Raadsvoorstel Zienswijze op de Kadernota 2027 van het RAZU

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: : : : : : :

6 januari 2025 Hilko van Hell 28377 Bert Fintelman Gemeenteraad Openbaar Indienen zienswijze op de Kadernota 2027 van het RAZU

Voorstel: De gemeenteraad besluit: 1. kennis te nemen van de Kadernota Regionaal Archief Zuid-Utrecht 2027; 2. bijgevoegde zienswijze (bijlage 3) in te dienen bij het bestuur van het RAZU. <Test> Inleiding Het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) heeft de ontwerp-Kadernota RAZU 2027 vastgesteld (bijlage 1 en 2). De kadernota geeft de financiële kaders en uitgangspunten voor de begroting 2027. Op grond van de gemeenschappelijke regeling (GR) kunnen de gemeenteraden van de zes deelnemende gemeenten een zienswijze indienen op de conceptKadernota. De gemeente Rhenen is deelnemer aan de GR RAZU samen met de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede. Het RAZU geeft uitvoering aan archiefwetgeving door toezicht te houden op het Informatiebeheer van de gemeente, archieven op te nemen in de archiefbewaarplaats en deze beschikbaar te stellen aan het publiek. Kaders Wet gemeenschappelijke regelingen GR RAZU Beoogd doel Richting geven aan hoe het RAZU de wettelijke taken op het gebied van informatiebeheer uitvoert. Argumenten 1.1. De in 2025 vastgestelde bezuinigingen zijn verwerkt in de kadernota In de kadernota 2026 heeft het RAZU voorstellen voor bezuinigingen gedaan; in de begroting 2026 zijn deze voor het eerst doorgevoerd. Deze zijn pijnlijk voor de bedrijfsvoering en dragen enkele risico’s met zich mee voor de gemeenten.

Daarom evalueert het bestuur de bezuinigingen periodiek. Het bestuur heeft met de vaststelling van de ontwerp-Kadernota 2027 besloten de bezuinigingsmaatregelen in 2027 te continueren. 1.2. Het RAZU heeft gekozen de formatie voor dienstverlening niet uit te breiden Om de dienstverlening (informatievoorziening uit de archieven) op niveau te houden, zou RAZU graag extra formatieruimte inzetten. Omdat de gemeenten, ook Rhenen, meer archieven overbrengen naar het RAZU, kost dienstverlening aan burgers, onderzoekers en organisaties steeds meer tijd. Gezien de bezuinigingen bij de gemeenten heeft het bestuur gekozen om dit niet te honoreren. Binnen de formatieruimte moet deze krapte opgelost worden.

1

1.3. Het RAZU heeft een extra fte opgenomen voor het ontwikkelen van het e-depot Gebruik en doorontwikkeling van het e-depot is een nieuwe taak voor het RAZU. Nu de gemeente digitaal werkt, gaan we geen papieren archieven meer overdragen, maar digitale informatie. In het edepot wordt de te bewaren digitale informatie van de gemeente op zo’n manier opgeslagen, dat het ook op de lange termijn (100 jaar en langer) toegankelijk blijft. Om dit goed te borgen in de organisatie, is extra formatieruimte noodzakelijk. Daarom ziet het bestuur de formatie-uitbreiding met 1 fte als onvermijdelijk. De wettelijke taak van het RAZU bij het opslaan en toegankelijk houden van de gemeentelijke (digitale) archieven is hiermee voorlopig geborgd. 2.1. De gemeente beschouwt de kadernota als passend en de formatie-uitbreiding als noodzakelijk Wel geven we met deze zienswijze het RAZU mee dat waar bezuinigingen mogelijk zijn, deze ook uitgevoerd moeten worden. We benadrukken dat de werkzaamheden tot het noodzakelijke beperkt blijven en de kosten voor de gemeenten zoveel als mogelijk is, beperkt worden. Het ontwikkelen van een e-depot is een wettelijke taak die het RAZU voor de gemeente uitvoert. De gemeente heeft hier zelf niet de capaciteit en kennis voor in huis. Als het RAZU dit voor de gemeente doet, is het goedkoper dan wanneer we dit zelf doen. 2.2.

De gemeente wil dat elke GR rekening houdt met de ombuigingen en eenduidig de kosten indexeert Gemeente Rhenen wijst op de onzekere financiële situatie van de gemeenten en vraagt om maximale inspanningen van het RAZU om kosten te beheersen. Daarnaast zou Rhenen graag dezelfde indexatiepercentages willen hebben voor alle gemeenschappelijke regelingen, waar we als gemeente bij aangesloten zijn. Dit vragen we dan ook in onze zienswijze. Kanttekeningen (risico's en nadelen) 1.1. Met deze kadernota zeilt het RAZU scherp aan de wind Bij tegenvallers kan de gemeentelijke bijdrage hoger uitvallen dan begroot. Het bestuur heeft deze risico’s ingeschat en beoordeelt de voorliggende kadernota als reëel en haalbaar. 1.2.

Zonder uitbreiding van de formatie voor het e-depot is de kans groot dat er vertragingen ontstaan bij digitale overbrenging en dat de gemeente zelf meer werk heeft aan de aansluiting bij het e-depot Als het RAZU minder capaciteit beschikbaar heeft om het e-depot verder te ontwikkelen, kunnen sommige informatiecategorieën pas later overgebracht worden. Daarnaast moet de gemeente meer werk leveren om data klaar te maken voor overbrenging of systemen aan te sluiten op het e-depot, als RAZU daarvoor geen capaciteit, kennis en ervaring heeft. De nieuwe archiefwet (in voorbereiding) benadrukt het belang van digitale overbrenging nog extra: meer aandacht voor data-sets en alternatieve bestandsformaten en een kortere overbrengingstermijn. Dit alles maakt het belang van het e-depot steeds groter. Aanvullende financiële notities De kadernota 2027 gaat voor onze gemeente uit van een bijdrage van € 168.818 voor het jaar 2027. In vergelijking met de begroting 2026 is dat een toename van €15.027. Deze bedragen worden verwerkt in de perspectiefnota 2027. Vervolg Vervolgstappen De zienswijze wordt naar het RAZU gestuurd. Het bestuur van het RAZU zal met inachtneming van de zienswijzen de Kadernota 2027 vaststellen. Monitoring of evaluatie N.v.t. Participatie N.v.t.

2

Communicatie N.v.t. Bijlagen Bijlage 1: Concept-Kadernota RAZU 2027 Bijlage 2: Aanbiedingsbrief RAZU Bijlage 3: Concept-Zienswijze op de Kadernota 2027 van het RAZU

3