Raadsvoorstel Uitvoeringskosten MFG Rhenen

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: : : : : : :

9 november 2021 Guido Uland 920508 B. van Eeten Gemeenteraad Rhenen Openbaar Uitvoeringskosten MFG Rhenen

Voorstel: De gemeenteraad besluit: 1. een investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 14.000.000 exl. btw voor de realisatie van het MFG Rhenen; 2. een aanvullend investeringskrediet van € 330.000 beschikbaar te stellen voor de herinrichting van de buitenruimte met een structurele exploitatielast van € 11.000; 3. een aanvullend investeringskrediet van € 320.000 beschikbaar te stellen voor gemeentelijke uren en een post inkoop diensten met een structurele exploitatielast van € 10.500; 4. eenmalig budget ter beschikking te stellen t.b.v. vergoeding voor uitgevallen marktpartijen aan de aanbesteding met een geldige inschrijving tot een maximum van € 100.000; 5. eenmalig budget ter beschikking te stellen voor afboeking van resterende boekwaarde buitenterrein van € 50.000 ; 6. de dekking van de kapitaallasten onder punt 1 is binnen de begroting middels het eerder beschikbaar gesteld financieel kader van € 700.000 (vanaf 2025) voor het realiseren van het MFG Rhenen; 7. de dekking van de investeringslasten zoals genoemd onder punt 2 en 3 van circa € 22.000 kan plaatsvinden uit het begrotingsresultaat 2025 van € 51.000 dat structureel beschikbaar is; 8. de dekking van besluit 4 te verwerken te dekken uit het verwachte begrotingsresultaat van € 741.000 in het begrotingsjaar 2022; 9. de dekking van besluit 5 te verwerken ten laste van de algemene reserve in het begrotingsjaar 2025.

Aanleiding / voorgeschiedenis Op dit moment vindt de aanbesteding voor het nieuwe MFG Rhenen plaats. In februari 2022 gaat de volgende fase in mits de aanbesteding succesvol verloopt. Gezien de belangstelling gaan wij er op dit moment van uit dat het succesvol zal zijn. In het collegevoorstel van 13 juli 2021 t.b.v. het opstarten van de aanbesteding (zaaknummer 889710) is aangegeven dat er extra budget is benodigd. Hierna volgt per onderdeel een korte toelichting. Indien de aanbesteding onverhoopt door geen of geen geldige inschrijving mislukt zullen de betreffende bedragen niet worden uitgegeven en komen wij terug met een ander raadsvoorstel. Investeringskrediet We willen u vragen het investeringskrediet beschikbaar te stellen. Zodra de winnaar van de aanbesteding is vastgesteld kan de gemeente verder met de voorbereiding (o.a. bestemmingsplannen, vergunningen en het participatietraject) en uitvoering van het MFG Rhenen in samenspraak met de

1

winnaar (bouwer en exploitant) van de aanbesteding. Zonder investeringskrediet zijn geen middelen beschikbaar. Buitenruimte In mei 2021 zijn aan uw raad de stukken m.b.t. de aanbesteding van het MFG Rhenen voorgelegd. Op 28 mei hebben wij uw raad middels een memo de minimale kosten van € 330.000 opgegeven voor herinrichting van het buitenterrein. Naar aanleiding van de discussie met u hebben wij besloten de inrichting van het buitenterrein op te nemen in de aanbesteding naar marktpartijen. In de oorspronkelijke stukken was er rekening gehouden met inrichting van het buitenterrein welke direct betrekking hebben op het functioneren van het gebouw, hierbij moet u o.a. denken aan terras, opstelplaatsen vuilcontainers en hekwerk, voor € 270.000. Uitgaande dat we door werk met werk uit te voeren een voordeel kunnen behalen, is besloten om in de aanbesteding een totaalbedrag van € 600.000 ter beschikking te stellen voor ontwerp en uitvoering. Dit bedrag is opgebouwd uit de hiervoor vermeldde € 270.000 en de € 330.000 zoals opgenomen in de memo van mei 2021 aan uw raad. Wij vragen voor dit laatste bedrag extra middelen aan. Voor de buitenruimte zijn richtlijnen opgenomen op hoofdlijnen die uitgewerkt worden door de marktpartij, die vindt u in bijlage 1. Tekening gebied

