Raadsvoorstel MFG Rhenen gevolgen claimrecht door oorlog Oekraïne

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: : : : : : :

20 september 2022 Guido Uland 1007728 B. Fintelman Gemeenteraad Rhenen Openbaar MFG Rhenen gevolgen claimrecht door oorlog Oekraïne

Voorstel: De gemeenteraad besluit: 1. de afspraak met Wind Design & Build om de investering te indexeren met 6% vaste prijs/einde bouw bovenop het bedrag zoals vastgesteld bij gunning van 9 maart 2022; 2. als gevolg van de prijsindexering onder punt 1. een aanvullend investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 900.000; 3. de kapitaallasten (afschrijving en rente) vanaf 2025 structureel te verhogen met € 30.000; 4. de hogere kapitaallasten onder punt 3. te dekken uit de stelpost prijsinflatie; 5. de lasten en de dekking te verwerken als wijziging van de nog vast te stellen begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026. Aanleiding/ korte voorgeschiedenis In december 2020 zijn de kaders van de aanbesteding t.b.v. de vervanging van de bestaande locaties ’t Gastland en Westpoort in de raad vastgesteld. Daarnaast is er op 9 november 2021 een aanvullend krediet met bijbehorende exploitatiekosten vastgesteld. Op 9 maart 2022 is de aanbesteding definitief gegund. Waarbij opgemerkt dat de prijs vast is, namelijk vallend binnen de exploitatiekosten van € 700.000 plus de exploitatiekosten van het aanvullend krediet. De gegunde combinatie is Wind Design & Build voor de bouw in combinatie met Sportfondsen/Laco voor exploitatie en onderhoud van het MFG. De afgegeven prijs voor de bouw heeft als prijspeil 1 januari 2022 met een opgenomen indexering van 4% vaste prijs, einde bouw.

Prijsstijgingen zoals opgenomen in de algemene voorwaarden UAV-GV 2005 Op 24 februari 2022 is de oorlog tussen Rusland en Oekraïne uitgebroken. De prijsstijgingen waarmee we ten gevolge van de oorlog in Oekraïne zijn geconfronteerd, waren, op het moment van inschrijving (27 december 2021) niet in te schatten, laat staan te voorkomen. Aannemers zijn wat dat betreft inkoop afhankelijk van leveranciers en fabrikanten en – meer in zijn algemeenheid – van de ‘wereldmarkt’ aan de hand waarvan prijzen worden vastgesteld. Dergelijke prijsstijgingen komen over het algemeen voor een aannemer als een verrassing. Deze kunnen dus redelijkerwijs niet door de aannemer worden voorkomen. Op de overeenkomst tussen de Gemeente Rhenen en Wind Groep zijn de voorwaarden uit de UAV-GC 2005 van toepassing. Hierin is deze situatie als volgt beschreven: § 44 lid 1 sub c – onvoorziene omstandigheden: ‘Behoudens het bepaalde in § 45 heeft de Opdrachtnemer uitsluitend recht op indien: (..) (c) zich een onvoorziene omstandigheid voordoet van dien aard dat de Opdrachtgever naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid niet mag verwachten dat de Overeenkomst ongewijzigd in stand blijft.’

1

Omdat de oorlog als onvoorziene omstandigheid wordt gezien heeft de opdrachtnemer conform de UAV-GC recht op kostenvergoeding en/of termijn verlenging. Het is daarom van belang sluitende afspraken te maken over de verrekening daarvan. Hiermee ontstaat duidelijkheid en voorkom je discussie achteraf. Bij de inschrijving heeft Wind Groep reeds rekening gehouden met reguliere prijsstijgingen. Algemeen wordt een prijsstijging van meer dan 5% als aanzienlijk beschouwd. Met prijsstijgingen boven de 5% hoeft de aannemer dus redelijkerwijs in zijn aanbieding geen rekening te houden. In de aanbieding heeft Wind Groep rekening gehouden met circa 4% aan stijgingen over het gehele werk. Maar heeft aangeven een prijsstijging van 5% voor eigen rekening te nemen. In de afgelopen maanden na gunning zijn we begonnen met de uitvoering en het proces rondom ondertekening van de bijbehorende contracten. T.a.v. de exploitant zijn de contracten teken klaar, maar vanwege de verbinding met de bouwkosten en daarbij behorende kapitaallasten waren we nog in onderhandeling met de aannemer. We hebben drie voorstellen besproken met de projectontwikkelaar/aannemer. Voor de volledigheid worden deze hieronder genoemd. Voorstel 1 en 2 zijn mondeling besproken. Voorstel 1 We delen een eventuele prijsstijging en nemen ieder 50% voor rekening.

