Presentatie commissie bestuur en financiën gemeente Rhenen d.d. 05.03.2025 (toegevoegd 3 maart)
Tekst van het document
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN TOELICHTING BOARDLETTER 2024 5 MAART 2025
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
1
INHOUD VAN DEZE PRESENTATIE 1. Intro
2.Voorstellen controleteam 3. Wie is MIJN Overheidsaccountants 4.Controle aanpak 5. Tijdspad van de controle 6. Afsluiting
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
2
INHOUD VAN DEZE PRESENTATIE 1. Intro
2.Voorstellen controleteam 3. Wie is MIJN Overheidsaccountants 4.Controle aanpak 5. Tijdspad van de controle
6. Afsluiting
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
3
JOHAN KASTANJA RA RC senior manager
45 jaar Accountant MIJN Overheidsaccountants Docent bij Segment Opleidingen
Brede gemeentelijke ervaring Voormalig intern accountant gemeente
Leiden
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
4
WILLEM SCHUITEMAKER RA externe accountant
44 jaar Eigenaar/externe accountant MIJN Overheidsaccountants Docent bij Segment Opleidingen (Onderzoeks)journalist en schrijver
Voormalig externe accountant bij Astrium
Overheidsaccountants
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
5
INHOUD VAN DEZE PRESENTATIE 1. Intro
2.Voorstellen controleteam 3. Wie is MIJN Overheidsaccountants 4.Controle aanpak 5. Tijdspad van de controle
6. Afsluiting
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
6
Een nieuwe speler maar wel met veel ervaring en het “ontspannen DNA van vroeger”
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
7
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
8
1
2
3
4
PASSIE
AMBITIE
TROTS
LEF
Onze passie zorgt ervoor dat we altijd streven naar een maximaal resultaat in alles wat we doen. Zonder dat dit ten koste gaat van de relatie.
We streven ernaar om de standaard in de branche te verhogen en voortdurend te innoveren.
We zijn trots op de impact die we gezamenlijk met u kunnen maken voor de lokale overheden.
Wij durven dingen anders te doen en nieuwe wegen in te slaan. Wat resulteert in snellere doorlooptijden en een grote nauwkeurigheid.
TEKST MIJN OVERHEIDSACCOUNTANTS
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
9
ONZE GROEI AMBITIE ▪
Focus op lokale overheid en onderwijs.
▪
Medio juli 2025 uitbreiding met twee RA’s waarvan één ook IT auditor is.
▪
Doorgroei van 5 FTE nu naar een vast personeelsbestand van 12 – 20 FTE eind 2026.
▪
Een beheersbare groei passend binnen onze ambities.
▪
Autonoom blijven.
▪
Niet afhankelijk van externe investeerders en ongewenste druk op het rendement.
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
10
HIGHLIGHTS BOARDLETTER 2024 Goede Samenwerking Late start niet van invloed op interim controle 2024
Basis op orde
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
11
UITKOMSTEN OP HOOFDLIJNEN
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
12
Bevinding en risico Uitbreiden frequentie SPEND analyse (Hoog)
De SPEND analyse, gericht op de rechtmatigheid van aanbestedingen wordt één keer per jaar uitgevoerd. In voorgaand boekjaar is in de rechtmatigheidsverantwoording voor een bedrag van € 1,9 miljoen aan onrechtmatigheidsfouten verantwoord in het kader van het niet naleven van EU aanbestedingswetgeving.
Aanbeveling
Wij adviseren vanaf het boekjaar 2025 de frequentie van de SPEND analyse uit te breiden naar tenminste ieder half jaar. Waarbij idealiter ook tussentijds nog een monitoring kan worden gedaan op dossiers met een hoog risico. Enerzijds komen potentiële onrechtmatigheden sneller in beeld, tegelijkertijd biedt dat de organisatie ook mogelijkheden om tijdig maatregelen te treffen.
Reactie college
Voor het boekjaar 2025 willen we deze meenemen in de VIC en opnemen in het intern controleplan voor 2025 (in periode 2 en 3, dat is de VIC in de periode juni-okt en periode nov-dec). Voor het boekjaar 2024 gaan we ook nu al een extra SPEND-analyse uitvoeren en zorgen dat deze vóór de controle door de accountant is uitgevoerd.
