Privacy en geheimhouding

Informatienota Privacy en Geheimhouding Begrippen Bedrijfs- en fabricagegegevens De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft in jurisprudentie uitgelegd wat hier onder valt: Het gaat slechts om die gegevens, waaruit wetenswaardigheden kunnen worden afgelezen of afgeleid met betrekking tot de technische bedrijfsvoering of het productieproces, dan wel met betrekking tot de afzet van de producten of de kring van afnemers en leveranciers. Ook gegevens die uitsluitend de financiële bedrijfsvoering betreffen, kunnen onder omstandigheden zodanige bedrijfsgegevens zijn. Besloten vergadering Vergadering waarbij geen publiek aanwezig mag zijn. De inhoud van deze vergadering is alleen geheim, als na afloop tot geheimhouding van de informatie is besloten. Het verdient aanbeveling tijdens de vergadering te bespreken welke informatie precies geheim is. Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria (papier of computer) toegankelijk is. Bijzondere persoonsgegevens: gegevens over etnische afkomst, religieuze of politieke overtuiging, lidmaatschap vakbond, BSN etc. Geheim Informatie die niet gedeeld mag worden buiten de kring van geheimhouders, het breken van het verbod is een strafbaar feit. Niet-openbaar Informatie die (feitelijk) niet voor iedereen toegankelijk is.

Of en hoe deze informatie openbaar gemaakt mag worden, is geregeld in de Wet openbaarheid van bestuur. Openbaar Informatie die iedereen kan raadplegen (bv website of openbaar archief). Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Gegevens over bedrijven zijn geen persoonsgegevens, ook niet als een naam in de bedrijfsnaam is verwerkt. Verwerken persoonsgegevens: bewerkingen, al dan niet via geautomatiseerde procedés, zoals verzamelen, ordenen, opslaan, bijwerken, raadplegen, verstrekken, combineren, afschermen of vernietigen Verwerker: elk ander die ten behoeve van de gemeente Rhenen persoonsgegevens verwerkt. Verwerkersovereenkomst: afspraken hoe verwerker de persoonsgegevens mag verwerken Verwerkingsverantwoordelijke: de gemeente Rhenen, als zij het doel en middelen voor verwerking vaststelt. Vertrouwelijk Synoniem voor geheim. Omdat niet iedereen begrijpt dat vertrouwelijk dezelfde betekenis heeft, is aan te bevelen alleen de term geheim te gebruiken.

1

Privacy Wanneer is het gebruik van bijzondere persoonsgegevens toegestaan? bij toestemming of kennelijke openbaarmaking door betrokkene ter uitvoering van rechten en plichten op gebied van arbeidsrecht en sociaal zekerheidsrecht om aanname- en promotiebeleid(diversiteit) mogelijk te maken verwerking door artsen etc. (beroepsgeheim) Wanneer geeft betrokkene toestemming? Aantoonbare (brief, mail) en ondubbelzinnige uit vrije wil gegeven toestemming, die eventueel intrekbaar is. Wanneer mag je persoonsgegevens opnemen in bestuurlijke stukken Als er een belang is dat zwaarder weegt dan het niet opnemen van de persoonsgegevens Als het gegevens van iemand met een openbare functie betreft Als toestemming gekregen is Werk bij het afwegen van de belangen vanuit de bedoeling Privacy en bestuurlijke stukken Ga na of je bevoegd bent de persoonsgegevens te verwerken in het stuk Is het mogelijk het openbare stuk te anonimiseren (de naam vervangen door bv “bezwaarmaker” of “aanvrager”) Als persoonsgegevens in het stuk moeten blijven staan, dan dit stuk als niet openbaar stuk aanmerken, indien mogelijk een publiceerbare versie zonder persoonsgegevens maken. Persoonsgegevens voor benoemingen van publieke functies zijn openbaar Grondslag in art. 10, eerste lid onder d en art. 10, tweede lid onder e Wob

