Rekenkamer Rhenen Jaarverslag 2021

Jaarverslag

&

Financiële Verantwoording

2021

&

Vooruitblik 2022

Marjo Gruisen Evert den Hartog Bert Lokhorst, voorzitter

maart 2022

Inhoudsopgave

1. Inleiding

3

2. Jaarverslag 2021

4

3. Financiële verantwoording 2021

6

4. Vooruitblik activiteiten 2022

7

5. Tot besluit

8

2

1. Inleiding In overeenstemming met de Verordening op de Rekenkamer van de gemeente Rhenen doet de Rekenkamer jaarlijks voor 1 april verslag van haar activiteiten in het voorgaande jaar. In dit jaarverslag geeft de Rekenkamer in de hoofdstukken 2 en 3 inzicht in haar werkzaamheden en de besteding van het budget in 2021. In hoofdstuk 4 wordt kort stil gestaan bij de activiteiten in het jaar 2022. Missie en doelstellingen De Rekenkamer wil door middel van haar onderzoek en de daarop gebaseerde aanbevelingen de controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol van de Gemeenteraad versterken en daarmee een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Rhenen. We willen daarbij niet alleen terugkijkend onderzoeken maar juist ook bijdragen aan de toekomstige beleidsontwikkeling en -uitvoering. De belangrijkste doelstelling van de Rekenkamer is om op onafhankelijke wijze bij te dragen aan de bestuurskracht van de Raad ten behoeve van de inwoners van Rhenen. De Rekenkamer onderzoekt in het bijzonder de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid en uitvoering daarvan. Daarnaast wil de Rekenkamer een bijdrage leveren aan de transparantie en betrouwbaarheid van het gemeentelijk handelen en het versterken van de publieke verantwoording.

Werkwijze en uitgangspunten bij onderzoek De werkwijze van de Rekenkamer is vastgelegd in de Verordening op de Rekenkamer en het onderzoeksprotocol van de Rekenkamer. Dat betreft afspraken met betrekking tot de totstandkoming van het jaarplan, de inventarisatie en selectie van de onderzoeksonderwerpen, de werkwijze bij de uitvoering van onderzoeken en de procedures van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor. De Verordening op de Rekenkamer is in 2021 na overleg met de Commissie voor de Rekenkamer gewijzigd en de wijzigingen in de verordening zijn door de gemeenteraad bekrachtigd. Doel van de wijzigingen is ook onderzoek door de Rekenkamer zelf te faciliteren en duidelijkheid te geven over de te volgen procedure voor het overhevelen van mogelijk resterend onderzoeksbudget naar een volgend jaar. In aansluiting op de aanpassing van de verordening heeft de Rekenkamer een nieuw onderzoeksprotocol vastgesteld. De Rekenkamer hanteert de volgende drie uitgangspunten bij haar onderzoek: 

zorgvuldigheid: validiteit en volledigheid bij de verzameling van de relevante feiten;



objectiviteit: objectieve en gedegen analyse van de feiten;



transparante oordeelsvorming: beoordeling van feiten, waar mogelijk aan de hand van een expliciet normenkader.

Samenstelling van de Rekenkamer De Rekenkamer bestaat uit drie leden. Er zijn geen raadsleden in vertegenwoordigd. De Rekenkamer voert zelf het secretariaat, maar wordt waar nodig ondersteund door de griffie. De Rekenkamer is in het verslagjaar gewijzigd. Hans van der Zwan, voorzitter sinds de opzet van de Rekenkamer nieuwe stijl in 2017, heeft de Rekenkamer verlaten. Bert Lokhorst, al lid van de

3

Rekenkamer heeft zijn plaats als voorzitter ingenomen. De ontstane vacature is gevuld door Marjo Gruisen. De samenstelling van de Rekenkamer is daarmee als volgt: - Marjo Gruisen, lid sinds april 2021 - Evert den Hartog, lid sinds februari 2020. - Bert Lokhorst, voorzitter, lid sinds september 2018