Ter illustratie hebben we bijgaand plaatje toegevoegd (uit bijlage 2). De inrichting van de buitenruimte is afhankelijk van ontwerp van het MFG Rhenen gericht op gebied 1, 1a en eventueel 2. Gebied 3 is de groenstrook om het terrein die zal zoveel mogelijk in tact zal blijven of (beperkt) uitgebreid worden. Gemeentelijke uren Voor de te activeren gemeentelijke uren van algemeen projectleider, projectcontroller en overige gemeentelijke inzet niet zijnde vergunningen en ruimtelijke ordening (schatten wij de kosten op € 270.000 over 3,5 jaar) De algemeen projectleider zal vanuit de gemeente, namens het bestuur, de eindverantwoordelijkheid dragen. Voor gemeentelijke uren zijn geen kosten opgenomen binnen de

2

kostenraming. Dit is ook niet gebruikelijk in de bepaling van kosten van de bouw zoals het MFG Rhenen. De rol van de algemeen projectleider betreft het meeste aantal uren en is gericht op de aansturing van de technisch projectleider1 en te fungeren als opdrachtgever van de bouw en het totale project. Bij problemen binnen het project zal deze medewerker escaleren naar bestuur van onze gemeente en tegelijkertijd de politieke antenne zijn om problemen op voorhand te voorkomen. Het zwaartepunt van deze functie ligt in de aanloopfase naar de bouw. Gezien de capaciteit is voor deze functie gekozen voor inhuur, mogelijk wordt de functie van projectcontroller ook ingehuurd (dit is afhankelijk van ambtelijke capaciteit). De overige functies kunnen we binnen de staande organisatie oplossen. Het traject t.a.v. de algemeen projectleider is in gang gezet, maar kan pas definitief worden gemaakt als u positief besluit. Onvoorzien Om de algemeen projectleider ruimte te geven te handelen, wordt voorgesteld een budget beschikbaar te stellen voor onvoorziene zaken. U kunt hierbij denken aan participatietrajecten, juridische kosten en eventueel benodigde extra technische onderzoeken naar aanleiding van de aanbesteding die verzorgd moeten worden door de opdrachtgever.

Aanbestedingsvergoeding Om de uitvoering niet te vertragen vragen wij middels dit voorstel ook dekking voor de overige niet geraamde kosten. Dit betreft een bedrag van € 25.000 voor de niet gegunde inschrijvers, met een verwacht maximum van € 100.000. De vergoeding is bedoeld voor de tijd en inspanning die de diverse inschrijvers hebben besteed aan ontwerp en onderbouwing (technisch/financieel/juridisch), die niet gekozen zijn. Deze wordt alleen uitbetaald aan geldig bevonden inschrijvingen. In bijlage 3 is aanvullende informatie opgenomen rondom tendervergoedingen. Afboeking boekwaarde Ook zal er bij een geldige inschrijving en succesvolle aanbesteding een eenmalige afboeking van boekwaarde van het buitenterrein moeten plaatsvinden van € 50.000. Deze wordt verwerkt in de begroting 2023, begrotingsjaar 2025. Bij Financiële gevolgen treft u een nadere toelichting aan. Wanneer Europees aanbesteden? • als uw organisatie een aanbestedende dienst is in de zin van de Aanbestedingswet 2012; • als de geraamde waarde van de opdracht de Europese drempelbedrag overschrijdt . De gemeente is een aanbestede dienst op grond van deze wet en het drempelbedrag van € 214.000 wordt op grond van de geraamde stelpost overschreden. Dit is voor zover we het nu kunnen voorzien niet van toepassing.

