2022-11-25 RIB Afdoening motie 2019-31 Afval - Aanbevelingen en Uitvoeringsagenda.pdf

Stand van zaken opvolging aanbevelingen rapport Berenschot: “Scheiden, maar ook verbinden”. Evaluatie NV BAR-Afvalbeheer. In deze notitie wordt ingegaan op de stand van zaken uitvoering aanbevelingen voortkomende uit het rapport Berenschot (A) en de hieruit voortvloeiende uitvoeringsagenda op basis van door de BARorganisatie in samenwerking met de NV BAR-Afvalbeheer opgestelde notitie “NV BAR-Afvalbeheer, BAR-organisaties en gemeentes: pak je rol!” (B). Aanleiding onderzoek Berenschot De drie gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk hebben de taken rondom afvalinzameling en -beheer ondergebracht in de NV BAR-Afvalbeheer (hierna: NV Afvalbeheer). Deze organisatie bestaat in de huidige vorm sinds eind 2015. Na vier jaar van functioneren bestaat de behoefte om te evalueren in hoeverre de NV Afvalbeheer haar doelen tot nu toe en op dit moment realiseert (én in welke mate de organisatie toekomstbestendig is).

Het onderzoek is opgebouwd op basis van vraagstellingen betreffende de volgende thema’s: Ambities en doelstellingen Taken Governance Realisatie van de doelstellingen Het rapport tracht sturing te geven in de vraag wat betekenen de antwoorden op de gestelde vragen voor het toekomstperspectief van de NV BAR-Afvalbeheer? Wat is verstandig om te gaan doen, zowel qua beleid(svorming) en uitvoering? Samenvattend wordt geconcludeerd dat er op de volgende hoofdthema’s veel verbeterd kan worden: A. governance B. interne organisatie NV BAR-Afvalbeheer C. samenwerking met de BAR-organisatie D. de implementatie van de afvalbeleidsplannen. Opgemerkt wordt in het rapport dat het van belang is deze handschoen gezamenlijk -bestuurlijk én ambtelijk vanuit de drie gemeenten, de BAR-organisatie en de NV BAR-Afvalbeheer- op te pakken. Uitvoeringsagenda In opdracht van de BAR-organisatie en de directeur van de NV BAR-Afvalbeheer is als uitwerking van het Berenschot onderzoek medio 2021 de notitie “NV BAR-Afvalbeheer, BAR-organisaties en gemeentes: pak je rol!” opgesteld. De titel geeft al duidelijk weer dat de noodzakelijke verbeteringen bij de diverse organisaties gezocht moeten worden. In deze notitie zijn de mogelijke verbeteringen uitgewerkt.

Na de rapportage over de status/stand van zaken rapport Berenschot (A), volgt aan de hand van bijlage H van de notitie (B) een update over de stand van zaken. Hierbij wordt opgemerkt dat gezien de verkiezingen van 2022 door de vorige bestuurders besloten is de strategische discussie uit te stellen tot het aantreden van de nieuwe colleges. Aanbevelingen rapport Berenschot In lijn met de vier bovenstaande thema’s zijn in het rapport aanbevelingen gedaan met als doel de blik naar voren te richten, waarbij opgemerkt wordt dat gekeken moet worden vanuit het toekomstperspectief van de NV BAR-Afvalbeheer. Wat is op basis van het toekomstperspectief van de NV verstandig om te gaan doen, zowel qua beleid(svorming) en uitvoering? Deze aanbevelingen worden verder uitgewerkt. De stand van zaken wordt gerapporteerd bij de verdere uitwerking.

Onderwerp Beleidsplannen

-

Aanbeveling Maak een programma om de VANG doelstellingen te realiseren; Zorg voor verbinding met aanpalende (beleids)thema’s en onderwerpen zoals verkeer, handhaving, beheer en onderhoud; Geef in de governance van dit programma de bestuurders en de (aan te stellen) ambtelijk opdrachtgever vanuit de BAR-organisatie een plek; Bouw voldoende tijd in voor het realiseren van de VANG doelstellingen

1

Governance Interne organisatie Zorg voor een betere verbinding van de beleids- en uitvoerende cyclus Samenwerking met de BARorganisatie Samenwerking met andere organisaties in de regio

-

-

Heb meer aandacht voor risicomanagement en draagvlak bij inwoners. Richt de governance in zoals het voorafgaand aan de start bedoeld was; Richt tevens een collectief opdrachtgeversoverleg in. Leg de focus voor de komende twee jaar op het creëren van “rust” bij de NV BAR-Afvalbeheer door de interne organisatie te verbeteren. Aanvullend op de hierboven genoemde aanbevelingen: Overweeg om de beleidsontwikkeling (inclusief monitoring en evaluatie) over te dragen naar de BAR-organisatie.

