TV PvdA - Quick Scan P&C organisatie en -instrumentarium

GEMEENTE RHENEN Technische vragen

Onderwerp: Raadsvoorstel Quick Scan planning en control organisatie en -instrumentarium Commissie: Bestuur & Financiën Datum: 20 januari 2025 Fractie: PvdA, PR/GroenLinks Vragen

Vragen over de kosten en financiering 1. Wat is de reden dat het volledige bedrag ten laste gebracht wordt van de algemene reserve? Is onderzocht of dit (gedeeltelijk) uit andere budgetten kan worden gefinancierd? 2. Hoe verhoudt deze investering zich tot andere prioriteiten binnen de gemeente? 3. Wordt er nagedacht over een structurele oplossing om afhankelijkheid van externe adviseurs in de toekomst te verminderen? 4. Hoeveel geld van het oorspronkelijk beschikbaar gestelde bedrag voor het ombuigingstraject (200.00,-) is er reeds uitgegeven en kan dit duidelijk gespecificeerd worden (vooral omdat er eigenlijk nog niets uit is gekomen)? en waarom wordt dit budget niet gebruikt voor de ondersteuning voor het ombuigingstraject? Vragen over de quick-scan zelf 5. Welke concrete resultaten verwacht het college van de quick-scan, en hoe wordt het succes ervan gemeten? 6. Wat is het risico dat de uitkomsten van de quick-scan onvoldoende aansluiten bij de daadwerkelijke uitvoeringspraktijk in de gemeente? 7. Hoe worden de sleutelfiguren en medewerkers in de organisatie precies betrokken bij de quick-scan en de implementatie van de verbeterpunten? 8. In de discussieavond waren vanuit de raad 9 knelpunten geformuleerd: 1) documenten worden teveel tegelijkertijd behandeld

Antwoorden

2) Meer focus op kwantiteit dan kwaliteit (wetmatigheid belangrijker dan controlerende taak raad) 3) documenten zijn te laat en onvoldoende kwalitatief voorbereid en gecontroleerd (vaak meer een werkdocument dan een rapportage van werkelijk beleid/uitvoering) 4) door tekort aan voorbereiding en kwaliteit is er ook onvoldoende kwaliteit in discussie 5) onvoldoende P&C binnen de organisatie (niet houden aan een vastgestelde begroting, onduidelijkheid over facturen, incorrecte aanbestedingen, balans onvoldoende gecontroleerd) -> geeft sterk gevoel van gebrek aan controle. 6) Er ontbreekt een koppeling tussen financiën en uitgevoerde taken, zowel in planning als in uitvoering (wat kopen we en wat hebben we gekocht?) 7) onvoldoende informatie over welk gedeelte van uitgave beïnvloedbaar zijn (tot welk niveau) en welke niet? 8) Financiële verordening niet afdoende en niet nageleefd. 9) Onvoldoende duidelijkheid vooraf resulteert in veel technische vragen die vervolgens veel capaciteit vraagt. Waarom is gekozen voor een opdracht met slechts (deze) 3 knelpunten die nu zijn gekozen? en waarom specifiek is ervoor gekozen om niet te kijken naar het niet houden aan de geldende afspraken door de ambtelijke organisatie en het niet houden aan de financiële verordening door het college?

Vragen over het vervolgproces 9. Hoe wordt de gemeenteraad tussentijds geïnformeerd over de voortgang van de quickscan en het actieplan? 10. Wat gebeurt er na eind maart 2025, als de werkzaamheden van de externe adviseur zijn afgerond? Hoe wordt geborgd dat de verbeteringen worden voortgezet? 11. Op welke manier wordt het college

betrokken bij de kerntakendiscussie, en hoe wordt verzekerd dat de raad hierin tijdig invloed kan uitoefenen? 12. Ondanks eerdere argumenten lijkt het er nu toch op dat de verbetering P&C cyclus en analyse ombuigingen samengevoegd gaan worden. Klopt dit? en zo ja, welke rol gaat de adviesgroep P&C Cyclus/stuurgroep spelen ten aanzien van het ombuigingstraject? 13. Wat is de voortgang voor het ombuigingstraject? en wat is hier nu de tijdslijn voor? 14. Met een einddatum van eind februari en 4 stappen (met daarna nog presentatie) lijkt het logisch dat de opdracht al begonnen is. Klopt dit? Zo ja, waar staan we wat betreft de voortgang (Stap 1,2,3 of 4)? 15. In de opdrachtformulering wordt nu niet gesproken over de ombuigingen (korte of lange termijn) waar de heer Minks immers ook alleen bij ondersteunt. Komt er echter nog wel een opdrachtformulering voor de nieuwste externe adviseur ombuiging? Vragen over risico’s en betrokkenheid 16. Wat gebeurt er als tijdens de uitvoering blijkt dat er meer tijd of middelen nodig zijn dan nu is voorzien? 17. Hoe worden de risico’s rondom veranderbereidheid en beperkte capaciteit binnen de organisatie gemonitord en aangepakt? 18. Op welke manier wordt de raad betrokken in de stuurgroep, en hoe wordt hun input meegenomen in de besluitvorming? 19.

Welke datum is er in gedachten voor de terugkoppelingssessie als onderdeel van vervolg 4? En is dit met de stuurgroep of met meer partijen? 20. Welke datum is er in gedachten voor de presentatie ( gezien de vakantie van 22 februari 2 maart ) voor de verbetering P&C Cyclus aan de raad? 21. Klopt het dat de heer Minks zelf zijn eigen opdrachtformulering heeft geschreven? 22. In de discussieavond over de P&C cyclus en de ombuigingen werd ook gesproken over een ontwikkelplan jaarrekening dat half november al

richting het college en de raad zou komen. Wordt hiermee gedoeld op de voortgang op het ontwikkelplan van Exilo van afgelopen vrijdag of was dit iets anders? 23. Tijdens de discussieavond met de raad (van 13 november) gaf de heer Minks aan dat de Quickscan voor de kerst klaar zou zijn. Nu wordt gezegd dat deze pas eind februari klaar zal zijn. Waardoor deze grote vertraging?