2021-05-21 RIB Verslag Archiefinspectie 2020.pdf

Gemeenteraad van Ridderkerk p/a griffie

Uw brief van: Uw kenmerk: Bijlage(n):

1

Ons kenmerk: Contact: Doorkiesnummer: E-mailadres: Datum:

265243 AJ van Dorp 0180-451234 a.van.dorp@bar-organisatie.nl 21 mei 2021

Betreft: Verslag Archiefinspectie 2020

Geachte raadsleden, In de periode februari-oktober 2020 heeft een archiefinspectie plaatsgevonden in overeenstemming met de aangepaste dienstverleningsovereenkomsten archief- en informatiebeheer die met de drie gemeenten die deelnemen in de BAR-organisatie is afgesloten en die is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Het doel van de inspectie is om vast te stellen in welke mate het informatie- en archiefbeheer bij de BAR-organisatie/de gemeente Ridderkerk voldoet aan de archiefwet- en regelgeving, eventuele tekortkomingen te signaleren inclusief de risico’s die daaraan zijn verbonden en waar nodig aanbevelingen te doen ter verbetering. De inspectie richt zich primair op het archief- en informatiebeheer ten aanzien van die informatie (digitaal en analoog) die (nog) niet is overgebracht naar de daartoe aangewezen archiefbewaarplaats. In aanvulling hierop is specifiek aandacht besteed aan de opvolging van de aanbevelingen uit het verslag van de archivaris uit 2017. Voor naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie is het rapport, dat u vindt in de bijlage, gebaseerd op het jaarlijkse verslag dat de gemeentearchivaris uitbrengt aan het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam, in dit geval over het jaar 2019.

Conclusie Op basis van het onderzoek komt de Archiefinspectie tot de conclusie dat het archief- en informatiebeheer bij de BAR-organisatie/gemeente Ridderkerk deels voldoet aan de vigerende archiefwet- en regelgeving, maar tevens ruimte laat voor verbetering. Die verbetering is voor de gemeente Ridderkerk nodig op de volgende onderwerpen: Achterstanden in (digitale) vernietiging en overbrenging van informatie. De ontbrekende ordening van informatie opgeslagen bij Oasis. Actualiseren of uitwerken van lokale regelgeving en informatiebeheerdocumentatie, zoals archiefverordeningen, kwaliteitssysteem, informatieplattegrond en calamiteitenplannen.

Koningsplein 1 Postbus 271 2980 AG Ridderkerk

-

Voor het volledige verslag en de aanbevelingen die de archiefinspecteur heeft gedaan, verwijzen wij u naar het bijgevoegde inspectierapport.

In een officiële reactie is aangegeven hoe de aanbevelingen opgepakt worden. Deze reactie is toegevoegd aan het definitieve rapport. De volgende archiefinspectie zal plaatsvinden in 2022.

Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Ridderkerk, de secretaris

de burgemeester,

dhr. H.W.J. Klaucke

mw. A. Attema

Bijlage: Het verslag van de archivaris over het toezicht op het informatiebeheer van de Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie in 2020