Rekenkamerbrief bij jaarverslag en jaarrekening 2022

Raad van de gemeente Rhenen Postbus 201 3910 AE Rhenen Afschrift aan leden College van B&W

Rhenen, 23 juni 2023

Betreft: Rekenkamerbrief bij jaarverslag en jaarrekening 2022

Geachte leden van de Raad, Hierbij ontvangt u de rekenkamerbrief over het concept-jaarverslag en -jaarrekening 2022. Met deze brief beogen we u een aantal handvatten te geven voor de behandeling van de jaarstukken. Een deel van onze adviezen beoogt ook het verbeteren van de jaarstukken 2023. Planning en control cyclus De Planning en Control-cyclus heeft als doel periodiek een totaalbeeld te laten ontstaan van de belangrijke ontwikkelingen op de verschillende beleidsterreinen. Dit totaalbeeld is gerelateerd aan de politiekbestuurlijke agenda en geeft tevens de financiële mogelijkheden op dat moment. De P&C-cyclus is bedoeld om keuzes te laten maken, prioriteiten te stellen en belangrijke knopen door te hakken en om te bezien of er is gerealiseerd wat er was beoogd. De P&C-cyclus zorgt daarmee voor een gelijktijdige integrale afweging van beleid en middelen. Eerder hebben wij in onze rekenkamerbrieven over de begroting en over de jaarstukken aandacht gevraagd voor de aansluiting tussen de verschillende stappen in de P&C-cyclus. Ook nu vragen we daar weer aandacht voor. De jaarstukken zijn enerzijds de verantwoording van het gevoerde beleid en de uitgaven in een afgesloten jaar, maar kunnen anderzijds ook belangrijke inzichten opleveren voor de volgende Perspectiefnota en begroting.

Zijn de resultaten geboekt die werden beoogd en zit de gemeente daarmee op het goede spoor? Of moet beleid worden bijgesteld om beoogde resultaten alsnog te realiseren? Om die tweeledige functie van de jaarstukken optimaal tot zijn recht te laten komen is aanpassing van de wijze van rapporteren in de jaarstukken en de vormgeving van de begroting op onderdelen wenselijk en noodzakelijk. Het doel van het jaarverslag is het afleggen van verantwoording over het al of niet bereiken van de voornemens die zijn vastgelegd in de Programmabegroting als vertaling van de Perspectiefnota voor het betreffende jaar. In het jaarverslag wordt daartoe verslag gedaan of de beoogde doelen en resultaten uit de begroting zijn gerealiseerd en of dat binnen de beschikbare budgetten heeft plaatsgevonden. In dit 1

jaarverslag wordt vooral veel vermeld over wat er is gedaan, maar minder over wat er is bereikt, welke concrete resultaten er zijn geboekt. In de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over de financiële wijzigingen na de laatste begrotingswijziging. De regels hiervoor zijn onder andere vastgelegd in het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten). In de voorliggende jaarstukken over 2022 is naar ons oordeel financieel beter aangegeven dan in het jaarverslag 2021 wat de financiële mutaties zijn ten opzichte van de oorspronkelijke begroting. Het verdient echter aanbeveling om duidelijker weer te geven welke financiële doorwerking het jaarrekeningresultaat heeft op de volgende jaren. Dat zou al simpel kunnen door de toevoeging I (incidenteel) of S (structureel) bij de verschillende gemelde mutaties. Realisatie doelstellingen In het jaarverslag wordt op zich in duidelijke staatjes weergegeven wat het verloop is van de overwegend verplichte indicatoren. Deze indicatoren worden nu niet gekoppeld aan beleidsdoelstellingen en streefwaarden voor het meten van de mate van doelrealisatie. Het voornemen van het College was om bij nieuw beleid te bezien of het geëigend is nieuwe indicatoren aan de verplichte indicatoren toe te voegen en aan de indicatoren streefwaarden te verbinden.

Streefwaarden benoemen geeft duidelijkheid over wat de beleidsambities voor dat desbetreffende onderwerp zijn en maakt in een jaarverslag meer zichtbaar wat de resultaten zijn in een jaar. Immers juist de ontwikkeling van diverse kengetallen over de jaren geeft een simpel en helder inzicht in de realisatie van de diverse soorten beleid. Dat voornemen is nog niet zichtbaar in dit jaarverslag. Meetbare doelen zijn van belang om:  richting te geven aan het beleid,  het resultaat ervan zichtbaar en meetbaar te maken en te evalueren, en  verantwoording over af te leggen. Omdat (effecten van) doelen doorgaans zelf niet direct meetbaar zijn, worden meestal indicatoren gebruikt. Om tot indicatoren te komen is een goede werkwijze om te beginnen met de missie, het algemeen doel, van het desbetreffende beleidsterrein. Die moet eerst worden opgesteld: wat willen we uiteindelijk bereiken op het betreffende beleidsterrein? Vervolgens kan dit worden uitgewerkt in verschillende doelen. Een doel is erop gericht een bepaald maatschappelijk effect te bereiken. In het plaatje hieronder wordt dit schematisch, hier met maar één doel getekend, maar dit zijn er in werkelijkheid bijna altijd meer. Per doel kan een aantal prestaties worden geformuleerd. Met name de missie, maar vaak ook de doelen zijn vrij algemeen en kunnen meestal niet direct meetbaar zijn.

