Document · PDF

2021-02-12 RIB Managementletter 2020 BAR-organisatie - managementletter.PDF

Commissie Samen leven en Samen wonen RK 24 juni 2021, gemeente RidderkerkBij agendapunt: 3: Toelichting Accountant op zijn Accountantsverslag van de controle van de Jaarstukken 202011.156 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Managementletter 2020 Gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie (incl. gemeenten) 8 december 2020

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl

Aan het dagelijks bestuur van gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie Postbus 271 2980 AG RIDDERKERK Onderwerp

Managementletter 2020

Behandeld door

R. Hazen 088 288 7674

Geachte leden van het dagelijks bestuur,

Wij hebben conform de opdracht van het algemeen bestuur, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020, de interim-controle voor de gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie (hierna: GR BAR-organisatie) uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne-beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2020 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en voor de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.

De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing, of over de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel van uw organisaties, maar betreffen slechts díe onderdelen die ten grondslag liggen aan financiële mutaties in uw organisaties.

Datum

8 december 2020

Ons kenmerk

2012A94B49/SS

Wij merken op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van het dagelijks bestuur van de GR BAR-organisatie en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. Dit geldt niet voor de afspraak die wij met u hebben gemaakt over het beschikbaar stellen van deze managementletter aan de deelnemende gemeenten. Onze bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het dagelijks bestuur, als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening.

Graag lichten wij deze rapportage en onze bevindingen en aanbevelingen nader aan u toe. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

drs. vanVugt VugtRA RA drs. R.M.J. R.M.J. van

van Koert MSc RA J. vanJ.Koert MSc RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoud

Interne beheersing en aandachtspunten jaarrekening 2020 Tabel met de belangrijkste bevindingen en aandachtspunten Follow-up aanbevelingen

Managementsamenvatting 5 6 7

Bevindingen Bevindingen 2020

Follow-up 2019

Actualiteiten Rechtmatigheidsverantwoording

COVID-19

Btw

Schattingsposten

Bbz 2004

Bijlagen Bijlage A - Reikwijdte van onze werkzaamheden

Bijlage B - Toelichting AVG

2012A94B49/SS/3

01 Managementsamenvatting

2012A94B49/SS/4

Managementsamenvatting Managementsamenvatting Bevindingen

Actualiteiten

Bijlagen

Interne beheersing en aandachtspunten jaarrekening 2020 1.1 Inleiding

Als onderdeel van onze interim-controle 2020 hebben wij de financiële processen met betrekking tot uw gemeenschappelijke regeling en deelnemende gemeenten in kaart gebracht. Onze relevante bevindingen met betrekking tot deze processen delen wij met u in deze managementletter. 1.2 Interne beheersing boekjaar 2020 In onze managementletter 2019 hebben wij gerapporteerd dat de verdere professionalisering van de organisatie stagneerde, doordat niet alle onderdelen ervan meegingen in het professionaliseren van de interne controle. In de loop van 2020 zijn er binnen uw organisatie op dit vlak de nodige verbeterstappen gezet. Wel zien wij nog onvoldoende ontwikkeling op het gebied van interne controles binnen de primaire processen. Evenals vorig jaar ontbreekt bij de meeste processen een zichtbare interne controle. Het inbedden van zichtbare interne controles in de primaire processen is enerzijds cruciaal om gestructureerd tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen en is anderzijds van belang om als onderdeel van de VIC meer procesgericht te kunnen controleren, in plaats van gegevens-gericht. Wij hebben ons tijdens de interim-controle gericht op de processen in de tabel rechts op deze pagina. Wij hebben diverse bevindingen, waarbij de zwaarte van de bevinding per proces verschilt.

Op pagina 6 vindt u een gedetailleerd overzicht van onze bevindingen, die wij in hoofdstuk 2 nader zullen toelichten. Rondom de processen inzake memoriaalboekingen en correctiefacturen zijn verbeteringen doorgevoerd in de loop van 2020. Dit hebben wij toegelicht in hoofdstuk 2 en in de tabel inzake de follow-up van onze bevindingen.

Wij stellen vast dat de organisatie hier in de loop van 2020 de nodige inspanningen voor heeft geleverd. Zo is door concerncontrol gestart met het realiseren van het uitvoeringsplan rechtmatigheid, waarbij er niet alleen aandacht wordt besteed aan de verbijzonderde interne controle (VIC), maar ook invulling wordt gegeven aan het procesmanagement. Wij onderschrijven het belang van deze werkzaamheden en hebben de uitkomsten hiervan betrokken in onze interim-controle.

1.4 COVID-19 Het coronavirus heeft een grote impact op de Nederlandse samenleving en raakt ook uw organisatie. In hoofdstuk 3 lichten wij toe hoe wij de effecten van COVID-19 hebben betrokken in onze interim-controle. Ook gaan wij in op de verwachte impact van het coronavirus op de jaarrekeningcontroles. #

Proces

Inkopen en betalingen inclusief EU-aanbestedingen

Investeringen

Personeel en salarissen

Treasury

Memoriaalboekingen

Grondexploitaties

Sociaal domein (Paricipatiewet, Wmo en Jeugdwet)

1.3 Op weg naar de rechtmatigheidsverantwoording

In het kader van de interne beheersing is het jaar 2021 met de invoering van de rechtmatigheidsverklaring voor de BAR-organisatie een belangrijk jaar.

Subsidieverstrekkingen

Status

Risicoprofiel bevinding Hoog risico Matig risico Laag risico Geen bevindingen

Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie | Managementletter 2020

2012A94B49/SS/5

Managementsamenvatting Tabel met de belangrijkste bevindingen en aandachtspunten

Managementsamenvatting

De onderstaande tabel toont een overzicht van de belangrijkste bevindingen en aandachtspunten naar aanleiding van de interim-controle 2020.

Bevindingen

No.

Bevinding/aanbeveling

Rechtmatigheidsverantwoording

Prestatielevering

Interne beheersing en interne controle

Subsidies van derden

Sociaal domein

Tozo

Inkoop en aanbesteding

Actualiteiten

Bijlagen

Status 2020

No. Bevinding/aanbeveling

Status 2020

Legenda: Nieuwe bevinding (voor oude bevindingen verwijzen wij naar hoofdstuk 2, follow-up).

Eerder gerapporteerde bevinding; gedeeltelijk opgelost.

Eerder gerapporteerde bevinding; niet opgelost.

Bevinding opgelost.

2012A94B49/SS/6

Managementsamenvatting Managementsamenvatting Bevindingen

Follow-up aanbevelingen Onze managementletter 2019 en eerdere rapportages bevatten diverse aanbevelingen. Tijdens de interim-controle is de follow-up van deze adviezen inzichtelijk gemaakt. In deze managementletter hebben wij onze bevindingen met betrekking tot deze follow-up opgenomen (zie paragraaf 2.2). Indien wij in paragraaf 2.1 gerapporteerd hebben over een onderwerp, kan dit ten opzichte van voorgaand jaar als nietopgelost worden beschouwd. Om niet in herhaling te vervallen, zijn deze bevindingen in onderstaand overzicht niet meegenomen. Samengevat geeft dit het volgende beeld:

Actualiteiten

Bijlagen

Niet opgelost

Gedeeltelijk opgelost

Opgelost

Nog te beoordelen

Totaal

2012A94B49/SS/7

02 Bevindingen

2012A94B49/SS/8

2.1 Bevindingen 2020 Managementsamenvatting Bevindingen

Actualiteiten

Bijlagen

Legenda:

Bevinding

Aanbeveling

#1 Rechtmatigheidsverantwoording Gemeenten moeten naar verwachting vanaf het boekjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken. Om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording is door de organisatie het Uitvoeringsplan Rechtmatigheidsverantwoording opgesteld, dat in mei jl. is vastgesteld. Wij stellen vast dat de BAR-organisatie in 2020 voortvarend aan de slag is gegaan met het uitwerken van het Uitvoeringsplan Rechtmatigheidsverantwoording.

