Presentatie 12.09.2022 Gemeente Rhenen handout

12 september 2022

Presentatie gemeenteraad ‘(samen)werken vanuit de bedoeling’

1

Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Introductie Onze rol als accountant, wat mag u van ons verwachten Ontwikkelingen rechtmatigheidsverantwoording 2023 Follow up managementletter 2021 Speerpunten controle 2022 Overige

2

1. Introductie Twee bekende gezichten namens het controleteam o Loïc van Alsté (manager/ controleleider) o Willem Schuitemaker Msc RA(verantwoordelijk accountant)

3

2. Onze rol als accountant, wat mag u van ons verwachten o Astrium is accountant van de gemeente Rhenen vanaf boekjaar 2019 o Specialist in de lokale overheid (top 4 kantoor) o Onderdeel van Flynth Audit B.V. en daarmee van een groot netwerk met diverse specialisten o Korte (communicatie-)lijnen met vaste aanspreekpunten

o Flexibel, proactief, meedenkend en oplossingsgericht 4

2. Onze rol als accountant, wat mag u van ons verwachten o Gehele jaar in gesprek met uw organisatie op alle niveaus sparringpartner voor de commissie bestuur en financiën, het college en portefeuillehouder, griffie en de financiële en interne controle medewerkers. o Geven van gevraagd en ongevraagd advies over bijvoorbeeld actuele ontwikkelingen op het raakvlak van de expertise van de accountant en het taakveld van de gemeente. o Delen van onze recente ervaringen en expertise met vergelijkbare gemeenten en natuurlijk onze ervaringen met de voor u van belang zijnde processen (beheersing). o Lef en durf hebben om mee te denken met de klant. o Samen op zoek naar verbetermogelijkheden. o Communicatie via gesprekken, nieuwsbrieven, e-mail en seminars. o Geen meerwerk, ook niet als het even tegenzit (nog geen enkel jaar van de controle hebben wij meerwerk in rekening gebracht).

5

2. Onze rol als accountant, wat mag u van ons verwachten 1. Vooraf ➢ Starten al tijdig met een voorbespreking– in kaart brengen van bijzonderheden gemeente, specifieke aandachtspunten, afstemmen planning, afstemmen verwachtingen (vastlegging in auditplan); ➢ Regelmatige afstemming over de door de gemeente aan te leveren gegevens voor onze controle; 2. Tussentijds uitvoeren van de interimcontrole, inclusief bespreking en afstemming van de bevindingen: ➢ Managementletter. 3. Periode tussen interim- en jaarrekeningcontrole – regelmatige afstemming over: ➢ De door de gemeente aan te leveren gegevens voor onze controle; ➢ Eventuele bijzonderheden/vragen van de gemeente voor de jaarrekening. ➢ Controle belastingverantwoording bij de gemeente Ede (uitbesteed aan deze gemeente) 4. Uitvoering van de controle op een praktische en pragmatische wijze die passend is bij de gemeente Neder-Betuwe: ➢ Controleverklaring en accountantsverslag.

6

3. Ontwikkelingen rechtmatigheidsverantwoording 7

3. Begrip rechtmatigheid en achtergrond o

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Dit begrip is van toepassing op alles wat een gemeente qua taken op zich neemt. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

o

3 criteria die worden getoetst

-

Begrotingscriterium

-

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium

-

Voorwaardencriterium

8

3. Ontwikkelingen rechtmatigheidsverantwoording o o o

o

Ook voor 2022 toetsing op basis van onder andere kadernota rechtmatigheid 2018 uitgegeven door het BBV Rechtmatigheidsverklaring door het College uitgesteld tot tenminste 1 januari 2023 Nog steeds geen formele goedkeuring door de Eerste Kamer, wetsvoorstel is al wel door Tweede Kamer goedgekeurd Organisatie is al bezig met de voorbereidingen op de aanstaande rechtmatigheidsverantwoording

9

3. Begrippen en achtergrond rechtmatigheid o

Rechtmatigheidsverantwoording Het college van B&W legt via de jaarstukken jaarlijks verantwoording af over het gevoerde beleid. Vanaf 2023 komt daar ook de rechtmatigheid als onderwerp bij. Dit komt tot uitdrukking in een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken

o

Rechtmatigheidsverklaring Het afgeven van een verklaring is tot en met boekjaar 2022 voorbehouden aan de accountant. De rechtmatigheidsverklaring maakt dan ook onderdeel uit van de controleverklaring van de accountant

o

In Control Statement De kern van het ‘In Control Statement’ is het afleggen van verantwoording over de werking van de beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het wegnemen of reduceren van de gevolgen van risico’s die zich bij de realisatie van de doelstellingen voordoen. De in Control Statement gaat vele malen verder dan de wet (i.c. de BBV) vanaf 1 januari 2023 verlangt voor de rechtmatigheidsverantwoording.