Bijpassende indicatoren maken het beleid meetbaar en toetsbaar. Hieronder kort schematisch hoe het in de begroting zou kunnen worden weergegeven. Om in het jaarverslag daarna te kijken wat er is gerealiseerd gaan de pijltjes precies andersom en wordt het vergeleken met de begroting.

2

Missie (algemeen doel beleidsterrein)

Doel, gericht op maatschappelijk effect

Prestatie

Effectindicator

Prestatie indicator

Nulmeting

Nulmeting

Ambitie-

Streefwaarde

Realisatiewaarde

Streefwaarde

Realisatiewaarde

Samenwerking Voor de realisatie van de doelstellingen wordt in het jaarverslag ook de bijdrage van de verbonden partijen kort toegelicht. Maar er zijn meer (subsidie-ontvangende) organisaties in Rhenen die bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen. Hun bijdrage ook vermelden zou laten zien hoe belangrijk deze organisaties zijn voor de gemeente en daarmee een verduidelijkend element toevoegen aan begroting en jaarverslag. Juist van een gemeente die participatie van burgers en hun organisaties zo waardeert, mag dat verwacht worden. Vermelde indicatoren Er mist soms de beschrijving wat een bepaalde indicator meet, zoals bij bedrijfsvoering een indicator over fte’s waar niet wordt aangegeven dat het betreft het aantal fte per 1000 inwoners. Door een dergelijke beschrijving toe te voegen, wordt de leesbaarheid van het jaarverslag vergroot. Verschil bij jaarrekening In de jaarrekening wordt een aanzienlijk financieel verschil met de najaarsrapportage gepresenteerd. In totaliteit zijn er voor 3,8 mln. mutaties tov. de begroting gedurende het jaar, overigens deels door externe oorzaken. Gelukkig is het nu een meevaller. Het College geeft aan hiermee niet gelukkig te zijn en geeft aan een strakkere monitoring te willen in de toekomst. De Rekenkamer onderschrijft dit voornemen zeer.

Het verschil is nu voordelig, maar een volgende keer zou het ook een vergelijkbaar nadeel kunnen zijn. Dergelijke verschillen, zeker zo laat in het jaar, dienen voorkomen te worden. En de komende jaren dreigen voor gemeenten onvoorspelbaarder te worden, met ook het risico van gebeurtenissen en daarmee financiële mutaties in de laatste periode van het jaar, meer verstorende invloeden dreigen. Dat vergt een veel strakkere control. Strakkere monitoring van de financiële situatie is extra van belang omdat de algemene uitkering, een grote bron van inkomsten voor Rhenen, relatief minder dreigt te worden vanaf 2026. In politiek Den Haag ontstaan er meer onderlinge discussies over de hoogte van sommige posten in de algemene uitkering of andere uitkeringen vanuit de rijksoverheid. Daardoor zouden eventueel op een laat moment nog wijzigingen in uitkeringen vanuit de rijksoverheid kunnen optreden. Extra reden voor goede monitoring. 3

Financiële positie De financiële positie van de gemeente is goed te noemen aldus het jaarverslag. Naar de toekomst toe zijn er wel aandachtspunten. De Rekenkamer onderschrijft dit. De voorgeschreven kengetallen: de structurele exploitatieruimte, de schuldquotes en het weerstandsvermogen bevinden zich allemaal in de categorie minst risicovol. Het beeld is een momentopname, mede positief beïnvloed door de meevallers uit 2022. Het jaarverslag vraagt terecht aandacht voor de ontwikkeling van de structurele exploitatieruimte. Zo heeft de gemeente Rhenen reeds een relatief hoge OZB-opbrengst wat het moeilijker maakt om hieruit extra inkomsten te genereren ten compensatie van tegenvallers. Gemeenten staan grote opgaven te wachten, zoals duurzaamheid en woningbouw en in ook Rhenen flinke investeringen. Gecombineerd met voornoemde grotere risico’s voor de inkomsten (zoals de algemene uitkering) is strikte monitoring gedurende het jaar van zowel de eigen financiën als fluctuaties van de inkomsten belangrijk, teneinde - als het nodig is - snel te kunnen reageren en handelen.

Weerstandvermogen en risicobeheersing In deze paragraaf (blz. 127) is niet goed duidelijk hoe de benodigde weerstandscapaciteit is berekend, De 10 grootste financiële risico’s zijn met een minimum- en maximumvariant ingevuld. In een worst case scenario kan het totale risico nog behoorlijk hoger uitvallen. Een toelichting hierbij is wenselijk.

Namens de Rekenkamer,

Bert Lokhorst, voorzitter

4