Raadsvoorstel benoeming nieuwe accountant

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: : : : : : :

28 augustus 2025 Kim Koopman 11040 Auditcommissie Gemeenteraad Rhenen Openbaar Benoeming nieuwe accountant

Voorstel: De gemeenteraad besluit: 1.

2.

Accountantskantoor MIJNOverheidsaccountants als huisaccountant van de gemeente Rhenen te benoemen voor de boekjaren 2025 en 2026 (met tweemaal een verlenging van twee jaar bij wederzijdse instemming); Het jaarlijkse benodigde budget voor de controle van de jaarstukken, inclusief de interim controle, in de Voorjaarsnota 2026 en Perspectiefnota 2027 structureel te verhogen van € 77.950 naar € 93.500.

Inleiding Het contract met de huidige accountant liep tot en met boekjaar 2024. Dit contract liep slechts één jaar omdat het een overbrugging was nadat we afscheid hadden genomen van de vorige accountant (het lopende contract werd opgezegd vanuit gemeentezijde). Vanwege de ervaringen met de accountant die de vorige aanbesteding won, heeft de Auditcommissie in de voorbereidingen van de aanbesteding gesproken over het belang van wederzijdse afstemming met organisatie en raad en hoe omgegaan wordt met gevonden fouten. Op 11 maart 2025 heeft de gemeenteraad de Inkoopstrategie Accountantscontrole gemeente Rhenen goedgekeurd. Hierna is de Europese aanbesteding gestart waarbij de inschrijvingstermijn op 17 juni 2025 om 12:00 uur is gesloten. Er bleken drie inschrijvers: Baker Tilly (Netherlands) N.V., Verstegen accountants en adviseurs en MIJNOverheidsaccountants B.V. Uit de beoordeling die vervolgens heeft plaatsgevonden door de auditcommissie (aan de aan de voorkant vastgesteld criteria) bleek MIJNoverheidsaccountants de beste offerte te hebben uitgebracht. MIJNOverheidsaccountants is de accountant die ook het afgelopen ‘overbruggingsjaar’ de accountant van de gemeente was. De termijn voor bezwaar tegen de gunning is verlopen en er zijn geen bezwaren ingediend door de concurrenten. Daarmee kan nu overgegaan worden tot de definitieve benoeming.

Kaders • Gemeentewet artikel 213, lid 2 (de gemeenteraad is bevoegd om een accountant aan te wijzen voor de controle op de jaarrekening); • Raadsbesluit Inkoopstrategie Accountantscontrole gemeente Rhenen (vastgesteld op 11 maart 2025). Beoogd doel Het doel is het hebben van een deskundige accountant, ter ondersteuning van de werkzaamheden van de gemeenteraad en voor de controle van de jaarstukken.

1

Argumenten 1.1 MIJNOverheidsaccountants voldoet aan de geschiktheidseisen 1.2 MIJNOverheidsaccountants heeft de beste offerte uitgebracht De leden van de Auditscommissie hebben de offertes getoetst aan de volgende gunningscriteria (conform de vastgestelde inkoopstrategie): 1) Controleaanpak; 2) Samenstelling en borgen kwaliteit van het controleteam en diensterlening; 3) Invulling natuurlijke adviesfunctie. Voor deze aanbesteding is de gunningsmethode “Gunnen op Waarde” toegepast, overeenkomstig het in de aanbestedingsstukken beschreven beoordelingsmodel. De inschrijvingen zijn beoordeeld op prijs en kwaliteit, waarbij de behaalde kwaliteitscores zijn omgerekend naar een fictieve waarde. Deze waarde is in mindering gebracht op de inschrijfprijs, resulterend in een fictieve prijs per inschrijving. Gunningsuitkomst Op basis van deze berekening heeft de inschrijving van MIJNOverheidsaccountants B.V. de laagste fictieve prijs opgeleverd. Daarmee is deze inschrijving aangemerkt als de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). en wordt de opdracht aan hen gegund. 2.1 In de gemeentelijke begroting zal het geoffreerde bedrag worden opgenomen MIJNOverheidsaccountants heeft een offerte uitgebracht van gemiddeld € 93.500,00 per jaar over een looptijd van maximaal 6 jaar.

Dit bedrag is laag vergeleken met de uiteindelijke daadwerkelijke kosten van de accountant die de vorige aanbesteding won, maar hoger dan het bedrag dat MIJNOverheidsaccountants het afgelopen jaar offreerde en ook in rekening bracht. Kanttekeningen (risico's en nadelen) 1.1 Normaliter is een risico dat van tevoren niet duidelijk is hoe de samenwerking zal verlopen Het winnende accountantsbureau verricht echter al een jaar werkzaamheden voor de gemeente Rhenen. Tot nu toe verloopt de samenwerking zeer goed. Mocht de dienstverlening toch niet naar wens zijn, dan kan de samenwerking na twee jaar beëindigd worden omdat het contract maar twee jaar loopt. Aanvullende financiële notities Niet van toepassing. Vervolg Vervolgstappen • Opstellen en ondertekenen van het contract met MIJNOverheidsaccountants (planning 13 oktober 2025); • Na het boekjaar 2026 kan het contract tweemaal met twee jaar verlengd worden als beide partijen hiermee instemmen. Monitoring of evaluatie De auditcommissie heeft overeenkomstig de Verordening op de auditcommissie de verantwoordelijkheid de relatie tussen de gemeente Rhenen en de accountant te bespreken indien daar aanleiding toe is. Daarnaast is zij het aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant. Indien de dienstverlening als goed wordt ervaren, kan het contract twee keer met twee jaar verlengd worden. Participatie Niet van toepassing.

2

Communicatie MIJNoverheidsaccountants is op de hoogte dat er geen bezwaren zijn ingediend. Na vaststelling van dit raadsbesluit zullen zij worden geïnformeerd over de definitieve benoeming.

3