2020-12-04 RIB Opvolging Managementletter 2019 - follow up lijst.pdf

Bijlage 1 Follow-up lijst naar aanleiding van bevindingen van de accountant op basis van de interimcontrole 2019 Nr. Vindplaats

Bevinding

Wat gaan we doen

Stand van zaken vanuit Concerncontrol belicht

1

Bevinding: Het ontbreekt aan interne controle binnen de lijn. Risico: Zonder implementatie van deze maatregel is het niet mogelijk om tot een tijdige bijsturing van processen te komen, dit kan verdergaande gevolgen hebben voor de rechtmatigheidsverantwoording. Aanbeveling: - Draagvlak creëeren voor het invoeren van interne controle. - Borgen van interne controlestappen bij het beschrijven van processen zoals dat opgepakt gaat worden vanuit het Uitvoeringsplan BAR 2020. - Goede afspraken maken om de grenzen helder te krijgen tussen interne controle en Verbijzonderde Interne Controle

In het Uitvoeringsplan BAR 2020 is een specifiek project voor het uitwerken en beleggen van procesrollen. Binnen dit project zal aandacht zijn voor interne controle binnen de processen.

Gerapporteerd wordt dat er onvoldoende interne controle is geborgd in de uitvoering. Concerncontrol gaat het gesprek aan en streeft naar borging hiervan binnen de lijn.

ML 2019

In het eerste kwartaal 2020 wordt gewerkt aan het opstellen van een plan van aanpak. Over het jaar 2019 wordt voor het eerst zelfstandig een Interne Controle binnen het sociaal domein uitgevoerd door de organisatie zelf. Dit wordt opgepakt in afstemming met de accountant en Concerncontrol gedaan. Vanwege personele wisselingen, wordt in 2019 de controle door Concerncontrol uitgevoerd. Vanaf 2020 nemen de kwaliteitsmedewerkers deze werkzaamheden over en voert Concerncontrol de VIC uit. Vanaf 2020 zal de Interne Controle ieder kwartaal uitgevoerd worden en gaat de VIC vanuit Concerncontrol vormkrijgen. Meest kritieke proces binnen het domein Publiek is BRP. Daar is de interne controle van oudsher al goed geborgd. DiGid is nu nog een kwetsbaarheid. Dat gaat over de beveiligingskant. Dat gaan we beter borgen binnen het nieuwe team ontwikkeling Dienstverlening.

2

ML 2019

Bevinding: Binnen het sociaal domein is er binnen alle processen sprake van zelfbeschikking waardoor het ontbreekt aan interne controle. Risico: Door het ontbreken van interne controle kan er sprake zijn van rechtsongelijkheid, willekeur en juridisch onjuist beschikken van voorzieningen. Aanbeveling: Gestructureerd invoeren van interne controle door de kwaliteitsmedewerkers.

Over het jaar 2019 wordt voor het eerst zelfstandig een Interne Controle binnen het sociaal domein uitgevoerd door de organisatie zelf. Dit wordt opgepakt in Zie nr. 1. afstemming met de accountant en Concerncontrol gedaan. Vanwege personele wisselingen, wordt in 2019 de controle door Concerncontrol uitgevoerd. Vanaf 2020 nemen de kwaliteitsmedewerkers deze werkzaamheden over en voert Concerncontrol de VIC uit. Vanaf 2020 zal de Interne Controle ieder kwartaal uitgevoerd worden en gaat de VIC vanuit Concerncontrol vormkrijgen.

3

ML 2019

Bevinding: Ontbreken van inzicht in de opzet van interne controle binnen het doelgroepenvervoer en specifiek leerlingenvervoer in samenwerking met de regiecentrale. Risico: Door het ontbreken van interne controle kan er sprake zijn van rechtsongelijkheid, willekeur en juridisch onjuist beschikken van voorzieningen. Aanbeveling: Werken aan opzet en bestaan van interne controle in samenwerking met de regiecentrale.

De aanbevelingen worden overgenomen. Daarnaast is in het 3e kwartaal van 2019 een overzicht opgesteld van de (europese) aanbestedingen die in 2018 en zie nr. 1. 2019 hebben plaats gevonden. Dit overzicht is aan de DR aangeboden. In 2020 wordt gestart met het maken van crediteurenscans zodat ook op dat onderdeel meer grip en inzicht ontstaat.

4

ML 2019

Bevinding: (EU)-Aanbestedingen. Inkoopopdrachten worden niet in alle gevallen rechtmatig aanbesteed. Risico: Dat het doel niet wordt behaald om een goedkeurende accountantsverklaring te krijgen bij de jaarrekening. Aanbeveling: - Bij het aangaan van nieuwe contracten de inkoopvoorwaarden naleven. - Onrechtmatige contracten zo snel als mogelijk opzeggen.