Kaders De extra kosten zoals opgenomen binnen dit voorstel vallen buiten de eerder vastgestelde kaders van de aanbesteding van de nieuwbouw van het MFG Rhenen. U heeft als raad het budgetrecht en daarom vragen wij u middels dit voorstel om extra financiële middelen. Beoogd effect Voortgang van het project MFG Rhenen in de uitvoering vast te houden, door nu de benodigde financiële middelen en krediet aan te vragen. Argumenten 1.1 In 2022 begint de voorbereiding, voor de kostenverantwoording is een krediet nodig In 2022 zullen de voorbereidingskosten van de bouw gaan lopen. Hier moet u denken aan verder uitwerken ontwerp, aanvragen vergunningen en verschillende onderzoeken. 1

Deze kosten zijn wel opgenomen in de raming van het project en passen binnen het financieel kader van € 700.000

3

1.2 Over het krediet wordt in de P&C-cyclus regelmatig verantwoording afgelegd In de verschillende P&C-producten wordt gerapporteerd over de voortgang van de majeure projecten. Door een krediet kunt u als gemeenteraad het verloop over de jaren (beter) volgen tot moment van activering 2.1 Het ontwerp buitenruimte kan zonder aanvullende middelen niet uitgevoerd worden. In de aanbesteding van de MFG Rhenen is aangegeven dat er nog een aanvullend krediet moet worden verstrekt door uw raad voor de realisatie van de opdracht Buitenruimte. 2.2

Zonder de extra middelen zal de buitenruimte niet voldoende parkeerruimte, groen en verlichting hebben. Gezien de complexe opdracht binnen aanbesteding om delen van het gebouw te laten staan zodat sport en spel doorgang kan vinden tijdens de bouw kan er niet op dezelfde plek worden gebouwd. Dit betekent dat een deel van het huidige terrein wordt gebruikt voor het gebouw en een ander deel moet worden heringericht als buitenruimte. 2.3

Burgers en omwonenden hebben aangegeven een goede inpassing van het gebouw van belang te vinden U heeft als raad aangegeven dat u de buitenruimte belangrijk vindt. Ook omwonenden hebben in de participatieavond aangegeven dat inrichting van de buitenruimte belangrijk is, hiervoor hebben wij extra middelen nodig. Deze middelen zijn zoals gemeld in eerste instantie niet meegenomen bij het opstellen van de uitvraag voor een nieuw MFG Rhenen. 3.1 O.a. Kosten van een gemeentelijk projectleider zijn niet meegenomen in de aangeleverde kostenberekening De te activeren kosten van de gemeentelijk projectleider waren geen onderdeel van de raming. De kosten van de technisch projectleider die de bouw en uitvoering controleert namens de gemeente zijn wel opgenomen. Deze kosten worden geactiveerd zowel in het geval van inhuur als eigen personeel 3.2 Binnen de gemeentelijke organisatie is op dit moment geen projectleider beschikbaar. De raming van het totaalaantal uren inclusief die van de projectleider is gebaseerd op een uurtarief van € 97 (intern tarief) gemiddelde inzet van 18 uur per week en 44 weken over een periode van 3,5 jaar. In de voorbereidende fase worden er meer uren ingezet dan in de bouwfase door de gemeente, op basis van ervaring van onze adviseur. 3.3

Er is vanwege de voortgang al begonnen met de voorbereiding van de keuze en inrichting van het team na aanbesteding Wel is voorbehoud gemaakt op goedkeuring van het krediet door uw gemeenteraad. 4.1 Dit zijn eenmalige kosten die afhankelijk zijn van het daadwerkelijk aantal inschrijvers Het genoemde bedrag is dan ook het maximum, indien het lager uitvalt zullen we dit u melden tijdens bekendmaking van de aanbesteding (februari 2022). 4.2

De vorm van aanbesteden leidt tot uitgaven die bedoeld zijn om de juiste kwaliteit te kunnen bieden door opdrachtnemer, welke te toetsen zijn door opdrachtgever In de DBMO (Design, Build, Maintain en Operate) vraagt de gemeente een ontwerp en een redelijk uitgebreide inschatting van de kosten. Het uiteindelijke ontwerp en ook een uitgebreide berekening van de kosten en techniek worden getoetst om te voldoen aan een geldige inschrijving. 5.1 De huidige inrichting van het buitenterrein zal veranderen Doordat we als opdrachtgever de opdracht hebben meegegeven dat de continuïteit op de bestaande plek zoveel mogelijk moet worden gewaarborgd. Voorbeeld eerst zwembad bouwen voordat zwembad wordt afgebroken, zal de buitenruimte moeten worden aangepast. Het gebouw zal er gedeeltelijk naast komen en daarmee zal een deel van de bestaande parkeerplaats of groenstrook worden volgebouwd.