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
13
Bevinding en risico Interne WPG audit over 2023 en 2024 pas in het vierde kwartaal van 2024 uitgevoerd (Hoog)
De interne audit in het kader van de Wet Politiegegevens (WPG) over de jaren 2023 en 2024 is pas in het vierde kwartaal van 2024 uitgevoerd door een externe partij. Het risico bestaat dat, wanneer de gemeente niet tijdig kan aantonen dat de WPG audits zijn uitgevoerd en afgerond, de Autoriteit Persoonsgegevens boetes oplegt. Daarnaast komt de gemeente onder een verscherpt toezicht te staan.
Aanbeveling
Wij adviseren de gemeente dringend om de jaarlijkse WPG audit in het vervolg tijdig uit te (laten) voeren en de belangrijkste bevindingen uit de WPG audit over de jaren 2023 en 2024 zo spoedig mogelijk op te volgen.
Reactie college
Op basis van interviews is een audit uitgevoerd over 2023 en 2024 en een auditrapport opgeleverd.Vanaf 2025 is capaciteit geregeld voor de WPG-audit en worden de acties uit het rapport van 2023 en 2024 tijdig opgepakt. Dat geldt ook voor de WPG-audit 2025.
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
14
Bevinding en risico Opvolging risico’s in de frauderisicoanalyse (Hoog)
Wij hebben geconstateerd dat nog geen structurele opvolging wordt gegeven met specifieke werkzaamheden ten aanzien van frauderisico’s. Ook niet op het moment dat sprake is van significante frauderisico’s. Uw organisatie loopt hierdoor het risico dat binnen de interne beheersing kwetsbare plekken weliswaar worden gesignaleerd maar dat hier geen toereikende opvolging aan wordt gegeven.
Aanbeveling
Wij adviseren u als volgende stap op de frauderisicoanalyse een zogeheten frauderespons te schrijven met concrete werkzaamheden gericht op het beheersbaar houden van (fraude)risico’s. Daarbij is het van belang om deze werkzaamheden periodiek uit te voeren. Daarmee geeft u zichtbaar opvolging aan gesignaleerde risico’s waarmee ook een belangrijke preventief signaal richting de organisatie wordt afgegeven.
We geven opvolging aan de frauderisicoanalyse vanuit de risicomanagementgesprekken die we eind van het jaar voeren. Reactie college
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
15
Bevinding en risico Gebruik van een contractenregister (Middel)
Aanbeveling
Reactie college
De gemeente hanteert geen centraal contractenregister. Wij hebben begrepen dat de gemeente hier wel mee bezig is maar nu afhankelijk is van de registratie van contracten in het zaaksysteem en de inkoopapplicatie. Het risico bestaat dat verplichtingen niet tijdig worden opgemerkt en niet volledig in beeld zijn en dat ongemerkt gemaakte financiële afspraken worden overschreden waardoor mogelijk sprake kan zijn van een (begrotings)onrechtmatigheid. Wij adviseren u de mogelijkheden van het opstellen van een centraal contractenregister te onderzoeken. Aanvullend moeten mogelijk ook werkinstructies (en workflow) geschreven of aangepast worden, zodat medewerkers hiermee ook op een toereikende wijze bekend zijn.
In het jaar 2025 gaan we over op een nieuw zaaksysteem. We hebben bij de aanbesteding van het nieuwe zaaksysteem ook een module aangekocht voor een centraal contractenregister. In de loop van het jaar 2025 is dit centrale contractenregister operationeel.
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
16
Bevinding en risico Actualisatie strategisch informatiebeveiligingsbeleid (Middel)
Aanbeveling
Reactie college
Het strategisch informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Rhenen is gebaseerd op de BIO norm en heeft een looptijd tot en met 2024. Wij constateren dat enerzijds de looptijd van het informatiebeveiligingsbeleid afloopt na dit jaar. Tegelijkertijd ontbreken een aantal cruciale aandachtspunten.
Wij adviseren u om binnen een redelijke termijn het strategisch informatiebeveiligingsbeleid te actualiseren. Daarbij is het noodzakelijk dat in ieder geval de actualiteiten inzake de invoering van de nieuwe en uitgebreidere cybersecurity standaarden (NIS2) worden verwerkt.