Geheim/niet openbaar Hoe kunnen bestuurlijke stukken qua openbaarheid worden gekwalificeerd? 1. Het volledige stuk is openbaar 2. Er is een openbare en niet openbare versie van hetzelfde stuk. In de openbare versie worden enkele woorden of zinnen onleesbaar gemaakt. 3. Er is een openbaar stuk met een geheime bijlage 4. Het gehele stuk is geheim Is iets geheim, dan kan dat alleen op basis van artikel 10 van de Wet openbaarheid bestuur. Uitgangspunt van de Wob is dat alles openbaar is, tenzij. Openbaar is dus ook die informatie die de gemeente niet goed uitkomt, leidt tot lastige vragen of anders “ongewenst” is. Als een stuk of een deel van een stuk geheim is, dient dan ook aangegeven te worden op basis van welk artikel van de Wob dit het geval is. Welke bestuurlijke stukken worden actief openbaar gemaakt? Bij collegestukken wordt het collegebesluit zoals opgenomen in de besluitenlijst actief openbaar gemaakt door toezending aan de pers. Soms worden bijlagen (bijv. beleidsregels) openbaar gemaakt Bij raadsstukken zijn alle stukken (en bijlagen) openbaar, tenzij hierop geheimhouding is opgelegd.

2

Zet dus geen persoonsgegevens in stukken die naar de raad gaan, tenzij hiervoor aantoonbaar toestemming is gegeven. Daarnaast kan van een stuk een openbare en een niet-openbare versie gemaakt worden, waarbij in de openbare versie bepaalde (persoons)gegevens zijn weggelaten. Dit laatste heeft de voorkeur omdat in het kader van een transparante democratie dan zoveel mogelijk informatie openbaar gemaakt kan worden. Wat is geheim Allereerst is geheim datgene waarop door een van de bestuursorganen (college, burgemeester, raadscommissie of raad) geheimhouding is opgelegd. Hierbij geldt artikel 10 Wob als leidraad. Worden door het college, de burgemeester of een raadscommissie geheime stukken aan de raad aangeboden, dan dient de raad de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen als de raad deze stukken geheim wenst te houden. Wordt de geheimhouding niet bekrachtigd in de eerste raadsvergadering waarin de geheime stukken zijn aangeboden, dan vervalt de geheimhouding. Daarnaast zijn er stukken waarop niet specifiek geheimhouding is opgelegd, maar waarvan openbaarmaking achterwege kan blijven als sprake is van de in artikel 10 Wob genoemde weigeringsgronden voor openbaarmaking. Is er verschil tussen geheim en vertrouwelijk? Juridisch zijn deze begrippen gelijk, terwijl in de praktijk deze begrippen verschillend worden uitgelegd.

Het is daarom verstandig om altijd de term geheim te hanteren. De algemene wet bestuursrecht spreekt alleen in artikel 2:5 over het vertrouwelijke karakter van gegevens waarbij leden van een bestuursorgaan (raad, college) redelijkerwijs moeten kunnen vermoeden dat sprake is van geheimhouding van deze gegevens. Dit artikel is aanvullend bedoeld op die stukken waarop al expliciet geheimhouding is opgelegd. Ambtenaren, bestuurders, raadsleden en fractievolgers zijn zich ervan bewust dat het ontbreken van een besluit tot geheimhouding niet betekent dat informatie daarom zonder meer openbaar gemaakt mag worden. Zij zijn gehouden aan het ambtsgeheim, waarbij overtreding kan leiden tot vervolging op basis van artikel 272 Wetboek van strafrecht. Wanneer niet openbaar maken? Er is sprake van financiële belangen van de gemeente of van derden. Maak onderscheid tussen vertrouwelijke overgelegde bedrijfs- en fabricagegegevens en overige financiële gegevens. Vraag dit na bij het bedrijf. Bedrijfs- en fabricagegegevens zijn gegevens over technische of financiële bedrijfsvoering, productieproces, afzet van producten of kring van afnemers en leveranciers, ramingen van opbrengsten en uitgaven. Grondslag in artikel 10, eerste lid Wob Bij overige financiële gegevens moet je toetsen of openbaarmaking zal leiden tot nadeel.

Denk daarbij aan schade aan de concurrentiepositie of een slechtere onderhandelingspositie van het bedrijf of de gemeente Ook op de volgende gronden kan openbaarmaking achterwege blijven: Inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen, bijvoorbeeld handhavingsstrategie e.d. Opsporing en vervolging van strafbare feiten Het belang dat een geadresseerde eerst kennis moet nemen van de informatie, voordat het openbaar gemaakt wordt Het voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling, zoals bijvoorbeeld een processtrategie in een juridische procedure Het stuk bevat persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren, zoals voorstellen, conclusies en argumenten voorafgaand een nog te nemen besluit.