Vanaf begin 2019 versterkt het domein Beheer en Onderhoud de samenwerking met afdeling Inkoop. Daarnaast worden de adviezen uit de "rapportage aanbestedingslessen 2018" opgevolgd. Het resultaat is dat processen en werkwijzen rondom inkoop, aanbesteden en contracten beter worden gevolgd. Het opstellen en bijhouden van een lijst met alle lopende en toekomstige aanbestedingen binnen Beheer & Onderhoud draagt daar sterk aan bij. Deze lijst is ook door Inkoop te raadplegen. 3 maal per jaar zal er een scan op Europees aanbesteden plaatsvinden door team Inkoopadvies. De resultaten zullen bij onvolkomenheden aanleiding zijn tot correctieve acties. Bij I&A wordt structureel gestuurd op het volgen van het juiste proces. En daarnaast is de broker een belangrijke oplossing voor een belangrijk deel van de aanbestedingsvraagstukken.

Er vindt vanaf 2019 2 x een EU-scan plaats. Vanaf 2020 is er sprake van 3 x per jaar een EU-scan. Waarbij de aanbetedingen integraal worden beoordeeld op basis van uitgaven aan een crediteur. De verbetering op detail is aan de orde, bijvoorbeeld in de rapportage die de inkoper oplevert bij elke crediteur.

De managers sturen er op dat nieuwe inkoopvragen via Green Valley lopen. Dit wordt ook een speerpunt voor de jaarplannen 2020 van het cluster Dienstverlening en de daaronder vallende teams. 5

ML 2019

Bevinding: Er wordt geen zichtbare controle uitgevoerd op de juistheid van handmatig ingevoerde memoriaalboekingen. Risico: Hierdoor loopt de organisatie dat ten onrechte en/of onjuiste boekingen door worden gevoerd. Aanbeveling: Het proces zo inrichten dat de autorisatie van de correctieboeking door een tweede functionaris, budgetbeheerder, wordt afgedwongen. Dit kan bijvoorbeeld door een autoriatie door een tweede functionaris syteemtechnisch af te dwingen in de applicatie of door de controle zichtbaar te maken via een paraaf of notitie bij het boekingsverslag.

Het is niet mogelijk, vanuit de leverancier, om het financiële pakket zo te laten inrichten om deze bevinding op te volgen. We zullen onderzoeken of een handmatige controle is in te bouwen.

Per 1-10-2020 is een nieuw, goed beschreven proces, in werking getreden.

Nr. Vindplaats

Bevinding

Wat gaan we doen

Stand van zaken vanuit Concerncontrol belicht

6

ML 2019

Bevinding: Hiervoor gaan we een extra module aanschaffen bij Centric waardoor het proces wordt aangepast en goedkeuring door budgethouder wordt afgedwongen. Facturen kunnen worden gecorrigeerd via het dagboek correctiefacturen door een medewerker van de financiële Opdrachtbevestiging is verstuurd. Installatie volgt. administratie zonder dat de kredietbeheerder/ budgethouder akkoord kan geven op de feitelijke boeking. Risico: Hierdoor kan ten onrecht met kosten worden geschoven tussen verschillende budgetten/ programma's zonder dat dit wordt opgemerkt. Aanbeveling: Het proces zo inrichten dat autorisatie van de correctie door de kredietbeheerder/ budgethouder wordt afgedwongen.

Per 1-10-2020 is een nieuwe tool binnen key2 gentroduceerd en een nieuw beschreven proces in werking getreden.

7

ML 2019

Bevinding: De facturatie (detacheringsopbrengsten) op basis van detacheringsovereenkomsten wordt niet (tijdig) uitgevoerd. Risico: Hierdoor ontstaat onvolledigheid in de detacheringsopbrengsten. Aanbeveling: Een robuuste interne controle op volledigheid van detacheringsopbrensgten met speciale aandacht voor medewerkers die op basis van flexibele uren worden gedetacheerd.

Het aanleveren van urenlijsten is de verantwoording van de leidinggevende. Als urenlijsten ontbreken/niet ontvangen zijn, geeft HRM signaal naar leidinggevende. Dit signaal zal worden vastgelegd t.b.v. de interne controle. Daarnaast zal aan het einde van het jaar nog een extra controle worden uitgevoerd om te controleren of de door te belasten kosten ook werkelijk zijn gefactureerd.

Het proces is beschreven. Rollen en taken zijn vastgesteld. De samenwerking met de verantwoordelijk teamleiders en managers moet aangescherpt worden. Concerncontrol ontwikkelt een toolkit om procesbeheerder te ondersteunen in het doorontwikkelen van processen en het borgen daarvan in de organisatie.

