Overdrachtsdocument raad aan raad
Tekst van het document
Overdrachtsdocument van gemeenteraad aan gemeenteraad
Overdrachtsdocument van gemeenteraad aan gemeenteraad Voorwoord De raad is onderdeel van het gemeentebestuur bestaande uit raad, college en burgemeester. De raad is volgens de Grondwet het hoogste bestuursorgaan binnen de gemeente. De raad heeft invloed, niet alleen door het nemen van besluiten, maar ook door de manier waarop die besluiten tot stand komen en door hoe de raadsleden met elkaar omgaan. De raad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente en daarmee het algemeen belang. Een sterke raad doet er dus toe. In dit document geeft de huidige raad aanbevelingen aan de nieuwe raad gebaseerd op de ervaringen van de raad in de afgelopen raadsperiode. Op deze manier kan de nieuwe raad leren van de oude raad. In de tekst zijn gekleurde links naar achterliggende informatie opgenomen.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
1
Inhoudsopgave Inhoud
Voorwoord ......................................................................................................................................................... 1 1.
Vergaderstructuur ............................................................................................................................ 3
2.
Informatievoorziening .................................................................................................................... 5
3.
Raad in de regio ................................................................................................................................. 6
5.
Voorzitter van de raad .................................................................................................................... 9
6.
Lokale democratie ......................................................................................................................... 10
7.
Agressie en intimidatie ................................................................................................................ 11
8.
Het bevorderen van integer handelen ................................................................................... 12
9.
Raad als opdrachtgever en kadersteller................................................................................ 13
10.
Formatieproces ............................................................................................................................... 14
11.
Van agendacommissie aan agendacommissie .................................................................... 15
12.
Van presidium aan presidium ................................................................................................... 16
13.
Van Klankbordcommissie aan Klankbordcommissie....................................................... 17
14.
Van rekenkamerraadscommissie aan rekenkamerraadscommissie ......................... 18
15.
Van werkgeverscommissie aan werkgeverscommissie .................................................. 19
16.
Van raadswerkgroep Sociaal Domein naar raadswerkgroep Sociaal Domein ....... 20
Bijlage 1 Tabel overzicht verordeningen ............................................................................................ 21
Overdrachtsdocument van raad aan raad
2
1. Vergaderstructuur In de gemeente Rhenen werken we met een vergadermodel met raadscommissies. Er zijn drie commissies: Bestuur & Financiën, Samenleving en Ruimte en Economie. Deze commissies worden voorgezeten door raadsleden want voorzitters van buiten zijn wettelijk niet toegestaan. In de commissies worden raadsleden en fractievolgers geïnformeerd en geconsulteerd over onderwerpen die op de agenda staan. Maar het merendeel van de besproken agendapunten in commissies zijn raadsvoorstellen die vanuit het college worden voorgelegd. In de commissies vindt tegelijkertijd beeldvorming en oordeelsvorming plaats over de raadsvoorstellen. Elke commissie adviseert over de raadsvoorstellen aan de raad: is het beslisrijp? En is het een hamerstuk of een bespreekstuk? De werkafspraak is dat het alleen een bespreekstuk wordt als moties of amendementen worden ingediend. In de raadsvergadering vindt vervolgens de besluitvorming plaats. Zie ook: Ned. Ver. voor Raadsleden: Vergadermodel Naast de commissievergaderingen zijn er werkbijeenkomsten. Die bijeenkomsten worden meestal door het college geïnitieerd om de raadsleden en fractievolgers bij te praten over bepaalde onderwerpen waarbij nog geen sprake is van besluitvorming. Vergaderschema Er wordt vergaderd aan de hand van een jaarlijks opgesteld vergaderschema waarbij rekening is gehouden met feestdagen en schoolvakanties.
