Raadsvoorstel instemmen bestemmingsreserve inhuur

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: : : : : : :

23 september 2025 Simone Koster 15300 Bert Fintelman Gemeenteraad Openbaar Instellen bestemmingsreserve inhuur

Voorstel: De gemeenteraad besluit: 1. In te stemmen met het instellen van een bestemmingsreserve voor de inhuur van personeel. 2. Bij het aannemen van dit voorstel de bestemmingsreserve inhuur te verwerken in de begroting<Test> Inleiding Met dit voorstel stelt het college voor om een bestemmingsreserve in te stellen voor externe inhuur. Tijdens de commissievergadering van 23 juni 2025 en de raadsvergadering van 8 juli 2025 is dit onderwerp besproken. Toen wilde u geen bestemmingsreserve inhuur instellen, mede vanwege vragen en zorgen over nut en noodzaak. Het college ziet de bestemmingsreserve als een belangrijk instrument om grip te houden op externe inhuur. Daarom ligt er nu een apart voorstel met een nadere toelichting. Gemeenteraad wil inzicht en grip op externe inhuur De gemeenteraad heeft zorgen geuit over de omvang van externe inhuur en het achteraf melden van uitgaven. Dit zet het budgetrecht van de gemeenteraad onder druk. De gemeenteraad wil vooraf inzicht en vooraf goedkeuring geven op deze uitgaven. Stappen richting een structurele aanpak van externe inhuur Het college heeft hiervoor bij de begroting 2025 een eerste stap gezet, door de inhuur voor het eerste halfjaar vooraf op te nemen in de begroting. We stellen voor om vanaf 2026 onze inhuur realistisch te begroten.

Het college hanteert de volgende uitgangspunten: ▪ De inhuurkosten mogen niet hoger zijn dan het laatst bekende percentage uit de Personeelsmonitor van het A&O Fonds, voor gemeenten met 20.000 tot 50.000 inwoners (18,8%). Dit geldt niet voor inhuur die volledig wordt gefinancierd uit uitvoeringsmiddelen of subsidies van de provincie of het Rijk. ▪ Inhuur vindt alleen plaats binnen het vooraf vastgestelde budget. ▪ We rapporteren over de voortgang in de planning- en controlrapportages. ▪ De formatie is maximaal 184,2 FTE. Als er tussentijds uitbreiding nodig is, kan het college een goed onderbouwd voorstel doen aan de raad. ▪ Beleid en processen voor rechtmatige inhuur zijn vastgesteld. ▪ Er is een duidelijke scheiding tussen inhuur binnen- en buitenformatief. Zowel landelijk als in Rhenen zijn de kosten voor externe inhuur hoog In 2023 besteedden de gemeenten met 20.000 en 50.000 inwoners gemiddeld 18,8% van hun loonsom aan inhuur aan externe inhuur. In 2024 blijft dit percentage gelijk. Dit komt door krapte op de arbeidsmarkt, ziekteverzuim en toenemende opgaven. Ook in Rhenen zien we dit. Maar ook dat de jaarlijkse omvang van inhuur fluctueert, wat het lastig maakt om hier structureel grip op te krijgen.

1

Bestemmingsreserve als instrument voor grip Eén van de instrumenten om meer grip te krijgen op externe inhuur is het instellen van een bestemmingsreserve met een egalisatiefunctie, zoals bedoeld in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Dit instrument maakt het mogelijk om schommelingen in de jaarlijkse inhuur op te vangen. En helpt gemeenten om gerichter te sturen en sluit aan bij de landelijke behoefte aan meer transparantie en sturing. Een bestemmingsreserve is een financiële voorziening binnen de gemeentelijke begroting. Het houdt in dat er geld apart wordt gezet met een specifiek doel: in dit geval voor het tijdelijk inhuren van externe medewerkers. We willen dit als volgt inrichten Hieronder leest u welke uitgangspunten het college wil hanteren: ▪

Buiten formatief? Alleen met raadsbesluit We doen voor alle inhuur boven de 184,2 fte een apart voorstel aan u. Zo kunt u vooraf besluiten of u deze inzet nodig vindt.

▪

Binnen formatief? Dan is een collegebesluit voldoende Inhuur die samenhangt met de bestaande formatie (binnen de formatie), moet besloten worden door het college. Deze besluiten worden met u gedeeld.

▪

De inhuurkosten zijn per jaarlijks maximaal 18,8% Er wordt een maximum gehanteerd, gebaseerd op het laatst bekende inhuurpercentage uit de personeelsmonitor van het A&O Fonds voor gemeenten 20.000 tussen 50.000 inwoners (in 2024 is dit 18,8%). Dat zorgt voor een duidelijke afbakening. En sluit aan bij het landelijk gemiddelde.

▪

We stellen voor om deze reserve in te stellen voor een periode van vijf jaar Dit biedt zekerheid voor de komende jaren. Tegelijkertijd behouden we de flexibiliteit om de inzet na deze periode aan te passen, mocht de arbeidsmarkt of de context veranderen.