Zowel het beleid voor gegevensbescherming als het beleid voor informatiebeveiliging zullen in 2025 worden geactualiseerd. In deze actualisatie nemen we ook BIO2.0 en NIS2 mee.
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
17
Bevinding en risico Actualisatie implementatieplan privacy (Middel)
Gemeente Rhenen heeft een implementatieplan privacy 2024-2026 opgesteld. Het doel van het plan is om naar het gewenste volwassenheidsniveau 3 te groeien. Op dit niveau wordt organisatiebreed gewerkt aan privacy én kan dit worden aangetoond. Het plan is mede door het ontbreken van capaciteit en het ontbreken van een FG (Functionaris Gegevensbescherming), niet gehaald en wordt in 2025 geactualiseerd.
Aanbeveling
Wij adviseren het implementatieplan privacy binnen redelijke termijn te actualiseren en acties duidelijk en concreet (bijvoorbeeld via de SMART-methode) te beschrijven. Ook geven wij u mee richtlijnen op te nemen inzake de naleving van de WPG en de planning van deze en andere audits. En randvoorwaarden te stellen ten aanzien van de inzet van DPIA’s (Data Protection Impact Assessment).
Reactie college
Het implementatieplan ligt klaar voor uitvoering. Het ontbreekt op dit moment aan capaciteit om tot uitvoering van het plan over te gaan. Zodra capaciteit beschikbaar is (naar verwachting in de loop van het eerste halfjaar 2025) starten we met actualisatie en uitvoering van het plan.
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
18
Bevinding en risico Verdieping frauderisicoanalyse (Middel)
Aanbeveling
Gemeente Rhenen heeft een frauderisicoanalyse opgesteld die ook voor het boekjaar 2024 is geactualiseerd. Echter zien wij in dit document dat ‘slechts’ vier frauderisico’s van toepassing zijn en drie M&O (misbruik en oneigenlijk gebruik) risico’s. Daarmee bestaat het risico dat de frauderisicoanalyse onvoldoende diepgang heeft en niet concreet genoeg wordt.
Wij adviseren om nog eens kritisch te kijken naar de diepgang van de frauderisicoanalyse en deze verder uit te breiden. Wij vinden het relevant om juist ook lagere risico’s dan significant hierin mee te nemen inclusief de overwegingen. Concrete risico’s die wij missen zijn onder andere de risico’s frauduleuze verslaggeving en het oneigenlijk toeeigenen van activa en zouden minimaal thuishoren in deze frauderisicoanalyse.
We geven opvolging aan de frauderisicoanalyse vanuit de risicomanagementgesprekken die we eind van het jaar voeren. Reactie college
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
19
Bevinding en risico Tussentijdse rapportage uitkomsten VIC (Middel)
Aanbeveling
Reactie college
Wij hebben begrepen dat de tussentijdse rapportages van de uitgevoerde VIC worden besproken met de manager bedrijfsvoering, maar vooralsnog niet gedeeld worden met het IMT en het College. De eindrapportages over het hele controlejaar worden overigens wel besproken met het IMT en het College.
Wij adviseren om concrete afspraken te maken met zowel de uitvoerende externe organisatie als het IMT en het College om de tussentijdse rapportage van VIC bevindingen te bespreken. Daarmee krijgt de VIC ook een breder draagvlak binnen de organisatie en kunnen verbeteringen eerder doorgevoerd worden.
De tussentijdse rapportage is wel in het IMT behandeld, maar inderdaad niet in het college.Voor het verkrijgen van breder draagvlak binnen de organisatie zien we niet zozeer dat het nodig is om de tussentijdse rapportage te behandelen in het college.
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
20
Bevinding en risico Structureel en reproduceerbaar opschonen van tussenrekeningen (Middel)
Het gebruik van tussenrekeningen in uw administratie is gebruikelijk, echter vraagt ook sturing. Het niet structureel en reproduceerbaar analyseren en opschonen van tussenrekeningen kan enerzijds administratieve processen onnodig complex maken. Daarnaast kan dit ook leiden tot baten en lasten die (te) laat in beeld komen en daarmee mogelijk bij kunnen dragen aan begrotingsonrechtmatigheden.
