Raadsvoorstel Inzet externe inhuur Functioneel Beheer Personeels- en recruitmentsysteem - 35236

Bestuurlijk voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp Voorstel:

: : : : : : :

7 juli 2026 Arno de Berg 35236 Bert Fintelman Gemeenteraad Openbaar Inzet externe inhuur Functioneel Beheer Personeels- en recruitmentsysteem

<test>

De gemeenteraad besluit: 1. Kennis te nemen van de extra inzet die benodigd was en is voor het functioneel beheer van het personeels- en recruitmentsysteem als gevolg van de implementatie; 2. In te stemmen met het tijdelijk inzetten van externe inhuur buiten de formatie tot en met december 2026, met een maximum van € 86.400,-; 3. Hiervoor € 35.100,- te dekken uit het beschikbare inhuurbudget en het resterende bedrag, tot maximaal € 51.300,-, uit de bestemmingsreserve inhuur. <Test> Inleiding Met u zijn afspraken gemaakt over externe inhuur. We spraken af dat externe inhuur die extra capaciteit toevoegt (bovenformatief) wordt voorgelegd aan de gemeenteraad. Het maakt daarbij niet uit of we dit betalen uit het inhuurbudget of uit de bestemmingsreserve. Inhuur is geen formatie, maar zien we als ‘binnen formatief’ als het de bestaande formatie ondersteunt. Dat geldt alleen bij: ▪ vervanging bij ziekte of zwangerschapsverlof; ▪ het opvangen van openstaande vacatures; ▪ begeleiding en inwerken van medewerkers; ▪ inhuur met middelen van Rijk of provincie. In dit geval gaat het om functioneel beheer van een nieuw systeem. In 2026 namen we een nieuw personeels- en recruitmentsysteem in gebruik. Rond de start bleek extra inzet nodig voor specialistische werkzaamheden die nodig waren om het systeem goed in gebruik te nemen en goed te laten functioneren.

Uitstel van de werkzaamheden was niet wenselijk, omdat dit risico’s gaf voor een zorgvuldige start en het verdere gebruik van het systeem. Daarom hebben we in dit geval al moeten starten met de inzet van de inhuur van tijdelijk externe expertise, voordat u hierover een besluit heeft genomen. Dit laat ook zien dat er in de praktijk spanning kan ontstaan tussen de dagelijkse uitvoering en de gemaakte afspraken. Het college blijft sturen op het verminderen van externe inhuur en zet deze alleen in wanneer dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de afgesproken taken. Met dit voorstel legt het college deze externe inhuur buiten de formatie ter besluitvorming aan u voor. Kaders ▪ Raadsbesluit Bestemmingsreserve inhuur ▪ Begroting 2026 Beoogd doel Het waarborgen van continuïteit en kwaliteit van dienstverlening in 2026. Binnen de afgesproken personele en financiële kaders.

1

Argumenten 1.1 Externe inhuur is nodig voor het functioneren van het nieuwe personeels- en recruitmentsysteem In 2025 hebben we een nieuw personeels- en recruitmentsysteem aangeschaft en ingericht, vanwege een noodzakelijke aanbesteding en om te blijven voldoen aan wet- en regelgeving. Sinds begin 2026 werkt de organisatie met dit systeem. Om het systeem goed te laten functioneren, is specialistische kennis nodig voor beheer, ondersteuning en verdere inrichting. Deze inzet is deels al geleverd en blijft ook de komende periode nodig. De organisatie beschikt op dit moment niet over deze specialistische kennis. Hierdoor kunnen we dit werk niet intern uitvoeren. Daarom zijn we al gestart met tijdelijke externe inhuur, voordat u hierover een besluit heeft genomen. Uitstel was niet mogelijk, omdat dit risico’s gaf voor het goed functioneren en het gebruik van het systeem. 1.2 Het nieuwe personeels- en recruitmentsysteem vraagt om zwaarder en specialistischer functioneel beheer dan vooraf voorzien Bij de start van het project is rekening gehouden met functioneel beheer binnen de bestaande formatie. Inmiddels blijkt dat het nieuwe systeem meer en specialistischer functioneel beheer vraagt dan vooraf is ingeschat. Dit is ook uit de uitgevoerde DPIA (Data Protection Impact Assessment) gebleken.

Dit beeld is herkenbaar bij andere gemeenten en wordt bevestigd door de leverancier en implementatiepartners. Cloudoplossingen en moderne personeelssystemen vragen structureel meer specifieke expertise. Deze expertise gaat verder dan de reguliere werkzaamheden binnen P&O en is op dit moment niet intern beschikbaar. 1.3 Functioneel beheer is noodzakelijk voor betrouwbare en rechtmatige processen Goed functioneel beheer zorgt voor een juiste verwerking van personeels- en salarisgegevens, een veilige opslag van data en een goede aansluiting op audits en interne controles. Zonder voldoende beheer ontstaan risico’s op fouten in de salarisverwerking, inefficiënt gebruik van het systeem en mogelijk hogere kosten. Daarnaast is functioneel beheer nodig om regie te houden op wijzigingen, prioriteiten te stellen en niet afhankelijk te worden van de leverancier. 1.4 Een goed werkend personeelssysteem is randvoorwaardelijk voor het functioneren van de organisatie De externe inzet draagt bij aan een stabiele ingebruikname van het systeem en voorkomt verstoringen in processen. Goed werkende personeelsprocessen zijn een randvoorwaarde voor het functioneren van de hele organisatie. Betrouwbare ondersteuning van medewerkers werkt direct door in de kwaliteit van de dienstverlening aan inwoners.