▪

Ieder jaar voegen we 50% van het inhuurbudget toe aan de reserve Dit doen we in de begroting. Bij de jaarrekening verrekenen we wat we te veel of te weinig hebben uitgegeven aan inhuur. In jaren met minder inhuur blijft er geld over. In jaren dat we meer inhuur nodig hebben, kunnen we dat geld gebruiken. We hoeven dan niet telkens opnieuw budget vrij te maken.

Kaders ▪ Gemeentewet (o.a. art 189 en 212 Gemeentewet) ▪ BBV (art 43, 44, 45, 54 en 55) ▪ Financiële verordening (art 14) ▪ Nota reserves en voorzieningen Beoogd doel Het versterken van de grip op externe inhuur door het instellen van een bestemmingsreserve, waarmee de gemeenteraad beter kan sturen op de inzet van middelen. En het college transparanter en planmatiger kan omgaan met tijdelijke externe inzet. Argumenten 1.1 Het instellen van de reserve is een bevoegdheid van de gemeenteraad Met dit besluit geeft de raad invulling aan die bevoegdheid, zoals vastgelegd in de BBV en de Gemeentewet, om een bestemmingsreserve in te stellen. 1.2

Hiermee krijgt de gemeenteraad meer inzicht en sturingsmogelijkheden Voor elke onttrekking uit de bestemmingsreserve is een collegebesluit nodig. Deze besluiten worden gedeeld met de gemeenteraad. Dat zorgt voor transparantie en geeft de raad de mogelijkheid om te sturen op het gebruik van de middelen. 2

1.3

Deze werkwijze biedt meer inzicht dan wanneer er een regulier budget in de begroting staat Bij een regulier inhuurbudget ontvangt het college een bedrag dat vrij besteed kan worden aan inhuur, zonder dat daar vooraf een collegebesluit voor nodig is. De gemeenteraad krijgt dan pas achteraf inzicht via de P&C-rapportages.

1.4

Een bestemmingsreserve zorgt voor een egaliserend effect over de jaren Door vooraf geld apart te zetten, kunnen we jaarlijkse schommelingen in externe inhuur opvangen. Zo ontstaat stabiliteit in de begroting en is er minder behoefte aan ad-hoc bijstellingen. Soms zijn er onverwachte situaties, zoals langdurige ziekte of vertrek van medewerkers. Dan is het, in de meeste gevallen, belangrijk dat we snel iemand kunnen inhuren. Met een reserve kunnen we dit opvangen. Zo blijft het werk doorgaan en krijgen inwoners op tijd antwoord of hulp.

1.5

Het instellen van de reserve heeft een positief effect op het structurele begrotingsresultaat Naast meer grip heeft het instellen van de reserve nog een positief effect. Volgens de normen en regels die de provincie gebruikt bij het toezicht, verbetert het structurele begrotingsresultaat met het bedrag dat als voeding aan de reserve wordt toegevoegd. Zoals hierboven is beschreven, gaat het om 50% van het inhuurbudget dat jaarlijks als voeding aan de reserve wordt toegevoegd. Het instellen van de reserve voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Er is contact opgenomen met zowel de afdeling Toezicht van de provincie als met de Commissie BBV. Beide partijen hebben bevestigd dat het beschreven effect past binnen de regels die van toepassing zijn.

1.1

We moeten de begroting voor 15 november aanleveren bij de provincie Naast de tijdigheid van de aanlevering zal de provincie de (meerjaren)begroting 2026–2029 beoordelen op het reëel en structureel evenwicht.

Kanttekeningen 1.1 Politieke weging van voorstellen vraagt ook afstemming en tijd Het voorstel biedt keuzes, maar vraagt ook om politieke afweging. Meer keuzemogelijkheden voor de raad betekenen dat knelpunten, projecten of vervangingsvraagstukken vaker besproken moeten worden. Dat vraagt tijd, duidelijke prioriteiten en goede bestuurlijke afstemming. 1.2

Door dit voorstel moeten het college en de gemeenteraad meer sturen op de details van de inhuur Dat vraagt extra aandacht en capaciteit. En kan ten koste gaan van de ruimte voor bredere strategische keuzes.

Aanvullende financiële notities Door het instellen van de reserve wordt de financiële stabiliteit van de begroting en de jaarrekening vergroot. Vervolgprocedure Dit voorstel wordt op 11 november 2025 aan de gemeenteraad voorgelegd, voorafgaand aan de besluitvorming over de begroting voor 2026. De (financiële) gevolgen die voortkomen uit dit voorstel, zijn onderdeel van besluitvorming de begroting 2026 - 2029. Bijlagen Bijlage 1: Besluit instellen reserve inhuur personeel Bijlage 2: Aanvullend voorstel inhuur van 1 juli 2025 Bijlage 3: Format instellen inhuur personeel

3