2022-01-14 RIB Rechtmatigheidsverantwoording 2021 - proefjaar 2021.pdf

2021

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording PROEFJAAR 2021

Inhoud 1.

Inleiding ....................................................................................................................................... 2

2.

Wat is rechtmatigheidsverantwoording...................................................................................... 3

2.1.

Wat is het doel en meerwaarde van de rechtmatigheidsverantwoording ............................. 3

3.

Wat gaat er veranderen .............................................................................................................. 4

4.

2021 volledig proefjaar ............................................................................................................... 5

5.

Invoeringsvoorwaarden voor de rechtmatigheidsverantwoording ............................................ 6

6.

Verantwoordelijkheden............................................................................................................... 9

7.

Actielijst en planning ................................................................................................................. 11

1

1. Inleiding Met de wettelijke invoering van rechtmatigheidsverantwoording (hierna RMV) moeten Colleges van gemeenten en provincies én dagelijks besturen van gemeenschappelijke regelingen zélf een rechtmatigheids- verantwoording opstellen over het boekjaar 2022. Deze wijziging komt voort uit het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ van de commissie Depla. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het college niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een oordeel gaf. Rechtmatig handelen is voor een overheidsorganisatie belangrijk. Een overheid hoort te voldoen aan weten regelgeving. Daarom geeft sinds de introductie van het Besluit begroting en verantwoording (‘BBV’) in 2004 de accountant jaarlijks bij de jaarstukken van een gemeente een verklaring over het getrouw beeld én over de rechtmatigheid. De invoering van dit rechtmatigheidsoordeel leidde tot opschoning van de eigen gemeentelijke verordeningen en gaf een impuls aan een verbetering van het financieel beheer bij gemeenten. Bij de evaluatie van het besluit BBV in 2013 heeft de commissie BBV een advies 3 gegeven aan het ministerie van Binnenlandse Zaken om de verantwoordelijkheid voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording neer te leggen bij het college.

Dit is overgenomen door de commissie Depla en is onderdeel van de voorliggende wetswijziging. Dit betekent dat met ingang van de jaarrekening 2022 het college een verantwoording af moet leggen over de rechtmatigheid. Dit past in de tijdgeest waarin de verantwoordelijkheid gelegd wordt waar deze hoort. Het college is zich hierdoor nog meer bewust van haar verantwoordelijkheid te zorgen voor een goed financieel beheer, inclusief bijbehorende verordeningen. De accountant controleert nog wel de verantwoording van het college. Daarmee zijn voor de raad waarborgen ingebouwd dat het college niet zomaar de verantwoording kan opstellen en afgeven. (Kadernota Rechtmatigheid 2022 Commissie BBV.)

In deze notitie geven we invulling aan de invoering van een proefjaar in het boekjaar 2021. De achterliggende reden voor het invoeren van een proefjaar ligt in het gegeven dat we hiermee draagvlak willen creëren en inpassing in het bestaande proces willen toetsen. Zo signaleren we knelpunten en kunnen we werken aan oplossingen voordat de wettelijke verplichting aan de orde is. Algemene opmerking/ disclaimer Onderstaand stuk is opgesteld om de invoering van het proefjaar van de rechtmatigheidsverantwoording mogelijk maken. We stellen wel vast dat de invulling niet altijd overeenstemt met de invulling van rollen en taken zoals die nu zijn vormgegeven. Gedurende het eerste halfjaar 2022 zal een aantal vastgestelde principes wel tegen het licht gehouden moeten worden.

2

2. Wat is rechtmatigheidsverantwoording Definitie: Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) is de verantwoording dat budgetten rechtmatig besteed worden, ofwel dat de organisatie handelt in lijn met (financiële) wet- en regelgeving. Bij de verantwoording op rechtmatig handelen wordt er op drie criteria getoetst: het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en misbruik & oneigenlijk gebruik. Deze rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarrekening. Met de rechtmatigheidsverantwoording leggen organisaties zelfstandig verantwoording af over de naleving van wetgeving ten aanzien van de uitgaven in de jaarrekening. Ingaande het verantwoordingsjaar 2022 wordt de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd voor gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Voor de duidelijkheid en leesbaarheid van dit stuk zullen we alleen spreken over gemeente, College en Raad.

