijn aan de orde indien het gemeentebelang in een bepaalde situatie (mogelijke) nadelige gevolgen zou oplopen indien geen beslissing kan worden genomen en ingrijpen geen uitstel duldt. Deze uitzonderingsgevallen worden betiteld als “brandzaak” en terstond na het collegebesluit gemeld aan de raad”. Wij hebben van dhr. J.

van Straalen, griffier van de gemeente Ridderkerk, een overzicht ontvangen met meldingen van brandzaken over de boekjaren 2021 en 2022 en de wijze waarop het college van burgemeesters en wethouders de gemeenteraad over deze brandzaken heeft geïnformeerd. Het betreffen de volgende feitelijke meldingen welke wij in onze opdracht hebben betrokken: 1.

Het verlengen van de tijdelijke inhuur van 2 FTE extra BOA-capaciteit tot in ieder geval 1 april 2021 (Besluit BenW 5 januari 2021).

2.

Het in overleg met RET en MRDH aanvullend inzetten van een RMC-bus voor buurtbus 601 vanaf 4 januari 2021 als gevolg van de corona-situatie (lockdown) (Besluit BenW 5 januari 2021).

3.

Bijzondere subsidieregeling huurcompensatie Corona Ridderkerk vast te stellen. Daartoe € 250.000 budget beschikbaar te stellen (Besluit BenW 9 februari 2021)

4.

Grandcafé Burgerzaken de huur over de periode van 16 december 2020 tot 1 maart 2021 kwijt te schelden. (Besluit BenW 9 maart 2021)

5.

Vergoeding vanuit het Rijk voor tegemoetkoming extra kosten Tweede Kamerverkiezingen toe te delen aan budget verkiezingen. (Besluit BenW 9 maart 2021)

6.

Bijzondere subsidieregeling huurcompensatie Corona Ridderkerk 2022 vast te stellen (Besluit BenW 11 januari 2022).

7.

Het restant budget van € 150.000 van de "Subsidieregeling huurcompensatie Corona Ridderkerk 2021" bij de Jaarrekening 2021 door te schuiven naar 2022 ten behoeve van de "Subsidieregeling huurcompensatie Corona Ridderkerk 2022" en dit te verwerken in de P&C documenten (Besluit BenW 11 januari 2022).

8.

Financiële gevolgen opvang vluchtelingen Oekraïne (Besluit BenW 15 maart 2022).

9.

Een tijdelijke accommodatie voor KCR te realiseren en akkoord te gaan met de daaruit volgende eenmalige realisatiekosten ad € 63.458, maandelijkse exploitatiekosten ad € 10.529 en maandelijkse compensatie aan KCR ad € 4.300 (Besluit BenW 12 april 2022).

3 22 oktober 2023

10. De raadsinformatiebrief over de stand van zaken van de uitgaven voor noodopvang van vluchtelingen uit Oekraïne vast te stellen en te versturen (Besluit BenW 31 mei 2022). 11. ‘Wij hebben de aanvullende budgetten aangemerkt als brandzaak conform “Financiële verordening Ridderkerk 2017“. De uitwerking en de financiële gevolgen worden via de 2' Tussenrapportage 2022 verwerkt in de begroting’ (Besluit BenW 16 augustus 2022).

Wij hebben vastgesteld dat de bovengenoemde besluiten door het college van burgemeesters en wethouders toezien op de Coronacrisis en de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne en daarmee zijn bestempeld als brandzaak in het kader van artikel 5, zevende lid van de Financiële verordening Ridderkerk 2017. Wij hebben vastgesteld dat alle besluiten in overeenstemming met dit artikel zijn genomen en zodoende rechtmatig tot stand zijn gekomen. In de laatste zin van artikel 5, zevende lid van de Financiële verordening Ridderkerk 2017 is opgenomen dat wanneer er sprake is van een brandzaak deze terstond na het collegebesluit wordt gemeld aan de gemeenteraad. Wij hebben vastgesteld dat in negen van de elf besluiten uiterlijk één dag na het collegebesluit de gemeenteraad door de griffier is geïnformeerd middels een email. Bij de andere twee besluiten is de gemeenteraad tijdig geïnformeerd middels de raadsinformatiebrief. Aan de hand van deze mails van de griffier en de raadinformatiebrief hebben wij ook kunnen vaststellen dat de de gemeenteraad op een juiste en tijdige wijze is geïnformeerd, deze informatievoorziening overeenkomt met het besluit wat door het college van burgemeesters en wethouders is genomen en deze besluiten, waar nodig, op een juiste wijze zijn verwerkt in de tussentijdse rapportages.

Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden en onze constateringen in het kader van deze brandzaken stellen we vast dat het proces op een dusdanige wijze is ingeregeld dat de besluiten van deze brandzaken uit 2021 en 2022 op een rechtmatige wijze tot stand zijn gekomen en de informatievoorziening aan de gemeenteraad juist en tijdig is middels emails vanuit de griffier, raadsinformatiebrieven en tussentijdse rapportages. Op basis hiervan hebben wij geen bevindingen en aanbevelingen in het kader van deze brandzaken. Beperking in het gebruik en verspreidingskring Bij het opstellen van dit memorandum is rekening gehouden met de verwachtingen van de beoogde gebruikers. Daarom is dit memorandum alleen bestemd voor de leden van de gemeenteraad en de Auditcommissie van de gemeente Ridderkerk. U kunt dit memorandum niet aan anderen afgeven zonder onze toestemming, tenzij wettelijke voorschriften anders bepalen. Rotterdam, 22 oktober 2023 Deloitte Accountants B.V. Was getekend: drs. R.M.J. van Vugt RA