3

Wie is bevoegd tot het opleggen van geheimhouding? De raad op basis van artikel 25, lid 1, Gemeentewet Het college op basis van artikel 25, lid 2, artikel 55, lid 1 en 86, lid 2 Gemeentewet De burgemeester op basis van artikel 25, lid 2, artikel 55, lid 2 en 86, lid 2 Gemeentewet Raadscommissies op basis van artikel 25, lid 2, artikel 55, lid 2 en 86, lid 1 Gemeentewet Voorzitter van een raadscommissie op basis van artikel 86, lid 2 Gemeentewet Het college of de raad wil stukken geheim verklaren of bekrachtigen Noem de grondslag voor het opleggen van de geheimhouding (Art 25 Gemeentewet voor de gemeenteraad, artikel 55 Gemeentewet voor college) Stel een termijn vast voor de duur van de geheimhouding dit kan een datum zijn maar ook een handeling (bijvoorbeeld de ondertekening van een contract) Motiveer waarom de geheimhouding noodzakelijk is door verwijzing naar een of meerdere artikelen in de Wob Biedt het college de door hun opgelegde geheime stukken aan aan de raad, dan dient de raad de geheimhouding van deze stukken in de eerstvolgende vergadering nadat het hem is aangeboden te bekrachtigen Geef op de geheime stukken duidelijk aan dat deze geheim zijn (stempel, watermerk) Zet in de naam van de bijlage ook het woord geheim Wordt een wob-verzoek ingediend over stukken waarop geheimhouding is opgelegd, dan moet dit worden gezien als een verzoek om opheffing geheimhouding.

Hierover dient een besluit genomen te worden. Einde geheimhouding Geheimhouding eindigt na het vervallen van de opgelegde geheimhoudingstermijn. Na positief besluit op een verzoek tot opheffing opgelegde geheimhouding. Bij actieve intrekking geheimhouding kan de eventueel benadeelde hierover een zienswijze/bezwaarschrift indienen. Kan er bezwaar en beroep worden ingediend tegen een besluit om geheimhouding op te leggen of te bekrachtigen? Ja, een besluit om geheimhouding op te leggen of te bekrachtigen is een besluit in de zin van artikel 1.3 Algemene wet bestuursrecht. Het indienen van bezwaar of beroep is beperkt tot belanghebbenden. Dit zijn in principe alleen degenen aan wie geheimhouding wordt opgelegd of rechtstreeks door de geheimhouding worden geraakt (bijvoorbeeld als zij genoemd worden in het stuk). Daarnaast kan een verzoek worden ingediend om de opgelegde geheimhouding op te heffen. Tegen het weigeringsbesluit tot opheffen van de geheimhouding staat voor de indiener van het verzoek ook bezwaar open. De besloten vergadering Het college, raadscommissies en de gemeenteraad kunnen in besloten kring vergaderen. Hiertoe moet het betreffende gezelschap een besluit nemen. De vergadering en hetgeen daar gezegd wordt is dan nog niet geheim. Voor het einde van de bijeenkomst moet een besluit genomen worden over de geheimhouding.

Hiertoe moet een belangenafweging plaatsvinden aan de hand van de Wob, zoals hiervoor aangehaald. Als besloten wordt geheimhouding op te leggen op hetgeen besproken is en overgelegd is, geldt dit voor iedereen die van het behandelde of van de stukken kennis heeft. Dit geldt dus niet alleen voor degene die bij de besloten bijeenkomst aanwezig waren. Indien het college, de burgemeester of een commissie zaken in een besloten bijeenkomst met de gemeenteraad wil bespreken is het de gemeenteraad die moet afwegen of hij dit met gesloten deuren wil doen. Hiertoe moet hij een afweging maken die gebaseerd is op de Wob, zoals hiervoor aangehaald. Van de besloten bijeenkomst wordt een verslag gemaakt dat indien nodig in een besloten vergadering wordt vastgesteld.

4

Welke collegestukken worden actief openbaar gemaakt. a. het voorblad van een collegevoorstel b. het collegebesluit c. beleidsdocumenten die zijn vastgesteld door het college (bv beleidsnota) d. gemeentelijke regelgeving e. de openbare besluitenlijst van de collegevergadering Alle gegevens die in verband kunnen worden gebracht met een persoon mogen dus niet in deze collegestukken opgenomen worden. Welke stukken worden geplaatst op een geheime besluitenlijst a. aangehouden voorstellen b. besluiten waar geheimhouding over is opgelegd c. besluiten over personeel d. besluiten over personen (bv. Wmo, jeugd) Checklist geheimhoudingsbesluit college: Openbaarheid is uitgangspunt: leg alleen geheimhouding op als een van de gronden van artikel 10 Wob van toepassing is. Benoem welke grond uit artikel 10 Wob van toepassing is. Motiveer in het voorstel waarom het opleggen van geheimhouding noodzakelijk is. Beoordeel voor welke documenten de geheimhouding noodzakelijk is. Je kunt ook kiezen voor een aparte geheime bijlage. Bepaal voor hoe lang de geheimhouding moet duren. Vermeld op elk geheim stuk het woord “GEHEIM” met een stempel of via een watermerk. (zie formulering collegebesluit tot opleggen geheimhouding)