2. Jaarverslag 2021 In 2021 heeft de Rekenkamer een onderzoek naar de effecten van de corona-pandemie op het lokale bestuur doen uitvoeren en is zij gestart met een onderzoek naar de participatie van burgers in Rhenen bij de ontwikkeling en uitvoering van gemeentelijk beleid. Daarnaast heeft de Rekenkamer ter ondersteuning van de Raad zowel bij de behandeling van de jaarstukken 2020 als de begroting voor 2022 een Rekenkamerbrief opgesteld. Onderstaand wordt kort op de onderzoeken en Rekenkamerbrieven ingegaan. Tot slot komen ook een aantal overige activiteiten aan de orde. A. Effecten corona op het lokaal bestuur In het voorjaar van 2021 heeft de Rekenkamer opdracht gegeven tot het uitvoeren van een verkennend onderzoek naar de effecten van de coronapandemie. Het doel van dit onderzoek was inzicht te geven in de impact van maatregelen rondom de coronapandemie op het functioneren van de gemeente. Het onderzoek richtte zich in brede zin op de mate waarin de Gemeenteraad, het College en de ambtelijke organisatie belangrijke taken konden blijven vervullen, zoals het ontwikkelen, sturen en controleren van beleid, het uitvoeren en handhaven van landelijke of lokale wet- en regelgeving, de samenwerking met derden en de participatie van burgers. Een belangrijke doelstelling was om lessen te trekken uit de ervaringen die in het eerste coronajaar waren opgedaan.

Op grond van de bevindingen in het onderzoek heeft de Rekenkamer de volgende aanbevelingen geformuleerd:    

Evalueer het samenspel van de Gemeenteraad en het College in het stellen van kaders voor gemeentelijk beleid tijdens de coronapandemie. Maak afspraken over de wijze waarop en frequentie waarmee de Gemeenteraad wordt geïnformeerd over het effect van langdurige, uitzonderlijke situaties zoals de coronapandemie. Monitor ervaringen met betrekking tot digitaal werken en zorg waar nodig voor training en begeleiding. Evalueer de ervaringen met nieuwe manieren om inwoners te betrekken bij lokale besluitvorming die tijdens de coronapandemie zijn opgedaan.

De bevindingen van dit verkennende onderzoek waren dusdanig dat de Rekenkamer en de Commissie voor de Rekenkamer geen aanleiding zagen tot een verdiepend onderzoek over te gaan. Het rapport is na bestuurlijk wederhoor toegezonden aan de Raad en besproken in de Commissie Samenleving van 17 januari 2022. B. Participatie van burgers bij ontwikkeling en uitvoering van beleid In het najaar van 2021 is de Rekenkamer begonnen met een onderzoek naar de wijze waarop de gemeente Rhenen burgers betrekt bij het gemeentelijk beleid, welke middelen de gemeente daarvoor inzet en of en hoe die betrokkenheid van de burger zich vertaalt in beter beleid en/of 4

breder draagvlak voor het beleid en de uitvoering daarvan. Het gaat daarbij om betrokkenheid van burgers in brede zin: van invloed op de beleidsagenda en de beleidsdoelen tot beleidsontwikkeling, uitvoering, monitoring en evaluatie van beleid. Daarbij wordt ook gekeken naar het participatiestatuut van de gemeente Rhenen. Wat betekent een grotere betrokkenheid van burgers voor de rollen van het college, de ambtelijke organisatie en de gemeenteraad? En hoe vertaalt zich dat in de werkprocessen van de gemeente? Is er een afwegingskader op grond waarvan keuzes gemaakt worden over waar, wanneer en hoe burgers betrokken worden? En in welke domeinen krijgt die burgerbetrokkenheid concrete invulling, vooral het domein van de ruimtelijke omgeving of ook het sociale en culturele domein. En in welke fase van de beleidscyclus worden burgers betrokken, al bij de agendavorming of pas bij de uitvoering van beleid? En wat is de betekenis van het participatiestatuut van de gemeente Rhenen. Is het statuut verankerd in de manier van werken in de ambtelijke organisatie? Heeft het statuut tot grotere betrokkenheid van burgers geleid en in welke fase van de beleidscyclus manifesteert die betrokkenheid zich? Hoe wordt die betrokkenheid gewaardeerd door de ambtelijke organisatie, College en Raad? En welke lessen kunnen er getrokken worden uit 4 jaar participatiestatuut.