Verbeter de samenwerking met de BAR-organisatie door concrete werkafspraken te maken (inclusief periodieke overleggen) en deze vast te leggen. Start een onderzoek naar kansrijke vormen van samenwerking met strategische samenwerkingspartners in de regio. Het doel hiervan is voor sommige taken, bijvoorbeeld informatisering, op een grotere schaal te gaan werken.

2

A. Verdere uitwerking van de aanbevelingen rapport Berenschot: Onderwerp Governance / Sturings instrumenten

Governance / Bestuurlijk

Aanbeveling

Toelichting / Status

- Houdt de DVO’s tegen het licht en breng deze in overeenstemming met de huidige eisen en wensen in het kader van het (nieuwe) afvalbeleid. Dit betreft de DVO’s met de individuele gemeenten en de samenwerkingsovereenkomst van de BAR-organisatie met de NV BAR-Afvalbeheer.

- Oppakken vanaf Q1 2023 in overleg met de BAR-organisatie en gemeentes.

-

- Maakt onderdeel uit van de te voeren strategische discussie.

Leg, conform de originele opzet, de afspraken voor de “going concern” en de maatwerkafspraken vast in een jaarplan per gemeente.

Planning - vanaf Q1-2023

- Vloeit voort uit de DVO’s en het meerjarenplan van de NV.

- T.a.v. de 10 uitgangspunten van de NV BARAfvalbeheer. Beperk deze tot een beknoptere lijst en werk deze vervolgens uit in concrete doelstellingen en verbind hieraan indicatoren waarop vervolgens gestuurd wordt. - De governance van NV Afvalbeheer houdt in de huidige opzet onvoldoende rekening met het gegeven dat de gemeente de wettelijke taak heeft om huishoudelijk afval (gescheiden) in te zamelen. Over het uitvoeren van deze wettelijke taak heeft de wethouder verantwoording af te leggen in de raad. Het feit dat NV Afvalbeheer een Overheids-NV is, die op relatieve afstand staat, doet hier uiteraard niet aan af. Het portefeuillehouderoverleg is een logisch gremium om hierover het gesprek te voeren. Het is van belang dat de portefeuillehouder daarbij vanuit de inhoud geadviseerd wordt door een deskundige vanuit de BAR-organisatie (accounthouder). - De politieke verantwoordelijkheid en keuzes vanuit de drie gemeenten grijpen in op elkaar. Er zijn onderwerpen in het portefeuillehouderoverleg die ook in collectief verband besproken moeten worden. Stel

- Vanaf Q4-2022

- Vanaf Q4-2022

Alle onderwerpen maken deel uit van de te voeren strategische discussie.

3

- Vanaf Q4-2022

Governance / Ambtelijk

Governance / Overlegstru cturen

daartoe een collectief (bestuurlijk) opdrachtgeversoverleg in. - De portefeuillehouders vervullen twee rollen: eigenaar en opdrachtgever. Twee maatregelen die de verschillende rollen van eigenaar en opdrachtgever duidelijker scheiden: a. Het instellen van een collectief opdrachtgeversoverleg dat zich expliciet richt op de inhoud. De AVA richt zich vooral op de rol van eigenaar c.q. de instandhouding van de organisatie b. Het aanstellen van een accounthouder bij de BARorganisatie, die de bestuurders ondersteunt bij het invullen én het scheiden van beide rollen. - Stel aan de kant van de BAR-organisatie een accounthouder aan.

a. Het al dan niet inrichten van dit overleg vloeit voort uit de strategische discussie over de toekomst van de NV.

b. Op dit moment beschikken alle drie de gemeenten over een eigen accounthouder/adviseur afval. Passend bij de bestuurlijke wens van de betreffende gemeente. - Dit wordt niet collectief vanuit de BAR-organisatie ingevuld, maar is per gemeente ingevuld passend bij de bestuurlijke behoefte.