Geheimhouding met betrekking tot stukken Het bekrachtigen van geheimhouding is alleen nodig als geheime stukken aan de raad toegestuurd worden. Overzicht opleggen, bekrachtigen en opheffen geheimhouding (nodig als stukken toegestuurd worden) Opgelegd door Het college van B&W

Opgelegd aan Het college van B&W*

Bekrachtiging door Niet nodig

De raadscommissie

Niet nodig Als de commissie het stuk heeft voorgelegd aan de raad: de raad

De gemeenteraad**

Door de raad in de eerstvolgende vergadering na aanbieding geheime stukken Niet nodig Als het stuk aan de raad is voorgelegd: de raad

Raadsleden

5

Bevoegd tot opheffen Het college Indien het stuk door de raad is bekrachtigd: de raad Het college of de raad. Indien het stuk door de raad is bekrachtigd: de raad De gemeenteraad

Het college Indien het stuk door de raad is bekrachtigd: de raad

Opgelegd door De burgemeester

Opgelegd aan Het college van B&W

Bekrachtigd door Niet nodig

De raadscommissie

Niet nodig Als het stuk aan de raad is voorgelegd: de raad Door de raad in eerstvolgende vergadering na aanbieding stukken Niet nodig

De gemeenteraad

Raadsleden

Bevoegd tot opheffen De burgemeester Indien het stuk door de raad is bekrachtigd: de raad De burgemeester Indien het stuk door de raad is bekrachtigd: de raad De gemeenteraad

De burgemeester Indien het stuk door de raad is bekrachtigd: de raad

Opgelegd door Voorzitter raadscommissie

Opgelegd aan De raadscommissie

Bekrachtiging door Niet nodig Als het stuk aan de raad is voorgelegd: de raad

Bevoegd tot opheffen De voorzitter raadscommissie of de raad Indien het stuk door de raad is bekrachtigd: de raad

Opgelegd door De raadscommissie

Opgelegd aan De raadscommissie ***

Bekrachtiging door Niet nodig

De gemeenteraad **** Raadsleden

Door de gemeenteraad in eerstvolgende vergadering na aanbieding stukken Niet nodig

Bevoegd tot opheffen De raadscommissie Indien het stuk door de raad is bekrachtigd: de raad De raad

Het college

Niet nodig

Opgelegd aan De gemeenteraad

Bekrachtiging door Niet nodig

Opgelegd door De gemeenteraad

6

De raadscommissie Indien het stuk door de raad is bekrachtigd: de raad De raadscommissie Indien het stuk door de raad is bekrachtigd: de raad

Bevoegd tot opheffen De gemeenteraad

Geheimhouding zonder stukken Als géén stukken worden overgelegd dan is ook géén bekrachtiging van de geheimhouding nodig. In dergelijke gevallen gaat het dan waarschijnlijk om informatie die mondeling tijdens een vergadering is gegeven of door middel van een presentatie. Er kan dan dus wel geheimhouding opgelegd worden op de gegeven informatie door het college, de raad, de burgemeester en een raadscommissie. Als het college geheimhouding oplegt aan de raad dat wordt deze in acht genomen totdat de raad haar opheft. 55, lid 3 Wob. Als het college geheimhouding oplegt aan zichzelf wordt dit in acht genomen totdat het college haar opheft. 55, lid 1 Wob. Een raadscommissie of de burgemeester kunnen het college ook geheimhouding opleggen. Deze moet het college in acht nemen totdat de raadscommissie of de burgemeester haar opheft. 55, lid 2 Wob. Een raadscommissie kan zichzelf geheimhouding opleggen. Deze moet de raadscommissie in acht nemen tot de raadscommissie haar opheft. 86 lid 1 Wob. Een raadscommissie kan de raad geheimhouding opleggen. Deze moet in acht genomen worden tot de raad haar opheft. 86, lid 3 Wob. De raad kan zichzelf geheimhouding opleggen. Deze moet in acht genomen worden tot de raad haar opheft 25 lid 1 Wob.