1.5 Functioneel beheer versterkt onze werving van personeel Functioneel beheer zorgt dat we het recruitmentsysteem goed inrichten en gebruiken. Hierdoor plaatsen we vacatures beter, reageren we sneller en begeleiden we kandidaten zorgvuldig. Dit versterkt onze positie op de arbeidsmarkt. Met deze inzet voorkomen we vertragingen en fouten en vergroten we de kans dat we geschikte kandidaten aantrekken en vacatures op tijd invullen. 2.1 De gemeenteraad besluit over externe inhuur buiten de formatie We hebben afgesproken dat u beslist over inhuur die extra capaciteit toevoegt (bovenformatief). Het maakt daarbij niet uit of we dit betalen uit het inhuurbudget of de bestemmingsreserve inhuur. Inhuur is ‘binnen formatief’ als het de bestaande formatie ondersteunt, bijvoorbeeld bij: ▪ vervanging ziekte of zwangerschapsverlof; ▪ het opvangen van openstaande vacatures; ▪ begeleiding en inwerken van (nieuwe) medewerkers; ▪ inhuur die wordt gefinancierd uit uitvoeringsmiddelen of subsidies van de provincie of het Rijk.

2

In dit geval gaat het om functioneel beheer voor een nieuw systeem. Dit is extra werk dat niet binnen de huidige formatie past en mogelijk structureel is. Daarom leggen we dit aan u voor. 2.2 We kunnen dit niet intern oplossen We hebben onderzocht of we dit werk binnen de bestaande formatie kunnen opvangen, zoals afgesproken in het amendement. Dit blijkt niet mogelijk. Er is geen vacatureruimte die we tijdelijk niet kunnen invullen om deze werkzaamheden op te vangen. Ook is er geen andere capaciteit die we op korte termijn kunnen vrijmaken. En het gaat om specifieke kennis die we niet in huis hebben. Externe inhuur wordt nu al vaak maar deels ingezet voor vacatures of ziekte. De overige uren komen dan alsnog bij de teams terecht. Daarom kunnen we deze werkzaamheden niet intern organiseren. 2.3 De voorbereiding en implementatie van het nieuwe personeelssysteem is uitgevoerd met de bestaande capaciteit Hiervoor is geen extra budget aangevraagd, terwijl dit gezien de omvang en complexiteit wel nodig was geweest. Achteraf blijkt dat dit werk niet binnen de bestaande formatie past en dat extra inzet noodzakelijk is om het systeem goed te laten functioneren. 3.1 De kosten passen binnen het beschikbare inhuurbudget en de bestemmingsreserve inhuur De verwachte kosten voor 2026 bedragen € 86.400. Een bedrag van € 35.100 past binnen het beschikbare inhuurbudget.

En zijn voor het eerste halfjaar al meegenomen in de verwachte kosten. Dit betekent dat deze kosten ook al zijn verwerkt in de voorjaarsrapportage 2026. Het resterende bedrag van € 51.300 wordt gedekt uit de bestemmingsreserve inhuur. Als u niet instemt, stopt het college met deze externe inhuur. Alleen de gemaakte kosten tot het eerst mogelijke moment van contract beëindiging worden dan gedekt vanuit het beschikbare inhuurbudget. Dit verwerken we dan in de najaarsrapportage. Kanttekeningen (risico's en nadelen) 1.1 Dit is externe inhuur buiten de formatie Dit is extra werk dat niet binnen de huidige formatie past en mogelijk structureel is. We willen externe inhuur verminderen, maar in dit geval is tijdelijke externe inzet toch nodig. 1.2 Een deel van de inzet is al uitgevoerd De raad wordt gevraagd akkoord te gaan met een inzet die deels al is gedaan. Deze inzet was nodig om problemen bij de start van het nieuwe systeem te voorkomen. Met dit voorstel legt het college hierover verantwoording af. Dit geeft ook meteen het spanningsveld aan tussen de continuïteit van het dagelijkse werk en deze afspraken. 2.1 Mogelijk is ook op langere termijn extra inzet nodig Het kan zijn dat voor het beheer van het nieuwe systeem structureel extra capaciteit nodig is. Daarom is er een bedrag opgenomen in de perspectiefnota voor beheer en om dit te onderzoeken.

2.2 Door externe inzet bouwen we minder snel kennis op binnen de eigen organisatie Daarom zetten we nadrukkelijk in op actieve kennisoverdracht, goede documentatie en het laten meedraaien van eigen medewerkers met de functioneel beheerder. De externe functioneel beheerder werkt grotendeels op locatie. 2.3 Externe inzet kost meer dan eigen personeel Externe inhuur is duurder dan inzet van eigen medewerkers. Daarom gebruikt het college deze oplossing alleen tijdelijk en werkt het tegelijk aan een oplossing binnen de vaste formatie. 2.4 Er is een risico dat u niet instemt met dit voorstel Als u niet instemt, stoppen we met de inhuur. Het werk moet dan worden opgevangen binnen de bestaande formatie, terwijl daarvoor geen capaciteit en expertise beschikbaar is. Dit vraagt om herprioritering binnen de totale formatie. Dat heeft gevolgen voor medewerkers en voor de uitvoering van werkzaamheden in de organisatie, waaronder het gebruik en functioneren van het personeels- en recruitmentsysteem.

3

Aanvullende financiële notities Er zijn geen aanvullende financiële notities. Vervolg Vervolgstappen en monitoring Na besluitvorming door de gemeenteraad zet het college de tijdelijke externe inhuur voort tot het afgesproken moment. Tegelijk brengt het college in beeld welke inzet op langere termijn nodig is voor het functioneel beheer van het personeelssysteem. Bij projecten is het belangrijk om ook het beheer goed in beeld te hebben. Communicatie en participatie Niet van toepassing. Bijlagen Niet van toepassing.

4