- Zorg ervoor dat er bij de NV BAR-Afvalbeheer een “olieman” (liaison-functie) komt die het volgende met elkaar verbindt: a. Binnen de NV: beleid, uitvoeringsbeleid en uitvoering b. De NV met de verschillende relevante onderdelen van de BAR-organisatie.

- Dit is de regulier taak van de directeur NV.

- Richt aan de kant van de NV een incidentprocedure in voor incidenten inzake afvalinzameling.

- Vaste onderdelen van de Pho’s zijn vragen uit de samenleving en incidenten. Dit wordt afgestemd met de regiefunctionaris en bestuurssecretaris in samenwerking met de manager beleidsondersteuning communicatie en strategie van de NV.

- Een praktisch advies is om een directiesecretaris aan te stellen die zowel de liaison functie vervult als de rol van aanspreekpunt bij incidenten. - Richt de overlegstructuren opnieuw in. Zie aanzet Berenschot pag. 17 ev - Evalueer de nieuwe overlegstructuren periodiek.

- Is ingeregeld binnen de NV. - Is onderdeel van de verdere uitwerking van de governance. Volgt op strategische discussie.

4

Verbetering interne organisatie

- Zorg ervoor dat de basis op orde komt ten aanzien van de interne bedrijfsvoering. Analyseer, optimaliseer en beschrijf processen en taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

- Een belangrijke opgave was rust in de organisatie creëren waarbij de dienstverlening op orde is. Hierbij is toegewerkt naar de invoering van Diftar per 1-1-2022. Met de vervanging van het zaaksysteem, het burgerportaal (in samenwerking met de BAR-organisatie), Afval Ris en verdere digitalisering van de documentstromen worden alle primaire processen doorgelicht en opgeschoond waarbij de taken, bevoegdheden en verantwoordlijkheden opnieuw zijn doorgelicht en beschreven. Dit wordt in 2022 voor de belangrijkste processen afgewikkeld. Hiermee wordt gelijktijdig een start gemaakt met de verbetering van de interne managementrapportages en rapportages richting gemeenten. Verder zit de actualisatie van de RI&E in de afrondende fase. In 2022 wordt de OR bij de NV opgericht. In 2023 wordt de verder invulling van de BI en overige processen verder opgepakt. Om te toetsen of onze beleving van het terugkeren van de rust in de organisatie klopt, wordt in 2023 een medewerker tevredenheid onderzoek (MTO) door een extern bureau uitgevoerd, waarbij de nieuw opgerichte OR een rol krijgt.

- Herijk het functieboek en maak competentieprofielen voor elke functie.

- Het herijken van het Functieboek, de competentieprofielen en de herwaardering is in een vergevorderd stadium en wordt voor het einde van 2022 afgerond.

- 2022

- Investeer in de informatisering functie en ontwikkel de digitale competenties bij de relevante sleutelfiguren. Probeer hierbij samen te werken met andere organisaties.

- Om de kwetsbaarheid te verminderen gaan wij naar standaardrapportages en een versimpeling van de ICTinfrastructuur. Het operationele applicatiebeheer en BI brengen wij onder bij eigen medewerkers die hiervoor een aanvullende training krijgen. Het functionele beheer is ondergebracht bij een externe partij en tevens wordt de verdere samenwerking onderzocht met collega bedrijven.

- 2022-2023

- Werk toe naar een cultuur waar proactief handelen en “leren” centraal staat.

- Na de hectische periode van de invoering van de afvalbeleidsplannen zijn binnen de organisatie de opleidingen weer geïntensiveerd, gericht op verbreding van de vakkennis. Denk aan managementopleidingen, projectmanagement, communicatietraining, bezoek

5

- 2022-2023

vakbeurzen en congressen, onderhouden netwerk en bezoeken collega’s met als doel ervaringen uitwisselen.

Samenwerking NV met de BAR-organisatie

Maak een programm a om de VANG doelstellin gen te realiseren Start een onderzoek naar strategisc he samenwer kingspartners in de regio

- Een specifiek vraagstuk is of de NV over een eigen vermogen zou moeten beschikken. Er zijn diverse dwarsverbanden tussen de activiteiten van de NV en de BAR-organisatie. - Richt voor elk van deze dwarsverbanden een overlegstructuur in en maak werkafspraken.

