2021-07-02 RIB Doorontwikkeling BAR-organisatie.pdf

Aan de leden van de gemeenteraad van Ridderkerk p/a griffie

Uw brief van: Uw kenmerk: Bijlage(n):

Ons kenmerk: Contact: Doorkiesnummer: E-mailadres: Datum:

362079 De heer H.W.J. Klaucke 0180-451234 h.klaucke@ridderkerk.nl 2 juli 2021

Betreft: Doorontwikkeling BAR-organisatie

Geachte raadsleden, Dagelijks leveren de medewerkers van onze BAR-organisatie een prestatie van formaat1. Daar zijn we trots op. Er voor zorgen dat de inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties in onze gemeente zich goed geholpen voelen staat in de dienstverlening van onze organisatie centraal. De BAR-organisatie is een lerende en dynamische organisatie. Dat betekent dat ervaringen uit de dagelijkse praktijk bron van inspiratie zijn voor structurele verbetering van haar werkwijze. In opdracht van het dagelijks bestuur voert de BAR-organisatie daarom het ontwikkelprogramma BAR-organisatie 2020 uit om die structurele verbeteringen daadwerkelijk tot stand te brengen en te borgen. Wij hebben u over dit programma eerder geïnformeerd2. In deze raadsinformatiebrief willen wij u zowel inhoudelijk als procesmatig informeren over de volgende stap die het dagelijks bestuur in het ontwikkelprogramma van BAR-organisatie 2020 wil maken. Ambities Een onderdeel van het ontwikkelprogramma BAR-organisatie 2020 is ‘betere aandacht voor het bestuur’. Mede vanuit de behoeften van bestuurders heeft het dagelijks bestuur binnen het kader van dit ontwikkelprogramma een aantal ambities geformuleerd: 1.

de aansturing van de beleidsvoorbereiding en -uitvoering meer in de (lokale) nabijheid van de gemeentebestuurders te brengen waardoor met de lokale contexten beter rekening kan worden gehouden; 2. een krachtigere strategische bestuursadvisering vanuit het management realiseren met een efficiëntere doorzetting van (lokale) besluiten in de organisatie; 3. bij het ontwikkelen en uitvoeren van de dienstverleningspakketten beter inspelen op de uiteenlopende financiële mogelijkheden van elk van de drie gemeenten.

1 Zie ook rapport Berenschot Evaluatie dienstverlening en governance BAR-organisatie 12 juni 2019 2 Zie raadsinformatiebrief juli 2019

Invulling van de ambities Het dagelijks bestuur heeft aan de gemeentesecretarissen gevraagd om in relatie tot de geformuleerde ambities de organisatie op die onderdelen, die hiervoor van belang zijn, te herijken en enkele denkrichtingen te ontwikkelen om de genoemde ambities te kunnen realiseren. Er zijn vier denkrichtingen aan het dagelijks bestuur voorgelegd, die op hoofdlijnen als volgt kunnen worden gekarakteriseerd. 1. Het bestaand model versterken. Binnen deze denkrichting ontwikkelt íedere gemeente een ambtelijke schil om het college. Deze schil versterkt de bestuursadvisering en verstevigt de inbedding van de couleur locale in de beleidsvoorbereiding en de uitvoering door de BAR-organisatie. De directeuren gaan sterker invulling geven aan hun rol van strategisch adviespartner van de bestuurders. Het werk wordt, meer dan nu, zodanig georganiseerd dat er meer aandacht is voor de lokale opgaven per gemeente. 2. De besturing aanpassen. Binnen deze denkrichting blijven de huidige teams weliswaar in tact, echter binnen de teams worden de medewerkers aan één van de drie gemeenten, als primair aandachtsgebied, toegewezen. Op deze wijze is er meer focus op het realiseren van de eigen gemeentelijke opgaven en tegelijkertijd blijven de samenwerking en de kennisuitwisseling tussen vak-collega’s behouden.

Elke gemeente vormt een lokaal managementteam onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. Het stuurt de gemeentespecifieke opgaven inhoudelijk aan. Een deel van het bestaand management vormt de invulling van de drie lokale managementteams. Het andere deel van het bestaand management vervult de HR-taken voor de medewerkers. Voor de organisatie-onderdelen die de PIJOFFACH3 taken uitvoeren en eenheden die zich niet met politiek-bestuurlijke gevoelige uitvoering bezig houden verandert er niets ten opzichte van de huidige situatie. De managers van de laatst genoemde twee categorieën worden aangestuurd door een bedrijfsvoeringsmanager. Die functioneert onder verantwoordelijkheid van de drie gemeentesecretarissen/algemeen directeuren. 3. Het gemeentespecifiek organiseren van de primaire processen. Binnen deze denkrichting worden de medewerkers verdeeld over de drie gemeenten. Elke gemeente vormt een lokaal managementteam onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. De managers binnen dit team sturen integraal (inhoud + HR) aan. Het verschil met de vorige denkrichting is dus dat de bestaande functionele teams opgeknipt worden in teams per gemeente. Een uitzondering vormen die specialistische functies die zo schaars zijn dat er niets op te knippen valt. Een ander verschil is dat de managers integraal sturen en er geen aparte HR-managers zijn.

Gelijk aan de vorige denkrichting verandert er voor de organisatie-onderdelen die de PIJOFFACH-taken uitvoeren en eenheden die zich niet met politiek-bestuurlijke gevoelige uitvoering bezig houden niets ten opzichte van de huidige situatie. De managers van de laatst genoemde twee categorieën worden aangestuurd door een bedrijfsvoeringsmanager. Die functioneert onder verantwoordelijkheid van de drie gemeentesecretarissen/algemeen directeuren. 3 PIJOFFACH: zijn de afdelingen personeelszaken, informatiebeheer, juridische zaken, organisatie, facilitair,

financien, automatisering, communicatie en huisvesting

Pagina 3 van 3

4. Eigen gemeentelijke organisaties met shared services. Binnen deze denkrichting wordt de GR BAR-organisatie voor een groot deel ontmanteld en krijgt elke gemeente haar eigen ambtelijke organisatie. Die wordt aangestuurd door een gemeentelijk managementteam onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. Voor de organisatie-onderdelen die de PIJOFFACH-taken uitvoeren en eenheden die zich niet met politiek-bestuurlijke gevoelige uitvoering bezig houden wordt een shared-services-organisatie opgericht, aangestuurd door een bedrijfsvoeringsmanager. Die functioneert onder verantwoordelijkheid van de drie gemeentesecretarissen/algemeen directeuren. Vervolg proces De komende tijd zullen de denkrichtingen verder worden verkend en besproken. Tevens biedt het dagelijks bestuur ruimte aan de organisatie om ervaring op te doen op onderdelen van de gedane suggesties, bijvoorbeeld door te experimenten op kleine schaal. Wanneer mede op basis hiervan een duidelijker beeld ontstaat van de mogelijkheden en consequenties wordt een voorstel geformuleerd. Wij verwachten u op deze wijze voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Ridderkerk, de secretaris,

de burgemeester,

dhr. H.W.J. Klaucke

mw. A. Attema