2.1. Wat is het doel en meerwaarde van de rechtmatigheidsverantwoording Het eerste doel van rechtmatigheidsverantwoording is dat de gemeente kan verantwoorden dat budgetten rechtmatig zijn besteed. Anders gezegd: dat de gemeente aantoonbaar rechtmatig handelt in lijn met de (financiële) wet- en regelgeving.  Een expliciete rechtmatigheidsverantwoording onderstreept de politieke aanspreekbaarheid van het College;  Het kan een kwaliteit verhogend effect op de (financiële) bedrijfsvoering bij de gemeente hebben;  De methodiek sluit bovendien aan bij de maatschappelijke trend, waarbij besturen verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is dus hét moment om aan de slag te gaan met:  Het verbeteren van de interne beheersing via 3 lines of defence.  Het inrichten van een continu leer- en verbeterproces.  Het aantoonbaar beheersen en borgen van de interne en externe verantwoording over de rechtmatigheid van uitgaven.

3

3. Wat gaat er veranderen Een grote verandering is de nieuwe verantwoordelijkheid van het College. Om die verandering tot stand te brengen zijn stappen te zetten. Wat moet er gebeuren? 1. Ingaande 2022 moet elke gemeente zelf de rechtmatigheidsverklaring opstellen bij de jaarrekening, waar dat voorheen door de accountant werd gedaan. De accountant geeft nog wel het getrouwheidsoordeel of dit op een goede manier is uitgevoerd. 2. Met deze nieuwe verantwoordelijkheid moet het College aantoonbaar maken dat de organisatie rechtmatig handelt. Aantoonbaar betekent onderbouwen met informatie (dossieropbouw). En dat is makkelijker in dit artikel getypt dan gedaan. Want hoe doe je dat precies in een organisatie waar verschillende medewerkers op verschillende niveaus verantwoordelijk zijn voor soms wel tientallen verschillende processen? 3. De grootste verandering als gevolg van de invoering van rechtmatigheidsverantwoording is het met elkaar herijken/inrichten/vastleggen van de interne controles en processen, zodat het College ook echt kan laten zien dat de organisatie rechtmatig handelt. Niet alleen de bedrijfskundige verandering, maar juist ook de verandering in cultuur (houding en gedrag van ons allemaal) is hier aan de orde. 4. Het College moet vooraf bij de Raad een jaarlijkse controleplan presenteren en eventuele aanvullende onderwerpen bij hen ophalen. 5.

De halfjaarlijks op te stellen rapportage VIC, wordt ter vaststelling aangeboden aan College en (desgewenst in couleur locale) ter kennisgeving aan de Raad doorgeleid. Er moet ook worden gerapporteerd over Misbruik & Oneigenlijk gebruik. Dit wordt onderdeel van de VICrapportage. 6. De accountant stelt jaarlijks een managementletter op welke ingaande boekjaar 2022 wordt voorzien van een bijlage per entiteit wordt aangeboden aan College en Raad. De managementletter wordt in 4-voud aangeboden aan de DR waarna de doorgeleiding naar de verschillende entiteiten plaatsvindt. 7. Voor de start van de accountantscontrole (in opdracht van de Raad) stelt het College de (concept)jaarrekening vast inclusief de rechtmatigheidsverantwoording en overhandigt deze aan de accountant. 8. Het College presenteert zelf de jaarrekening aan de Raad met daarin de rechtmatigheidsverantwoording. De uitwerking van de constateringen in de rechtmatigheidsverantwoording wordt verwerkt in de paragraaf bedrijfsvoering. Naast een toelichting op de bevindingen wordt eveneens een verbeterplan opgenomen om herhaling te voorkomen. De accountant gaat in het accountantsverslag alleen in op het getrouwe beeld. 9. Alle bovenstaande veranderingen zorgen er voor dat een aantal zaken aangepast moeten worden. Het gaat om de Financiële verordening, Spoorboekje P&C, Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik, Bestuurlijke planning.