- Maakt onderdeel uit van de strategische discussie.

- Vanaf Q4-2022

- Regulier is er al een geruime tijd een tweewekelijks collegiaal overleg tussen de directie Bar-organisatie en directie NV, waarin de afstemming plaatsvindt over inkooptrajecten, juridische zaken, IT, buitenruimte beleid, financiën etc. Hierin wordt naast de afstemming vooral gekeken wat we over en weer voor elkaar kunnen beteken gericht op de verdere uitbouw van de samenwerking. Daarnaast vindt er afhankelijk van het onderwerp overleg op uitvoerend niveau plaats. Het advies is met bovenstaande ingevuld.

- Leg deze afspraken vast in een samenwerkingsovereenkomst en evalueer deze periodiek. - Laat het project invoering Diftar onderdeel uitmaken van een (breder) programma om de VANG doelstellingen te realiseren.

- De bestaande samenwerkingsovereenkomst wordt geactualiseerd. - Maakt onderdeel uit van de strategische discussie.

- Vanaf Q4-2022

werk slim samen met organisaties in de regio met een vergelijkbaar takenpakket. Deze samenwerking zou gericht moeten zijn op één keer het wiel uitvinden en samen leren. In eerste instantie kan gestart worden met praktische samenwerkingsrelaties, bijvoorbeeld door personeel met expertise op het gebied van ICT, HR, etc. met elkaar te delen (“poolen”). Zonodig kan in een later stadium de samenwerking meer geformaliseerd worden in bijvoorbeeld een dienstverleningsovereenkomst. Dan kan ook bepaald worden wat de meerwaarde zou zijn van een fusie.

Samenwerking op concrete onderwerpen wordt al opgezocht met onder andere IRADO, RAD en REINIS. Onderdeel van de strategische discussie is het al of niet wenselijk zijn van: - een verdere uitbouw van de samenwerking met de huidige dan wel andere partners; - een eventuele fusie met de huidige dan wel andere partners; - het uitbreiden van het werkgebied van de NV.

- Vanaf Q4-2022

6

Versterken van de verbinding van de beleidscyc lus met de uitvoerend e cyclus

-

Creëer een accounthouderfunctie aan de kant van de BAR-organisatie en een directiesecretaris aan de kant van de NV.

- Op dit moment beschikken alle drie de gemeenten over een eigen accounthouder / adviseur afval, passend bij de bestuurlijke wens van de betreffende gemeente. De in het rapport toegedichte taken aan de directiesecretaris, behoren tot de reguliere taak van de directeur.

-

Creëer diverse (nieuwe)overleggen in de overlegstructuur op bestuurlijk niveau (collectief opdrachtgeversoverleg) en ambtelijk niveau.

- Het al of niet creëren van (nieuwe) overleggen is een uitvloeisel van de te voeren strategische discussie.

-

Draag zorg voor integrale, op elkaar afgestemde procesbeschrijvingen.

- Zie eerdere toelichting bij het onderwerp verbeteren interne organisatie op pagina’s 4 en 5.

-

Richt een lerende cyclus in van beleid naar uitvoering

- Binnen de NV BAR is dit opgepakt.

-

Draag operationele beleidsontwikkeling over van de NV naar de BAR-organisatie nadat de beleidsplannen succesvol geïmplementeerd zijn. (uitvoeringsbeleid blijft bij de NV).

- De positionering van de operationele beleidsontwikkeling is een vraagstuk dat onderdeel dient uit te maken van de nog te voeren strategische discussie. Hierbij wordt opgemerkt dat operationele beleidsontwikkeling niet uitgevoerd wordt door de NV. De NV houdt zich bezig met uitvoeringsbeleid waarbij zij vanuit haar eigen expertise op dit gebied adviseert (tevens de haalbaarheid en uitvoerbaarheid).