10

Model rechtmatigheidsverantwoording

11

3. Impact rechtmatigheidsverantwoording Wat gaat er nu precies veranderen ?

12

3. Rol van de gemeenteraad

De gemeenteraad heeft ook hier een kaderstellende rol, maar wat betekent dat?

13

3. Rol van de gemeenteraad Kaderstellende rol vraagt een aantal acties 1.

Welk fout percentage en rapporteringsgrens mag het College hanteren? De accountant mag maximaal 1% als foutengrens* tolereren, het College mag maximaal 3% als grens tolereren. De raad bepaalt de hoogte van de maximale foutengrens die het college moet hanteren. De raad bepaalt ook boven welke (lagere) grens fouten moeten worden gerapporteerd.

2.

Hoe vaak worden fouten en onzekerheden met de raad gedeeld c.q. besproken? Een van de doelen van de wetgever is dat de raad en het college vaker en bewuster met elkaar afwijkingen bespreekt. De raad moet bepalen hoe frequent zij op de hoogte wil worden gehouden. 1 keer per jaar is (te?) beperkt.

* Het percentage wordt berekend over de totale lasten per jaar (inclusief dotaties aan reserves) 14

3. Rol van de gemeenteraad (vervolg) Kaderstellende rol vraagt een aantal acties 3.

Welke wet- en regelgeving wordt betrokken in de controle op de naleving daarvan? Naleving van Europese en Nationale wetgeving is sowieso verplicht opgenomen in de controle van het College. De raad bepaalt echter welke eigen regelgeving / verordeningen moeten worden meegenomen (bijvoorbeeld het lokale inkoopbeleid) in het normenkader. Dit zogenaamde normenkader betreft een lijst van alle regelgeving die moet worden betrokken.

4.

Het vaststellen van de uitwerking in een toetsingskader. Het normenkader krijgt pas echt waarde als het wordt uitgewerkt in een toetsingskader. Daarin wordt concreet uitgewerkt welk aspect / artikel uit de regelgeving door het College getoetst gaat worden. Hoewel een toetsingskader niet verplicht is voorgeschreven is het wel een belangrijke tool om vast te stellen dat de controle echt alles van de financiële rechtmatigheid voldoende raakt. CONCEPT

15

3. Rol van de gemeenteraad (vervolg) Kaderstellende rol vraagt een aantal acties 5.

Verankering van de besluitvorming ten aanzien van verantwoordings- en rapportagegrens. De commissie BBV adviseert om zowel de verantwoordingsgrens als de rapportagegrens op te nemen in de financiële verordening of de beleidsnota rechtmatigheid/normenkader.

6.

Kennisnemen van de nadere toelichting die het College geeft in het jaarverslag over het naleven van wet- en regelgeving.

Het College zal in die toelichting waarschijnlijk ingaan op de gevonden afwijkingen en de verbeterpunten die zij wil doorvoeren. Tijdens de behandeling van de jaarrekening of op een ander afgesproken moment zal de raad daarover in discussie willen gaan met het College.

16

Opvolging belangrijkste bevinding Managementletter 2021 17

4. Opvolging bevinding managementletter Constatering

Het huidige verwerkingenregister is niet volledig is bijgewerkt. De Autoriteit Persoonsgegevens toetst hierop en kan sancties opleggen op het moment dat deze niet worden nageleefd.

Prioriteit

Urgent

Aanbeveling

Geef topprioriteit aan de opvolging van het projectplan door het projectteam dat nu is opgesteld en schaal beschikbare capaciteit op, zodat waar mogelijk op hele korte termijn een zodanige inhaalslag te maken dat het verwerkingenregister actueel is.

Status

Bevinding is in 2022 toereikend opgevolgd en de gemeente heeft maatregelen getroffen om het verwerkingenregister actueel te houden.

18

5. Speerpunten accountantscontrole o Ontvlechting ICT gemeente Veenendaal o Aanbestedingsrechtmatigheid o Toepassing nieuw woonplaatsbeginsel Jeugdwet vanaf 2022

o In te brengen punten ten behoeve van interim controle gericht op AO/IB o Speerpunten eindejaarscontrole Commissie bestuur en financiën/ gemeenteraad o Rapportage over fraude voor het eerst in de controleverklaring 2022 o Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording

Wet- en regelgeving 19

6. Overig

20