Plan van Aanpak Verbetering P&C-cyclus (18-09-2024 toegevoegd)

18 oktober 2024 Geachte leden van de gemeenteraad, In de oplegger bij het aanbieden van de begroting op donderdag 10 oktober hebben wij u een aanvullende notitie beloofd met ons plan van aanpak richting de significante verbeteringen in de P&C-cyclus. Het gaat hierbij om de producten perspectiefnota, begroting, voorjaarsrapportage, najaarsrapportage en jaarstukken. Grote stappen nodig Wij zijn als college ontevreden over de kwaliteit en tijdigheid van de financiële stukken, zoals de perspectiefnota en begrotingen. We weten dat deze ontevredenheid ook bij de raad leeft en begrijpen dat u vragen heeft over grip op verschillende processen in de bedrijfsvoering en met name de P&C-processen. Ook voor het college en de ambtelijke organisatie is het van belang dat de P&C-cyclus optimaal is ingeregeld. Dit geeft rust in de organisatie, en de mogelijkheid om te sturen op resultaat en dienstverlening. Het is voor ons duidelijk dat er grote stappen moeten worden gezet. We gaan daarom aan de slag met: 1. Quickscan leidend tot een implementatieplan met meetbare verbeteringen 2. Duidelijke communicatie over hoe verschillende trajecten (verbetering producten P&Ccyclus, ombuigingen) met elkaar samenhangen. 3.

Externe ondersteuning voor verbetering van de P&C-cyclus Hieronder leest u ons plan van aanpak Dit is een voorstel van het college, maar we hopen van u te horen of u ook vindt dat dit de juiste weg is – en waar we dit plan nog zouden moeten aanpassen. We zien noodzaak tot snel handelen Zoals u weet loopt er op dit moment in de gemeente Rhenen ook een ombuigingentraject om de begroting van 2026 meerjarig sluitend te krijgen (lange klap). Dit ombuigingenproces willen we niet pauzeren, maar moet parallel meelopen. De voorstellen hierover moeten worden meegenomen in de perspectiefnota 2026. Omdat het ombuigingentraject zo'n belangrijk en impactvol proces is, willen we dat dit proces al kan meeprofiteren van een verbeterde P&C-cyclus. Een soepeler proces van het maken van de perspectiefnota betekent soepelere besluitvorming over ombuigingen. Dit is dan ook een van de redenen dat we zo snel mogelijk, het liefste gisteren, met de quickscan willen starten. Dit betekent dat we ernaar streven om in de komende week (21-27 oktober) een kick-off te plannen met de nader te bepalen leden van de stuurgroep. We zijn als college heel benieuwd of u zich kunt herkennen in de noodzaak om onderstaand proces snel te starten.

1

Plan van aanpak in 3 stappen Stap 1: Quickscan (nu tot kerst 2024) De eerste stap is het – onder begeleiding van een externe procesbegeleider - uitvoeren van een quickscan met het doel om tot een implementatieplan te komen met concrete verbetermaatregelen. Tot dit plan komen we door een analyse te maken van de werking van de huidige P&C-organisatie en het bijbehorende instrumentarium binnen de gemeente Rhenen. Hierbij wordt gekeken naar a. Efficiëntie: hoe efficiënt functioneert de P&C-organisatie? b. Effectiviteit: draagt de P&C bij aan strategische en operationele doelstellingen? Zijn er meetbare resultaten waarop gestuurd kan worden? c. Risico’s: Welke risico’s bestaan er in de huidige processen en systemen? d. Verbeterpotentieel: Waar liggen mogelijkheden voor verbetering? Niet alleen product, ook proces Bovenstaande richt zich uitdrukkelijk niet alleen op ‘het eindproduct’ (de prognoses, rapportages en jaarrekening). De scan richt zich juist ook op hoe processen binnen de organisatie zijn vormgegeven, de samenwerking tussen alle stakeholders die tezamen moeten leiden tot deze eindproducten. Tijdlijn van de quickscan We willen de quickscan volgens deze tijdslijn laten lopen.

