Raadsvoorstel Uitkomst marktverkenning n.a.v. motie MFC Rhenen 7 juli 2020

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: : : : : : :

15 december 2020 Guido Uland 699220 B. van Eeten Gemeenteraad Rhenen Openbaar Marktverkenning n.a.v. motie 7 juli MFC Rhenen

Voorstel: De gemeenteraad besluit: 1. de keuze te maken conform het advies vanuit het rapport ’t Gastland Rhenen om de exploitatie uit te besteden aan een marktpartij; 2. te besluiten af te wijken van het vastgesteld accommodatie- en vastgoedbeleid waarin staat dat het uitgangspunt is uitsluitend te bouwen voor vastgestelde beleidsdoelen/functies; 3. een aanbestedingstraject te starten waarbij de volgende kaders uitgangspunt zijn: A. de afmetingen zoals opgenomen in het BBN-rapport t.b.v. een wedstrijd zwembad los te laten; B. het nieuwe Gastland moet de gewenste beleidsdoelen verzorgen; C. financiering ter beschikking te stellen door gemeente Rhenen om het gehele complex te realiseren inclusief de commerciële functies; D. de planvorming en het bouwproces uit te besteden aan de winnende marktpartij E. een maximale gemeentelijke bijdrage van € 700.000 per jaar. 4. indien de aanbesteding niet leidt tot een resultaat binnen de kaders zoals bij punt 3 vermeld te besluiten tot een nieuwe aanbesteding zonder nieuw zwembad; 5. een budget van € 80.000 excl. btw ter beschikking te stellen voor het voorbereiden en uitvoeren van het aanbestedingstraject(en) zoals vermeld in punt 3 en 4 van dit besluit. Het bedrag te dekken middels een onttrekking uit de algemene reserve; 6.

te besluiten de begroting 2021 aan te passen met het bedrag zoals vermeld in beslispunt 5 en deze te verwerken in de Voorjaarsrapportage 2021. Aanleiding/ voorgeschiedenis Op 7 juli 2020 heeft de gemeenteraad in haar besluitvormende vergadering de motie “Uitgangspunten berekening MFC Rhenen” aangenomen bij behandeling van de perspectiefnota 2021. Op 7 september 2020 heeft wethouder Van Eeten een toelichting gegeven op de manier hoe het college deze motie gaat beantwoorden. Daarbij is aangegeven dat uw vragen niet allemaal letterlijk worden beantwoord, maar wel in de geest van. Gelijktijdig is er budget aangevraagd voor de uitwerking en middels raadsbesluit van 29 september 2020 (zaaknummer 652818) gekregen. Dit raadsvoorstel gaat in op de resultaten van bijgevoegde rapport ’t Gastland Rhenen, adviesrapportage marktverkenning binnensportvoorziening met zwembad. In het rapport vindt u in hoofdstuk 2 de conclusies en het advies aan uw raad van adviesbureau ICS. Bij het ophalen van de informatie heeft ICS. gebruik gemaakt van de eerder aan u ter beschikking gestelde informatie waaronder de variantenanalyse maatschappelijke voorzieningen ’t Gastland en Westpoort en het rapport verdiepingsslag accommodatiekeuze definitief van BBN adviseurs.

1

Door ICS zijn aan 6 marktpartijen de volgende vragen gesteld: 1. Hoe courant is de marktvraag van de gemeente? 2. Is het mogelijk een zwembad van voorgestelde omvang te exploiteren op de locatie van ’t Gastland? 3. Zo ja, op welke wijze is deze exploitatie (meer) sluitend te krijgen? Welk ruimteprogramma past hierbij? Welke kaders en randvoorwaarden zijn daarbij benodigd? 4. Zijn exploitanten in staat de locatie integraal te (her)ontwikkelen? 5. Zo ja, op welke wijze? Zo nee, op welke onderdelen wel of niet? 6. Welke onderdelen voorziet een exploitant als dekkende toevoeging bij deze herontwikkeling? De centrale conclusie van het rapport is dat door een andere bouwwijze en dan specifiek de grootte van het zwembad inclusief installaties de realisatie van het complex goedkoper kan worden uitgevoerd. Ook hebben marktpartijen aangegeven dat het geheel met behulp van extra commerciële functies (o.a. fitness, horeca) goedkoper kan worden uitgevoerd. Een vergelijk tussen het rapport van BBN adviseurs en de ideeën vanuit de marktpartijen is niet mogelijk. De uitgangspunten van het BBNrapport kloppen volgens de marktpartijen. De ideeën van de marktpartijen leiden tot een kleiner zwembad met andere uitgangspunten, welke mondeling zijn onderbouwd. Het college heeft het advies zoals vermeld in de rapportage vertaald naar besluiten voor uw raad.