Er is niet alleen aandacht besteed aan de verbijzonderde interne controle (VIC), maar ook aan de invulling van het procesmanagement. In dit verband zijn de processen herschreven c.q. geactualiseerd die niet of onvoldoende in beeld waren. Verder hebben wij vastgesteld dat de organisatie proceseigenaren en -beheerders heeft aangewezen, en dat de cruciale processen (vernieuwd) zijn vastgelegd, in een eenduidige tool. Hierbij zijn de rollen, taken, verantwoordelijkheden, risico’s en key controls op een uniforme en gestructureerde manier vastgelegd. De organisatie heeft 26 verschillende processen geïdentificeerd, waarbij de eerste vijf processen, conform de planning, zichtbaar zijn opgepakt conform de nieuwe aanpak. Dit betreft de volgende processen: • Inhuur personeel van derden • Detacheringen eigen personeel • Memorialen dagboeken 50-61 en correctieboekingen dagboek 19 • Grondexploitaties • Verantwoorden subsidies van derden De overige processen worden conform de planning in de periode tot en met september 2021 door de organisatie opgepakt. Wij hebben kennisgenomen van de werkzaamheden die door concerncontrole zijn uitgevoerd en hebben deze in onze interim-controle betrokken. Uiteraard hebben wij ons tijdens de interim-controle niet beperkt tot de bovengenoemde vijf processen, maar hebben wij alle voor ons relevante financiële processen in onze werkzaamheden betrokken.

Wij ondersteunen de door de organisatie ingeslagen weg om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording. Wel signaleren wij dat het nog een flinke uitdaging wordt om alle processen tijdig uit te werken en af te ronden. Het is daarom van cruciaal belang dat de organisatie hier in de komende periode prioriteit aan blijft geven.

2012A94B49/SS/9

2.1 Bevindingen 2020 Managementsamenvatting Bevindingen

Actualiteiten

Bijlagen

Legenda:

Bevinding

Aanbeveling

#2 Interne beheersing en interne controle Interne controle in uw organisatie Gedurende de interim-controle hebben wij kennisgenomen van de relevante processen binnen uw organisatie. Voor de door concerncontrol met prioriteit opgepakte processen, benoemd op pagina 9, geldt dat de organisatie deze op onderdelen heeft verbeterd. Voor de meeste processen geldt echter nog steeds dat wij een zichtbare interne controle in de primaire processen missen. Zoals ook wordt geconcludeerd in de VIC-rapportage over het eerste halfjaar van 2020, is dit punt ten opzichte van 2019 niet zichtbaar opgepakt. Om gestructureerd tot een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen komen, is het van belang dat deze zichtbare interne controle in de processen wordt ingebed. Om tot een goede interne controle te komen van uw gemeenschappelijke regeling en de deelnemende gemeenten is het ook van belang een zichtbaar controlespoor op uw key controls vast te leggen in de cruciale processen.

Naar onze mening is dit voornamelijk van belang bij de volgende processen (die hierna inhoudelijk worden uitgewerkt): • Sociaal domein • Subsidies van derden • Factuurverwerking (prestatieleveringen) • Grondexploitaties Wij stellen vast dat er, als onderdeel van het uitvoeringsplan rechtmatigheidsverantwoording, wordt gewerkt aan procesverbeteringen en aan het verbeteren van het vastleggen en borgen van de beheersmaatregelen in de processen. Ten behoeve van de proceseigenaars en de procesbeheerders is een toolkit opgesteld, waarin het nut en de noodzaak van interne beheersing en van de interne controle daarop worden toegelicht. Daarnaast wordt hierin ook beschreven wat in dit kader van een proceseigenaar en -beheerder wordt verwacht. Hiermee komen er handvatten beschikbaar voor het borgen van de interne controles. Wij ondersteunen deze ontwikkelingen, maar hebben de implementatie hiervan nog niet kunnen beoordelen. Dit nemen wij mee tijdens de interim-controle 2021. Verbijzonderde interne controle Wij stellen vast dat de verbijzonderde interne controle ten opzichte van voorgaand jaar verder is geprofessionaliseerd. Zo wordt sinds dit jaar gewerkt met een nieuw ontwikkelde uniforme werkwijze met betrekking tot het vastleggen van de processen. Daarnaast signaleren wij ook dat de kwaliteit van de controlerapportages verder is versterkt.

Bevindingen worden op een duidelijke, eenduidige en gestructureerde wijze in de controlerapportages vastgelegd. Wel hebben wij vastgesteld dat de vragen die in het kader van de VIC aan de diverse vakafdelingen worden gesteld, niet altijd tijdig worden beantwoord. Deze vertraging heeft ertoe geleid dat interne controlerapportages niet altijd tijdig konden worden afgerond, met als gevolg dat er ook pas later conclusies konden worden getrokken. Daarnaast stellen wij vast dat de VIC, als gevolg van het ontbreken van interne controles in de primaire processen, nog veelal gegevensgericht is ingestoken, in plaats van procesgericht.

2012A94B49/SS/10

2.1 Bevindingen 2020 Managementsamenvatting Bevindingen

Actualiteiten

Bijlagen

Legenda:

Bevinding

Aanbeveling

#2 Interne beheersing en interne controle Interne controle in uw organisatie Onze aanbevelingen ten aanzien van de interne controle in uw organisatie zijn deels verbeterd ten opzichte van vorig jaar, maar hebben nog wel veel aandacht nodig. Zo is de urgentie met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 1 januari 2021 toegenomen. Naar onze mening zijn de volgende drie actiepunten nog steeds van belang: 1. Een inspanning wat betreft de cultuurwaarden in uw organisatie, waarbij interne controle op basis van draagvlak en een positieve cultuur ten aanzien van de interne controle wordt ondersteund en gestimuleerd. Op basis van de onderzoeken die wij hebben verricht, zien wij dat hier meer aandacht aan wordt geschonken en dat het draagvlak is toegenomen.

