Raadsvoorstel Kadernota RAZU 2023

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: : : : : : :

5 januari 2021 Jan Brugman 947666 drs. J.A. van der Pas Gemeenteraad Rhenen Openbaar Kadernota RAZU 2023

Voorstel: De gemeenteraad besluit: 1. in te stemmen met de kadernota 2023 Regionaal Archief Zuid-Utrecht; 2. geen zienswijze in te dienen bij het bestuur van het RAZU.

Aanleiding/ voorgeschiedenis Bestuur en directie van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) verzoeken de gemeente Rhenen om in te stemmen met de kadernota RAZU 2023. Deze kadernota geeft het financiële beleid van het RAZU op hoofdlijnen weer. De gemeente Rhenen is met de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). Het RAZU verzorgt het beheer van een brede collectie historische bronnen voor een wijde regio. Deze bronnen zijn voor een breed publiek digitaal of fysiek te raadplegen via haar website of studiezaal. Het RAZU treedt naar voren als kennis- en informatiecentrum voor lokale historie en erfgoed. Onze gemeente heeft baat bij het reguliere toezicht op het gemeentelijke informatie- en archiefbeheer en maakt dankbaar gebruik van deskundige adviezen vanuit het RAZU op het gebied van digitale informatie. Kaders Conform de gemeenschappelijke regeling RAZU dient onze Raad akkoord te gaan met de kadernota RAZU. Beoogd effect Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht stelt jaarlijks een kadernota op, waarmee zij de deelnemende gemeenten op de hoogte stelt van haar financiële beleidslijnen. Argumenten 1.1 De kadernota geeft de hoofdlijnen van het beleid van het RAZU weer.

De instemming van de deelnemende gemeenten stelt het regionaal archief in staat om haar beleidsdoelen te realiseren. Het RAZU staat er organisatorisch en financieel goed voor. Sinds de uitbreiding met de gemeente Vijfheerenlanden vanaf 2020 is sprake van schaalvergroting en vernieuwing. Dit wordt zichtbaar door haar actuele beleidslijnen op het gebied van digitale dienstverlening en digitaal informatiebeheer. Het 1

RAZU wil overgaan tot de inrichting van een e-depotvoorziening, vanuit richtlijnen van de VNG over de informatiekundige visie Common Ground. Het inrichten van een e-depot is een wettelijke verplichting. De ambities van bestuur en personeel van RAZU zijn helder en leiden vanuit haar wettelijke taken tot nieuwe inzet en investeringen. In dat licht neemt het jaarbudget van het RAZU stelselmatig toe. Daarmee zal de totale bijdrage voor 2023 voor alle deelnemende gemeenten stijgen. Risico’s Er zijn geen relevante risico’s aan de orde. Ook de Coronacrisis heeft niet geleid tot wezenlijke belemmeringen. Financiële gevolgen In deze kadernota wordt de gemeentelijke bijdrage voor Rhenen in 2023 begroot op 96.827. De bijdrage van de gemeente Rhenen neemt van circa € 91.000 in 2022 toe naar € 97.000 in 2023. Dit betekent een stijging van 6,7%. De belangrijkste oorzaak zijn stijgende personeelslasten, die in 2023 met ruim 7% toenemen. In eerste instantie is rekening gehouden met een CAO-stijging van 1,1%. Verder wordt de raming van de personeelslasten in 2023 beduidend hoger, omdat uitgegaan is van werkelijke uren, inschaling en periodieke salarisverhoging. Daarnaast is de formatie voor dienstverlening uitgebreid met 0,5 fte. Dit is nodig als oplossing voor knelpunten in de dienstverlening, zoals geconstateerd in het derde kwartaal van 2021.

De oorzaken zijn onder meer een toenemend aantal raadplegingen van bouwvergunningen en de effecten van het privacy-programma van het RAZU. Daarnaast blijkt het capaciteitsprobleem te volgen uit bezuinigingen in 2014. De stijging van de gemeentelijke bijdrage met € 6.000 kan worden opgevangen door het inzetten van de stelpost prijsinflatie en het inzetten van de budgetten voor facilitaire middelen. Met de financiële gevolgen in deze is rekening gehouden in de (meerjaren)begroting 2022-2025. Personele gevolgen De formatie van het RAZU is als beoogd vanuit haar ingezette beleid, missie en visie. Duurzaamheid Niet van toepassing. Participatie De financiële adviseur en de portefeuillehouder zijn in deze betrokken en stemmen in. Communicatie De gemeentearchivaris wordt op de hoogte gesteld van de besluitvorming.

Bijlagen: Bijlage 1: Kadernota RAZU 2023 Bijlage 2: Begeleidende brief RAZU aan raad

2