In het kader van dit verkennende onderzoek wil de Rekenkamer graag tot antwoorden op deze vragen komen. Het onderzoek wordt door de Rekenkamer zelf uitgevoerd en bekostigd uit het jaarlijkse onderzoeksbudget van de Rekenkamer. C. Rekenkamerbrief bij de jaarstukken 2020 De behandeling van de jaarstukken (Jaarverslag en Jaarrekening) is een belangrijk moment in het raadsjaar waar de Raad zijn controlerende taak misschien wel het beste kan uitoefenen. Bij de behandeling van de jaarstukken komen immers de realisatie van alle inhoudelijke plannen voor het afgesloten jaar en de daarvoor ingezette financiën gezamenlijk op de agenda: hét jaarlijkse moment van integrale beoordeling van het gevoerde beleid en de ingezette middelen. Vanuit de doelstellingen van de Rekenkamer is dit dan ook een goed moment om de Raad te informeren over zaken die haar zijn opgevallen in de jaarstukken. We hebben daarbij gekozen voor een Rekenkamerbrief, zoals we dat ook bij de behandeling van de begroting in 2021 hebben gedaan. De bedoeling hiervan is de Raad te ondersteunen bij haar inhoudelijke behandeling van de jaarstukken.

In de brief heeft de Rekenkamer onder meer aandacht van de Raad gevraagd voor:  Het verbeteren van de aansluiting tussen de P&C-cyclus-documenten, in het bijzonder tussen de jaarstukken en de Perspectiefnota: door in de jaarstukken meer en beter te rapporteren over beleidsmatige en financiële trends kan beter worden vastgesteld op welke onderdelen het inhoudelijke en financiële beleid eventueel bijsturing behoeft.  Het beter inzichtelijk maken en duiden van het verschil tussen de oorspronkelijke begroting en de jaarrekening.  De beperkte rapportage over de effecten van beleid, zoals de effecten voor de burger van het omvangrijke ombuigingspakket uit 2019 dat in de begroting van 2020 was verwerkt, en over het wel of niet realiseren van de programmadoelstellingen.  Het regelmatig ontbreken van concrete doelstellingen op basis waarvan de effecten van beleid kunnen worden beoordeeld.  De verslechtering van de vermogenspositie van de gemeente, inclusief de stand van de reserves en voorzieningen.  De tegenvallende opbrengsten van de leges.  De leesbaarheid van de jaarstukken. 5

Meerdere fracties hebben elementen uit de brief gebruikt bij de behandeling van de jaarstukken 2020 in de raadsvergadering. D. Rekenkamerbrief begroting 2022 Net als in 2020 heeft de Rekenkamer ook in 2021 een Rekenkamerbrief opgesteld over de begroting voor 2022. De Rekenkamer wil hiermee bijdragen aan de besluitvorming in de Raad door punten aan te dragen die volgens de Rekenkamer opmerkelijk zijn en extra aandacht van de Raad behoeven. In de brief wordt nader ingegaan op de opbouw en inrichting van de programmabegroting (inclusief het gebruik van indicatoren) en op de financiële positie van de gemeente. En er wordt een suggestie inzake de kostendekkendheid van de leges gegeven. De Rekenkamer constateert in haar brief dat er van 2020 op 2021 veranderingen zijn aangebracht in de programmabegroting, waardoor de kwaliteit is verbeterd. Hij is inzichtelijker geworden en hij biedt de mogelijkheid tot extra informatie, bijvoorbeeld voor een vergelijking met vergelijkbare gemeenten op hun financiële positie. Ook ziet de Rekenkamer meer aandacht voor de vraag hoe de effecten van beleid gemeten kunnen worden en welke partijen nodig zijn om de beleidsdoelen te realiseren. In de brief vraagt de Rekenkamer in het bijzonder aandacht voor:    



De soms wat abstracte beleidsdoelen die meer onderscheiden geformuleerd of beter uitgelegd kunnen worden; De wat minder formele partijen, burgers en maatschappelijke organisaties die ook nodig zijn voor de uitvoering van het beleid of het realiseren van de doelen en activiteiten. Het - waar relevant- koppelen van de door het BBV voorgeschreven indicatoren aan concrete doelstellingen en deze indicatoren niet alleen als monitoring instrumentarium te gebruiken. De relatief hoge lokale lastendruk in Rhenen, terwijl tegelijkertijd de schuldpositie van de gemeente flink toeneemt en het eigen vermogen daalt. De ratio weerstandsvermogen is nu nog goed, maar daalt wel fors in de meerjarenramingen. De lage kostendekkendheid van de leges.

