Raadsvoorstel nieuwe juridische structuur Sportservice Rhenen

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: : : : : : :

7 november 2023 José den Boer en Jaap Sutmuller 1149226 Dick Poortinga Gemeenteraad Rhenen Openbaar Vaststellen nieuwe juridische structuur Sportservice Rhenen

Het college besluit: 1. een ontwerpbesluit tot deelname in de Stichting Sportservice de Vallei governance structuur vast te stellen; 2. wethouder Boerkamp voor te dragen aan de Stichting Sportservice de Vallei als bestuurder namens de gemeente Rhenen; 3. de raad in de gelegenheid te stellen zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen over het ontwerpbesluit. De gemeenteraad besluit: 4. kennis te nemen van het ontwerpbesluit tot deelname in de Stichting Sportservice de Vallei governance structuur; 5. geen wensen en bedenkingen in te dienen op de voorgenomen deelname in de Stichting Sportservice de Vallei governance structuur.

Aanleiding / voorgeschiedenis Sinds 2015 verzorgt Sportservice Rhenen de inzet van buurtsportcoaches Gemeente Rhenen werkt samen met Sportservice Rhenen (onderdeel van Sportservice de Vallei) aan het bevorderen van de gezondheid van inwoners en aan leefbaarheid in de wijken. Medewerkers van Sportservice Rhenen werken als buurtsportcoaches en stimuleren bewegen & sport op school, in de buurt, bij sportverenigingen en organiseren sportevenementen. De overeenkomst met Sportservice Rhenen is onrechtmatig gebleken Over de inzet van de buurtsportcoaches zijn de afgelopen jaren afspraken gemaakt en vastgelegd in dienstverleningsovereenkomsten. Zie bijlage 1 voor de ondertekende overeenkomst 2022. Door twijfel over de rechtmatigheid is de conceptdienstverleningsovereenkomst 2023 intern voorgelegd aan de inkoopadviseur en extern voor juridisch advies. De conclusie is dat de dienstenverleningsovereenkomst met Sportservice in strijd wordt geacht met de aanbestedingswet. De gemeente had deze dienstverlening moeten aanbesteden.

1

Via Exilo is de accountant geïnformeerd over de situatie en verbetermaatregelen. Sportservice Rhenen heeft de dienstverlening in 2023 wel gecontinueerd en een voorstel gedaan voor een governancestructuur die de gemeente Ede hanteert om dezelfde reden. Volgens juridisch advies voldoet de governancestructuur Sportservice de Vallei aan de vereisten voor quasi-inbesteden bij toetreding van de gemeente Rhenen. Zie bijlage 2.

Een aanbestedingsjurist, ingeschakeld door gemeente Rhenen, heeft ook aangegeven dat de governancestructuur van de gemeente Ede een rechtmatige vorm van quasi-inbesteden is. Quasi-inbesteden biedt in deze situatie de beste en meest efficiënte oplossing binnen de kaders van rechtmatigheid We hebben gekeken naar 4 opties voor een rechtmatige juridische structuur, namelijk aanbesteden, subsidiëren, medewerkers in dienst nemen of quasi-inbesteden. De laatste lijkt de beste en eenvoudigste optie om het contract rechtmatig te maken: • Voor aanbesteden zijn meerdere partijen nodig. Aangezien de gemeente sinds 2015 naar volle tevredenheid met Sportservice samenwerkt, kennen wij geen andere lokale partijen die dit snel zouden kunnen oppakken. Quasi-inbesteden stelt gemeente Rhenen vrij van de aanbestedingsplicht. • Sportservice heeft diverse werkmaatschappijen (o.a. Sportservice Rhenen BV Sportservice Ede BV) Aanbesteden bij diverse werkmaatschappijen onder dezelfde holding is niet rechtmatig. • De relatie met Sportservice bestaat al sinds 2015, omdat we tevreden zijn over de dienstverlening. Wij willen deze continueren. Met quasi-inbesteden kunnen wij deze jarenlange relatie in stand houden. • Quasi-inbesteden biedt in deze situatie de beste en meest efficiënte oplossing binnen de kaders van rechtmatigheid.