- Vanaf Q4-2022

Opm. Vanaf hoofdstuk 4 (blz 26) worden de bevindingen beschreven waarop de analyse, conclusie en aanbevelingen zijn gebaseerd. Ten slotte worden enkele aanbevelingen gedaan om niet te doen. Onderwerp Integreren van de NV in de BARorganisatie

Aanbeveling -

Nu een grote reorganisatie doorvoeren zorgt voor extra onrust en daarmee voor extra risico’s in de bedrijfsvoering Afvalinzameling is een taakgebied wat specifieke (uitvoerings)expertise en specifieke investeringen vraagt. Integratie met de BAR-organisatie creëert daarmee geen meerwaarde. Integratie zou

Status - Maakt onderdeel uit van de strategische discussie. - Maakt onderdeel uit van de strategische discussie.

7

Planning -

Fusie met andere vergelijkbare organisaties in de regio of overname door een landelijke speler (via een aanbesteding) Overdragen van taken in het beheer van de openbare ruimte naar de NV

bovendien samenwerking (of mogelijk op langere termijn zelfs een fusie) met vergelijkbare organisaties in de regio lastiger maken. De basis is nu niet op orde, waarmee een fusie zeer risicovol is. De organisatie c.q. de uitvoering komt (nog) verder op afstand te staan, met minder grip van de bestuurders, wat gezien de politieke gevoeligheid van afvalinzameling risicovol is. Het biedt geen oplossing voor het governance vraagstuk. Het maakt de governance juist ingewikkelder omdat het meer noodzaak maakt tot het creëren van voldoende grip op de uitvoeringsorganisatie.

Overdragen van taken vormt geen oplossing voor de hiervoor geschetste problemen inzake de governance van de NV Afvalbeheer, de interne organisatie van de NV Afvalbeheer en de implementatie van de afvalbeleidsplannen. Het zorgt daarentegen juist voor meer onrust en onzekerheid (en daarmee risico’s) bij zowel de BAR-organisatie als de NV Afvalbeheer. En dus meer kans op verstoring van de uitvoering (going concern) en van de implementatie van de afvalbeleidsplannen.

Maakt onderdeel uit van de strategische discussie.

Maakt onderdeel uit van de strategische discussie.

We merken hierbij op dat er diverse samenwerkingsverbanden op het gebied van afval zijn die ook taken uitvoeren inzake beheer van de openbare ruimte. Wellicht zijn er synergie en schaalvoordelen te behalen door er één organisatie van te maken. Indien de afvalbeleidsplannen succesvol zijn geïmplementeerd kan daarom overwogen onderzoek te doen naar de meerwaarde van overdracht van specifieke taken die raakvlakken hebben met afvalinzameling. Het is van belang bij dit onderzoek sleutelfiguren te betrekken vanuit zowel de BAR-organisatie als de NV Afvalbeheer.

8

-

B. Status aanbevelingen notitie “NV BAR-Afvalbeheer, BAR-organisaties en gemeentes: pak je rol!” Onderwerp Rol aandeelhouder

Advies

Status

Planning

Wees scherper op alles omtrent de AVA zoals beschreven in de statuten, maar laat het voorzitterschap rouleren onder de aandeelhouders

Het rouleren van het voorzitterschap onder de aandeelhouders is vaste praktijk. Binnen de Ava is vooral aandacht voor de zaken betreffende de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zoals toegekend in de statuten. Deze aanbeveling heeft een link met de invoering van een gezamenlijk portefeuillehouderoverleg genoemd in het Berenschot rapport. Dit laatste is onderdeel van de strategische discussie. Maakt onderdeel uit van de strategische discussie.

Vanaf Q4-2022

Laat de portefeuillehouders Financiën de aandeelhouders vertegenwoordigen in de AVA na de verkiezingen in 2022, mits het individueel en gezamenlijk opdrachtgeversoverleg met de portefeuillehouders afval goed is vormgegeven Benoem een accounthouder die de aandeelhouders ondersteunt. Rol opdrachtgever

Aanstellen senior beleidsmedewerker huishoudelijk afval bij de BAR-Organisatie Ontwikkelen en vastleggen van ontbrekende informatie in de DVO’s, zodat o.a. inzicht ontstaat in: o Taakverdelingen: wat doet de NV, wat doet de BAR-Organisatie, hoe werken we samen; o Doelstellingen en prestatie indicatoren waarop kan worden gestuurd; o Afspraken over ondersteuning door de NV bij wacht- en waakdiensten en gladheidbestrijding; o Afspraken over ondersteunende diensten door de BAR-Organisatie (zie hoofdstuk 4); o Financiële onderbouwing, waarbij nog (politieke) keuzes gemaakt kunnen worden: o Verwerkerscontracten vanuit naam NV i.p.v. vanuit gemeenten?