Aanbeveling
Wij adviseren u om periodiek, bij voorkeur minimaal ieder kwartaal gestructureerd alle tussenrekeningen te analyseren, op te schonen en transacties die het resultaat beïnvloeden tijdig daarin te verwerken. Maak daarbij ook zichtbaar en dus reproduceerbaar op welke wijze opschoning heeft plaatsgevonden.
Reactie college
We controleren wel de tussenrekeningen periodiek, maar deze controles zijn nog niet zichtbaar. Het belangrijkste is dat we het wel doen, maar inderdaad nog niet vastleggen. Deze zichtbaarheid werken we op een later moment uit. We spreken af dat we dat twee keer per jaar doen en op een later moment streven naar vier keer per jaar.
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
21
Bevinding en risico Tussentijdse monitoring verlofsaldi (Middel)
Aanbeveling
Wij hebben begrepen dat onvoldoende tussentijdse monitoring plaatsvindt op verlofsaldi van medewerkers. Het risico bestaat hiermee dat enerzijds dit kan leiden tot aanzienlijke financiële verplichtingen in de vorm van een verlofvoorziening voor spaar- en bovenwettelijk verlof. Anderzijds kan ook een capaciteitsvraagstuk ontstaan op het moment dat medewerkers met omvangrijke verlofsaldo’s hier tussentijds gebruik van maken. Wij adviseren u om periodiek de ontwikkeling van individuele verlofsaldi te monitoren en opvallende ontwikkelingen te bespreken in het IMT en passende maatregelen te treffen.
We nemen een aantal maatregelen om in de loop van 2025 voortaan structureel te sturen op verlofsaldi. Reactie college
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
22
Bevinding en risico Aansluiting subadministratie Legesopbrengsten (Middel)
Aanbeveling
De gemeente Rhenen maakt geen periodieke aansluiting voor de diverse legesopbrengsten tussen subadministratie en financiële administratie. Het risico bestaat dat wanneer de aansluiting achteraf jaarlijks wordt gemaakt en verschillen ontstaan, dit veel meer uitdaging geeft om verschillen uit te zoeken en te verklaren.
Wij adviseren u om periodiek de aansluiting te maken tussen subadministratie en financiële administratie om daarmee tijdig eventuele verschillen in beeld te krijgen of te constateren dat leges niet of niet juist zijn opgelegd.
Het advies nemen we ter harte en wordt in 2025 opgevolgd. Reactie college
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
23
INHOUD VAN DEZE PRESENTATIE 1. Intro
2.Voorstellen controleteam 3. Wie is MIJN Overheidsaccountants 4.Controle aanpak 5. Tijdspad van de controle
6. Afsluiting
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
24
TIJDSPAD VAN DE CONTROLE Interim controle november 2024 ▪ Volledige interim controle met alle financiële bedrijfsprocessen binnen de gemeente in scope ▪ Geen bevindingen tijdens de interim controle die van significante invloed kunnen zijn op de jaarrekening van gemeente Rhenen Jaarrekeningcontrole ▪ Op een praktische en pragmatische wijze die passend is bij de gemeente Rhenen. ▪ Uitvoering volgens planning met start medio maart/ april 2025 en een normale doorlooptijd ▪ Wij verwachten op voorhand geen problemen om de accountantscontrole op tijd te kunnen afronden ▪ De controle resulteert in een accountantsverslag en de door ons gewaarmerkte jaarrekening
Kwaliteitswaarborgen ▪ Ervaren controleteam ▪ Twee RA’s betrokken bij de uitvoering van de controle ▪ Externe opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB) vóór afgifte verklaring
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
25
INHOUD VAN DEZE PRESENTATIE 1. Intro
2.Voorstellen controleteam 3. Wie is MIJN Overheidsaccountants 4.Controle aanpak 5. Tijdspad van de controle
6. Afsluiting
COMMISSIE BESTUUR EN FINANCIËN GEMEENTE RHENEN D.D. 5 MAART 2025 - PRESENTATIE BOARDLETTER 2024
26
VRAGEN? 27