2

Deze optie is daarom verder onderzocht Op ambtelijk en bestuurlijk niveau hebben we overleg gehad met gemeente Ede. De gemeente Ede heeft de governance destijds bewust zo opgezet, zodat ook andere gemeenten kunnen toetreden. In een bestuurlijk overleg heeft de gemeente Ede de toetreding van gemeente Rhenen verwelkomt. Het college van de gemeente Ede heeft op 20 februari 2018 uitgangspunten vastgesteld voor de goverance structuur. Een van de uitgangspunten was de andere gemeente in de gelegenheid te stellen gebruik te maken van deze regeling. Om die reden hoeft de gemeente Ede onze toetreding niet voor te leggen aan haar raad. Kaders Gemeentewet, Artikel 160, tweede lid Het college besluit slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Aanbestedingswet De Aanbestedingswet 2012 bevat diverse aanbestedingsvrijstellingen. In dit geval is de aanbestedingsvrijstelling ‘quasi-inbesteding’ van toepassing. Deze vrijstelling is opgenomen in artikel 2.24b Aanbestedingswet 2012.

Dat artikel bepaalt dat de aanbestedende dienst zonder voorafgaande aanbesteding overheidsopdrachten kan gunnen aan een rechtspersoon die door hem tezamen met andere aanbestedende diensten wordt gecontroleerd. Zie ook bijlage 2. Brede Regeling Combinatiefuncties 2023-2026 De inzet van de buurtsportcoaches wordt gefinancierd uit de Brede Regeling Combinatiefuncties. Met de komst van het Gezond en Actief Leven Akkoord (GALA) is er voor 2023-2026 één Specifieke Uitkering (SPUK) voor sport en bewegen, gezondheidsbevordering, cultuurparticipatie en versterken van de sociale basis. De Brede Regeling Combinatiefuncties is ondergebracht in deze brede SPUK. Beoogd effect • rechtmatigheid, geen aanbestedingsplicht voor de opdracht die we verstrekken aan Sportservice De Vallei • efficiency, voorkomen van aanbestedingsprocedures • continuïteit van de dienstverlening Argumenten 1.1

Door toe te treden tot de governance structuur wordt de gemeente Rhenen vrijgesteld van de aanbestedingsplicht ten aanzien van alle activiteiten die Sportservice de Vallei aanbiedt. Dit is de snelste manier om voor dit onderdeel uit de onrechtmatigheid te komen en blijven. De dienstverlening richt zich tot de buurtsportcoaches. Deze oplossing is rechtmatig, juridisch goed onderbouwd en geeft een veilige stabiele structuur voor samenwerking.

3

1.2 Gemeente Rhenen kan aansluiten bij de Stichting Sportservice de Vallei Bij het opzetten van de governance structuur Stichting de Vallei in 2019 is al rekening gehouden met toetreding door andere gemeenten. In het bestuurlijk overleg van 9 oktober 2023 heeft de gemeente Ede de toetreding van gemeente Rhenen verwelkomt. De goverance structuur is door de gemeente Ede zo ingericht dat toetreding van de gemeente Rhenen door het college van Ede en Rhenen afgehandeld kunnen worden. 1.3 Toetreding verbetert de regionale samenwerking De gemeente Ede heeft met deze opzet beoogd om de regionale samenwerking te vergroten, meer grip te behouden op specifieke dienstverlening en aanbesteding rechterlijke risico’s te verminderen. 1.4 Toetreden tot een bestaande governance constructie is eenvoudig De gemeente Rhenen hoeft niets op te tuigen en slechts toe te treden tot een constructie die bestaat sinds 2019. Alle voorbereidingen zijn bij het ontwerp van de constructie meegenomen zodat de gemeente Rhenen en andere food valley gemeenten toe kunnen treden. Toetreding vindt plaats door wijziging van de statuten. Deze statuten borgen de rechtmatigheid bij gedeelde verantwoordelijkheid. Zie paragraaf 2.13 van bijlage 2. 1.5 We creëren continuïteit in het belang van de inwoners van Rhenen we kunnen langdurige overeenkomsten afsluiten met Sportservice Rhenen.