2. Een inspanning door het aanscherpen van de interne-controlemaatregelen in de processen. Hier wordt al deels invulling aan gegeven vanuit de nieuw ontwikkelde uniforme werkwijze met betrekking tot de vastlegging in de processen. Dit wordt in de komende periode nader uitgewerkt. 3. Duidelijke afspraken tussen de vakafdelingen en concerncontrol. Met andere woorden: waar eindigt de interne controle en welke werkzaamheden voert concerncontrol uit ten behoeve van de verbijzonderde interne controle? Door het ontbreken van interne controles in de primaire processen moet concerncontrol op dit moment nog steeds ‘gaten dichten’. Deze maatregelen dienen onverkort te worden doorgevoerd. Het is daarbij noodzakelijk dat de interne controles zoveel als mogelijk binnen de primaire processen zelf worden ingeregeld. Indien dit niet goed wordt ingeregeld, is er de komende tijd een buitenproportionele inzet van concerncontrol nodig om in 2021 tot een gefundeerde rechtmatigheidsverklaring te komen. Wij hebben van uw organisatie begrepen dat hier, bijvoorbeeld binnen het sociaal domein, inmiddels al afspraken over zijn gemaakt en dat dit actief wordt opgepakt. Verbijzonderde interne controle

Met het oog op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf boekjaar 2021 is het noodzakelijk dat de afdeling concerncontrol bij het uitvoeren van de VIC de volle medewerking krijgt van de vakafdelingen, en dat vragen tijdig worden beantwoord. Als niet aan deze voorwaarde is voldaan, kan het college geen uitspraak doen over de rechtmatige totstandkoming van de jaarrekening.

2012A94B49/SS/11

2.1 Bevindingen 2020 Managementsamenvatting Bevindingen

Legenda:

Bevinding

Aanbeveling

#3 Sociaal domein Binnen het sociaal domein is op alle subonderdelen (Participatiewet, Wmo en Jeugdwet) sprake van ‘zelfbeslissing’. Dit betekent dat een aanvraag door een klantmanager in behandeling wordt genomen en vervolgens, zonder tussenkomst van een tweede functionaris, door dezelfde klantmanager wordt toegekend. Op deze wijze is er geen sprake van een vier-ogenprincipe, wat het risico op het onjuist en/of onrechtmatig toekennen van hulp/ondersteuning vergroot. De organisatie kiest er al sinds de overheveling van de taken binnen het sociaal domein van het Rijk naar de gemeenten in 2015, bewust voor om te werken met zelfbeslissers. Dit is een begrijpelijke keuze, maar vereist wel dat de kwaliteit van de processen op een andere manier moet worden gewaarborgd.

Actualiteiten

Uit gesprekken met medewerkers van de vakafdeling komt naar voren dat er diverse interne-beheersingsmaatregelen en interne controles aanwezig zijn. Zo worden complexe dossiers altijd door minimaal twee personen beoordeeld, en vinden er gedurende het jaar aan de hand van steekproeven diverse kwaliteitscontroles plaats.

Bijlagen

Deze procedures zijn echter niet geformaliseerd. Bovendien worden de genoemde controles niet zichtbaar vastgelegd. Wij hebben het bestaan hiervan dus ook niet kunnen vaststellen.

Daarnaast stellen wij vast dat er ten tijde van de interim-controle nog geen start was gemaakt met de interne controle op de lasten van de uitgaven sociaal domein 2020.

Wij adviseren u de diverse procedures binnen het sociaal domein te formaliseren in een handboek en daarnaast de diverse controles zichtbaar vast te leggen. Daarnaast adviseren wij u de interne controle zo snel mogelijk uit te voeren, en dit in de toekomst gedurende het jaar al op te pakken, en niet pas na afloop van het boekjaar.

2012A94B49/SS/12

2.1 Bevindingen 2020 Managementsamenvatting Bevindingen

Actualiteiten

Legenda:

Bevinding

Aanbeveling

#4 Inkoop en aanbestedingen De afgelopen jaren is er binnen uw organisatie veel aandacht besteed aan het proces inkoop en aanbestedingen. Vorig jaar hebben wij al vastgesteld dat de organisatie op het gebied van preventieve en detective maatregelen flinke stappen heeft gezet. Wij hebben dit jaar vastgesteld dat het proces in opzet toereikend is. Binnen de organisatie wordt veel aandacht geschonken aan het volgen van de juiste aanbestedingsprocedures. Zo worden aanbestedingsworkshops gegeven aan medewerkers, en staat het onderwerp regelmatig op de agenda van het directieteam. Er wordt ook gewerkt aan contractbeheer, waarbij een stuurgroep beheersinstrumenten ontwikkelt om langs diverse invalshoeken zicht te houden op het hanteren van de juiste, en tijdig afgesloten, contracten. Ondanks het feit dat het proces in opzet toereikend is, hebben wij vastgesteld dat het niet altijd gevolgd wordt. Zo wordt het proces in sommige gevallen omzeild door aanbestedingen niet tijdig aan te melden in het zaaksysteem Green Valley, en worden de inkopers in sommige gevallen niet of niet tijdig bij de aanbestedingsprocedure betrokken. Hierdoor loopt uw organisatie het risico dat opdrachten onrechtmatig worden aanbesteed.

Bijlagen Wij bevelen u aan om binnen de organisatie te blijven inzetten op het volgen van de juiste procedures. Verder zou u kunnen overwegen een verplichtingenadministratie te implementeren. Op deze manier kan aan de voorkant worden afgedwongen dat de juiste procedures worden gevolgd.

2012A94B49/SS/13

2.1 Bevindingen 2020 Managementsamenvatting Bevindingen

Actualiteiten

Bijlagen

Legenda:

Bevinding

Aanbeveling

#5 Prestatielevering Wij hebben vastgesteld dat de prestatielevering niet altijd en niet op een eenduidige manier wordt vastgelegd. In Key2Financiën is de mogelijkheid opgenomen om aan elke factuurafhandeling de prestatielevering te koppelen. Deze mogelijkheid wordt aangegeven tijdens trainingen en is vastgelegd in de instructie zoals die is opgenomen op BAR-plaza. Uit de VIC op de inkoopfacturen blijkt echter dat deze werkwijze niet consequent wordt gehanteerd. In diverse gevallen is er geen bewijs van prestatielevering toegevoegd aan de factuur in Key2Financiën, of blijkt de prestatielevering niet uit het bijgevoegde bewijs. De bewijs voor de prestatielevering wordt pas achteraf en op aanvraag vastgelegd. Wanneer het op een eenduidige en gestructureerde manier vastleggen van de prestatielevering niet in het proces is ingebed, loopt uw organisatie het risico dat er facturen betaald worden zonder dat de prestatie is geleverd.

Wij bevelen u aan om het beleid rondom het aantonen en vastleggen van de prestatielevering te laten formaliseren in de vorm van een notitie. Hierbij adviseren wij u de BADO-notitie “Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties” als basis te gebruiken. Daarnaast is het van belang dat binnen de organisatie het belang van een kwalitatief goede vastlegging van de prestatielevering wordt onderschreven en dat iedere prestatieverklaarder zich hieraan committeert.

2012A94B49/SS/14

2.1 Bevindingen 2020 Managementsamenvatting Bevindingen

Actualiteiten

Legenda:

Bevinding

Aanbeveling

#6 Subsidies van derden In het verleden hebben wij in onze managementletter gerapporteerd dat er onvoldoende zicht is op verantwoordingstermijnen, werkzaamheden en verplichtingen met betrekking tot ontvangen doeluitkeringen/subsidies. Wij stellen vast dat er gedurende 2020 wel voldoende stappen zijn gezet op dit gebied. Het hele proces van het aanvragen en verantwoorden van subsidies is beschreven en de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de aanvraag tot en met de verantwoording zijn vastgelegd. Het gehele proces is vastgelegd in GreenValley, waarbij per stap is aangegeven wat er moet gebeuren. Daarnaast wordt de hele BAR-organisatie door concerncontrol geïnformeerd over de werkwijze met betrekking tot het aanvragen en verantwoorden van de subsidies van derden. Wel stellen wij vast dat de dossiers die door de organisatie aan ons worden opgeleverd ten behoeve van de controle van de subsidieverantwoordingen in veel gevallen nog van onvoldoende kwaliteit zijn. De opgeleverde dossiers zijn vaak onvolledig en de kwaliteit van de administratie is in veel gevallen pas na afronding van het subsidieproject op het juiste niveau gebracht. Dit zorgt ervoor dat wij als accountant geen efficiënte subsidiecontrole kunnen uitvoeren en kan ook tot gevolg hebben dat de organisatie de afspraken met de subsidieverlener niet of niet tijdig nakomt.

