Raadsvoorstel Wijziging Reglement van Orde en Verordening raadscommissies (2) versie 20210325

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: : : : : : :

23 maart 2021 Kim Koopman 566877 n.v.t. Gemeenteraad Rhenen Openbaar Wijziging Reglement van orde en Verordening raadscommissies

Voorstel: De gemeenteraad besluit: 1. Het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Rhenen 2021 vast te stellen 2. De Verordening op de raadscommissies Rhenen 2021 vast te stellen 3. Het Reglement van orde uit 2018 en de Verordening op de raadscommissies uit 2018 in te trekken

Aanleiding / voorgeschiedenis Na de verkiezingen in 2018 zijn het Reglement van orde en de Verordening voor raadscommissies aangepast aan de nieuwe wijze van vergaderen (afschaffen Ronde Tafelgesprekken en introduceren raadscommissies) op basis van de VNG modelverordeningen. In november 2019 is de nieuwe werkwijze geëvalueerd. Voor u liggen nu de gewijzigde stukken naar aanleiding van deze evaluatie. Daarnaast zijn ook enkele geconstateerde onvolkomenheden gerepareerd en enkele zaken verduidelijkt. Kaders De Gemeentewet geeft aan dat de raad voor zichzelf een Reglement van orde opstelt (artikel 16) en in artikel 82 is opgenomen dat een raad kan werken met raadscommissies om de raadsvergaderingen voor te bereiden. Beoogd effect Aanpassen van het Reglement van orde en de Verordening op de raadscommissies aan de (gewenste) werkwijze van de raad. Argumenten 1.1

Uit de evaluatie bleek dat het wenselijk is een aantal artikelen te wijzigen

Ziet u hiervoor bijlage 7 (verslag avond evaluatie). 1.2 Uit het werken met beide documenten in de afgelopen jaren bleek dat er nog enkele onvolkomenheden in zaten en enkele zaken wat verduidelijkt konden worden

1

Deze zaken zijn aangepast. Ziet u hiervoor beide documenten in de bijlagen waarin de wijzigingen zijn bijgehouden. 1.3 Naar aanleiding van besprekingen in het presidium in 2021 zijn nog enkele extra aanpassingen opgenomen In het stuk is nu extra opgenomen dat het presidium kan besluiten dat bij complexere agendapunten twee woordvoerders zijn toegestaan bij de commissievergadering. Bij het artikel over het vragenhalfuurtje is nu opgenomen dat niet per fractie een vraag gesteld kan worden maar dat elk raadslid dat kan doen. Risico’s 1.1

Mogelijk zullen de ideeën over de gewenste werkwijze in de toekomst veranderen

In dat geval kunnen de beide documenten aangepast worden.

Financiële gevolgen N.v.t. Personele gevolgen N.v.t. Duurzaamheid N.v.t Participatie In het najaar van 2019 is door de griffie onder de raadsleden en fractievolgers een enquête uitgezet over gewenste wijzigingen in de wijze van vergaderen. Vervolgens zijn tijdens een avond in november 2019 de conclusies uit de enquête besproken. De uitkomsten van die avond zijn verwerkt in de twee documenten. Communicatie N.v.t. Vervolgprocedure De beide documenten zullen op de gebruikelijke wijze gepubliceerd worden en in werking treden de dag na publicatie. Het Handboek voor de raad zal aangepast worden naar aanleiding van de wijzigingen. In het Handboek voor de raad zal het onderwerp geheimhouding/ vertrouwelijk worden opgenomen. De juridische regels hierover voor raadsleden zijn op dit moment niet éénduidig. Er is wel een praktische werkwijze afgesproken met het College over zowel stukken als uitnodigingen voor raadsavonden. Die kunt u terugvinden in het nieuwe Handboek. Als het door wijziging van de regels rond geheimhouding en/of vertrouwelijkheid noodzakelijk is nieuwe werkafspraken te maken of om het Reglement of de Verordening aan te passen, dan zal de griffie dit onderwerp opnieuw agenderen in het Presidium. Bijlagen 1. Reglement van Orde 2021 (wijzigingen bijgehouden, extra toevoeging nav presidium 2021 in geel)

2

2. Verordening raadscommissies 2021 (wijzigingen bijgehouden, extra toevoeging nav presidium 2021 in geel) 3. Modelverordening VNG Reglement van Orde 4. Modelverordening VNG Verordening raadscommissies 5. Verslag avond evaluatie

3