We zijn tevreden over de samenwerking met Sportservice Rhenen. De buurtsportcoaches hebben vertrouwen opgebouwd bij ons als opdrachtgever, maar ook bij inwoners en samenwerkingspartners. Voor de continuïteit is het dan ook wenselijk de samenwerking met dezelfde partner voort te zetten in plaats van periodieke aanbestedingen. 2.1 De wethouder financiën ziet toe op juiste scheiding van beleid De gemeente Ede heeft bewust gekozen om de bestuursfunctie in de stichting bij de portefeuillehouder financiën te beleggen. De gemeente Rhenen wil dit voorbeeld volgen om goed onderscheid te houden in enerzijds het sportbeleid en anderzijds het financiële beleid. Door de wethouder financiën plaats te laten nemen in de stichting kan de wethouder sport zijn functie onafhankelijk uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot sport. Quasi-inbesteden valt onder inkopen en aanbesteden. Inkoop zit in de portefeuille van de wethouder financiën. De wethouder die toetreedt tot de stichting oefent structureel en functioneel toezicht uit op de financiële, juridische en bestuurlijke kant van de stichting. Deze activiteiten horen bij een wethouder financiën. 3.1 De raad kan een zienswijze indienen De raad heeft de bevoegdheid wensen en bedenkingen naar voren te brengen conform Gemeentewet artikel 160 tweede lid.

Hierin staat dat het besluit tot deelname in een Stichting alleen kan worden genomen nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

4

Risico’s en nadelen 1.1 Nieuwe werkvorm voor samenwerking Zoals bij de argumenten aangegeven is het toetreden tot governance constructie risicoarm. Wij zetten zelf niets op maar treden toe tot een bestaande constructie die al 5 jaar goed functioneert. 1.2 Vaste relatie met Sportservice De gemeente Rhenen is niet blijvend gebonden aan deze constructie. Mocht voor de gemeente Rhenen aanleiding zijn om niet langer deel te nemen dan hoeven slechts de statuten gewijzigd te worden. 1.3 Gedeelde zeggenschap met Ede De zeggenschap staat benoemd in de statuten en is afgebakend (zie artikel 2.13). Met andere woorden, zo zal de gemeente Rhenen wel zeggenschap hebben over Sportservice Rhenen BV maar niet over bijvoorbeeld het zwembad van Ede. 1.4 Geen andere partijen Gemeente Rhenen heeft geen signalen ontvangen dat andere partijen geïnteresseerd zijn in het aanbieden van deze dienstverlening. Financiële toelichting De uitgaven aan de inzet van de buurtsportcoaches zal met deze constructie niet anders worden dan het nu is. Er zullen notariskosten zijn voor de wijzigingen van de statuten van de stichting maar deze kosten zijn relatief laag en hiervoor is dekking binnen het budget voor inkoop.

Personele gevolgen Niet van toepassing Duurzaamheid Niet van toepassing Participatie Dit advies is tot stand gekomen in samenwerking met maatschappelijke partners zoals gemeente Ede en Sportservice de Vallei. Communicatie Zie vervolgprocedure Vervolgprocedure Zie gemeentewet. Na de raadsvergadering van 19 december 2023 besluit het college tot deelname in Stichting Sportservice de Vallei. Na dit besluit treedt de wethouder financiën toe tot deze stichting. Bijlagen: Bijlage 1: Ondertekende dienstverleningsovereenkomst met Sportservice Rhenen 2022 Bijlage 2: Toelichting structuur Sportservice de Vallei quasi inbesteding 15 september 2023

5