Week 0-1: Voorbereiding en documentenanalyse Week 2-3: Interviews, Analyse van P&C-processen, tools en systemen, identificatie van knelpunten (vertragingen, dubbele werkzaamheden) Week 4: Analyse en bevindingen (SWOT, gap-analyse, vergelijking met best practices) Week 5-6: Rapportage en afstemming (opstellen concrete aanbevelingen en terugkoppelingssessies met stakeholders) In deze fase van de quickscan willen we ook u als eindgebruiker raadplegen. Hierover leest u meer in de paragraaf 'wat vragen wij van u als raad'? De quickscan moet voor de kerst opgeleverd worden. Hierna volgt een consulterende bespreking in de raad van januari. Stap 2: Implementatieplan en uitvoering (tot zomer 2025) Van bevindingen naar implementatieplan De bevindingen die uit deze quickscan naar boven komen, moeten leiden tot de eerste inzichten in hoe de nieuwe P&C-cyclus eruit moeten komen te zien. Dit vertalen we in concrete vervolgstappen om verbeteringen binnen de P&C-organisatie en de daarbij noodzakelijke instrumenten (denk hierbij aan bijvoorbeeld de financiële verordening, inkoopbeleid, mandaatbeleid) van de gemeente te realiseren; dit is het implementatieplan. Eerste stappen naar verbetering; gaandeweg verder leren We verwachten tot de zomer van 2025 nodig te hebben om vervolgens deze stappen te implementeren.

Tijdens deze implementatie en tijdens het maken van de perspectiefnota en voorjaarsrapportage ontdekken we wat werkt en wat niet werkt. Een lerend proces. Toewerken naar een blauwdruk Bij elk nieuw op te leveren P&C-product ontdekken we wat de nieuwe blauwdruk moet gaan worden voor het proces van dat specifieke product. Met vervolgens als doel om begroting 2026 volledig volgens een verbeterd P&C-proces op te leveren. Begroting 2026 is dus het eerste document dat volledig aan de 'nieuwe standaard P&C-cyclus' moet voldoen. Maar de producten voorjaarsrapportage en Perspectiefnota zullen dus ook al kunnen meeprofiteren van de eerste aanbevelingen uit de quickscan en verbeteringen vanuit het implementatieplan.

2

Goed om te weten: Dit betekent dat de jaarrekening 2024 en de eerste begrotingswijziging in december nog volgens de 'oude P&C-cyclus' worden gemaakt. Wat betekent dit voor de financiële verordening? We willen dit jaar nog de financiële verordening vaststellen. We moeten bij het maken van P&Cproducten in 2025 ontdekken of nieuwe uitgangspunten in de financiële verordening zorgen voor een kwalitatieve verbetering van de stukken. Het kan ook zijn dat de financiële verordening later nog bijgesteld moet worden, op basis van inzichten uit dit P&C-verbeterproces. Stap 3: Oplevering document 'Nieuwe standaarden P&C-cyclus' (Q3 2025) Er is een quickscan geweest (stap 1) en al lerend zijn er P&C-producten opgeleverd waarin de eerste verbeteringen zichtbaar zijn (stap 2). Op basis hiervan kan een blauwdruk gemaakt worden (stap 3). Dit blauwdruk met de naam 'nieuwe standaarden P&C-cyclus' geeft in ieder geval antwoord op deze vragen:

• • • •

Welke producten bevat de P&C-cyclus? Hoe zien deze producten er precies uit? Welke elementen bevatten ze wel en niet? Aan welke kwaliteitskaders moeten de producten voldoen? Welk tijdspad hoort bij elk product? Op welk moment is het ijkpunt per product?

Dit document moet na de zomer, Q3 2025, worden vastgesteld door de raad. Zo kunnen we namelijk onze laatste leringen uit het proces voor de Perspectiefnota nog verwerken in deze blauwdruk. Rust en duidelijkheid voor de organisatie Dit blauwdruk zal ook zorgen voor rust en duidelijkheid in de organisatie. Als iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt, kan hier geen discussie of miscommunicatie over ontstaan.