Ook het statuut van de (concern)controller zal tegen het licht gehouden moeten worden.

4

10. Verbonden partijen die een deelverantwoording af moeten leggen als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente zullen hiertoe tijdig de gegevens moeten aanleveren. Accounthouders moeten hiervoor afstemming zoeken en afspraken maken.

4. 2021 volledig proefjaar In 2019 werd duidelijk dat de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd zou gaan worden, allereerst over het boekjaar 2021. Vanwege de complexe wetgeving en uitvoering is in het voorjaar van 2021 de invoering uitgesteld naar 2022. Een aantal nieuwe termen, maar ook vertrouwde termen gaan we tegenkomen. We werken ze eerst uit om geen definitieverwarring te laten ontstaan. 4.1. Terminologie Verantwoordingsgrens/ Goedkeuringstolerantie De verantwoordingsgrens is al door de Raad vastgesteld in het controleprotocol 2021-2024 en is voor financiële onrechtmatigheid vastgesteld op 1% van de lasten na bestemming van de reserves. Opgenomen financiële fouten hebben niet langer invloed op het oordeel van de accountant, deze geeft alleen een verklaring af op het getrouwe beeld van de cijfers inclusief de rechtmatigheidsverantwoording zelf. Rapporteringsgrens College Het College blijft rapporteren over alle financiële afwijkingen met betrekking tot begrotingsrechtmatigheid conform de Financiële Verordening (nu van € 25.000 en groter) in de rechtmatigheidsverantwoording. Rapportagetolerantie accountant De accountant controleert de jaarrekening met een lagere rapportagetolerantie dan de rapporteringsgrens van 1%.

De accountant hanteert een zogenoemde afslag om bij het vaststellen van financiële fouten (in de buurt van de verantwoordingsgrens) niet direct de omvang van de steekproef uit te hoeven breiden. Normenkader Is het geheel van wet- en regelgeving en gemeentelijke verordeningen die binnen het bereik van de controle vallen. Hierbij is het uitgangspunt dat de regelgeving gebaseerd moet zijn op financiële beheerhandelingen. Op basis van een risico-inventarisatie is bepaald welke processen hier onder vallen. Interim controle De controle van de accountant gericht op de processen zoals die in de organisatie zijn uitgevoerd. Vaststelling van opzet, bestaan en werking van financieel omvangrijke of risicovolle processen. Managementletter Het rapport van bevindingen en aanbevelingen zoals dat door de accountant wordt opgemaakt op basis van de uitkomsten van de interim controle. De interim controle vindt plaats in het 4de kwartaal van een lopend boekjaar en loopt vooruit op de controle op de jaarrekening. De managementletter wordt met gemeentelijke bijlagen opgesteld. VIC jaarplan/ controleplan Het plan dat voorafgaand aan een kalenderjaar wordt opgesteld en vastgesteld door Colleges en DB-BAR. In dit plan zijn de speerpunten opgenomen die binnen het bereik van de Verbijzonderde Interne Controle van dat jaar vallen.

De processen worden gebaseerd op financiële omvang, fouten of bijzonderheden uit voorgaande jaren, wensen vanuit de Raad en is afgestemd vooraf met de (gemeente) controller.

5

VIC halfjaarverslag Het halfjaarverslag geeft een overzicht van de getoetste processen, bevindingen en aanbevelingen en is vooraf afgestemd met de (gemeente) controller. Dit rapport geeft ook een overzicht van de bevindingen en aanbevelingen van het voorgaande jaar en gaat in op de uitwerking van de aanbevelingen. Voorwaardencriterium Bij het voorwaardencriterium wordt getoetst of de financiële beheerhandelingen tot stand zijn gekomen binnen de eisen en voorwaarden die worden gesteld in de interne en externe regelgeving. Deze hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Begrotingscriterium Financiële beheerhandelingen dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende (sub)programma’s, investeringen etc. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de Raad is gerespecteerd. Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium Hier wordt getoetst of de financiële beheerhandelingen tot stand zijn gekomen in een omgeving gericht op voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. De nadere uitwerking vindt plaats in een beleidsnota.