Bijlagen Wij adviseren u om een centraal subsidieregister bij te houden voor de ontvangen subsidies, en de verantwoordingstermijnen regelmatig te monitoren. Verder zou het goed zijn wanneer de organisatie nog eens gewezen wordt op het belang van duidelijkheid over de wijze waarop er verantwoording moet worden afgelegd bij de start van een project. Hier zou de projectadministratie ook op moeten zijn ingericht.

Daarnaast is het in het geval van subsidiecontroles van belang dat er een interne kwaliteitscontrole plaatsvindt op het controledossier dat wordt opgesteld voor de accountant. Inmiddels is een aantal dossiers, in samenwerking met concerncontrol, ‘warm’ aan ons overgedragen, middels een gesprek waarbij alle stukken door het team worden doorgenomen.

2012A94B49/SS/15

2.1 Bevindingen 2020 Managementsamenvatting Bevindingen

Actualiteiten

Bijlagen

Legenda:

Bevinding

Aanbeveling

#7 Tozo Eén van de maatregelen die het kabinet heeft ingesteld om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Deze regeling vult het inkomen van zelfstandige ondernemers aan tot het sociaal minimum indien dit inkomen van de zelfstandig ondernemer als gevolg van de coronacrisis onder het sociaal minimum daalt. De organisatie is vanwege de urgentie van de coronacrisis voortvarend aan de slag gegaan met de eerste tranche Tozo-verstrekkingen. Vanwege de tijdsdruk en het feit dat de algemene maatregel van bestuur (AMvB) Tozo pas tijdens de looptijd van de eerste tranche is gepubliceerd, kon de organisatie niet altijd volledig zijn in de controle van alle voorwaarden van de eerste tranche. De minister van SZW vindt het onbillijk om de gemeenten hier financieel op af te rekenen1, omdat de problematiek mede het gevolg is van een verzoek van het Rijk aan de gemeenten om bij de eerste tranche snel in actie te komen.

De Tozo kent verschillende rechtmatigheidseisen. Voor wat betreft de eerste tranche (Tozo 1) is besloten – mede met het oog op de ‘hardheidsclausule’ – een strikt onderscheid te maken tussen fundamentele rechtmatigheidseisen, belangrijke rechtmatigheidseisen en formele rechtmatigheidseisen. Het onderscheid tussen fundamentele en belangrijke rechtmatigheidseisen is gemaakt omdat fouten en onzekerheden ten aanzien van deze eisen verschillende consequenties hebben voor de Rijksvergoeding. Rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden met betrekking tot belangrijke rechtmatigheidseisen worden onder voorwaarden onder de werking van de hardheidsclausule gebracht. Daarmee kan worden voorkomen dat deze fouten en onzekerheden betreffende belangrijke rechtmatigheidseisen leiden tot een korting op de Rijksvergoeding. Van de gemeenten wordt echter verwacht dat zij de geconstateerde tekortkomingen in het proces van uitkeringsverstrekking opheffen, om het aantal fouten en onzekerheden zoveel mogelijk te reduceren. Het voldoen aan de fundamentele rechtmatigheidseisen is essentieel voor zowel de beoordeling van de rechtmatigheid als voor het in aanmerking komen voor een vergoeding vanuit het Rijk. Aan het nakomen hiervan wordt onverkort vastgehouden. Voor Tozo 2 en Tozo 3 geldt het onderscheid tussen fundamentele en belangrijke rechtmatigheidseisen niet.

Deze eisen worden alle geacht fundamenteel te zijn. Voor de rechtmatigheidscontrole van de gemeentelijke jaarrekening ‘an sich’ speelt het onderscheid tussen fundamentele en belangrijke rechtmatigheidseisen geen rol. Alle tekortkomingen met betrekking tot de rechtmatigheid van de Tozo zijn van belang voor de jaarrekening. Uw gemeente verantwoordt zich achteraf, na afloop van het uitvoeringsjaar, op de gebruikelijke wijze (via het systeem van Single Information Single Audit: SiSa) aan het Rijk over de gedane bestedingen en de bijbehorende baten. 1 https://vng.nl/sites/default/files/2020-10/communicatie-rechtmatigheid-en-financiele-verantwoording-tozo-richting-gemeenten.pdf

Uw gemeente heeft inmiddels de mogelijkheid opgepakt om de nodige controle- c.q. herstelacties direct uit te voeren, door bijvoorbeeld gebruik te maken van landelijke data-analyses van het inlichtingenbureau. Wij adviseren u de resterende maanden van 2020 te benutten voor herstelacties, waarbij u in ieder geval vaststelt dat aan de fundamentele rechtmatigheidsvereisten is voldaan. Het is echter van belang deze herstelacties tijdig uit te voeren zodat deze meegenomen kunnen worden in de jaarrekeningcontrole 2020. Wij hebben begrepen dan uw organisatie inmiddels is begonnen met de herstelacties voor wat betreft de regelingen Tozo 1 en 2, om op deze wijze de herstelacties mee te nemen in de jaarrekeningcontrole 2020. © 2020 Deloitte The Netherlands Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie | Managementletter 2020

2012A94B49/SS/16

2.2 Follow-up 2019 Managementsamenvatting Bevindingen

De onderstaande tabel geeft een overzicht van de follow-up van de aanbevelingen uit onze managementletter van 2019 en eerder. Indien wij in de hoofdrapportage gerapporteerd hebben over een onderwerp, kan dit ten opzichte van voorgaand jaar als niet opgelost worden beschouwd. Om niet in herhaling te vervallen, rapporteren wij hierover niet in alle gevallen separaat in dit hoofdstuk.

Bevinding

Follow-up 2020

Verbijzonderde interne controle Om tot een gedegen rechtmatigheidsverantwoording te komen, is een omslag vanuit de verbijzonderde interne controle (VIC) nodig. De VIC moet in staat zijn om de processen en de borging van de key controls beter te controleren, in plaats van de huidige gegevensgerichte controle die door concerncontrol wordt verricht. Randvoorwaarde hiervoor is dat de interne controle binnen de processen op orde is.

Wij hebben vastgesteld dat de interne controle binnen de processen nog niet in alle gevallen in orde is. Dit is met name het geval voor de processen binnen het sociaal domein. Ten tijde van de interim-controle was er nog geen interne controle uitgevoerd. De organisatie geeft aan dit in 2021 te zullen oppakken. De interne controle 2020 voor het sociaal domein wordt einde boekjaar over het gehele jaar uitgevoerd.