Deze vindt u terug in het raadsbesluit en in dit voorstel. Kaders Het nieuwe Gastland wordt getoetst aan het vastgestelde accommodatie- en vastgoedbeleid. In paragraaf 03.01 van het accommodatiebeleid is aangegeven welke functies de gemeente Rhenen wil huisvesten. Daarnaast is hogere wetgeving rondom aanbestedingen van toepassing en het eigen vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid. Beoogd effect Het bijgevoegd rapport geeft in brede zin antwoord op uw vragen uit de motie. Namelijk of een zwembad middels een goedkoper alternatief mogelijk is. Wij vragen van u de in het kader opgenomen besluiten over te nemen. Indien u bovenstaande besluiten hebt genomen zal het college een aanbestedingstraject gaan voorbereiden. De uiteindelijke uitvraag van de aanbesteding wordt ter kennisgeving aan u voorgelegd. Argumenten 1 Door de exploitatie uit te besteden aan een marktpartij blijft de gemeente zelf geen eigenaar en komt het exploitatierisico niet bij de gemeente te liggen Er zijn twee mogelijkheden ten aanzien van de exploitatie. Zelf bouwen en dan inbesteden of de bouw en exploitatie uitbesteden aan een marktpartij. Indien de gemeente eigenaar blijft en er wordt in besteed zal er geen commerciële ruimte worden toegevoegd en is het exploitatierisico geheel voor de gemeente.

2.1 Indien we kiezen voor een marktpartij en financiering beschikbaar stellen inclusief de commerciële functie wijken we af van vastgesteld beleid Wij vragen u om af te wijken van het voorgestelde accommodatie- en vastgoedbeleid waarin is bepaald dat commerciële functies niet tot het vastgestelde beleid behoort. Omdat alle marktpartijen aangeven zelf geen financiering te kunnen dragen en wel commerciële functies voorstellen, wijken we bij financiering af van ons eigen vastgesteld beleid. 2.2 De marktverkenning geeft aan dat kosten ten aanzien van de exploitatie lager kunnen zijn bij realisatie van een deel commerciële functies. Marktpartijen geven aan door ruimte te geven aan commerciële functies, zij verwachten dat er een cross-over ontstaat tussen maatschappelijke en commerciële doelen. De marktpartijen geven aan zelf

2

niet te kunnen/willen investeren in de realisatie van commercieel vastgoed. Wel verwachten zij dat door toevoegen hiervan het exploitatietekort wordt beperkt. 3.A. Een kleiner zwembad leidt tot lagere kosten Verschillende marktpartijen geven aan dat een kleiner zwembad goedkoper is. Onder andere door lagere energiekosten en de investering in de (zwem)bak en bijbehorende technische installatie is dit goedkoper. Daarnaast wordt door marktpartijen verwezen naar een andere zwembehoefte en positionering van het zwembad in Rhenen. 3.B. De beleidsdoelen zijn voor de gemeente Rhenen leidend Dit betekent dat de huidige gebruikers van het zwembad (m.u.v. de zwemvereniging t.a.v. wedstrijden), Westpoort en Sporthal in principe dezelfde gebruiksrechten behouden. Hierbij moet u denken aan onder andere zwemmen voor ouderen, schoolzwemmen, zwemlessen en gymnastiek (school) en welzijnsactiviteiten. 3.C. Geen van de marktpartijen heeft voldoende middelen om het complex te financieren Voorgesteld wordt om in aanloop naar de aanbesteding te onderzoeken welke financieringsvorm voor de gemeente het meest gunstig is. Omdat er sprake is van commerciële functies is het belangrijk dat de gekozen vorm uiteindelijk past binnen de geldende wetgeving en binnen aanvaardbaar risico voor de gemeente ligt. 3.D.