Deze nota geeft een overkoepelend beeld van alle afzonderlijk vastgestelde beleidsregels en gaat in op de wijze waarop dit thema nader wordt uitgewerkt en verslagen in de VIC. Financial control Financial control toelichten. Wat bedoelen we in deze notitie met Financial control – volgens mij vooral budgetbeheer en rechtmatigheid in lijn van de fin. verordening, budgethouderregels en mandaatbesluit. Spoorboekje Het spoorboekje geeft de planning aan voor de P&C producten.

5. Invoeringsvoorwaarden voor de rechtmatigheidsverantwoording In dit hoofdstuk willen we ingaan op de visie op de rechtmatigheidsverantwoording en een aantal verantwoordelijkheden belichten. 5.1. Interne controle Interne controle speelt zich af in de lijn. De lijn is verantwoordelijk voor het op orde hebben en houden van de processen. Proceseigenaren en procesbeheerders zijn daartoe aangewezen. De primaire toets op de juridische en financiële juistheid van de uitvoering van de processen is de verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. Het steeds op orde hebben en houden van het proces in de uitvoering is de verantwoordelijkheid van de procesbeheerder. Op orde hebben en houden van processen is een steeds terugkerend onderwerp op de agenda van een team. Wets- en andere wijzigingen die invloed hebben op het proces worden gesignaleerd. Procesplaten zoals die in de I-Server zijn vastgelegd worden steeds getoetst op de uitvoering in de praktijk en de mogelijke wets- en andere relevante wijzigingen die effect hebben op het proces. Procesbeschrijvingen zijn up-to-date. Interne controle krijgt vorm en inhoud door de samenwerking met Concerncontrol te zoeken. Voor processen die in de VIC worden opgenomen bepaalt Concerncontrol op welke wijze de steekproef vorm en inhoud krijgt. De interne controle van deze processen wordt zowel binnen de lijn als aan Concerncontrol verantwoord. 6

Voor processen die niet direct binnen de VIC worden opgenomen kan eveneens in samenspraak met Concerncontrol de interne controle worden opgezet. Concerncontrol zal dan de kennis en kunde inbrengen om een goede interne controle vorm te geven. Daarnaast kan Concerncontrol de medewerker coachen in het uitvoeren van die controles, beschrijven van bevindingen en aanbevelingen en het sturen op de voortgang daarvan. Ook hier geldt dat de interne controle primair is bedoeld voor verbeteringen in de lijn en de verantwoording daarvan wordt afgelegd aan de manager/ proceseigenaar. 5.2. Verbijzonderde interne controle Verbijzonderde Interne Controle kenmerkt zich door de onafhankelijke uitvoering en ligt bij Concerncontrol. Het betreft een onafhankelijke toets op de opzet, bestaan en werking van processen zoals die in de lijn worden uitgevoerd en vastgelegd. In het normenkader is alle wet- en regelgeving (en de verordeningen) opgenomen die financiële beheerhandelingen in zich hebben. Daarnaast is het normenkader gebaseerd op die processen die jaarlijks in het VIC plan worden opgenomen. De processen zijn geselecteerd op basis van een risicoanalyse van de begroting, waarbij de grootste financiële stromen zijn vastgesteld.

