Raadsvoorstel Quick Scan planning en control organisatie en -instrumentarium

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: : : : : : :

18 december 2024 Annette Roks 1191399 Bert Fintelman Gemeenteraad Rhenen Openbaar Quick Scan planning en control organisatie en instrumentarium

Voorstel: De gemeenteraad besluit: 1. Een quick-scan Planning en Control uit te laten voeren. 2. Deze scan uit te laten voeren door van Minks Financieel Advies en Toezicht (extern adviseur). 3. Hiervoor budget (ad € 23.600) beschikbaar te stellen ten laste van de Algemene reserve. 4. Bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning bij ombuigingen en kerntaken korte termijn (tot eind maart 2025) te laten uitvoeren door de extern adviseur. 5. Hiervoor budget (ad € 9.600) beschikbaar te stellen ten laste van de Algemene reserve. Inleiding Raad en College willen de kwaliteit, de transparantie en de tijdigheid van de financiële stukken verbeteren. Dit draagt bij aan vertrouwen en geeft de gewenste mate van invloed op de financiële besluiten. Om de P&C-cyclus te kunnen verbeteren vinden we het noodzakelijk om de huidige cyclus te analyseren. Dat doen we door een externe adviseur een quick-scan uit te laten voeren met verbetervoorstellen en een actieplan op te laten stellen. De quick-scan richt zich op de opbouw van de P&C organisatie, de processen, het instrumentarium en de samenwerking en communicatie tussen de betrokkenen. Het betreft een brede analyse waarbij alle sleutelfiguren binnen de gemeente worden betrokken.

Om invulling te geven aan de ombuigingen (begroting 2026) en de kerntakendiscussie (begroting 2027 e.v.) ondersteunt de externe adviseur bestuurlijk en de ambtelijke organisatie. Dat doet de extern adviseur in het verlengde en aansluitend op zijn advisering van de P&C-cyclus en in samenwerking met de externe projectleider ombuigingen en kerntakendiscussie. De werkzaamheden van de extern adviseur inzake de P&C en inzake de ombuigingen/kerntakendiscussie lopen tot eind maart 2025. Waarna zijn betrokkenheid voor het vervolg van de trajecten P&C en ombuigingen/kerntakendiscussie in samenwerking met bestuur en organisatie opnieuw op basis van een opdrachtomschrijving zal worden beoordeeld. Kaders De Wet Financiële verhoudingen en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) vormen de kaders voor deze opdracht

1

Beoogd doel Kwalitatief goede financiële besluiten en financiële sturing van onze gemeente. Argumenten 1.1 Een quick-scan geeft een goed beeld van verbeterpotentieel Bij deze opdracht is er sprake van een grondige analyse, een uitgebreide rapportage en een afgewogen advies. De onderdelen waaruit de scan bestaat leest u onder het kopje vervolg. 1.2 Een externe adviseur bij ombuigingen/kerntaken geeft frisse blik Externe advisering/aansturing in samenwerking met college en ambtelijke organisatie wordt noodzakelijk geacht om adequate en tijdige invulling te geven aan de ombuigingen en het in gang zetten van de kerntakendiscussie. 1.2.1 Een externe adviseur heeft open onafhankelijke blik We kiezen ervoor om de scan en ondersteuning uit te laten voeren door een externe adviseur. Dit vanwege de onafhankelijke, niet vooringenomen blik, de nieuwe expertise en het ontbreken van interne capaciteit. 1.3 Er is binnen de bestaande budgetten geen ruimte voor de P&C scan en ondersteuning ombuigingen/kerntakendiscussie De kosten voor de P&C-scan en ondersteuning ombuigingen /kerntakendiscussie bedragen € 23.600. Omdat er geen budget beschikbaar is vragen wij u om de kosten ten laste te brengen van de algemene reserve. 1.4 / 1.5 Vanwege de verbinding tussen de verbetering van de P&C-cyclus en het ombuigingstraject is ondersteuning noodzakelijk De kosten voor ondersteuning bedragen € 9.600.

Omdat er geen budget beschikbaar is vragen wij u om de kosten ten laste te brengen van de algemene reserve. Kanttekeningen (risico's en nadelen) 1.1 Wordt de raad betrokken in dit proces? Een vertegenwoordiging van de raad neemt plaats in de stuurgroep. De stuurgroep is verantwoordelijk voor het toezien op de voortgang van het project, het goedkeuren van de tussenresultaten en het beoordelen van de eindrapportage. 1.2. Is er voldoende beschikbaarheid van informatie, betrokkenheid en veranderbereidheid? Binnen de organisatie is er volop bereidheid om mee te werken aan dit proces. Natuurlijk vraagt het tijd en gezien de krappe bezetting geeft dat uitdagingen. Onze organisatievisie Slim samenspel richt zich op hoe we zaken, slimmer, beter en met meer focus uit kunnen voeren. De P&C scan gaat daar aan bijdragen. De medewerkers gaan er van uit dat gevonden verbeteringen het werk aangenamer en eenvoudiger kunnen maken en bij gaan dragen aan mooie resultaten. Medewerkers worden betrokken bij de scan en gevraagd om mee te denken aan verbetermogelijkheden. Dit draagt bij aan de veranderbereidheid. Aanvullende financiële notities Zie beslispunt 3 en 5. Vervolg De quick-scan wordt uitgevoerd in 4 fasen met als beoogde eindfase eind februari 2025: 1. Voorbereiding (kick-off, documentenanalyse, analyse van de betrokkenen in het P&C proces) 2.

Inventarisatie en analyse (interviews, procesanalyse en tool en systeemanalyse) 3. Bevindingen en conclusies (overzicht sterkte/zwakte, analyse bestaande en gewenste situatie) 4. Rapportage en advies (opstellen rapport, terugkoppelingssessie, actieplan) Gevolgd door presentaties aan organisatie, college en raad

2

De betrokkenheid van dhr Minks bij de bestuurlijke en ambtelijk ondersteuning van de ombuigingen en kerntakendiscussie heeft als beoogde eindfase eind maart 2025. Bijlagen Bijlage 1: opdrachtformulering P&C scan

3