4

Risico’s 2.1

Indien er geen extra budget beschikbaar wordt gesteld voor de buitenruimte zal deze niet voldoen aan de norm. Voor de argumentatie zie toelichting bij 5.1. hiervoor. 2.2

Bij geen verstrekking budget kan aan de wensen van de omwonenden op het gebied van inpassing van het gebouw in het groen niet worden voldaan Bij de bouw zal er groen verdwijnen. Voor omwonenden is groene inpassing een zwaarwegend punt. 3.1 Als budget niet wordt verstrekt loopt project mogelijk vertraging op. Indien u deze middelen niet ter beschikking stelt kan dit leiden tot een vertraging in de uitvoering gezien de personele capaciteit ontbreekt binnen de gemeente. 4.1 Indien we geen vergoeding geven zal deze (mogelijk) van rechtswege worden afgedwongen Binnen de systematiek van BDMO is een tendervergoeding gebruikelijk, daarom is deze opgenomen in onze aanbestedingstukken op advies van de adviseur. Een BDMO-project is zeer arbeidsintensief (zie ook bijlage Handreiking-tenderkostenvergoeding-oktober2018). Een vergoeding leidt dan vaak tot meer belangstelling, omdat het risico gedeeltelijk door ons wordt overgenomen. De belangstelling tot op heden is boven eerdere verwachting. Onze adviseur heeft aangegeven dat in de praktijk de gemeenten deze vaak buiten de aanbesteding om ramen, mede ook omdat alleen bij een geslaagde aanbesteding deze vergoeding wordt uitgekeerd. In onze eerdere vraag voor bijkomende kosten was dit niet opgenomen, bij onze reguliere aanbestedingen is dit ook geen uitgangspunt. Daarom vragen wij dit bedrag nu aan.

Financiële gevolgen In juli 2021 is in het collegevoorstel (Zaaknummer 889710) aangenomen m.b.t. de opstart van de aanbesteding t.b.v. de nieuwbouw van het MFG Rhenen aangegeven dat er kosten niet zijn opgenomen in de raming. Deze kosten zijn deels onvermijdelijk en deels afhankelijk van het doorgaan van de uitvoering van een nieuw MFG Rhenen. In onderstaande tabel vindt u meerjarig de investeringskredieten terug en eenmalige kosten met daarbij vermeld de financiële effecten op de exploitatie in de tijd gezien. 1. 2. 3.

Investeringskredieten Investering MFG Rhenen Extra investering aanpassing buitenruimte Investering gemeentelijk projectleider

2022 14.000.000,00 330.000,00 320.000,00 14.650.000,00

2023

2024

2025

STRUCTURELE LASTEN Investeringslasten 1.1 Investering MFG Rhenen (annuitair) 2.1 Extra investering aanpassing buitenruimte (annuitair) 3.1 Investering gemeentelijk projectleider (annuitair

470.000,00 11.000,00 10.500,00

Overige exploitatielasten Netto bijdrage exploitatielasten

230.000,00

Totaal structurele lasten

721.500,00

Dekking structurele lasten 6 Financieel kader raad aanbesteding MFG Rhenen (beschikbaar in begrotingsjaar 2025) 7 Primitief begrotingsresultaat 2025 Totaal dekking structurele lasten

-700.000,00 -21.500,00 -721.500,00

INCIDENTELE LASTEN 4 Aanbestedingsvergoeding (maxiaal 100.000) 5 Afboeking boekwaarde buitenruimte

100.000,00 50.000,00

Totaal incidentele lasten

150.000,00

Dekking incidentele lasten 8 Primitief begrotingsresultaat 2022 9 Algemene reserve

-100.000,00 -50.000,00

Totaal dekking incidentele lasten

-150.000,00

De nummering is gerelateerd aan de opgenomen beslispunten in het besluit.