Sociaal domein Binnen het sociaal domein is op alle subonderdelen (participatie, jeugd, Wmo en leerlingenvervoer) sprake van zelfbeschikking. Hierdoor is er geen sprake van een gestructureerde interne controle. In eerdere jaren hebt u een externe partij ingehuurd om deze kwaliteitstoets te laten uitvoeren. In opzet heeft u ervoor gekozen om dit jaar deze controle in eigen beheer uit te voeren. De kwaliteitsmedewerkers voeren steekproefsgewijs een interne controle uit, teneinde de rechtmatige beschikking van de voorzieningen na te gaan. Ten tijde van de interim-controle 2019 was alleen de opzet in grote lijnen beschikbaar; de aantallen voor de steekproeven en de selectiemethode zijn met ons afgestemd.

Actualiteiten

Bijlagen

Legenda:

Niet opgelost

Opgelost

Gedeeltelijk opgelost

Nog te beoordelen

Status 2020

Zonder zichtbare interne-beheersingsmaatregelen rondom het proces van het toekennen van zorg brengt het systeem van zelfbeslissen risico’s met zich mee. Het is dan ook van belang dat er controlemaatregelen zijn ingebouwd rondom het proces van het toekennen van zorg. Uit de gesprekken met de organisatie komt naar voren dat zij hier actief mee bezig is. Hierbij kan gedacht worden aan: kwaliteitscontroles en steekproeven op de rechtmatige toekenning. Deze controles worden echter niet zichtbaar vastgesteld, zodat wij niet kunnen nagaan of de controles zijn uitgevoerd.

Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie | Managementletter 2020

2012A94B49/SS/17

2.2 Follow-up 2019 Managementsamenvatting Bevindingen

Bevinding

Follow-up 2020

Leerlingenvervoer Vanaf september 2019 beschikt u over een nieuw contract ten aanzien van het doelgroepenvervoer. Onderdeel van dit contract is de regiecentrale die tussentijdse mutaties (bijv. ziekte) doorgeeft aan de vervoerder, en een factuurcontrole uitvoert. Ten tijde van de interim-controle 2019 kon nog geen inzicht gegeven worden in de manier waarop dit proces is opgezet en/of in het antwoord op de vraag of dit ook als zodanig is geïmplementeerd.

Dit proces wordt door concerncontrol conform de planning opgepakt in het tweede halfjaar. Ten tijde van de interimcontrole hebben wij dit proces nog niet kunnen beoordelen.

Inkoop en aanbesteding In de jaarrekening 2019 kwamen nog enkele onrechtmatigheidsfouten voor als gevolg van onrechtmatige contracten die in het verleden waren afgesloten. Wij adviseren u om, voor zover mogelijk, deze onrechtmatige contracten zo snel mogelijk op te zeggen.

Wij stellen vast dat de onrechtmatige contracten die in 2019 tot onrechtmatigheidsfouten hebben geleid, inmiddels zijn afgelopen of opgezegd.

Memorialen en correctiefacturen Wij hebben vastgesteld dat er geen zichtbare controle plaatsvindt op de juistheid van de memoriaalboekingen en de correctiefacturen. Wij adviseren u het financiële pakket zodanig te laten inrichten dat de autorisatie van de memoriaalboekingen en de correctiefacturen door een tweede functionaris systeemtechnisch wordt afgedwongen, voordat de definitieve boeking kan worden gemaakt.

De organisatie heeft opvolging gegeven aan de door ons gerapporteerde bevindingen. Vanaf 1 oktober is een werkwijze geïmplementeerd waarbij in Key2Finance wordt afgedwongen dat een tweede functionaris de memoriaalboeking of correctieboeking autoriseert. De bevinding is hiermee opgelost.

Actualiteiten

Bijlagen

Legenda:

Niet opgelost

Opgelost

Gedeeltelijk opgelost

Nog te beoordelen Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie | Managementletter 2020

Status 2020

2012A94B49/SS/18

2.2 Follow-up 2019 Managementsamenvatting

Bevinding

Follow-up 2020

Bevindingen

IT In april/mei 2019 heeft er een hernieuwde IT-audit plaatsgevonden. De bevindingen naar aanleiding hiervan zijn besproken met uw organisatie.

Tijdens de interim-controle van 2020 hebben wij de opvolging van deze aanbevelingen nog niet kunnen beoordelen. Op dit moment zijn wij met de organisatie in gesprek over het uitvoeren van een IT-audit in 2021.

Actualiteiten

Detacheringsopbrengsten Wij hebben in het verleden geconstateerd dat de detacheringsopbrengsten niet in alle gevallen volledig waren gefactureerd. Wij hebben vastgesteld dat de controle op de volledigheid van de detacheringsopbrengsten in opzet bestaat, maar dat deze nog onvoldoende robuust is om de volledigheid van de facturatie van de detacheringsopbrengsten te kunnen waarborgen. Wij adviseren u om bij het inrichten van het proces specifieke aandacht te besteden aan de medewerkers die voor flexibele uren worden gedetacheerd.

Het aantal detacheringen is in 2020 behoorlijk laag. Met de huidige interne-beheersingsmaatregelen en de werkzaamheden ten aanzien van de volledigheid van de opbrengsten die achteraf als onderdeel van de VIC worden uitgevoerd, achten wij het risico voldoende gemitigeerd.

Subsidies van derden Er is onvoldoende zicht op de verantwoordingstermijnen, werkzaamheden en verplichtingen met betrekking tot ontvangen doeluitkeringen/subsidies. Wij adviseren u om het overzicht van de ontvangen middelen te beoordelen op juistheid, volledigheid en vereiste verantwoordingsaspecten. Daarnaast adviseren wij u om bij de ontvangst van de beschikkingen in overleg met de financieel adviseurs te komen tot een goede administratieve inrichting van deze projecten, zodat u op een later tijdstip inzicht hebt in de voortgang van het project en in de financiële dekking op basis van de subsidies.

Deze bevinding is gedeeltelijk opgevolgd. Zie voor een nadere uitwerking: #6 Subsidies van derden.

Bijlagen

Legenda:

Niet opgelost

Opgelost

Gedeeltelijk opgelost

Nog te beoordelen Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie | Managementletter 2020

Status 2020

2012A94B49/SS/19

2.2 Follow-up 2019 Managementsamenvatting Bevindingen

Actualiteiten

Bevinding

Follow-up 2020

Grondexploitaties Wij adviseren u om de inhoudelijke challenge op grondexploitaties inzichtelijk te maken. Hierdoor wordt het risico verkleind dat er met verkeerde schattingen wordt gewerkt.

Wij stellen vast dat de planeconomen elkaars werkzaamheden tegenlezen en inhoudelijk challengen. De diepgang van deze challenge dient echter nog te worden versterkt, waarbij het van belang is dat deze challenge wordt onderbouwd met achterliggende documentatie.

Belastingen en heffingen Specifiek voor Ridderkerk: kwijtscheldingen van plaatselijke belastingen en heffingen verlopen via het principe van zelfbeschikking. Dit houdt in dat er geen interne controle verankerd is in het proces.

De afdeling heeft aangetoond dat over de afgelopen twee jaar het verloop in het aantal aanvragen, toekenningen en afwijzingen van kwijtscheldingen onderling niet afwijkt. Het aantal kwijtscheldingen dan door de gemeente zelf wordt behandeld, is niet materieel.

