2023-09-29 RIB Ontvlechting BAR-organisatie en opbouw organisatie Ridderkerk.pdf

Aan de gemeenteraad van Ridderkerk p/a griffie

Uw brief van: Uw kenmerk: Bijlage(n):

4

Ons kenmerk: 656908 Contact: A.A. Breedveld Telefoonnummer: 0180-451234 Datum: 29 september 2023

Betreft: Stand van zaken ontvlechting BAR-organisatie en opbouw organisatie Ridderkerk

Geachte raadsleden, Op 26 januari 2023 heeft u het raadsvoorstel behandeld met als onderwerp het gemeente specifiek organiseren van taken en een frictiebudget. U heeft kennisgenomen van de samenvatting van het Plan van aanpak Ontvlechting, Onthechting Transitie en de Opbouw (OOTO) van de gemeentelijke organisaties van Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk en de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie. Tevens heeft u een incidenteel budget ter beschikking gesteld van € 1,0 miljoen voor frictie- en projectkosten die samenhangen met het gedeeltelijk ontvlechten van de BARorganisatie, de herinrichting van de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie en de transitie van taken en personeel naar de gemeentelijke organisaties. Vervolgens bent u in de commissie periodiek geïnformeerd over de voortgang van het project. Inmiddels zijn we een paar maanden verder en zijn er grote stappen gezet naar de opbouw van onze eigen Ridderkerkse organisatie en een bedrijfsvoeringorganisatie voor de drie gemeenten per 1 januari 2024. Met deze brief informeren wij u hierover. Opdracht De projectorganisatie is direct gestart na definitieve besluitvorming in oktober 2022 en heeft op hoofdlijnen de volgende 3 opdrachten: - De overdracht van taken en het overgaan van medewerkers naar de drie gemeentelijke organisaties en de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie.

Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. - De opbouw van de drie gemeentelijke organisaties en de nieuwe bedrijfsvoeringsorganisatie. Dit is een verantwoordelijkheid van de individuele colleges respectievelijk het bestuur van de BARorganisatie. - De financiële afwikkeling van dit proces. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Situatie O&F-plan De opbouw van de vier nieuwe organisaties is in volle gang. Na het advies van de OR hebben wij, mede dankzij de input van onze medewerkers, in mei 2023 het organisatie- en formatieplan (O&F-plan) vastgesteld. In het O&F-plan wordt beschreven waar de organisatie voor staat, hoe de aansturing is geregeld en hoe de organisatiestructuur eruitziet.

Pagina 2 van 5

Het O&F-plan van Ridderkerk vormt de basis voor de verdere ontwikkeling van onze organisatie in de rest van het jaar (en de jaren daarna). De dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen en het gemeentebestuur staat centraal. Onze organisatie is hierop gericht en bestaat uit de volgende hoofdstructuur: directie, Bureau Bestuursondersteuning Ridderkerk en de clusters Samenleving, Ruimte, Buitenruimte en Sociaal. In totaal betreft dit circa 290 fte. Samenwerking met Albrandswaard Voor Albrandswaard is de uitdaging om een nieuwe eigen organisatie op te bouwen groot. Mede om deze reden hebben Albrandswaard en Ridderkerk een intentieovereenkomst gesloten over de uitvoering van een aantal taken voor Albrandswaard door de ambtelijke organisatie van Ridderkerk. Sommige Albrandswaardse functies brengen we daarom onder bij de Ridderkerkse organisatie waarbij Ridderkerk ook de formele werkgever wordt. Deze medewerkers komen dus ook in dienst van Ridderkerk, maar werken specifiek voor Albrandswaard. De “Albrandswaardse” teams zitten hoofdzakelijk in de clusters Ruimte, Sociaal en Buitenruimte. Ridderkerk wordt voor deze medewerkers dan ook de formele werkgever. Dit betreft circa 75 fte. Dit maakt dat onze organisatie in totaal circa 365 fte bedraagt. Sociaal plan Het Sociaal plan is in maart 2023 vastgesteld.