Indien een externe marktpartij het complex bouwt kan de gemeente zich richten op haar taken Alle marktpartijen willen aan de voorkant meepraten over de bouwmethode en inrichting. Er zijn enkele marktpartijen die hebben aangegeven meer op zich te kunnen nemen. ICS adviseert een openbare aanbesteding in combinatie van exploitatie, ontwerp en bouw met getrapte gunning. 3.E. In het rapport wordt de overweging meegegeven om een maximale bijdrage vanuit de gemeente mee te geven ICS adviseert in haar rapportage om een maximale exploitatiebijdrage van de gemeente vast te stellen voor het realiseren van haar beleidsdoelen. Hiermee ligt de noodzaak en onderscheidend vermogen bij de inschrijvers om zoveel mogelijk kwaliteit te realiseren. De gemeente betaalt dan niet meer dan dat de gemeente voor haar beleidsdoelen over heeft. 4 Als de aanbesteding mislukt, dan stelt het college voor variant 2C aan te besteden Tegelijkertijd met de nadere uitwerking van de variant 2A wordt een aanbestedingstraject variant 2C uitgewerkt zonder nieuw zwembad. Variant 2C is het oorspronkelijke voorstel van het College en kan naar verwachting binnen het budget van € 700.000 worden gerealiseerd. Waarbij opgemerkt dat het uitgangspunt is om variant 2A aan te besteden. Om verdere vertraging in de procedures te voorkomen vragen we nu ook het besluit over alternatief variant 2C te nemen.

5 Om besluiten 3 en 4 uit te werken is een budget benodigd. Op dit moment zitten er geen middelen in de begroting 2021 ten behoeve van de aanbestedingsprocedure. Daarom stellen we voor deze te onttrekken uit de algemene reserve. 6

Op grond van artikel 191-192 gemeentewet dient de raad expliciet in te stemmen met de wijziging van de begroting.

Risico’s 1 Geeft het risico dat de gemeente minder grip heeft op het sportcomplex en MFC Indien de gemeente het totale complex in geheel eigen beheer houdt heeft ze meer grip op onderhoud en dergelijke. Dit kan ondervangen worden door een goed contract op te stellen bij de overdracht van exploitatie. 2 Het financieren van de commerciële functies moet juridisch nog worden getoetst Bij het aanbesteding proces zal de definitieve juridische basis voor financiering van de commerciële functies onderdeel zijn van de voorbereiding.

3

3 Door de kaders zodanig vorm te geven zijn er wellicht minder marktpartijen geïnteresseerd Er is het risico dat kaders leiden tot een minimaal aantal marktpartijen die mee willen doen aan de aanbesteding. Wel is het zo dat voor alle marktpartijen die meedoen dezelfde kaders en uitgangspunten gelden. Op basis van het rapport verwachten wij dat er meer dan 1 partij zal inschrijven. 3.A Een kleiner zwembad leidt tot afstoten van de huidige mogelijkheden De zwemvereniging zal in het kleinere bad geen wedstrijden meer kunnen organiseren. Mogelijk zullen enkele verenigingen dan besluiten om geen gebruik meer te maken van het zwembad. Uit het rapport blijkt dat er in omliggende gemeenten in zwembaden nog wel ruimte is. Het college vindt dit risico aanvaardbaar in relatie tot de (grote) bezuiniging op de exploitatiekosten ten opzichte van de investering om wedstrijdzwemmen wel mogelijk te maken. Daarnaast komt er mogelijk druk op het huidige gebruik doordat er van 2 zwembad bakken overgegaan wordt op 1 zwembad. De mogelijkheden worden hierdoor beperkt. De gevolgen zijn niet doorgerekend en maken onderdeel uit van de aanbesteding. 4 Effect van geen zwembad voor de scholen Scholen geven aan geen zwemlessen te willen in een ander zwembad in de regio. In geval van variant 2C worden de zwemuren voor de scholen omgezet naar uren in de sporthal.

Op dit moment is niet bekend of de extra uren in de sporthal kunnen worden opgevangen of dat het nodig is om een extra zaaldeel bij te bouwen. 5 De raming voor de kosten aanbesteding is gebaseerd op een inschatting en kan afwijken Er is het risico dat de daadwerkelijke inkoop van de externe kosten t.b.v. het aanbestedingsproces afwijken van de hier opgenomen inschatting. Dit geldt ook voor de interne uren. Dit wordt veroorzaakt door de complexiteit van het project en de op moment van opstellen van dit raadsvoorstel beschikbare informatie. Financiële gevolgen Het gevraagde budget bij dit voorstel betreft de voorbereiding van aanbesteding en begeleiding bij het aanbestedingsproces zelf van zowel externe aanbestedingsadviseur als de interne uren. De werkzaamheden na de aanbesteding, waarvan een opsomming onder het kopje personele gevolgen zijn vermeld, zijn nog niet financieel vertaald. Deze werkzaamheden zijn immers afhankelijk van het resultaat van de aanbesteding. De inschatting is dat een aanbestedingstraject 5 maanden duurt. De kosten zijn als volgt te specificeren: • Interne uren, waarbij 200-300 uren voor ambtelijk opdrachtgever en 200-300 uren voor ondersteuning vanuit juridisch, vastgoed, sociaal domein, financiën, ruimtelijke ontwikkeling en projecten.