Garantstellingen Wij adviseren u een beoordeling te maken van de organisaties waarbij u garantstellingen heeft afgegeven, om een risicoinschatting te kunnen maken van de aanspraken op deze garantstellingen.

Wij hebben begrepen dat er tot op heden geen opvolging is gegeven aan deze bevinding. Er wordt gewerkt aan beleid op dit onderwerp.

Inkopen Wij adviseren u om bij de prestatielevering van inkopen (boven een bepaalde ondergrens) zichtbaar vast te leggen aan de hand van welke brondocumentatie u de akkoordverklaring voor het leveren van de prestatie hebt vastgesteld.

Deze bevinding is gedeeltelijk opgevolgd. Zie voor een nadere uitwerking: #5 Prestatielevering.

Bijlagen

Legenda:

Niet opgelost

Opgelost

Gedeeltelijk opgelost

Nog te beoordelen Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie | Managementletter 2020

Status 2020

2012A94B49/SS/20

2.2 Follow-up 2019 Managementsamenvatting Bevindingen

Bevinding

Follow-up 2020

Verhuuropbrengsten De belangrijkste bevinding is dat de aansluitingen tussen de verhuuradministraties en de financiële administratie ontbreken en dat (zichtbare) controles op de volledigheid van huurbaten niet gestructureerd en niet periodiek worden verricht.

De afdeling Accommodatiebeheer is getransformeerd naar een afdeling Vastgoed. Parallel hieraan is uw organisatie bezig met het inrichten van een vastgoedadministratiesysteem. Controles vinden plaats, maar worden nog niet zichtbaar vastgelegd.

Investeringen Uit onze interim-controle blijkt dat er bij het definitief inboeken van activakaarten geen interne controle plaatsvindt op de juistheid van de activakaart.

De afdeling Financiën geeft aan dat in het vierde kwartaal van 2020 het 4-ogenprincipe systeemtechnisch zal worden afgedwongen bij het invoeren van nieuwe activakaarten. Dit hebben wij nog niet kunnen beoordelen.

Omgevingsvergunningen Wij hebben geconstateerd dat de controle op de volledigheid van de facturatie WABO-leges niet zichtbaar plaatsvindt. De administratief medewerker WABO verstrekt de controlebladen in hardcopy aan de afdeling Financiën, die deze gebruikt als grondslag voor de facturatie. Wij adviseren u een automatische koppeling te realiseren tussen deze twee applicaties. Totdat deze koppeling gerealiseerd is, adviseren wij u de aansluiting zichtbaar vast te leggen.

Er is onderzoek gedaan naar een automatische koppeling tussen deze pakketten. In de nieuwe aanbesteding van het omgevingswetpakket is deze koppeling meegenomen. Tot aan het moment van de implementatie daarvan zult u een periodieke aansluiting tussen deze twee pakketten maken.

Actualiteiten

Bijlagen

Legenda:

Niet opgelost

Opgelost

Gedeeltelijk opgelost

Nog te beoordelen Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie | Managementletter 2020

Status 2020

2012A94B49/SS/21

03 Actualiteiten

2012A94B49/SS/22

Actualiteiten - Rechtmatigheidsverantwoording Rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten

Managementsamenvatting Bevindingen

Actualiteiten

Disclaimer Bijlagen

Actuele ontwikkelingen bij de ontwikkeling en implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording Uw gemeente moet naar verwachting vanaf het boekjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken. De Tweede Kamer behandelt dit wetsvoorstel in december 2020. De tekst van de rechtmatigheidsverantwoording die in de jaarrekening opgenomen moet worden, is reeds gepubliceerd door de commissie BBV. In de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’ in het jaarverslag komt een nadere toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording. De commissie BBV komt naar verwachting eind 2020 met een publicatie over wat in deze toelichting minimaal verplicht is en wat hierin verder kan worden opgenomen. De uitgangspunten voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn als volgt: • De rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarrekening. Dit is een te hanteren standaardtekst waarin alleen op hoofdlijnen eventuele onrechtmatigheden boven de zogenaamde ‘verantwoordingsgrens’ moeten worden opgesomd. • De toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen in de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’ van het jaarverslag. Het college heeft hier meer vrijheid om eventuele onrechtmatigheden toe te lichten. • De gemeenteraad stelt een verantwoordingsgrens tussen 0 en 3% vast.

Deze verantwoordingsgrens is het bedrag waarboven het college de raad moet informeren over geconstateerde fouten en onduidelijkheden inzake de rechtmatigheid. • De scope is gelijk aan die voor de financiële rechtmatigheid, zoals die nu reeds is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Het gaat alleen om de rechtmatigheidscriteria die geen getrouwe beeldcriteria zijn (voorwaarden-, begrotings-, en misbruik- en oneigenlijk gebruikcriterium).

Onderstaand zijn de voornaamste gevolgen voor de accountantscontrole opgenomen: • De accountant verklaart dat de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording getrouw is (met 1% goedkeuringstolerantie). Deze verklaring wordt onderdeel van het getrouwheidsoordeel. Het separate oordeel over de rechtmatigheid, zoals wij dat kennen in de huidige controleverklaring, vervalt vanaf 2021. • Rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden hebben geen effect meer op het oordeel van de accountant. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft van de rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden, uitgaande van de door de gemeenteraad vastgestelde verantwoordingsgrens, heeft dit invloed op het accountantsoordeel in de controleverklaring. De voornaamste gevolgen voor de gemeente zijn: • Het college van uw gemeente treedt met de raad in overleg over de te hanteren verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording. • Uw gemeente identificeert de belangrijkste rechtmatigheidsrisico’s in aansluiting op de toetsingscriteria, en neemt deze op in een controleplan. Voorts moet worden bepaald op welke wijze deze rechtmatigheidsrisico’s worden afgedekt (via systeemgerichte en gegevensgerichte (verbijzonderde) controles). Het controleplan moet met het college van B&W worden afgestemd en structureel worden ingebed in de P&C-cyclus.

• Uw gemeente dient rekening te houden met eventuele verbonden partijen (m.n. gemeenschappelijke regelingen) waarvan de fouten en onzekerheden meegenomen moeten in de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente. Dit geldt met name voor gemeenschappelijke regelingen die taken in mandaat uitvoeren, zoals het geval is bij serviceorganisaties (belastingen, salarissen) en bij gemeenschappelijke regelingen die zich richten op het uitvoeren van de Participatiewet.

