Raadsvoorstel Kadernota RAZU 2025

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: : : : : : :

15 december 2023 Jan Brugman 1152591 drs. J.A. van der Pas Gemeenteraad Rhenen Openbaar Kadernota RAZU 2025

Voorstel: De gemeenteraad besluit: 1. in te stemmen met de kadernota 2025 Regionaal Archief Zuid-Utrecht; 2. een zienswijze in te dienen bij het bestuur van het RAZU; 3. de structurele financiële gevolgen te verwerken in de perspectiefnota 2025. Aanleiding/ korte voorgeschiedenis Bestuur en directie van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) verzoeken de gemeente Rhenen om in te stemmen met de ontwerp kadernota RAZU 2025. De kadernota geeft het financiële beleid van het RAZU weer met de belangrijkste beleidsmatige en financiële uitgangspunten voor het begrotingsjaar 2025 (zie bijlagen 1 en 2). De gemeente Rhenen is deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief ZuidUtrecht met de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede. Het RAZU is regionaal centrum voor historie en erfgoed in het zuidelijk deel van deze provincie. Doelstelling van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is het uitvoering geven aan archiefwetgeving. Daartoe verzorgt het RAZU het beheer van een gevarieerde collectie aan historische bronnen. Archiefstukken zijn digitaal of fysiek in te zien via de website en/ of op de studiezaal in Wijk. Onze gemeente heeft baat bij het reguliere toezicht vanuit archiefwetgeving en de adviezen vanuit het RAZU op het gemeentelijke informatie- en archiefbeheer.

Daarvan maken wij gebruik bij het ontwikkelen van onze digitale informatiehuishouding en met het oog op ‘digitaal duurzaam’ archiefbeheer. De digitale duurzaamheid – houdbaarheid van digitale gegevens op langere termijn – is nadrukkelijk van belang voor de informatie die onze gemeente voor de toekomst dient te bewaren. Dit vraagt om de nodige inzet en investeringen van deelnemende gemeenten. De inrichting van een edepot is een archief-wettelijke taak en is gericht op digitaal duurzame toegankelijkheid van documenten. Begin 2025 beschikt het RAZU over een e-depotvoorziening, ingericht in lijn met de informatiekundige principes van Common Ground. Vanaf dan kan het RAZU starten met het opnemen van digitaal archief van deelnemende gemeenten. Kaders Conform de gemeenschappelijke regeling dient onze raad akkoord te gaan met de kadernota. Beoogd effect Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht stelt jaarlijks een kadernota op waarmee zij de gemeenten een doorkijk geeft van haar financiële beleidslijnen.

1

Argumenten 1.1. De instemming van de deelnemende gemeenten met de kadernota stelt het regionaal archief in staat om haar doelstellingen te realiseren. Ambities en actuele doelen van het RAZU komen tot uiting in haar meerjarenbeleidsplan voor de periode 2024-2027. Door vaststelling van de kadernota kunnen deze worden gerealiseerd. 1.2 De kadernota biedt op hoofdlijnen een weergave van het financiële beleid van het RAZU. Het uitgangspunt van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is om behoudend en realistisch te begroten. Voor de deelnemende RAZU-gemeenten wordt een lastenverzwaring als gevolg van indexatie van lonen en prijzen zo beperkt mogelijk gehouden. Deze kadernota laat een billijke verhoging van de bijdragen van deelnemende gemeenten zien. Risico’s Er zijn geen relevante risico’s aan de orde. Financiële toelichting Deze kadernota biedt een financiële doorkijk naar komende jaren, tevens wat betreft de bijdragen vanuit de zes deelnemende gemeenten. De kadernota RAZU 2025 gaat voor onze gemeente uit van een bijdrage van € 150.056. In vergelijking met de bijdrage 2024 is dat een toename van € 10.500. Deze bedragen worden verwerkt in de perspectiefnota 2025. Personele gevolgen De afgelopen jaren is de formatie van de RAZU uitgebreid. De kadernota heeft geen personele gevolgen. Duurzaamheid Niet van toepassing.

Participatie Er heeft in deze geen participatie met inwoners plaatsgevonden. Communicatie Bestuur en gemeentearchivaris van het RAZU worden op de hoogte gesteld van de besluitvorming. Bijlagen: Bijlage 1: Kadernota RAZU 2025 Bijlage 2: Begeleidende brief RAZU aan raad bij kadernota Bijlage 3: Zienswijze op kadernota

2