Raadsvoorstel MFG Rhenen voldoen aan rechtmatigheidseisen

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: : : : : : :

29 oktober 2024 Guido Uland 1184584 B. Fintelman Gemeenteraad Rhenen Openbaar MFG Rhenen voldoen aan rechtmatigheidseisen.

Voorstel: De gemeenteraad besluit: 1. het investeringskrediet technisch aan te passen in €15.871.500 in plaats van € 14.000.000 met gelijkblijvende kapitaallasten; 2. de lasten 2024 van € 140.000 inclusief btw van de blaashal ten laste van het resultaat 2024 (i.p.v. investering) te brengen; 3. de lasten 2025 voor € 80.000 inclusief btw van de blaashal te verwerken ten laste van het resultaat 2025; 4. een bedrag van € 205.000 uit het exploitatiebudget 2025 bedoeld voor het MFG Rhenen ten gunste te brengen van het resultaat 2025;

5. beslispunten 1 t/m 4 als wijziging van de begroting 2024 en 2025 te laten verwerken.

Inleiding Naar aanleiding van financieel overleg rondom het MFG Rhenen is een omissie in de besluitvorming naar voren gekomen. Het investeringskrediet voor het MFG Rhenen sluit in de kredietadministratie niet aan met de gegevens van het totale project. Dit is veroorzaakt doordat het eerste krediet (startpositie) niet is gewijzigd nadat de aanbesteding definitief was. De verhouding tussen kapitaallasten en onderhoud en exploitatielasten is door de aanbesteding veranderd. Dit heeft geen invloed op de totale lasten in de exploitatie, wel op de rechtmatigheid van de nog te betalen uitgaven. Hiervoor vragen we een ophoging van het investeringskrediet aan. Ook is naar voren gekomen dat de kosten die voortkomen uit het plaatsen van de blaashal niet mogen worden geactiveerd volgens het Besluit, Begroten en Verantwoorden (BBV). Het zijn namelijk geen vervaardigingskosten. Dit betekent dat de kosten in de exploitatie moeten worden verwerkt. Uw raad heeft naast het oorspronkelijke kader van € 700.000 waar dit voorstel over gaat ook aanvullende besluitvorming genomen. Dit betreft de prijsindexatie n.a.v. de Oekraïne oorlog, de aanschaf van een Accu t.b.v. netcongestie en de hellingbaan. Deze hebben geen invloed op dit besluit.

Nadere info vindt u onder kopje “aanvullende financiële notities” Kaders Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Beoogd doel De investering en exploitatie uitgaven rechtmatig verantwoorden.

1

Argumenten 1.1 We geven niet meer geld uit dan door u vastgesteld Dit is een financieel technisch voorstel om te zorgen dat de projectadministratie aansluit met de daadwerkelijke uitkomst van de aanbesteding. Er wordt niet meer geld jaarlijks uitgegeven dan u eerder heeft vastgesteld. 1.2 Het investeringskrediet voldoet hiermee aan de aanbestedingsvoorwaarden Op 15 december 2020 heeft uw raad een jaarlijks bedrag van € 700.000 (prijspeil 2021) ter beschikking gesteld voor de bouw van het MFG Rhenen. Op 2 november 2021 heeft uw raad een investeringskrediet van € 14.000.000 ter beschikking gesteld. Deze startpositie was gebaseerd op een inschatting van de verdeling bij de aanbesteding van het beschikbaar bedrag van € 700.000 in kapitaallasten van € 470.000, een onderhoudsdeel en exploitatiebijdrage samen € 230.000. Op dat moment was de aanbesteding nog niet afgelopen. In november 2021 (na vaststelling investeringskrediet) hebben de partijen die mee deden in de aanbesteding gevraagd om een verhoging van de kapitaallasten. Deze is uiteindelijk € 508.529 geworden. Het beschikbare deel voor onderhoud en exploitatie werd daarmee € 191.471. Verzuimd is het verschil van € 1.871.500 als extra investeringskrediet te vragen. Gedekt door het verschil tussen de inschatting van € 470.000 en uiteindelijk gevraagde € 508.529. Met dit voorstel corrigeren we deze stap.