Ook processen die op basis van een risicoanalyse worden opgenomen of processen waarbij in het verleden (financiële) onrechtmatigheden zijn vastgesteld maken deel uit van de VIC. 5.3. Financial control Huidige situatie Voor dit plan, vooral gericht op pilotjaar 2021, wordt kortheidshalve volstaan met het (op hoofdlijnen) beschrijven van de wijze waarop de rollen op het gebied van financial control op dit moment binnen onze organisatie georganiseerd zijn. Binnen de BAR-organisatie werken we met integraal management. De budgethouders zijn zelf verantwoordelijk voor financial control. Ze worden hierin gefaciliteerd en geadviseerd door het Cluster Financiën (o.a. de financieel adviseurs, P&C-teams en de financiële administratie). De manager Financiën is het hoofd van de financiële afdeling. Hij is onder andere verantwoordelijk voor de financiële planning (P&C cyclus) en de financiële administratie. Hij informeert de organisatie, management en bestuur over de financiële gegevens. Hij verzorgt de toewijzingen van de budgetten aan verschillende clusters en faciliteert en adviseert de budgethouders over de uitgaven (d.m.v. financieel adviseurs). Tevens is de manager Financiën adviseur van de directie van de BAR, en op verzoek van de drie wethouders Financiën en de colleges. Strategisch Business Adviseur is een financieel technisch adviseur die de leiding kan nemen in grotere projecten.

Senior financieel adviseur met helikopterview en oog voor de specifieke business. De gemeentecontroller heeft de verantwoordelijkheid voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording; is (gemandateerd) opdrachtgever aan de GR BAR-organisatie en heeft tevens een onafhankelijke adviesrol richting het management c.q. bestuur van de gemeente. Hij kijkt met enige afstand naar besluitvormingsprocessen en inhoudelijke afwegingen en kan met helicopterview scherpte aanbrengen, ook financieel. De wijze waarop deze rol op dit moment wordt ingevuld is situationeel (zowel organisatie- als persoonsafhankelijk). Er wordt daarom gewerkt aan een gezamenlijke visie op (gemeente)control en een statuut gemeentecontroller.

7

Het gemandateerd opdrachtgeverschap dan borgen in het statuut van de gemeentecontroller als nadere uitwerking van de Organisatieregeling en directiestatuut BAR organisatie 2020. Motivatie is dat de onafhankelijke positie van de concerncontroller extra geborgd is door de onafhankelijke positie van zijn opdrachtgevers, zijnde de gemeentecontrollers. Met het gemandateerd opdrachtgeverschap kan gemeentecontrol invulling geven aan de verantwoordelijkheid van de rechtmatigheidsverantwoording en de benodigde onafhankelijke onderzoeken zoals het VIC jaarplan / controleplan. De hoofden Bureau Bestuursondersteuning/ Regieteam hebben al een inhoudelijke verantwoordelijkheid wat betreft realisatie van de (politiek)bestuurlijke doelen waardoor de onafhankelijkheid in het geding kan komen. Concerncontrol zorgt dat in de organisatie de juiste instrumenten voor sturing en beheersing worden ontwikkeld en gehanteerd en ondersteunt hierin de business en de ondersteunende afdelingen die de informatie verzorgen (voorwaardenscheppend, adviserend en toetsend). Uitdagingen voor het samenspel Bij rechtmatig handelen en financial control is “het samenspel” tussen budgethouders, cluster Financiën en control (concern- en gemeentecontrol) essentieel. Het bewustzijn en besef van (rechtmatig)budgetbeheer bij de budgethouder is een permanent aandachtspunt.

Financieel adviseurs kunnen hierin een stimulerende rol spelen en de budgethouders uitdagen tot het maken van analyses en het leren om voorspellende inschattingen te doen op de budgetten waar ze als budgethouder ook daadwerkelijk invloed op hebben. Met name over de diepgang waarmee het gesprek over financiële rechtmatigheid met de budgethouders wordt gevoerd, kan verschillend worden gedacht. Financieel advies is geen verplicht onderdeel binnen het besluitvormingsproces. Ook hiervoor geldt het uitgangspunt dat de (integraal) manager zijn eigen afwegingen maakt in het al dan niet betrekken c.q. overnemen van het advies van de financieel adviseur. Dit betekent in de praktijk dat het advies van financiën niet altijd betrokken wordt in de integrale afweging. Bestuurders zijn zich (mede hierdoor) ook niet altijd bewust van de (financiële) gevolgen van een besluit. Bij het opstellen van een advies zou het goed zijn de volgende stappen verplicht op te nemen: - Altijd advies vragen als er financiële componenten in het advies zitten; - Het advies van Financiën verplicht opnemen in het advies; - Het advies van Financiën afwegen en betrekken in eind advies; - Hoofd BBO/ gemeentecontroller sturen een advies terug naar steller als het financieel advies niet is opgenomen.