Voorstel 2 Als reactie hierop werd een lumpsum gevraagd, we hebben 5% geboden. Dit werd net als voorstel 1 afgewezen. Voorstel 3 Omdat we het risico wilden afdichten voor de gemeente hebben we een laatste voorstel gedaan die bestond uit een combinatie van 1 en 2 met bijhorende voorwaarden. (zie bijlage 1) Uiteindelijk heeft bij bespreking van voorstel 3 Wind Design & Build gevraagd om een 6% prijsstijging vaste prijs einde project. In de praktijk betekent dit afgerond € 900.000 bij de investering uit de aanbesteding. De bijbehorende jaarlijkse kapitaallast is bij annuïteit afgerond € 30.000 als jaarlijkse extra last in de exploitatie (gehele project is annuïtair). Kaders De gemeenteraad heeft het budgetrecht. Omdat de wijziging in de bouwkosten financiële gevolgen heeft in de exploitatie is conform de financiële verordening de gemeenteraad die toestemming geeft voor de afgesproken indexering met Wind Design & Build. Beoogd effect Het realiseren van een vaste prijs einde werk voor het MFG Rhenen en daarmee ondertekening van de contracten op 21 september 2022 behorend bij de aanbesteding zoals gegund op 9 maart 2022.

Argumenten 1.1 Om te kunnen overgaan tot definitieve ondertekening van de contracten Bij de aanbestedingsstukken zitten contracten opgesteld door onze adviseur die tot op heden nog niet zijn getekend door de gegunde partijen vanwege het nog niet komen tot een overeenkomst m.b.t. de indexering. T.a.v. het contract met Sportfondsen zijn er geen belemmering, echter de contracten hebben wel verschillende relaties met elkaar. O.a. de huursom die gebaseerd is op de investeringssom. 1.2 Zodat beide partijen weten welke middelen beschikbaar zijn en benodigd zijn om het nieuwe MFG Rhenen te realiseren. Door dit besluit te nemen weten opdrachtnemer en opdrachtgever (gemeente) waar ze aan toe zijn en kunnen ze verder met het proces van voorbereiding en realisatie. 2

2.1

Door het krediet en de exploitatie te verhogen kunnen we rechtmatig verder met het voorstel

Risico’s en nadelen 1.1 De gemeenteraad gaat niet akkoord met de voorgestelde indexering Indien de gemeenteraad niet akkoord gaat met de voorgestelde indexering kan er opnieuw worden onderhandeld, echter wij schatten in geen gunstiger resultaat te behalen. Wel zal dan het proces van realisatie in gevaar komen, omdat de opdrachtnemer geen contracten kan afsluiten met onderaannemers. Dit leidt tot extra kosten in de tijd gezien. Op dit moment is het hele voorstel gericht op bouwen in augustus 2023. De voorbereiding is naar verwachting afgerond in juli 2023. Financiële toelichting De gevraagde 6% prijsontwikkeling extra leidt tot een investering van afgerond € 900.000. De bijbehorende kapitaallasten (afschrijving en rente) bedragen structureel € 30.000. Met de toename van de structurele lasten wordt het afgesproken budget plafond voor het project van € 700.000 overschreden. Dekking van de structurele lasten kan plaatsvinden uit de stelpost prijsinflatie die in de begroting 2023 en de meerjarenraming 2024-2026 is opgenomen. De exploitatiekosten die onderdeel uitmaken van de € 700.000 worden jaarlijks geïndexeerd, zoals vastgelegd in het contract met de exploitant, door wijziging van de begroting. Dit deel is geen onderdeel van dit voorstel en behoeft geen correctie. Personele gevolgen Dit besluit heeft geen personele gevolgen. Duurzaamheid Is niet van toepassing t.a.v.

dit voorstel. Bij de aanbesteding is hier rekening mee gehouden. Participatie De gekozen indexering is in overleg met Wind Design & Build en het projectteam ondersteunt door Financiën vanuit de gemeente tot stand gekomen. Communicatie Het besluit is vertrouwelijk tot aan akkoord van het raadsvoorstel op 20 september. Na besluitvorming wordt middels een persbericht in combinatie met definitieve ondertekening van de bijbehorende contracten bij de aanbesteding voor bouw en exploitatie van het MFGR Rhenen het besluit openbaar gemaakt. Vervolgprocedure Ondertekening van de contracten en verdere uitvoering van de voorbereiding van de bouw vindt daarna plaats. De bouw vindt vanaf augustus 2023 plaats. En is gereed in 2025. Bijlagen: Bijlage 1 – Voorstel 3 indexeringsafspraken

3