Raadsvoorstel Zienswijze op jaarstukken Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) 2026 (pdf)

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatieniveau Onderwerp

: : : : : : :

6 mei 2026 Hilko van Hell 53192 Bert Fintelman Gemeenteraad Openbaar Zienswijze op financiële jaarstukken Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) 2026

Voorstel <test> De gemeenteraad besluit: 1. in te stemmen met de ontwerp-Jaarrekening 2025, ontwerp-Eerste Begrotingswijziging 2026, ontwerp-Begroting 2027 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht; 2. een zienswijze in te dienen bij het bestuur van het RAZU; 3. de vastgestelde Kadernota 2027 ter kennisgeving aan te nemen. <Test> Inleiding Het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) heeft de volgende financiële stukken opgesteld: - ontwerp-Jaarrekening 2025 (bijlage 4) - ontwerp-Eerste Begrotingswijziging 2026 (bijlage 5) - ontwerp-Begroting 2027 opgesteld (bijlage 6); Volgens de gemeenschappelijke regeling (GR) kunnen de gemeenteraden van de 6 deelnemende gemeenten een zienswijze indienen over deze stukken (zie bijlage 2). Het bestuur neemt deze zienswijzen mee bij het vaststellen van de jaarstukken in haar volgende vergadering. In uw vergadering van 10 februari jl. heeft u een zienswijze ingediend over de ontwerp-Kadernota 2026. Het bestuur van het RAZU heeft deze zienswijze meegenomen in de afweging en de (definitieve) Kadernota 2026 vastgesteld (bijlage 7 en 8). U ontvangt deze ter kennisname. De gemeente Rhenen is deelnemer van de GR RAZU samen met Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede.

Het RAZU geeft uitvoering aan archiefwetgeving door toezicht te houden op het informatiebeheer van de gemeente en archieven op te nemen in de archiefbewaarplaats en deze beschikbaar te stellen aan het publiek Kaders Wet gemeenschappelijke regelingen GR RAZU Beoogd doel Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht stelt jaarlijks een begroting en een jaarrekening op. Door het geven van een zienswijze kunnen de gemeenten richting geven aan het financiële beleid van het RAZU. 1

Argumenten 1.1 De Jaarrekening 2025 is afgesloten met een positief saldo, dat volledig uitgekeerd wordt aan de gemeenten. Het positieve saldo komt grotendeels voort uit lagere personeelslasten. Niet-ingevulde vacatureruimte, compensatie voor langdurige ziekte en een gemiddeld lagere inschaling zorgen voor dit resultaat. Omdat de reserves goed gevuld zijn, stelt het bestuur voor het volledige resultaat te gebruiken om de deelnemersbijdrage 2025 te verlagen. 1.2 De Eerste begrotingswijziging 2026 en de Begroting 2027 geven ruimte om urgente knelpunten in de dienstverlening aan burgers te verlichten. In de eerst begrotingswijziging 2026 en in de begroting 2027 ontstaat wat financiële ruimte door een meevallende indexering. Het bestuur wil een deel van dit voordeel gebruiken voor een incidentele formatie-uitbreiding voor dienstverlening. Doordat het RAZU steeds meer archieven van de gemeenten in beheer krijgt, zijn er steeds meer burgers en bedrijven die archiefvragen stellen. Dit geeft inmiddels serieuze problemen voor de werkdruk bij de dienstverlening van het RAZU. Bij het opstellen van het nieuwe beleidsplan 2028-2032 en de kadernota 2028 moet hier rekening mee gehouden worden. Op dit moment geeft de incidentele uitbreiding wat ruimte. 1.3 De Begroting 2027 is opgesteld in lijn met de vastgestelde Kadernota 2027.

De bezuiniging van 5% uit de kadernota 2026 en de extra fte voor het e-depot uit de kadernota 2027 zijn opgenomen in de begroting 2027. Omdat de manier van indexeren is overgenomen waartoe de gemeenten in de provincie Utrecht de GR-en opriepen, valt de begroting iets positiever uit ten opzichte van de kadernota. Het RAZU waarschuwt wel voor een iets hoger risico omdat eventuele overschrijdingen niet in de eigen begroting opgevangen kunnen worden. 2.1 We dienen een zienswijze in om het RAZU (nogmaals) te wijzen op de begrotingsdiscipline waar zowel gemeenten als gemeenschappelijk regelingen toe gedwongen zijn. Het RAZU heeft al actief stappen ondernomen om bezuinigingen door te voeren in de bedrijfsvoering, ook waar dit knelt. We willen het RAZU net als de andere GR-en blijven wijzen op de noodzaak voor kostenbeheersing. 3.1 U ontvangt de vastgestelde Kadernota 2027 ter kennisname. Het bestuur heeft u uitgenodigd zienswijzen in te dienen op de ontwerp-Kadernota 2027. In bijlage 8 leest u de bestuurlijke reactie op de ingediende zienswijzen. De behandeling van de zienswijzen heeft niet geleid tot wijzigingen. Kanttekeningen (risico's en nadelen) 1.1 Als het RAZU te krap begroot, kan dat betekenen dat de gemeenten later de tekorten aan moeten vullen. We schatten in dat het RAZU reëel begroot.

De ervaring van de afgelopen jaren toont dat de jaarrekening meestal een positief saldo oplevert en dat gemeenten een (klein) deel van hun bijdrage terugkrijgen. Aanvullende financiële notities Niet van toepassing Vervolg Vervolgstappen Het bestuur van het RAZU neemt de zienswijzen van de raden mee bij de vaststelling van de jaarstukken in de eerstvolgende bestuursvergadering. Monitoring of evaluatie N.v.t. Participatie

2

N.v.t. Communicatie De zienswijze wordt aan het bestuur van het RAZU gestuurd.

Bijlagen Bijlage 1: Raadsbesluit jaarstukken RAZU Bijlage 2: Concept-zienswijze jaarstukken RAZU Bijlage 3: Aanbiedingsbrief jaarstukken RAZU Bijlage 4: Ontwerp-Jaarrekening 2025 Bijlage 5: Ontwerp-Eerste begrotingswijziging 2026 Bijlage 6: Ontwerp- Begroting 2027 Bijlage 7: Vastgestelde Kadernota 2027 Bijlage 8: Zienswijzenota Kadernota 2027 Bijlage 9: Controleverklaring accountant Jaarrekening 2025

3