Raadsvoorstel Kadernota RAZU 2024

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: : : : : : :

5 januari 2023 Jan Brugman 1050826 drs. J.A. van der Pas Gemeenteraad Rhenen Openbaar Kadernota RAZU 2024

Voorstel: De gemeenteraad besluit: 1. in te stemmen met de kadernota 2024 Regionaal Archief Zuid-Utrecht; 2. geen zienswijze in te dienen bij het bestuur van het RAZU; 3. de structurele financiële gevolgen te verwerken in de perspectiefnota 2024.

Aanleiding/ voorgeschiedenis Bestuur en directie van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) verzoeken de gemeente Rhenen om in te stemmen met de kadernota RAZU 2024. De kadernota geeft de hoofdlijnen weer van het financiële beleid van het RAZU . De gemeente Rhenen is met de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). Het RAZU verzorgt het beheer van een gevarieerde collectie aan historische bronnen voor haar regionale werkgebied. Deze archiefstukken zijn digitaal of fysiek in te zien via de website www.razu.nl en/ of op haar studiezaal in Wijk. Het RAZU is regionaal centrum voor historie en erfgoed in het zuidelijk deel van deze provincie. Onze gemeente heeft baat bij het reguliere toezicht vanuit archiefwetgeving en de adviezen vanuit het RAZU op het gemeentelijke informatie- en archiefbeheer. Daarvan maken wij dankbaar gebruik bij het ontwikkelen van onze digitale informatiehuishouding en met het oog op ‘digitaal duurzaam’ archiefbeheer. Digitale duurzaamheid – de houdbaarheid van digitale gegevens op langere termijn – is nadrukkelijk van belang voor de informatie die onze gemeente voor de toekomst dient te bewaren. Kaders Conform de gemeenschappelijke regeling dient onze raad akkoord te gaan met de kadernota RAZU.

Beoogd effect Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht stelt jaarlijks een kadernota op, waarmee zij de deelnemende gemeenten een doorkijk geeft van haar financiële beleidslijnen. Argumenten 1.1 De kadernota biedt een weergave van het financiële beleid van het RAZU. De instemming van de deelnemende gemeenten stelt het regionaal archief in staat om haar doelen te realiseren.

1

Onvermijdelijk is het belang van digitaal duurzaam informatiebeheer. Dit vraagt om de nodige inzet en investeringen van de deelnemende gemeenten. Het RAZU zet in op het gebied van digitale dienstverlening en digitaal archiefbeheer. Het RAZU richt een e-depotvoorziening in vanuit richtlijnen van de VNG over de informatiekundige visie Common Ground. De inrichting van een e-depot is een archief-wettelijke taak en is gericht op digitaal duurzame toegankelijkheid van documenten. De digitale ambities van het RAZU komen tot uiting in haar beleid, missie en visie. Vanuit haar wettelijke taken doet zij de nodige nieuwe investeringen, waardoor het jaarbudget gestaag groeit. De totale jaarlijkse bijdrage zal voor haar deelnemende gemeenten aanzienlijk toenemen. Risico’s Er zijn geen relevante risico’s aan de orde. Financiële gevolgen Deze kadernota biedt een financiële doorkijk naar komende jaren, ook wat betreft de bijdragen vanuit de zes deelnemende gemeenten. De kadernota RAZU 2024 gaat voor onze gemeente uit van een bijdrage van € 131.500. In vergelijking met de bijdrage 2023 is dat een toename van € 23.000. De oorzaken van deze stijging zijn: a. loonindexering: gewijzigd uitgangspunt indexering loonkosten (6,4%) : € 5.300 b. formatie-uitbreiding: stapsgewijze uitbreiding van 2 fte; benodigd voor e-depot en beheer digitaal archief (toename in 2024 is 1,06 fte) : € 7.200 c.

prijsindexering: gewijzigd uitgangspunt en hogere indexering (9%) : € 10.500 Met deze kadernota wordt voor het eerst een loonindexering toegepast in situaties waarin er nog geen CAO is. Ook het uitgangspunt voor de prijsindexering is gewijzigd. De reden hiervoor is de opdracht vanuit deelnemende gemeenten om eenzelfde wijze van indexeren van lonen en prijzen toe te passen zoals deze gebruikelijk is bij de gemeenten. De hogere lasten van de loon- en prijsindexeringen (punten a. en c.) worden gedekt uit de stelpost die hiervoor in onze begroting 2023 en de meerjarenraming is opgenomen. De lasten die samenhangen met de formatie-uitbreiding voor digitalisering en het applicatiebeheer van € 7.200 kunnen gedekt uit de budgetten voor facilitaire zaken. Deze uitbreiding wordt binnen een termijn van 3 jaar stapsgewijs verhoogd. Voor de laatste keer zal dit gebeuren in 2025 met 0,11 fte. Genoemde structurele financiële bijstellingen zullen verwerkt worden in de Perspectiefnota 2024. Personele gevolgen De formatie wordt binnen een termijn van drie jaar stapsgewijs uitgebreid, waardoor het RAZUpersoneel de toenemend digitale taken naar behoren kan verrichten. Duurzaamheid Niet van toepassing. Participatie De financiële adviseur en de portefeuillehouder zijn in deze betrokken en stemmen in. Communicatie De gemeentearchivaris wordt op de hoogte gesteld van de besluitvorming.

Bijlagen: Bijlage 1: Kadernota RAZU 2024 Bijlage 2: Begeleidende brief RAZU bij kadernota aan raad

2