Onder het kopje aanvullende notitie financiën is ter verduidelijking in een overzicht naast elkaar gezet. 1.3 Een uiterste consequentie is een mogelijke bouwstop Doordat het college niet rechtmatig het geld kan uitgeven, zou het gevolg een bouwstop kunnen zijn. Overigens ontslaat dit de gemeente niet van haar verplichtingen richting de projectontwikkelaar. 2.1

De kosten van de tijdelijke blaashal mogen volgens het Besluit, Begroting en Verantwoording(BBV) niet tot de investering worden gerekend Alle kosten die te maken hebben met de installatie en huur van de blaashal, voor het tijdelijk vervangen van de sporthal, zijn volgens het BBV geen vervaardigingskosten van het MFG Rhenen. En mogen dus niet als investering worden opgenomen. Als we deze wel activeren als investering dan voldoet dit niet aan het rechtmatigheidsaspect. Om te voldoen aan de rechtmatigheid, moeten de kosten terechtkomen in de exploitatie. Hiermee worden ze dus niet geactiveerd als investering. Voor 2024 is dit een bedrag van ongeveer € 140.000 die ten laste komt van de exploitatie. 2.2 De btw is kostenverhogend omdat ze sport gerelateerd zijn Omdat de investering en exploitatie van het MFG Rhenen via een commerciële exploitant gaat mag je de btw verrekenen. Is het een exploitatie uitgave bij de gemeente dan kun je btw niet verrekenen. Dit laatste is het geval nu het niet geactiveerd als investering mag worden. 2.3 Het verwerken van dit voorstel leidt nu tot een meevaller op de post onvoorzien In de informatienota van 30 april 2024 was een bedrag van € 200.000 opgenomen voor de lasten van de blaashal. Door het niet mogen opvoeren als investering vervalt deze post. Dit betekent dat de winstwaarschuwing niet plaatsvindt.

Wel ontvangt u binnenkort een aanvullende informatienota over een aanvullende voorwaarde van Stedin over het gebruik van de elektriciteitsaansluiting. 2.4 Dekking uit het exploitatiebudget 2025 is mogelijk doordat deze voor het gehele bedrag al in de jaarschijf 2025 is opgenomen 3.1 Dezelfde argumenten gelden ook voor 2025. Dit betekent dat de kosten terechtkomen in de exploitatie. En ze niet kunnen worden geactiveerd als investering. Voor 2025 is dit een bedrag van ongeveer € 80.000 welke ten laste komt van de exploitatie. 4.1 Dekking uit het exploitatiebudget 2025 is mogelijk doordat deze voor het gehele bedrag al in de jaarschijf 2025 is opgenomen

2

Er blijft een saldo van ongeveer € 15.000 welke ten laste komt van de exploitatiebudget sport algemeen in het jaar 2025. Kanttekeningen (risico's en nadelen) N.v.t. Aanvullende financiële notities Onderstaande tabel is op prijspeil 2021

Investeringskrediet

Voorstel 2-11-2021 Voorstel nu € 14.000.000 € 15.871.500

Bijkomende lasten Kapitaallasten Exploitatie en onderhoud

€ €

470.000 230.000

€ €

508.529 191.471

Totaal lasten (besluit 15-12-2020)

€

700.000

€

700.000

Aanvullende besluiten besluit

Kosten buitenruimte Kosten inhuur Inflatie oekraine Netcongestie Luie trap

2-11-2021 2-11-2021 16-8-2022 4-7-2023 29-9-2022

Bedrag Kapitaallasten Onderhoudskosten € 330.000,00 € 11.000,00 € € 320.000,00 € 10.000,00 € € 900.000,00 € 30.000,00 € € 725.000,00 € 35.000,00 € 10.000,00 € 60.000,00 € 2.500,00 € -

Vervolg Vervolgstappen Na uw besluit, worden de besluiten verwerkt in de administratie

3