De rechtmatigheidsverantwoording, waarbij de controlerende taak op de financiële rechtmatigheid van transacties extra aandacht van de gemeenteraad gaat krijgen, dwingt ons als organisatie (opnieuw) na te denken over rollen en verantwoordelijkheden binnen financial control. Het ligt daarbij voor de hand dat we als organisatie de ontwikkeling willen doormaken dat we de financiële beheersing meer aan de voorkant (preventief) willen organiseren, dan aan de achterkant fouten moeten herstellen (defectief). In plaats van het optuigen van (nog) meer administratieve oplossingen, lijkt juist het inzetten op het verbeteren van het samenspel tussen alle actoren binnen financial control noodzakelijk. Dit vraagt de komende tijd om een herdefiniëring van integraal management en (de rollen binnen) financial control. En nader onderzoek naar wat er nodig is om dit te bereiken, inclusief de hiervoor benodigde competenties en capaciteit. De nader te voeren discussie is als actiepunt opgenomen in de bijlage.

8

5.4. Verbonden Partijen Verbonden partijen gaan een deelverantwoording aan de gemeente verstrekken op het moment dat deze verbonden partijen handelen met geld dat rechtstreeks uit de begroting van de gemeente komt. De deelverantwoording wordt tijdig aan de gemeente aangeboden, zodat de uitkomsten opgenomen kunnen worden in de jaarrekening/ rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente. Een eerste analyse heeft plaatsgevonden en is afgestemd met de accountant als het gaat om de juiste categorisering van de verbonden partijen. De verbonden partijen die aan de gemeente een deelverantwoording afgeven zijn bijvoorbeeld de GR BAR-organisatie, GR Jeugdhulp Rijnmond.

6. Verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het beheer van processen en budgetten ligt in de lijn. De afdelingen kunnen rekenen op ondersteuning van diverse teams en afdelingen te denken aan Concerncontrol, Financiën, Juridische Zaken e.d.. Het uiteindelijk opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en de communicatie daarover met het College ligt bij de controllers. 6.1. Integraal manager De manager is integraal verantwoordelijk voor alle zaken die de organisatie van het werk betreffen: personeel, informatievoorziening, juridische zaken, organisatie, financiën, administratie, communicatie en huisvesting (PIJOFACH). Daarnaast is de manager aangewezen als proceseigenaar. 6.2. Concerncontroller De concerncontroller stelt de rechtmatigheidsverantwoording van de GR BAR-organisatie op. Deze rechtmatigheidsverantwoording maakt deel uit van de jaarrekening GR BAR-organisatie en wordt aan de directieraad en dagelijks bestuur aangeboden zodat het dagelijks bestuur kan besluiten de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording ter beoordeling/controle voor te leggen aan de accountant. De concerncontroller haalt jaarlijks extra/aanvullende aandachtspunten voor de VIC op bij het DB. De concerncontroller is het vaste aanspreekpunt voor de accountant tijdens de interim controle en bij de controle op de jaarrekening.

De concerncontroller heeft hier een goede samenwerking met de manager Financiën en gemeentecontroller voor nodig. Contractueel en meerwerkdiscussie via Concerncontrol als contractmanager. 6.3. Gemeentecontroller De gemeentecontroller stelt de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente op. Deze rechtmatigheidsverantwoording maakt deel uit van de jaarrekening en wordt aan het College aangeboden zodat het College kan besluiten de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording ter beoordeling/ controle voor te leggen aan de accountant. De gemeentecontroller haalt jaarlijks extra/ aanvullende aandachtspunten voor de VIC op bij de Auditcommissie. De gemeentecontroller is het vaste aanspreekpunt voor de accountant tijdens de controle op de jaarrekening. De gemeentecontroller heeft hier een goede samenwerking met de manager Financiën en concerncontroller voor nodig. 6.4. Manager Financiën De manager Financiën is verantwoordelijk voor de P&C-cyclus. Samen met de controllers is de manager Financiën het aanspreekpunt voor de accountant tijdens de controle op de jaarrekeningen.