Meerdere fracties hebben elementen uit de brief gebruikt bij de behandeling van de Programmabegroting in de raadsvergadering. E. Overige activiteiten In 2021 is twee keer overlegd met de Commissie voor de Rekenkamer van de Raad. In dit overleg is de Commissie geïnformeerd over de voortgang van de onderzoeken in het lopende jaar en de plannen voor 2022. Daarnaast is overlegd over de aanpassing van de verordening op de Rekenkamer en het onderzoeksprotocol van de Rekenkamer. Ook met de wethouder financiën en de concerncontroller is de Rekenkamer in gesprek geweest over de ontwikkelingen in de P&C-cyclus naar aanleiding van het eerdere onderzoek van de Rekenkamer hiernaar en de Rekenkamerbrieven.

3. Financiële verantwoording 2021 De drie leden van de Rekenkamer ontvangen een maandelijkse vergoeding voor de in de Verordening op de Rekenkamer aangegeven reguliere werkzaamheden. Deze vergoedingen plus de kosten van 6

eventuele dienstreizen die in verband met de werkzaamheden van de Rekenkamer worden gedaan, zitten in het budget voor bedrijfsvoering van de gemeente. De Rekenkamer beschikt daarnaast over een jaarlijks budget voor onderzoeken van ongeveer € 1,- per inwoner, overeenkomend met € 20.0000 per jaar. Uit dat budget worden de kosten van onderzoek door externe partijen en het eigen onderzoek van de Rekenkamer bekostigd. In het laatste geval wordt vooraf een inschatting gemaakt van het benodigde aantal onderzoeksuren tegen het in de verordening vastgestelde tarief van € 60 per uur (ex BTW). Onderstaande tabel geeft een specificatie van de begroting en uitgaven in 2021. Tabel 1: Begroting en Gerealiseerde Uitgaven Rekenkamer 2021 (bedragen in €) Item Vergoeding leden*

Begroting 2021 (in €) 10.000

Onderzoeksbudget** 40.000 Effecten corona Brief Jaarstukken Brief Begroting Participatie*** Lidmaatschap NVRR Totaal 40.000 Onderzoeksbudget

Begrote uren

9.470 1.440 1.440 6.000 380

24 24 100

Realisatie 2021 Overheveling (in €) naar 2022 (in €) 10.059

9.470 1.440 1.440 3.000 385 15.735

3.000 20.500

* De vergoeding voor de leden is inclusief gemaakte reiskosten **De Rekenkamer startte in 2021 met een onderzoeksbudget van € 40.000 door overheveling van het onderzoeksbudget voor 2020 van € 20.000 dat niet was aangesproken naar 2021. *** Van de begrote kosten van het participatieonderzoek is de helft ten laste gebracht van het budget voor 2021, het resterende deel wordt ten last gebracht van het budget voor 2022.

Op grond van de in 2021 aangepaste Verordening op de Rekenkamer kan een niet gebruikt deel van het beschikbare onderzoeksbudget worden overgeheveld naar het volgende jaar. De Commissie voor de Rekenkamer heeft ermee ingestemd dat er van het resterende bedrag van € 24.265 een bedrag van € 20.500 wordt overgeheveld naar het onderzoeksbudget van 2022, op de voorwaarde dat een aanzienlijk deel van dat budget dan ook daadwerkelijk wordt besteed aan onderzoek in dat jaar.

4. Vooruitblik activiteiten 2022 Voor 2022 voorziet de Rekenkamer in ieder geval de volgende (onderzoeks-)activiteiten, omdat daar in 2021 al mee gestart is of de uitvoering ervan al is voorbereid.      

