Raadsvoorstel Plan van Aanpak en Plan van Eisen accountant

Bestuurlijk Voorstel raad

Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: 29 september 2022 : Robbert de Jong :: Gemeenteraad Rhenen, werkgroep Aanbesteding accountant : Gemeenteraad Rhenen : Openbaar : Aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026

Voorstel: De gemeenteraad besluit de offerteaanvraag aanbesteding accountantsdiensten 2023-2024-20252026, waarin is opgenomen het programma van eisen en de gunningscriteria, vast te stellen, met de mogelijkheid van een verlenging van twee keer twee jaar. Aanleiding / voorgeschiedenis Het contract met onze huidige accountant loopt tot en met boekjaar 2022 en is niet meer verlengbaar. Er moet daarom een nieuwe accountant worden benoemd met ingang van boekjaar 2023. Hiervoor dient een Europese aanbestedingsprocedure te worden gevolgd. De werkgroep aanbesteding accountant bereidt de aanbesteding voor en is betrokken bij de totstandkoming van het programma van eisen. De raad stelt de offerteaanvraag (programma van eisen) vast en benoemt uiteindelijk de accountant. Dat is vastgelegd in de Gemeentewet en onze controleverordening. Kaders De periode waarvoor offerte wordt aangevraagd wijkt af van de termijn zoals is opgenomen in de controleverordening gemeente Rhenen uit 2019. In deze Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Rhenen (zoals vastgesteld in de raadvergadering van februari 2020) staat: Artikel 2. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming geschiedt voor een periode van minimaal drie jaar.

Na afloop van de contractperiode kan de raad besluiten om het contract jaarlijks één jaar te verlengen. De werkgroep adviseert de gemeenteraad het artikel conform het voorstel in vullen zodat de gemeenteraad bij wederzijdse instemming de termijn twee keer kan verlengen met twee jaar. Hierdoor zit een nieuwe aanbesteding niet in de weg bij volgende verkiezingen. Beoogd effect Start van de aanbestedingsprocedure voor een nieuwe accountant.

Argumenten 1.1. De offerteaanvraag bevat het programma van eisen. Het programma van eisen voor aanbesteding van de accountantscontrole maakt onderdeel uit van de ter vaststelling voorgelegde offerteaanvraag. Deze aanvraag bevat daarnaast de noodzakelijke informatie ten aanzien van de offerteprocedure en de gunningscriteria. 1.2. Vaststelling van de offerteaanvraag is de start van de aanbestedingsprocedure. Het vaststellen van de offerteaanvraag is noodzakelijk om de aanbestedingsprocedure en selectie van een accountant te kunnen starten. Na het doorlopen van de offerteprocedure volgt benoeming van de accountant. Dat is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Hiervoor ontvangt u voor de raadvergadering van maart 2023 een raadsvoorstel. Risico’s Er bestaat een risico dat er geen of slechts een enkele accountant inschrijft voor de Europese aanbesteding. Hierdoor zal de keuze beperkt worden, maar we hebben hier geen invloed op. Er is een traject ingezet voor een wetswijziging waar met ingang van de jaarrekening 2023 de rechtmatigheidsverklaring van het college komt. Deze wet is nog niet bekrachtigd in de Eerste Kamer en is dus nog onzeker. De offerteaanvraag gaat ervan uit dat dat de wet wordt aangenomen en van kracht is in 2023. Financiële gevolgen Dit raadsvoorstel heeft geen specifieke financiële gevolgen. In de begroting is budget opgenomen voor accountantskosten.

Als na de aanbesteding blijkt dat aanpassing van dit budget noodzakelijk is, dan wordt dit meegenomen in de voorjaarsrapportage 2023. Personele gevolgen n.v.t. Duurzaamheid n.v.t. Participatie Dit voorstel is voorbereid door de werkgroep Aanbesteding accountant. De werkgroep bestaat uit de raadsleden C. Folmer, L. Schenk en B. van der Tang en wordt daarbij ambtelijk ondersteund. De werkgroep stemt haar werkzaamheden af met het Presidium en met de Commissie Bestuur en Financiën. Communicatie De communicatiemomenten zijn opgenomen in het Plan van Aanpak. De werkgroep staat voor een transparante werkwijze en stemt haar werkzaamheden inhoudelijk af met de Commissie Bestuur & Financiën en stemt indien nodig verder af met het Presidium. Vervolgprocedure  De Europese aanbesteding wordt in werking gesteld.  De werkgroep beoordeelt de ingediende offertes en presentaties en wordt daarbij ambtelijk ondersteund.  Definitieve gunning door de raad is gepland in de raadsvergadering van maart 2023.

Bijlagen Bijlage 1 - Aanbesteding accountantscontrole - programma van eisen - 2023-2026 Bijlage 2 - Aanbesteding accountantscontrole - gunningscriteria Bijlage 3 - Aanbesteding accountantscontrole - concept raadsbesluit