In het sociaal plan staan afspraken over hoe wordt omgegaan met de rechtspositie van medewerkers. Rechtspositie gaat over de rechten én de plichten bij de gedeeltelijke ontvlechting van de BAR-organisatie. Ook staan er afspraken in over hoe de overgang van medewerkers naar één van de nieuwe organisaties verloopt. Met werknemers bedoelen we alle collega’s die op dit moment een arbeidsovereenkomst met de BAR-organisatie hebben. Het sociaal plan gaat onder andere over de volgende onderwerpen:  Uitgangspunten, zoals geen gedwongen ontslagen en het principe ‘mens volgt werk’.  Garanties rond het behoud van arbeidsvoorwaarden.  Hoe de belangstellingsregistratie en het plaatsingsproces verlopen en welke plaatsingscriteria daarbij een rol spelen. Belangstellingsregistratie en plaatsingsproces De belangstellingsregistratie heeft plaatsgevonden van donderdag 1 juni t/m vrijdag 30 juni 2023. Medewerkers hebben hun belangstelling voor minimaal 1 en voor maximaal 3 functies kunnen opgeven. Het proces van belangstellingsregistratie en plaatsing wordt begeleid door een onafhankelijke plaatsingsen adviescommissie (PAC). Op basis van de plaatsingscriteria brengt de PAC een zwaarwegend advies uit aan de werkgevers over de voorlopige plaatsing van medewerkers. Medio oktober weten de meeste medewerkers in welke functie en bij welke organisatie zij voorlopig geplaatst zijn.

De definitieve plaatsing is voorzien medio november 2023. Na de voorlopige plaatsing hebben wij een eerste beeld bij het aantal medewerkers die voor Ridderkerk hebben gekozen en waar vacatures ontstaan in de nieuwe organisatie. Om deze reden starten wij uiterlijk in oktober 2023 met arbeidsmarktcommunicatie voor de werving en selectie van nieuwe medewerkers. Na het plaatsingsproces breekt een nieuwe fase aan waarin we kunnen bouwen aan de nieuwe teams en aan onze nieuwe Ridderkerkse organisatie. Daar hoort ook een zorgvuldige overdracht van taken bij, zodat iedereen zijn werk goed kan doen vanaf 1 januari en de dienstverlening door kan gaan zoals men gewend is. Positie medewerkers Dit is een ingrijpende operatie met veel impact. Het is voor iedereen een jaar vol veranderingen. Dit geeft onzekerheid en emotie, maar ook kansen en uitdagingen voor medewerkers. Wij hebben oog voor de positie van onze medewerkers in deze overgangsfase.

Pagina 3 van 5

Wij voeren het gesprek over de balans tussen werkdruk en werkplezier, capaciteit aan de ene kant en aan de andere kant de continuïteit van de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen en het gemeentebestuur. Dit doen we in overleg met de OR en waar nodig nemen we maatregelen om de balans te behouden. Huisvesting Voor de huisvesting van de medewerkers van Ridderkerk en een deel van de medewerkers van de nieuwe bedrijfsvoeringsorganisatie wordt een huisvestingsplan opgesteld. Voor het aantal benodigde werkplekken worden dezelfde uitgangspunten gehanteerd die nu worden gebruikt in de BAR-organisatie. Op basis hiervan is er ruimte voor alle medewerkers van Ridderkerk binnen de bestaande huisvesting. Een onderdeel van de ontvlechting is de huisvesting van de buitendienst in Ridderkerk. Op 4 april 2023 heeft het college derhalve besloten om de locatie Kolenbranderstraat 6a te gaan huren. Per 31 december 2023 vertrekt de Ridderkerkse buitendienst uit de gemeentewerf “de Londen” in Barendrecht en starten zij op de locatie aan de Kolenbranderstraat in Ridderkerk. Een centrale locatie waarvandaan onze medewerkers de werkzaamheden uit kunnen gaan voeren. De structurele huurkosten bedragen € 202.500,- en worden verwerkt in de 2e Tussenrapportage 2023.

Financiën Incidentele lasten Voor de ontvlechting van de BAR-organisatie heeft uw raad bij besluit van 26 januari 2023 incidenteel € 1.000.000,- beschikbaar gesteld. Dit budget is bedoeld voor frictie- en projectkosten die samenhangen met het gedeeltelijk ontvlechten van taken, onthechten van de BAR-organisatie, de herinrichting van de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie en de transitie van taken en personeel naar de gemeentelijke organisaties. De bestuurlijke stuurgroep heeft op 11 april 2023 overeenstemming bereikt over de financiële afspraken betreffende de afwikkeling van de ontvlechting van de huidige BAR-organisatie. De afspraken zien er als volgt uit. Er wordt onderscheid gemaakt in 3 soorten incidentele kosten als gevolg van de ontvlechting: 1. De incidentele projectkosten en frictiekosten. 2. Vervangingskosten van personeel t.b.v. de going concern. 3. Aanloopkosten om tot een goede start van de nieuwe organisaties te komen. De bestuurlijke stuurgroep is het volgende overeengekomen: 1. Structurele meerkosten, inclusief huisvestingskosten maken geen onderdeel uit van afspraken over onderlinge verrekening. 2. De vervangingskosten van personeel t.b.v. de going concern (2) (raming 2 miljoen) uit de projectbegroting blijft binnen de BAR en vormt geen onderdeel van onderlinge verrekening of compensatie.

