Raadsvoorstel Actualiseren inkoopbeleid gemeente Rhenen 2025

Bestuurlijk Voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatie Onderwerp

: : : : : : :

15 april 2025 Bryan Valkenburg 1178938 B. Fintelman Gemeenteraad Rhenen Openbaar Actualiseren inkoopbeleid gemeente Rhenen 2025

Voorstel: De gemeenteraad besluit: 1. het Inkoopbeleid gemeente Rhenen 2025 vast te stellen. Dit houdt o.a. in: • dat we voldoen aan wet- en regelgeving rondom inkoop; • dat we meer inzetten op contractmanagement. 2. het Inkoopbeleid gemeente Rhenen 2019 in te trekken.

Inleiding In 2024 is er een Verbeterplan Jaarrekening opgesteld. Het project Inkoop op Orde is daar een onderdeel van. Dit project bevat een aantal verbeterslagen om de inkoop zowel rechtmatiger als efficiënter te laten verlopen. Eén van deze verbeterslagen is het actualiseren van het inkoopbeleid. Daarom hebben we het inkoopbeleid uit 2019 geactualiseerd. Kaders

• • • •

Aanbestedingswet 2012 Burgerlijk wetboek Mandaat-, volmacht- en machtigingenregeling gemeente Rhenen 2024 Beleidsplan Social return On Investment Rhenen 2016

Beoogd doel Gedegen en weloverwogen werken, leveringen en diensten inkopen. Dit doen we op een efficiënte, integere, duurzame en rechtmatige manier. Argumenten 1.1 Het nieuwe beleid zorgt ervoor dat het beleid meer aansluit bij het beleid van andere gemeentes In 2019 is de eerste versie van het inkoopbeleid vastgesteld. In het beleid staat dat we dit regelmatig willen actualiseren. Ook het huidige inkoopbeleid van VNG is in 2019 vastgesteld (zie bijlage 2). We willen het inkoopbeleid van de VNG volgen. Daarom hebben we ons inkoopbeleid aangepast. Zo komt er meer overeenstemming met andere gemeentes. Daarnaast is er meer aandacht voor contractmanagement. In onderstaande tabel volgt een globaal overzicht van de belangrijkste wijzigingen. In bijlage 3 volgt een uitgebreidere lijst. Inkoopbeleid 2019

Inkoopbeleid 2025

Eigen inkoopbeleid geschreven.

VNG-inkoopbeleid als uitgangspunt.

Voorblad met afbeelding “wij gaan voor duurzaam”

Voorblad met foto van Rhenen.

1

Accent op algemene maatschappelijke inkoopdoelstellingen stonden bij het beleid van 2019 in de inleiding. Hoofdstuk 4: Maatschappelijke Aspecten is bij het Inkoopbeleid van 2024 toegevoegd onder Hoofdstuk 2: Gemeentelijke doelstellingen. Inkoopvoorwaarden uit 2014.

Aangepaste inleiding met aandacht voor onze organisatievisie. Hoofdstuk 2: Gemeentelijke doelstellingen toegevoegd. Inkoopvoorwaarden VNG van toepassing.

In 2019 waren de beschermende maatregelen bij Beschermende maatregelen bij aanschaf aanschaf camerasystemen niet van toepassing. camerasystemen. Oude klachtenregeling. Klachtenregeling conform huidige regelgeving: klachten worden ingediend via een adres specifiek voor klachten. Oude mandaatregeling uit 2020 van toepassing. Mandaatregeling 2024 van toepassing. Dit houdt in dat boven het drempelbedrag van enkelvoudig onderhandse aanbesteding toestemming moet worden gevraagd aan de inkoopadviseur. Inkoopprocedure stond niet in het inkoopbeleid. Inkoopprocedure toegevoegd. In het beleid stond niets over contractmanagement. Aanbestedingsprocedures beknopt beschreven.

Contractmanagement toegevoegd. Aanbestedingsprocedures uitgebreider beschreven.

1.2 Zonder een actueel inkoopbeleid kunnen we de andere beleidsstukken en processen ook niet verbeteren. Het is belangrijk om het inkoopbeleid vast te stellen als onderdeel van project Inkoop op Orde. Het doel van de acties die voortkomen uit het project Inkoop op Orde, is het vergroten van de rechtmatigheid en een efficiënter inkoopproces. Het actualiseren van het inkoopbeleid is hiervoor het startpunt. We gebruiken dit als basis voor de andere deelproducten. Met een actueel inkoopbeleid kunnen we de interne processen en andere afgesproken deelproducten ook beter aanscherpen. 1.3 Het opnemen van contractmanagement in het inkoopbeleid, zorgt voor meer aandacht hiervoor. Contractmanagement zorgt voor grip op het contract. Daarmee is het makkelijker om de contractvoorwaarden inzichtelijk te hebben. Daarom is dit cruciaal om de rechtmatigheid te borgen. Zo weet je namelijk wanneer je weer opnieuw moet aanbesteden, omdat een contract afloopt of een drempelwaarde wordt overschreden. Kanttekeningen (risico's en nadelen) 1.1 Het inkoopbeleid van de VNG komt ook uit 2019 De VNG kondigde in de zomer van 2024 aan dat ze in het najaar van 2024 op een forum de planning bekend wilden maken voor het actualiseren van het inkoopbeleid. In plaats daarvan hebben ze uiteindelijk in november op het forum uitgevraagd of er behoefte is aan een actualisatie.

Mocht de VNG het inkoopbeleid erg veranderen, dan is er alsnog weinig aansluiting tussen het inkoopbeleid van Rhenen en het inkoopbeleid van de VNG. De verwachting is niet dat het inkoopbeleid heel erg wezenlijk verandert. Bovendien draagt nieuw inkoopbeleid, samen met de andere verbeterslagen, eraan bij dat de inkoop in de gemeente zo snel mogelijk op orde is. Daarom is dit risico acceptabel. Wel onderzoeken we of het inkoopbeleid nog aangepast moet worden als het inkoopbeleid van de VNG wordt geactualiseerd.

Aanvullende financiële notities Niet van toepassing.

Vervolg Vervolgstappen

2

Er wordt een inkoopplein op intranet gemaakt met daarmee beschrijvingen van vaste procedures en documenten, zodat er eenduidig en volgens geldende wet- en regelgeving wordt ingekocht. Het inkoopbeleid hoort daar uiteraard ook bij. Ook krijgen collega’s uit de organisatie die een rol hebben in het inkoopproces, een training over inkoop. Monitoring of evaluatie Het inkoopbeleid wordt over twee jaar intern geëvalueerd. Participatie Niet van toepassing. Communicatie Na instemming van de raad wordt het inkoopbeleid op intranet geplaatst. Ook wordt dit geplaatst op de website van de gemeente (www.rhenen.nl) en op www.mijnoverheid.nl Bijlagen: Bijlage 1: Inkoopbeleid gemeente Rhenen 2025 Bijlage 2: VNG-Inkoopbeleid 2019 Bijlage 3: Was-wordt lijst inkoopbeleid 2025

3