Rekenkamerbrief gemeentelijke woonlasten; Afronding van het onderzoek naar participatie van burgers in de gemeente Rhenen; Onderzoek naar beleid en uitvoering met betrekking tot privacy; Opstellen Rekenkamerbrief over de jaarstukken; Bijdragen aan het inwerken van nieuwe raadsleden; Opstellen Rekenkamerbrief over de programmabegroting.

Het onderzoeksbudget voor de Rekenkamer laat als gevolg van de overheveling van het restantbudget over 2021 nog ruimte voor aanvullend onderzoek in de loop van 2022. In het jaarplan 2021 zijn voor 2022 en verder de volgende onderwerpen in beeld gebracht als een voorlopige groslijst. Afhankelijk van de actualiteit en vragen uit de Raad kunnen deze worden geagendeerd. 7

         

Hoe gaat de gemeente om met burgerinitiatieven. Ondersteuning van ouderen bij langer thuis wonen. Opvolging/doorwerking eerdere onderzoeken Rekenkamer. Het subsidiebeleid van de gemeente. Effectiviteit beleid en uitvoering handhaving openbare orde en veiligheid Woonagenda ‘Doe mee onderzoeken’ van NVRR of externe aanbieder. Grondexploitaties Externe inhuur Samenwerkingspartijen van de gemeente/Verbonden Partijen

Vooralsnog wordt daarbij in de eerste plaats gedacht aan ondersteuning van ouderen bij langer thuis wonen. Hierbij gaat het eerst om een verkenning. Daarbij zijn aan de orde: beleid, inventarisatie van beleid, doelen, prestaties, kosten, doeltreffendheid, et cetera en de vergelijking met andere gemeenten. Het vooronderzoek wordt door de Rekenkamer zelf uitgevoerd. Afhankelijk van de bevindingen kan later extern uitgevoerd vervolgonderzoek plaatsvinden. Als Rekenkamer zullen we ook in 2022 de vergaderingen van commissies en Raad en andere bijeenkomsten blijven volgen en de daarbij behorende documenten lezen. Hiermee willen wij blijven meekrijgen wat er voor Rhenen en wat er bestuurlijk speelt. Door middel van dat wat ons ter kennis komt en waartoe mogelijk door de Gemeenteraad initiatief wordt genomen kunnen wij als vervolg gericht (onderzoeks)activiteiten ontplooien. Wij houden altijd ruimte om op de actualiteit in te spelen. In het najaar van 2022 wil de Rekenkamer ook weer een rondje langs de fracties maken voor het inventariseren van mogelijke onderzoeksonderwerpen voor 2023 en later. Daarnaast wil de Rekenkamer in 2022 onderzoeken of nadere samenwerking met andere Rekenkamers in de regio wenselijk en mogelijk is en zal zij in overleg blijven met de Commissie voor de Rekenkamer.

5. Tot besluit Het jaar 2021 was een jaar van verandering voor de Rekenkamer. Er moesten een nieuwe voorzitter en nieuw lid gezocht worden en de Verordening op de Rekenkamer en het onderzoeksprotocol zijn aangepast en bieden daardoor meer mogelijkheden voor een flexibele inzet van het onderzoeksbudget. Ook de eerder bestaande, meer informele manier van werken van de Rekenkamer is veranderd. Er wordt nu gewerkt met een formele agenda en bijbehorende stukken en er is gestart met het opbouwen van een archief, zodat de Rekenkamer een eigen ‘geschiedenis’ kan opbouwen en ook voldoet aan de norm van goed archiefbeheer. Een jaar ook waarin wij hebben gekozen voor het voortzetten van het experiment met de Rekenkamerbrieven waarmee we sneller kunnen reageren op actuele ontwikkelingen en/ of signalen uit de Raad. Dat willen we ook in 2022 en latere jaren blijven doen. En dat geldt ook voor het (ten dele) zelf uitvoeren van onderzoek, waardoor we denken meer en beter zicht te krijgen op de cultuur en inzet van de ambtelijke organisatie en het bestuur. Wij verwachten daarmee de samenwerking met u als Raad, College en ambtelijke organisatie en ieder ander die zich betrokken voelt, verder vorm te geven. Graag zetten we onze denkkracht ook in 2022 in voor de versterking van de bestuurskracht van de gemeente ten behoeve van de inwoners van Rhenen. 8