8

ML 2019

Bevinding: Er is onvoldoende zicht op verantwoordingstermijnen en werkzaamheden/ verplichtingen met betrekking tot inkomende (aangevraagde) subsidies van derden. Risico: - De termijn waarbinnen de verantwoording van ontvangesubsidies gerealiseerd moet worden staat onder druk door onvoldoende inzicht in het proces van verantwoorden. - In het uiterste geval zal een niet (tijdig) verantwoorde subsidie worden teruggevorderd/ op nihil gesteld. Aanbeveling: Het proces van subsidie aanvraag tot verantwoording borgen en vanaf de aanvraag de verantwoording opbouwen.

Er zijn enkele subsidies. Ww gaan per subsidie een procesplanning maken. In die planning nemen we de volgende zaken op: - beschrijving subsidie en bijbehorende verplichtingen; - verantwoordingstermijnen; - de daarvoor benodigde werkzaamheden; - bestedingsverloop; - verantwoording in P&C-cyclus. W gaan bewaking van de planning instellen en een logboek aan de planning koppelen voor verantwoording vanaf de aanvraag.

Het proces is beschreven. De rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn duidelijk en belegd. De samenwerking en afstemming moet nog gevonden worden met de zaaktypen in GreenValley.

Bevinding: Er wordt onvoldoende zichtbaar dat er wordt getoetst op gemaakte schattingen van grondexploitaties. Risico: Hierdoor kan er worden gewerkt met verkeerde schattingen en verkeerde prognoses in de jaarrekening. Aanbeveling: Onderling als planeconomen inhoudelijke en zichtbare challange doorvoeren.

De grondexploitaties van de 3 gemeenten worden maandelijks met de 3 planeconomen en hoofd grondbedrijf besproken (naast de reguliere projectleiders en Het gehele proces gebiedsontwikkeling is portefeuillehoudersgesprekken). Hier schuiven ook de planjuristen aan. Tijdens deze overleggen wordt specifieke inhoudelijke grex-casuïstiek besproken. Hier opgesteld. Onderdeel daarvan is de wordt geen schriftelijk verslag van gemaakt. grondexploitatie. Het challengen is opgepakt en de eerste De aanbeveling om dit, naast een challenge, schriftelijk vast te leggen kan uiteraard. Ook de jaarlijkse MPG/MPO rapportages wordt door de planeconomen rapportages en vastleggingen zijn aan de onderling gecontroleerd. Hoe de challenge gerapporteerd kan worden gaan we nader onderzoeken en een voorstel voor opstellen. accountant overgedragen.

Wij werken (BAR-breed) met een schema waarin per aanvraag wordt bijgehouden wanneer de subsidie is ontvangen, wanneer deze moet worden vastgesteld, welke stukken binnen zijn, welke stukken ontbreken etc. Dit proces is opgesteld in overleg met de accountant en geintegreerd in Greenvalley. Alle benodigde en desbetreffende informatie per subsidieaanvraag/subsidievaststelling is hierdoor gekoppeld aan het zaaktype (digitaal) te vinden. Dit proces is speciaal voor de subsidieaanvragen/subsidievaststelling gemaakt. Ook wederom in overleg met de accountant.

9

ML 2019

1

ML 2018 en eerder Bevinding: Onvoldoende onderbouwing bij de post personele voorzieningen in de jaarrekening GR-BAR. Risico: In de jaarrekening wordt geen getrouwbeeld geschetst op deze post. Aanbeveling: Een breed ingestoken analyse opbouwen inclusief onderliggende documenten die de ingenomen positie onderbouwt.

In 2018 is bij de jaarrekening gezorgd voor een goede en heldere onderbouwing van de personele voorziening. Deloitte heeft deze manier van werken goed gekeurd. Vanaf 2019 is dit ook gestructureerd opgepakt in samenspraak met de accountant. Over het vormen van de voorziening hebben we als directie een besluit genomen en dit wordt door Financiën uitgevoerd o.b.v. input vanuit HRM.

2

ML 2018 en eerder Bevinding: Er wordt geen risico-analyse gemaakt op instellingen waaraan garantstellingen zijn verstrekt. Risico: Er kan aanspraak worden gemaakt op de garantstelling zonder dat we dit hebben kunnen calculeren. Aanbeveling: Minimaal één maal per jaar evalueren om een inschatting te maken op aanspraak op garantstellingen.

Nog voor de jaarrekening zal een start worden gemaakt met de jaarlijkse beoordeling. Overigens heeft dit in het verleden niet tot problemen geleid waardoor In 2020 is dit onderwerp opgepakt. De we het risico beperkt achten. resultaten daarvan zijn nog niet zichtbaar.

Dit punt is bij de jaarrekening van 2018 en 2019 volledig conform de afspraken met de accountant opgepakt.