Deze kosten zijn ook niet volledig toe te rekenen aan het ontvlechtingsproces. Het DB stuurt actief op de uitgaven en dekking van deze kosten. De incidentele projectkosten en frictiekosten (1) (raming 4 miljoen) uit de projectbegroting komen voor rekening van Barendrecht en Ridderkerk. Hiervoor gelden de volgende afspraken: 1. Barendrecht neemt de voornamelijk ICT gerelateerde aanloopkosten, geraamd op € 1 miljoen voor haar rekening. 2. De meerkosten - boven deze 1 miljoen euro - worden 50/50 verdeeld over Barendrecht en Ridderkerk.

Koningsplein 1 Postbus 271 2980 AG Ridderkerk

Pagina 4 van 5

3.

4.

Barendrecht neemt de aanloopkosten van Albrandswaard (3) voor haar rekening, voor een bedrag van € 750.000. Ridderkerk loopt een structureel risico door voor Albrandswaard als centrumgemeente te dienen en het in dienst nemen van ongeveer 75 fte t.b.v. Albrandswaard. Betrokkenen komen een nieuwe verdeelsleutel overeen voor de BAR-organisatie Nieuwe stijl o.b.v. inwonertallen, totdat er een ander besluit wordt genomen.

Kortom, de incidentele projectkosten en frictiekosten zijn begroot op € 4 miljoen. Barendrecht neemt de eerste miljoen voor haar rekening. De resterende begrote € 3 miljoen worden 50/50 gedeeld tussen Barendrecht en Ridderkerk. Uw raad heeft al € 1 miljoen van de begrote € 1,5 miljoen die voor rekening van Ridderkerk kan komen beschikbaar gesteld. In de conceptbegroting 2024 van de GR-BAR stond het bedrag van € 500.000,- opgenomen als frictiekosten waarbij volgens de verdeelsleutel Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk ieder hun deel zouden betalen. Zoals hierboven aangegeven is in de bestuurlijke stuurgroep over het financiële spoor aangegeven dat Barendrecht en Ridderkerk deze kosten zouden dragen. Daar wordt nu op deze manier invulling aan gegeven. Het betreft voor Ridderkerk dus € 250.000,-. Indien deze kosten niet worden aangewend wordt het restant teruggestort. Structurele lasten Voor de begroting 2024 voor de GR BAR-nieuwe stijl wordt voor Ridderkerk een bedrag van bijna € 12,7 miljoen euro gevraagd. Wij gaan ervan uit dat het overgebleven budget uit de BAR-organisatie voldoende is om dezelfde mate van dienstverlening en kwaliteit te leveren.

Bij dit uitgangspunt is een kostenstijging als gevolg van inflatie, extra benodigde formatie voor de uitvoering van nieuwe/aangepaste wet- en regelgeving (beide hadden ook binnen de huidige GR-BAR-organisatie van toepassing geweest) en huisvesting van de buitendienst buiten beschouwing gelaten. Deze kosten zijn wel opgenomen in de begroting 2024 van de GR-BAR. De begroting 2024 van de GR BAR is gebaseerd op een nieuwe verdeelsleutel op basis van inwonersaantallen. Dit levert Ridderkerk een structureel voordeel op t.o.v. de verdeelsleutel zoals deze tot 2024 werd gehanteerd. Vervolg De planning van het project is krap en ambitieus. Tot nu toe worden de vooraf gestelde deadlines en mijlpalen gehaald. Dat is noodzakelijk om medewerkers zo snel als mogelijk is zekerheid te bieden, te zorgen voor een soepele overgang en integratie van medewerkers in de nieuwe organisaties, tijdig te kunnen starten met de werving en selectie van nieuwe medewerkers en een start te kunnen maken met teamontwikkeling en samenwerking binnen de nieuwe organisatiestructuur. Dit lukt alleen dankzij de grote inzet en betrokkenheid van onze medewerkers, die ondanks de onzekerheid en drukte een enorme inspanning leveren aan deze grote verandering. Ook via deze weg willen wij daarvoor onze waardering uitspreken.

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Ridderkerk, de secretaris, de burgemeester,

Dhr. H.W.J. Klaucke

Dhr. C.A. Oosterwijk

Pagina 5 van 5

Bijlagen: 1. Formatieplan / functieboek Ridderkerk 2. Brief aan OR 3. Reactie OR op adviesvraag 4. Reactie Ridderkerk op advies OR

Koningsplein 1 Postbus 271 2980 AG Ridderkerk