Raadsvoorstel instellen auditcommissie

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: : : : : : :

14 augustus 2024 Kim Koopman 1176972 Gemeenteraad Gemeenteraad Rhenen Openbaar Verordening instellen auditcommissie

Voorstel: De gemeenteraad besluit: 1. De verordening op de Auditcommissie Rhenen 2024 vast te stellen. Belangrijkste punten uit deze verordening zijn dat de auditcommissie: - Is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en voordracht van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en aan de raad een advies uitbrengt over de benoeming en ook over de eventuele beëindiging van de relatie met de accountant. - Het aanspreekpunt is voor de door de raad aangewezen accountant. - De relatie tussen de gemeente Rhenen en de accountant bespreekt indien daar aanleiding toe is. 2. De volgende raadsleden/fractievolgers als lid van de auditcommissie te benoemen: - Hugo van Kooten (D66); - Willem Oorschot (RB); - Jan van den Bosch (SGP). 3. De volgende raadsleden als plaatsvervangend lid van de auditcommissie te benoemen: - Ben Hartholt. Inleiding Sinds de gemeenteraad van Rhenen werkt met raadscommissies (2018) is er geen auditcommissie meer. Bij werkzaamheden van de gemeenteraad ten aanzien van de accountant werken we nu met een werkgroep. De wens is ontstaan om deze werkgroep te formaliseren. In de raadsvergadering van 9 juli heeft de raad unaniem een motie aangenomen waarin de griffie is gevraagd een voorstel te doen voor het instellen van een auditcommissie. Dit raadsvoorstel en de bijgevoegde concept-verordening komen daaruit voort.

Kaders In artikel 84 van de Gemeentewet staat beschreven dat gemeenteraden adviescommissies kunnen instellen. In artikel 149 van de Gemeentewet staat dat gemeenteraden verordeningen kunnen vaststellen. Tijdens de vergadering van 9 juli 2024 is unaniem een motie aangenomen met het verzoek aan de griffie om verschillende varianten van een auditcommissie voor te leggen aan de gemeenteraad. Beoogd doel Een auditcommissie in te stellen die met name het voorbereidend werk voor de aanbesteding van de accountant begeleidt, en aanspreekpunt is voor de accountant. Argumenten 1.1 De werkzaamheden van de werkgroep van de gemeenteraad ten aanzien van de accountant zijn nu niet officieel vastgelegd Met de nu voorliggende verordening wordt hier verandering in gebracht en is voor iedereen duidelijk wat de taken van de auditcommissie zijn. 1

1.2 De auditcommissie krijgt hiermee mandaat om de contacten met de accountant te onderhouden en de aanbesteding van de accountant voor te bereiden evenals het eventueel beëindigen van het contract Dit werkt effectiever en zorgt dat de raadsleden in de auditcommissie het mandaat hebben voor deze werkzaamheden en eventueel snel kunnen inspelen op zaken die spelen rondom de accountant(scontrole). De commissie zorgt voor terugkoppeling naar het presidium en/of de commissie Bestuur & Financiën. Uiteindelijk worden definitieve besluiten altijd door de gemeenteraad genomen. 1.3 De Gemeentewet biedt de mogelijkheid een auditcommissie in te stellen en laat gemeenteraden de vrije hand te bepalen welke taken deze commissie krijgt. De enige beperking hierbij is dat de adviescommissie niet de bevoegdheden van de gemeenteraad of het college mag overnemen. 2.1 In het presidium is besproken wie (plv) lid zouden willen worden van de auditcommissie. In de commissie Bestuur en Financiën is aangegeven dat ook fractievolgers lid mogen worden. De raadsleden Willem Oorschot en Hugo van Kooten hebben aangegeven lid te willen zijn en Ben Hartholt plaatsvervangend lid. Fractievolger Jan van den Bosch heeft aangegeven lid te willen zijn. Kanttekeningen (risico's en nadelen) 1.1 De auditcommissie zou als politiek instrument gebruikt worden De auditcommissie is géén politieke commissie.

De voorzitter wordt ook geacht hier alert op te zijn, dat is ook opgenomen als taak van de voorzitter in de verordening. Ook bij de benoeming van de leden van de auditcommissie moet hier oog voor zijn. 1.2 Niet meerdere varianten voorgelegd: De basiswerkzaamheden van de werkgroep accountant zouden uitgebreid kunnen worden maar dit lijkt binnen de Rhenense context niet wenselijk In de conceptverordening die nu voorligt, is een basisvariant opgenomen waarbij alleen het contact en voorbereidende werkzaamheden ten aanzien van de accountant zijn opgenomen. Een plusvariant zou kunnen zijn dat de auditcommissie gevraagd (en ongevraagd) advies kan geven aan zowel de gemeenteraad als het college. Of, in een nog zwaardere variant, ook voorstellen met conceptraadsbesluiten kan doen aan de gemeenteraad ten aanzien van de P&C-documenten. In gemeente Rhenen worden de werkzaamheden die in sommige andere gemeenten bij een auditcommissie liggen, uitgevoerd door de commissie Bestuur en Financiën. Dit functioneert goed en er is op dit moment geen reden om deze werkwijze aan te passen. Vervolg Vervolgstappen De verordening op de auditcommissie zal officieel bekendgemaakt worden en de dag erna in werking treden.

Monitoring en evaluatie Een jaar na start van de auditcommissie zal in het presidium geëvalueerd worden hoe de auditcommissie in de praktijk functioneert en of eventueel wijzigingen wenselijk zijn. Participatie Niet van toepassing. Communicatie De voorzitter van de auditcommissie zal de werkzaamheden van de auditcommissie terugkoppelen in de commissie Bestuur en Financiën dan wel het presidium, of de raadsvergadering. Bijlagen Bijlage 1: Verordening op de auditcommissie gemeente Rhenen 2024

2