5

Structurele lasten Investering MFG Rhenen Indien de aanbesteding van het MFG Rhenen leidt tot een winnaar willen we graag onmiddellijk verder met de uitvoering, daarom vragen we het totale krediet aan. Dit bedrag is gedekt binnen het financieel kader van het MFG Rhenen. Buitenruimte (€ 330.000) Dit betreft het verzoek om € 330.000 extra investeringsruimte ten behoeve van de inrichting van de buitenruimte zijnde parkeerplaatsen en groen. In de aanbesteding is opgenomen dat marktpartijen een MFG-ontwerp inclusief buitenruimte moeten opleveren. De structurele exploitatielast hiervan is circa € 11.000. De dekking is de structurele begrotingsruimte 2025 e.v. Kosten gemeentelijke uren vanuit gemeente als opdrachtgever (€ 320.000) Dit betreffen de eigen uren t.b.v. het inzetten van o.a. een (externe) algemeen projectleider op het proces, projectcontroller, inzet openbare werken en secretariële ondersteuning. Wij zien dit als een vast bedrag voor de gehele periode. Daarnaast een budget voor onvoorziene gemeentelijke kosten (€ 50.000). Dit budget is bedoeld voor bepaalde onderzoeken die (mogelijk) moeten plaatsvinden, hierbij moet u denken aan bijvoorbeeld grondonderzoek. Maar ook mogelijke extra kosten n.a.v. burgerparticipatie. Vanwege de complexiteit van het project en de terugkeer frequentie van eens in de 40 jaar kunnen wij niet goed voorspellen hoe de uitgaven zich ontwikkelen.

Wij gaan ervan uit hiermee alle bijkomende kosten te hebben afgedekt uitgaande van een normaal verlopend proces (geen lange bezwaarprocedures). Mogelijk kan de winnende aanbesteding nog leiden tot een afwijking. Indien er geen onvoorziene kosten zijn, wordt dit bedrag uiteraard niet besteed. De structurele exploitatielast hiervan is in totaal circa € 10.500. De dekking is de structurele begrotingsruimte 2025 e.v. Incidentele lasten Vergoeding voor geldige inschrijvers aanbesteding (€ 100.000 maximaal) Een gebruikelijke vergoeding in dit soort aanbestedingen voor marktpartijen (per partij € 25.000) van in totaal maximaal € 100.000 die wel een geldige inschrijving hebben, maar niet zijn gegund. Voorgesteld wordt deze kosten eenmalig ten laste van het begrotingsresultaat 2022 te brengen. Resterende boekwaarde eerdere aanleg parkeerplaats MFG Rhenen (€ 50.000, eenmalige kosten) Er is nog een boekwaarde op de buitenruimte die afgeboekt moet worden na realisatie van het MFG Rhenen. Deze afboeking is ongeveer € 50.000 en voorstel is dit ten laste te brengen van de algemene reserve in het begrotingsjaar 2025 en dit te verwerken in de begroting 2023. Personele gevolgen Naast de in te huren algemeen projectleider en de technisch projectleider zal er extra inzet in uren gevraagd worden van o.a. medewerkers ruimtelijke ordening en Vergunningen.

Binnen het project zijn hiervoor leges opgenomen in de raming. Afhankelijk van de nadere uitwerking van het ontwerp e.d. kunnen we de daadwerkelijke uren beter inschatten. Verwachting is dat deze binnen de leges kunnen worden gedekt. De overige inzet aan uren betreft o.a. medewerkers vanuit Openbare werken, communicatie, secretariële ondersteuning en project control. Duurzaamheid Binnen de aanbesteding MFG Rhenen zijn duurzaamheidseisen opgenomen. Binnen dit voorstel is dit niet direct van toepassing. Participatie Dit voorstel is met namen gericht op het verkrijgen van krediet en extra budgetten t.b.v. de uitvoering. In het winnende plan van de marktpartij en in samenspraak zal verdere participatie worden opgepakt. Hierover wordt u volgens huidige planning in februari/maart geïnformeerd. 6

Communicatie Er is geen directe communicatie met andere partijen tenzij uw raad besluit om geen budget voor de buitenruimte ter beschikking te stellen. Dan zullen wij marktpartijen laten weten dat het ontwerp voor buitenruimte niet past binnen de beschikbare budgetten. Vervolgprocedure Niet van toepassing Bijlagen: Bijlage 1 Buitenruimte – opgave terrein binnen de aanbesteding Bijlage 2 Stedenbouwkundig kader Bijlage 3 Handreiking tenderkostenvergoeding

7