2012A94B49/SS/23

Actualiteiten – COVID-19 Managementsamenvatting Bevindingen

Het coronavirus heeft in 2020 een grote impact (gehad) op de Nederlandse samenleving. Ook de GR BAR en de BAR-gemeenten ondervinden de gevolgen van dit virus. Wij hebben kennisgenomen van uw tussentijdse rapportages, waarin de eerste effecten en de bijgestelde prognoses nader zijn toegelicht. Tijdens de interim-controle hebben wij samen met uw medewerkers stilgestaan bij de gevolgen voor enerzijds de processen binnen uw organisatie (zijn er processen veranderd doordat de medewerkers op afstand werken) en anderzijds de jaarrekening en de controle daarop. Op basis van de gesprekken die wij hebben gevoerd, constateren wij dat de impact als gevolg van het thuiswerken beperkt is, onder andere doordat de processen al grotendeels digitaal plaatsvonden en het personeel al flexibel werkte vóór de coronacrisis. In dit onderdeel van de managementletter beschrijven wij de impact van COVID-19 op de jaarrekening en op onze controle. #1 Tozo-regeling

Actualiteiten

Disclaimer Bijlagen

Eén van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Deze regeling vult het inkomen van zelfstandige ondernemers aan tot het sociaal minimum, indien dit inkomen als gevolg van de coronacrisis onder het sociaal minimum daalt. De Tozo 1.0 is in werking getreden per 1 maart 2020 en liep af op 1 juni. Vanaf 1 juni tot en met 30 september konden de ondernemers een beroep doen op Tozo 2.0. De gemeenten hebben tot juni 2020 circa € 1,45 miljard aan kosten gemaakt in het kader van het uitvoeren van de Tozo. Het uitvoeren van de Tozo is een taak van de gemeente. Uw gemeente maakt grofweg twee categorieën kosten: uitkeringskosten en uitvoeringskosten. Het Rijk vergoedt in beginsel alle kosten die de gemeenten moeten maken. De Tozo-regeling leidt hierdoor tot een last in de jaarrekening, met daar tegenover de rijksvergoeding ervan. Het verantwoorden van de bestedingen verloopt naar verwachting via de SiSa-bijlage in de jaarrekening. Gezien de specifieke aard van deze transactiestroom, het feit dat deze activiteit nieuw is, en het gegeven dat de omvang ervan materieel is, verkrijgen wij tijdens ons risico-inschattingsproces nader inzicht in het proces en in de interne-beheersingsmaatregelen hierbij.

Wij hebben hierover een gesprek gevoerd met degenen die zijn betrokken bij het uitvoeren hiervan en bij de interne controle. Wij constateren dat u een solide proces hebt ingericht, met voldoende beheersmaatregelen. Behalve de ingerichte procescontroles wordt er ook een verbijzonderde interne controle uitgevoerd op de uitkeringen. U heeft ons als externe accountant proactief geïnformeerd over de voortgang van deze procedures. Wij constateren dat er bij uw gemeente, evenals bij veel andere gemeenten, nog veel werk verzet moet worden in het kader van het toekenningsproces.

2012A94B49/SS/24

Actualiteiten – COVID-19 Managementsamenvatting Bevindingen

#2 Leningen u/g en gewaarborgde geldleningen

We vragen u om, wat betreft het proces van het bepalen van de risicoprofielen van de kapitaalverstrekkingen en borgstellingen, een uitgebreide analyse te verrichten op de kredietwaardigheid van de partijen aan wie u een lening of borgstelling heeft verstrekt. Wij verwachten in deze analyse ten minste: een uiteenzetting over de impact van COVID-19 op de betreffende organisatie, de door deze organisatie gebruikte steunmaatregelen en de verwachting inzake de aflossingsverplichtingen en de kredietwaardigheid van de betreffende onderneming voor het komende jaar. Zodoende houdt u voldoende grip op de bepaalde risicoprofielen en op het al dan niet overgaan tot het treffen van een voorziening of het doen van een afwaardering op de kapitaalverstrekking. #3 Voorziening dubieuze debiteuren

Actualiteiten

Disclaimer Bijlagen

Als gevolg van de uitbraak van COVID-19 hebt u verschillende steunmaatregelen getroffen. Eén van deze steunmaatregelen betreft het verlengen van de betaaltermijn inzake gemeentelijke facturen. U heeft deze betaaltermijn medio maart 2020 verlengd van 30 dagen naar 6 maanden. Debiteuren kunnen tot 1 oktober 2020 gebruikmaken van deze regeling, waarna vervolgens weer wordt teruggekeerd naar het reguliere betaalregime. Als gevolg van het oprekken van de betaaltermijn voorziet u een forse stijging in uw debiteurenpositie per einde boekjaar. Deze toegenomen debiteurenpositie zal leiden tot een gemengde samenstelling ervan. Deze bevat namelijk debiteuren die, ondanks COVID-19, op een reguliere wijze de facturen betalen en debiteuren die gebruikmaken van de steunmaatregel, en derhalve op een later moment de facturen voldoen. Wij willen u in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 vragen om een uitgebreide analyse op te stellen inzake de waardering en de inbaarheid van uw debiteurenpositie per balansdatum.

2012A94B49/SS/25

Actualiteiten – COVID-19 Managementsamenvatting Bevindingen

#3 Wmo en Jeugd

Door corona is er voor veel zorgaanbieders een uitzonderlijke situatie ontstaan. Zorgaanbieders hebben zich ingespannen om de zorg en ondersteuning te continueren, waarbij de negatieve financiële gevolgen zo veel mogelijk zijn gecompenseerd door de zorgfinanciers. Op 10 november 2020 heeft i-Sociaal Domein, een uitvoeringsorganisatie van gemeenten en zorgaanbieders, een notitie over de verantwoording en controle van de coronacompensatie gepubliceerd. Deze notitie is gebaseerd op de landelijk gemaakte afspraken en bevat drie sporen voor de verantwoording over 2020 wat betreft de Wmo en de Jeugdwet. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van deze sporen ligt primair bij de gemeenschappelijke regelingen, maar heeft wellicht ook effect op de (doorlooptijd van de) jaarrekeningcontrole 2020. De drie sporen betreffen:

Actualiteiten

Disclaimer Bijlagen

Spoor 1 (voor 31 maart 2020): De reguliere productieverantwoording met het bijbehorende landelijke protocol voor de controle door de accountant van de zorgaanbieder. Dit is op zich onveranderd ten opzichte van 2019. De bijzonderheid voor 2020 is dat als de zorgaanbieder vanwege corona andere zorg heeft verleend dan wat oorspronkelijk was overeengekomen, deze alternatief geleverde zorg wordt opgenomen in de productieverantwoording. Voorwaarde is wel dat de gemeente/gemeenschappelijke regeling hiermee (schriftelijk) heeft ingestemd. Zorg die vanwege corona niet geleverd is, mag door de zorgaanbieder niet in de productieverantwoording worden opgenomen. Spoor 2 (voor 31 maart 2020): Individuele zorgaanbieders en gemeenten/gemeenschappelijke regelingen maken met elkaar afspraken over een continuïteitsbijdrage en een vergoeding voor meerkosten. Dit gebeurt bij voorkeur op basis van landelijke regelingen en modellen. De basis voor het bepalen van deze corona-compensatie zijn de opgaven van omzetderving en meerkosten door zorgaanbieders. Over deze opgaven van de zorgaanbieder wordt geen controleverklaring van een accountant gevraagd. Het is aan gemeenten en zorgaanbieders om tijdig overeenstemming te verkrijgen over deze corona-compensatie.

Omdat de coronacompensatie in de jaarrekening 2020 moet worden verwerkt, is tijdige overeenstemming, voor zowel gemeente als zorgaanbieder, belangrijk voor het tijdig kunnen opstellen van de jaarrekening 2020.