Te gebruiken formuleringen in college- en raadsvoorstellen en raadsbesluiten *Het collegebesluit tot opleggen van geheimhouding aan zichzelf moet de volgende formulering bevatten: 1. op grond van artikel 55 van de Gemeentewet en artikel 10, lid … Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding op te leggen over het besluit tot…… (of op de volgende documenten: ..) 2. de geheimhouding op te leggen tot ….

**Als stukken aan de raad worden aangeboden door het college: 1. op grond van artikel 25, lid 2, van de Gemeentewet en artikel 10, lid … Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding op te leggen over het besluit tot…… (of op de volgende documenten: ..) 2. de raad te verzoeken de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen.

Ook nog stukje over burgemeester die geheimhouding oplegt aan college of raad? Een raadscommissie kan ook geheimhouding op leggen aan zichzelf of de gemeenteraad. De raadscommissie legt geen geheimhouding op voor stukken die zij ontvangt en waarvoor al geheimhouding is opgelegd door de burgemeester of het college. De raad besluit uiteindelijk over het bekrachtigen van de opgelegde geheimhouding als de stukken aan de raad worden aangeboden door de raadscommissie. (zie formulering raadscommissie opleggen geheimhouding)

7

***Formulering raadscommissie opleggen geheimhouding raadscommissie aan zichzelf: 1. op grond van artikel 86, lid 1, Gemeentewet en artikel 10, lid … Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding op te leggen op het behandelde in de besloten vergadering van … (op de volgende documenten: …) 2. de geheimhouding op te leggen tot ….

****Als de stukken door de raadscommissie aan de raad worden aangeboden: 1. op grond van artikel 25, lid 2, Gemeentewet en artikel 10, lid … Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding op te leggen op het behandelde in de besloten vergadering van … (op de volgende documenten: …) 2. de raad te verzoeken de opgelegde geheimhouding op de onder 1 genoemde documenten te bekrachtigen.

Formulering raadsbesluit opleggen geheimhouding door raadscommissie 1. op grond van artikel 25, tweede lid Gemeentewet en artikel 10, lid … Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding op te leggen op het behandelde in de besloten vergadering van … (op de volgende documenten: … 2. de geheimhouding op te leggen tot ….

Procedure bekrachtigen geheimhouding van stukken die aan de raad zijn toegezonden. Als het college, burgemeester of een raadscommissie stukken overlegt aan de raad waarover zij geheimhouding hebben opgelegd, moet de raad deze bekrachtigen in de eerstvolgende raadsvergadering. Zo niet, dan vervalt de opgelegde geheimhouding van de stukken die aan de raad zijn overgelegd. Het voorstel aan de raad om de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen moet een gemotiveerde toelichting bevatten waarom geheimhouding noodzakelijk is. Als de raad de opgelegde geheimhouding niet wenst te bekrachtigen, voert zij daarover in besloten vergadering overleg met het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. De raad neemt daarna een gemotiveerd besluit over het bekrachtigen van de geheimhouding van het stuk. Formulering raadsbesluit bekrachtigen geheimhouding 1. op grond van artikel 25, derde lid Gemeentewet en artikel 10, lid … van de Wet openbaarheid van bestuur de opgelegde geheimhouding te bekrachtigden

Lijst van veelvoorkomende gronden voor geheimhouding Wob grond

Toepassing

Art. 10, lid 1 onder c

Vertrouwelijk meegedeelde bedrijfs- en fabricagegegevens (bedrijfsplannen, tarieven, omzet, klanten etc.) Bijzondere persoonsgegevens over godsdienst, politieke gezindheid, gezondheid Economische belangen publiekrechtelijke lichamen. Overeenkomsten van de gemeente met een financieel karakter (koop, huur, grondexploitatie)

Art. 10, lid 1 onder d Art. 10, lid 2 onder b en g

8

Art. 10, lid 2 onder d Art. 10, lid 2 onder e Art. 10, lid 2 onder f

Art. 10, lid 2 onder g

Inspectie, controle en toezicht. Strategieën om overtredingen te constateren. Alle gegevens die herleidbaar zijn tot natuurlijke personen Het belang van geadresseerde om als eerste kennis te nemen van de informatie over bijvoorbeeld adviezen en onderzoeken, verantwoording college aan de raad, koninklijke onderscheidingen Het voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling, zoals offertes, aanbestedingsprocedures, overeenkomsten derden met een financieel karakter

9