Samenhang tussen de verschillende onderdelen/uitstaande acties In het implementatieplan houden we rekening met de samenhang met de volgende onderdelen: o De nog te maken financiële verordening o De nota reserves en voorzieningen o Update P&C-cyclus en producten o Ombuigingen 2026 en verder o Ontwikkelplan jaarrekening o Herijking bestuursprogramma De volgende aanbevelingen nemen we mee om te komen tot een goed implementatieplan: o Aanbevelingen vanuit quickscan o Aanbevelingen van de rekenkamer, rapport 2019 o Aanbevelingen van de accountant

Sturing en externe ondersteuning Aansturing door stuurgroep We willen de quickscan opleveren voor kerst 2024. (Dit geeft ons de ruimte om vanaf januari op een goede manier aan de slag te gaan de verbeteringen die ook leiden tot een soepel proces voor de ombuigingen.) Dit is een hele strakke tijdslijn en vraagt iets van de (beschikbaarheid) van de organisatie. De aansturing zal strak moeten zijn. We stellen voor om een stuurgroep op te richten die (minstens) 1x per week bij elkaar komt. In de stuurgroep zitten:

• •

Wethouder financiën als vertegenwoordiging van het college 2 raadsleden als (politiek-neutrale) eindgebruiker van het product P&C-cyclus

3

• •

1 manager als vertegenwoordiger van het IMT Een externe procesbegeleider is voorzitter van de stuurgroep, daarnaast sparringpartner voor het college en linking pin naar de ambtelijke uitvoering

Er zullen ook voor de uitvoering (ambtelijke) werkgroepen worden ingericht. Hiervoor bepalen we de structuur later. Externe ondersteuning Zoals u hierboven leest, willen we gebruik maken van een externe procesbegeleider. De redenen hiervoor zijn:

•

We willen gebruik maken van iemand die objectief en onafhankelijk naar de situatie kan kijken.

•

We hebben vanwege de snelheid iemand nodig die de juiste expertise heeft op dit gebied én op dit moment tijd kan vrijmaken. Deze specifieke capaciteit hebben we intern op dit moment niet.

•

We hebben iemand nodig die veel ervaring heeft met hoe andere overheidsorganisaties hun P&C-cyclus stroomlijnen zodat we daarvan kunnen leren.

Wat vragen wij van u als Raad? Hierboven las u ons plan om op korte termijn significante stappen te kunnen zetten ter verbetering van de P&C-cyclus. Maar: we kunnen en willen dit niet doen zonder u, de belangrijkste gebruiker van de P&C-producten. Graag bespreken we dit voorstel met u aankomende maandag in de commissie Bestuur & Financiën. Het staat nu niet op de agenda, dus dit is niet door de agendacommissie getoetst. Toch hopen we dat u tijd wilt maken om dit te bespreken. We horen graag hoe u naar dit plan kijkt, of u ideeën heeft en op welke manieren en momenten u door ons geconsulteerd wilt worden. Wilt u nadenken over de volgende manieren van consultatie? En welke rol u hierin voor uzelf ziet? Tijdens de quick-scan-fase kunnen dit mogelijkheden zijn:

• • • •

Interviews met raadsleden/fracties Een (extra) werkbijeenkomst Zitting nemen in de wekelijkse stuurgroep Per mail reageren op analyses uit de quickscan

Daarnaast stellen we voor de werkbijeenkomst van 13 november te gebruiken: We willen de externe procesbegeleider aan u voorstellen en bovenstaand actieplan bespreken. Ook willen u vragen: wat u van belang vindt voor de verbetering van het proces en de producten van de P&C-cyclus. Tot slot: het belang van de P&C-cyclus en samen optrekken We willen dit traject zo snel mogelijk starten. Het liefst starten we komende week al met de kickof-sessie met de stuurgroep. Voor de kerst moet de quickscan af zijn. We zijn ons zeer bewust van het belang van de P&C-cyclus: het is uw belangrijkste instrument om te kunnen sturen op wat de gemeente Rhenen voor haar inwoners kan en moet betekenen. Daarom willen gezamenlijk optrekken met u en de organisatie om te komen tot een P&C-cyclus die bovenal dát doel dient. College van burgemeester en wethouders Gemeente Rhenen

4