Spoor 3 (voor 31 mei 2020): De zorgaanbieder neemt een bijlage bij de jaarrekening 2020 op waarin hij aan de hand van kengetallen en analyses aannemelijk maakt dat hij niet overgecompenseerd wordt door de totale corona-compensaties die hij ontvangt van alle zorgfinanciers. Deze bijlage is niet bedoeld om terug te komen op de afspraken die bij spoor 2 gemaakt zijn, maar is wel de basis voor een dialoog tussen zorgaanbieder en zorgfinanciers. Deze sporen zullen naar alle waarschijnlijkheid ook door de verbonden partijen van de gemeenten, die de Jeugdwet uitvoeren, uitgevoerd moeten worden. Vanwege de coronacrisis verloopt de zorgverlening namelijk (deels) anders dan waarvan werd uitgegaan in de regelgeving en de overeenkomsten met zorgaanbieders. Dit kan formeel tot onrechtmatigheden leiden. Hiermee wordt niet in de eerste plaats gedoeld op fraude, maar meer op een uitvoeringspraktijk in crisistijd. Door de coronamaatregelen kan het voorkomen dat de lasten niet meer (geheel) in overeenstemming zijn met bijvoorbeeld de onderliggende overeenkomsten en relevante verordeningen. Er worden bijvoorbeeld door gemeenten en/of gemeenschappelijke regelingen betalingen verricht aan zorgaanbieders vanuit continuïteitsoverwegingen of betalingen van meerkosten die vallen buiten het raamwerk van de bestaande overeenkomsten.

2012A94B49/SS/26

Actualiteiten – COVID-19 Managementsamenvatting

In het geval er in 2020 besloten is om de zorgbetaling te continueren en er sprake is van P*Q contracten met zorgleveranciers, zal er niet in alle gevallen sprake zal zijn van geleverde tegenprestaties die passen binnen het raamwerk van de bestaande overeenkomsten en is er mogelijk sprake van situaties die kunnen worden geclassificeerd als ‘meerkostenvergoedingen en/of continuïteitsbijdragen’. Voor deze situaties moeten er dus aanvullende afspraken gemaakt worden over de wijze van verantwoorden door de zorgleverancier (en over de vaststelling ervan). Afhankelijk van het aantal zorgaanbieders waar contracten mee zijn afgesloten, kan dit een extra capaciteitsinzet vragen van uw organisatie, die wellicht van invloed kan zijn op de timing van de jaarrekeningcontrole 2020.

Bevindingen

Actualiteiten

Disclaimer Bijlagen

2012A94B49/SS/27

Actualiteiten – Btw Managementsamenvatting Bevindingen

#1 Hoge Raad oordeelt dat gemeente recht heeft op compensatie van btw ten aanzien van re-integratiekosten en outplacementkosten Op 10 juli 2020 heeft de Hoge Raad uitspraak gedaan in een zaak over het recht op compensatie van btw op de kosten gemaakt door een gemeente in het kader van re-integratie en outplacement. De Hoge Raad oordeelt dat de wetgever met de introductie van de uitsluitingsbepaling voor individuele verstrekkingen in de Wet op het Btw-compensatiefonds niet heeft bedoeld om in alle gevallen compensatie uit te sluiten voor goederen en diensten die een compensatiegerechtigd lichaam afneemt en die feitelijk worden gebruikt door een of meer individuele derden. Het recht op compensatie van btw dient enkel te worden uitgesloten indien het afnemen van goederen of diensten in overwegende mate plaatsvindt met het oog op het individuele belang van een derde. In zo’n situatie vervult de gemeente namelijk de rol van intermediair.

Actualiteiten

In het geval dat een derde verplicht is de goederen en diensten van een gemeente af te nemen en de gemeente aan een weigering negatieve gevolgen kan verbinden, kan niet gesproken worden van het handelen als intermediair. In deze situatie is de Hoge Raad van oordeel dat de gemeente als eindverbruiker kan worden aangemerkt en dat de gemeente de goederen en diensten aanschaft in verband met het belang van haar eigen organisatie en bestuur, dan wel het collectieve belang.

Disclaimer Bijlagen

De btw op de gemaakte kosten in het kader van re-integratie en de btw op outplacementkosten komt zodoende eerder voor een bijdrage uit het Btw-compensatiefonds in aanmerking dan tot op heden werd aangenomen. Nu voor het Btw-compensatiefonds tot vijf jaar terug om een nieuwe beschikking kan worden gevraagd, is het naar onze mening in beginsel mogelijk om op basis van de uitspraak alsnog btw op bepaalde kosten te compenseren die in het verleden voor re-integratietrajecten zijn gemaakt. #2 Btw-correcties ten aanzien van de bijdragen van Stichting Afvalfonds Verpakkingen Begin 2020 is definitief duidelijk geworden dat gemeenten alsnog btw verschuldigd zijn over bijdragen die worden ontvangen van Stichting Afvalfonds Verpakkingen voor de gescheiden inzameling, sortering en/of verwerking van verpakkingsafval. Vanaf 2015 zullen gemeenten daarom alsnog btw moeten afdragen over de ontvangen bijdragen van Stichting Afvalfonds Verpakkingen. De btw die in rekening wordt gebracht aan Stichting Afvalfonds Verpakkingen kan door deze stichting alsnog in aftrek worden gebracht, waardoor deze per saldo geen financieel nadeel zal ondervinden. Tot op heden hebben gemeenten de btw op de kosten voor de gescheiden inzameling, sortering en/of verwerking van verpakkingsafval gecompenseerd via het Btw-compensatiefonds.

Nu de bijdragen met btw belast zijn, komt deze btw echter voor aftrek via de btw-aangifte in aanmerking. De ten onrechte gecompenseerde btw zal dus moeten worden gecorrigeerd. Indien het corrigeren van de btw op kosten tot problemen leidt, kunnen op dit punt wellicht praktische afspraken met de Belastingdienst worden gemaakt. De Belastingdienst heeft te kennen gegeven geen verzuimboetes aan gemeenten op te leggen; de gemeenten zullen echter wel geconfronteerd worden met belastingrente.

2012A94B49/SS/28

Actualiteiten – btw Managementsamenvatting Bevindingen

Actualiteiten

Disclaimer Bijlagen

#3 Btw-sportvrijstelling en exploitatie van sportaccommodaties

De wijziging van de btw-sportvrijstelling per 1 januari 2019 heeft een behoorlijke impact op gemeenten. Deze vrijstelling is van toepassing op diensten die nauw samenhangen met het beoefenen van sport of met lichamelijke opvoeding, mits deze diensten worden verricht door een instelling die geen winst beoogt. Een gemeente wordt in de regel aangemerkt als een niet-winstbeogende instelling, waardoor de sportvrijstelling van toepassing is in het geval een gemeente zelfstandig sportaccommodaties exploiteert. Gemeenten hebben daardoor geen recht meer op aftrek van voorbelasting ten aanzien van gemaakte kosten en investeringen. Ter compensatie van de btw-schade die bij de gemeente ontstaat, is de zogenoemde SPUK (Specifieke regeling uitkering sport) geïntroduceerd. Voor bepaalde bestedingen kunnen gemeenten een bijdrage aanvragen. Veel gemeenten hebben de exploitatie van sportaccommodaties (gedeeltelijk) uitbesteed aan derden. In de praktijk bestaat op dit moment nog onduidelijkheid over de vraag of de exploitatie door bepaalde derden (zoals commerciële exploitanten) binnen het bereik van de btw-sportvrijstelling valt. In afwachting van duidelijkheid hierover hebben gemeenten veelal zowel een SPUK-aanvraag ingediend als de btw op de kosten ten aanzien van de sportaccommodatie in aftrek gebracht.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.ridderkerk.nl/api/v1/meetings/809/documents/29147