Op dit moment beschikken alle drie de gemeenten over een eigen accounthouder / adviseur afval, passend bij de bestuurlijke wens van de betreffende gemeente. Op dit moment beschikken alle drie de gemeenten over een eigen accounthouder / adviseur afval, passend bij de bestuurlijke wens van de betreffende gemeente. Met de DVO’s (productbladen) wordt in Q4 gestart voor Ridderkerk

9

Vanaf Q4-2022

Vanaf Q4-2022

o

Inzamelmiddelen in eigendom van NV i.p.v. gemeenten? Opstellen jaarplan NV BAR-Afvalbeheer.

Opstellen overzicht afval gerelateerde activiteiten bij de BAR-Organisatie.

Gezamenlijk en individueel opdrachtgeversoverleg organiseren op logische momenten in de P&C-cyclus. Operationeel beleidsmedewerker bij de NV BARAfvalbeheer gepositioneerd laten, waarbij werkafspraken worden gemaakt m.b.t. het gebruik van Green Valley (BBV) voor bestuurlijke besluitvorming door college en gemeenteraad. Rol dienstverlener / samenwerkingsovereenkomst

Rol dienstver-

Geef iemand binnen de BAR-Organisatie de rol van contractbeheerder zolang de huidige samenwerkingsovereenkomst loopt.

Levering van ondersteunende diensten door de BAROrganisatie: o Beschrijf de dienstverlening per cluster, controleer of dit nog aansluit bij de behoefte van de NV, stel eventueel bij en leg vast in een afsprakendocument of SLA; o Maak deze afspraken of SLA’s onderdeel van de complete DVO; De huidige samenwerkingsovereenkomst kan daarna komen te vervallen. Na 2022 bezien of de detacheringsconstructie voor de laatste drie medewerkers kan worden aangepast.

Is gemaakt voor 2022-2023, aangevuld met de collegeprogramma’s. Dit document is inhoudelijk besproken en afgestemd met de BAR-organisatie. Hoe de afval gerelateerde zaken te (her)positioneren is een onderdeel van de strategische discussie BAR-organisatie. Dit heeft geen effect op de strategische discussie over de NV BAR Afvalbeheer. Maakt onderdeel uit van de strategische discussie.

Vanaf Q4-2022

De genoemde werkzaamheden zijn wisselwerking tussen NV en betreffende beleidsmedewerker van de gemeente. Zaken zoals beleidsteksten horen echter thuis bij beleidsmedewerker gemeente. Zie ook de opmerking betreffende operationeel beleid naar aanleiding van het Berenschot rapport. Alle contracten zijn vanaf Q2-2022 centraal geregistreerd in het inkoopsysteem van de BAR-organisatie en hierover zijn duidelijke afspraken gemaakt met afdeling inkoop van de BARorganisatie die in de praktijk goed werken. Bij elk contract wordt gezamenlijk met inkoop gekeken welke partijen een rol spelen bij de aanbesteding. Dit kan zijn de senior beleidsmedewerker van de gemeente dan wel samenwerking met een andere partij. Elk jaar wordt de inkoopbehoefte voorafgaande aan het volgende jaar met inkoop afgestemd. De bestaande samenwerkingsovereenkomst wordt geactualiseerd.

De NV ziet geen noodzaak deze constructie aan te passen. Daarnaast maakt deze constructie onderdeel uit van de

10

2023

lener / detacheringsconstructie

arbeidsovereenkomst met de betreffende medewerkers, die met een wijziging hiervan moeten instemmen.

Ten minste jaarlijks overleg tussen de leidinggevenden van de NV BAR-Afvalbeheer en de dossierhouder in de BAROrganisatie met ondersteuning van een HRM-adviseur van de BAR-Organisatie.

Nadat HRM manager is geworven bij de NV wordt invulling gegeven in een jaarlijks overleg met de HR adviseur van de BAR-organisatie. Momenteel wordt HR-ondersteuning extern ingehuurd via Irado.

Bijlage: notitie “NV BAR-Afvalbeheer, BAR-organisaties en gemeentes: pak je rol!”

11