• Ingeschatte externe kosten voor openbare aanbesteding in combinatie van exploitatie, ontwerp en bouw met getrapte gunning. • Totaalbedrag wordt ingeschat in samenspraak met onze externe adviseur op € 80.000. Voor het jaar 2021 is er geen dekking in de begroting 2021 en zal het bedrag van € 80.000 eenmalig ten laste van de algemene reserve worden verwerkt. Bij goedkeuring van dit raadsvoorstel zal de begroting 2021 met een bedrag van € 80.000 worden opgehoogd, waarbij de dekking plaatsvindt door een onttrekking uit de algemene reserve. Beschikbare middelen vervolgprocedure Voor de begrotingsjaren 2022 en 2023 is een bedrag van € 18.000 als kapitaallasten opgenomen in de meerjarenbegroting 2021-2024 t.b.v. verbouw/nieuwbouw Westpoort. Dit betreft een eerder voorgenomen investering t.b.v. verbouw/nieuwbouw voor de Westpoort. Dit bedrag staat in de investeringsplanning zolang er geen besluit is omtrent nieuwbouw van MFC ’t Gastland Rhenen. Bij eventuele realisatie van de nieuwbouw kan dit bedrag vanaf 2024 als dekking worden ingezet t.b.v. de € 700.000 gemeentelijke exploitatiebijdrage. Voor 2022 en 2023 kan het beschikbare bedrag worden ingezet ter (gedeeltelijke) dekking van de externe inhuur na de aanbestedingsprocedure zoals hieronder bij het kopje personele gevolgen gemeld. 4

Overige opmerkingen Niet meegenomen in de exploitatiebijdrage zijn de vergoedingen die nu voor schoolzwemmen en gymnastiek voor scholen worden betaald. Deze vergoedingen zijn structureel € 55.000 excl. btw en zijn inclusief btw opgenomen in de meerjarenbegroting 2021-2024, maar maken geen onderdeel uit van de hiervoor genoemde gemeentelijke exploitatiebijdrage. Op grond van artikel 191-192 van de gemeentewet dient de raad expliciet in te stemmen met de wijziging van de begroting 2021. Personele gevolgen Ten behoeve van het aanbestedingsproces schatten we de uren als volgt in: • 400-600 uren voor ondersteuning vanuit juridisch, vastgoed, sociaal domein, financiën, ruimtelijke ontwikkeling, projecten en ambtelijk opdrachtgever. Naast de externe inhuur t.b.v. de uitwerking van het aanbestedingstraject en de daadwerkelijke aanbesteding verwachten we op de volgende onderwerpen (na aanbesteding) interne en externe inzet • Projectleider vanuit de gemeente, t.b.v. begeleiden project • Interne uren ten behoeve van het wijzigen van het bestemmingsplan en beoordelen ruimtelijke inpassing • Externe inhuur t.b.v. projectcontroller gezien de grootte van het project • Interne uren t.b.v. ondersteuning bouwteam marktpartij vanuit sociaal en fysiek domein Voor dit vervolgtraject ontvangt u na de gunning van de aanbesteding een nieuw raadsvoorstel. Duurzaamheid De eisen m.b.t.

duurzaamheid zullen worden opgenomen in de uitvraag. Hierbij zal aansluiting gezocht worden bij gemeentelijk beleid en het bouwbesluit. Participatie Om te komen tot het rapport zijn 6 partijen benaderd die hetzij sportcomplexen beheren, hetzij het nieuwe beoogde complex willen gaan beheren en bouwen. Voor meer informatie wordt naar het bijgevoegde rapport verwezen. Communicatie Intern naar de gemeenteraad. Daarnaast wordt het uiteindelijke raadsbesluit van 15 december 2020 gedeeld met de marktpartijen die hebben meegewerkt aan de rapportage in de bijlage. Vervolgprocedure Dit raadsvoorstel stelt voor om een aanbestedingstraject op te starten om de uitkomsten uit de marktverkenning verder uit te werken. Deze uitwerking naar een aanbesteding wordt ter kennisgeving aan u voorgelegd. Na de aanbesteding volgt er een nieuw raadsvoorstel met (eventueel) aanvullend budget voor het vervolgproces. Bijlagen: Bijlage 1: Rapport marktverkenning “’ t Gastland Rhenen”

5