9

6.5. Financieel-adviseur en Strategisch Business Adviseur Inhoudelijk financieel advies om tot een goed integraal advies te kunnen komen. Doorontwikkeling van de adviesrol. De SBA heeft een overall beeld van het integraal gemeentelijk financieel beeld. 6.6. Wethouder De wethouder Financiën/ voorzitter bedrijfsvoering BAR-organisatie presenteert namens het College of dagelijks bestuur het controleplan, de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, aan de Raad. 6.7. Auditcommissie De Auditcommissie/ Commissie Planning & Control kan aan de gemeentecontroller aandachtspunten meegeven die betrokken worden bij de controles als het gaat om de begrotingsrechtmatigheid of VIC. Dit betekent dat de Auditcommissie jaarlijks het VIC controleplan beoordeelt en eventueel aanvullende aandachtspunten meegeeft. 6.8. Griffie De Griffie maakt het mogelijk om met de auditcommissie het jaarplan VIC te bespreken en eventuele aandachtspunten mee te geven voor de VIC. De griffie adviseert en werkt mee aan de planning voor de verantwoording van de jaarrekening in de raadsvergadering. Algemene opmerking/ disclaimer Bovenstaande stuk is opgesteld om de invoering van het proefjaar van de Rechtmatigheidsverantwoording mogelijk maken. We stellen wel vast dat de invulling niet altijd overeenstemt met de rollen en taken zoals die nu zijn vastgesteld.

Een bijvoorbeeld daarvan is het statuut van de concerncontroller. Gedurende het eerste halfjaar 2022 zal een aantal vastgestelde principes wel tegen het licht gehouden moeten worden.

10

7. Actielijst en planning Actie

Wie

Wanneer

Intern bespreken met Wethouders Financiën/ Colleges

Vast te stellen door

Informeren College/ DB Formeel via B&W/ DB-vergadering en op ludieke wijze: Tekenende accountant Podcast BAR-PLAZA Vaststellen dat 2021 officieel proefjaar is. In de jaarrekening wordt de RMV opgenomen. Informeren organisatie. Effecten van het invoeren van de RMV voor de organisatie zichtbaar maken. Draagvlak creëren op ludieke wijze: Tekenende accountant Podcast BAR-PLAZA Afstemming met de Griffies Informeren en bespreken hoe de Raad mee te nemen Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik vaststellen

Controllers

November 2021

Controllers

December 2021

Wethouders Financiën

College/ DB TKN Raad/AB

Concerncontrol

November 2021

Controllers Afdeling Financiën

Controllers Concerncontrol

December 2021

Concerncontrol

December 2021

Aanpassen Spoorboekje P&C 2022

Afdeling Financiën

December 2021

Informeren Raad/ AB Ludiek: Tekenende accountant Middelen op couleur locale wijze inzetten Bespreken VIC jaarplan 2022 in auditcommissie

Controllers

December 2021

Controllers Concerncontrol

December 2021

Bespreken managementletter 2021 per entiteit

Controllers

December 2021

Normenkader vaststellen

Concerncontrol

Januari 2022 Maart 2022

Visie op gemeente control Rollendiscussie Manager Financiën Concerncontroller Gemeentecontroller Rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2021. Financiële verordening aanpassen

Controllers

1ste kwartaal 2022

Controllers

Februariapril 2022 Juni 2022

Afdeling Financiën BD/RK/BAR Raad AW

11

Directie Wethouders Financiën Controllers Controllers Wethouders Financiën Griffies Griffie

Controllers Wethouders bedrijfsvoering en Financiën Controllers Wethouders bedrijfsvoering en Financiën Controllers Wethouders bedrijfsvoering en Financiën Financiën

College/ DB

TKN DR en Colleges/ DB.

College/ DB TKN Raad/ AB DB Raad

College/ DB

College/ DB

College/ DB

Controllers Wethouders Financiën

Raad/ AB

12