Er zijn acht raadsvergaderingen per jaar. De vergaderingen vinden ’s avonds plaats en alleen op maandagen, dinsdagen of woensdagen. Twee keer per jaar beginnen de raadsvergaderingen al ’s middags: bij de behandeling van de perspectiefnota en de begroting. Alle commissievergaderingen en raadsvergaderingen worden live uitgezonden en kunnen later teruggekeken worden. De conceptagenda’s van de commissievergaderingen worden vastgesteld door de agendacommissie (bestaand uit de voorzitters van de commissies en voorgezeten door de vicevoorzitter van de gemeenteraad). Door het college wordt een raadsplanning opgesteld. Dit is een lange termijn agenda. Hierop staan alle zaken die gerelateerd zijn aan de planning & controlcyclus, gemeenschappelijke regelingen en zaken die in het bestuursprogramma zijn opgenomen. Dit betekent dat niet alle zaken die naar de raad zullen komen hierin opgenomen zijn. Hiervoor is gekozen door het college omdat er niet voldoende capaciteit is om een volledige planning op te stellen. Dit beperkt wel de waarde van de lange termijnplanning voor de raad. Presidium Het presidium, bestaande uit de fractievoorzitters en voorgezeten door de voorzitter van de raad, vergadert net zoals de agendacommissie één keer per vergadercyclus. Het presidium bespreekt procedures en processen van de gemeenteraad en géén politek-inhoudelijke aangelegenheden.
Het presidium kan aanbevelingen doen aan de raad. Tijdens de afgelopen raadsperiode is een paar keer de vraag gesteld waar het presidium precies over gaat en waarover niet, en wat zijn bevoegdheden zijn. Het is verstandig aan het begin van de nieuwe raadsperiode hier meer duidelijkheid over te scheppen. Aanbevelingen: •
Er zijn het afgelopen jaar een aantal werkafspraken gemaakt die nog niet zijn verwerkt in het Reglement van Orde. Onder meer gaat dit over de criteria waar vragen voor het vragenhalfuurtje aan moeten voldoen en de eindtijd van vergaderingen. Aanbeveling: stel een nieuw Reglement van Orde vast na de verkiezingen. Doe dit aan het begin van de raadsperiode zodat de regels aan het
Overdrachtsdocument van raad aan raad
3
begin van de raadsperiode worden besproken en voor iedereen duidelijk is wat de regels zijn. •
Neem in het nieuwe Reglement van Orde nog explicieter op wat de bevoegdheden en werkzaamheden van de agendacommissie en het presidium zijn.
•
Bespreek hoe de raad meer ‘in the lead’ kan komen bijvoorbeeld met behulp van een strategische agenda van de raad. Hier ligt ook een link met de raadsplanning en de bevoegdheden van zowel de agendacommissie als het presidium.
•
Bespreek of het wenselijk is in de nieuwe raadsperiode het vergadersysteem te evalueren en eventueel aan te passen.
•
De discussie in de vergaderingen gaat soms inhoudelijk niet over het te bespreken raadsvoorstel. Daarnaast worden vaak technische vragen gesteld tijdens de commissie- en raadsvergaderingen. De eerste termijn tijdens de raadsvergadering is bedoeld voor de standpuntbepaling over het voorstel en de ingediende moties en amendementen. Interrupties zijn dan toegestaan met als doel helderheid te krijgen over de standpuntbepaling. Interrupties op interrupties zijn niet toegestaan. In de tweede termijn volgt dan de inhoudelijke discussie met interrupties met als doel een inhoudelijke discussie over de ingenomen standpunten. In de praktijk blijkt de eerste termijn te vaak eigenlijk al een tweede termijn te worden. Aanbeveling: volg de debattrainingen en indien van toepassing de voorzitterstrainingen die binnen het inwerkprogramma vallen en laat de voorzitters de regels goed handhaven zodat de discussie gaat over het onderwerp dat voorligt, niet over technische vragen en met een duidelijke eerste en tweede termijn.
•
Ga als raad vooral ook in discussie met elkaar, in plaats van met de wethouder.
•
Geef in de tweede termijn van de commissievergaderingen duidelijk aan of de fractie voor of tegen het voorstel is en of, en zo ja welke moties en amendementen verwacht kunnen worden van de fractie.
•
Spreek elkaar aan op omgangsvormen tijdens de commissie- en raadsvergaderingen, dan is geen Gedragscode nodig. Ga met elkaar het gesprek aan over de raadscultuur.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
4
2.
Informatievoorziening
Informatievoorziening is een belangrijk punt in de relatie tussen college en raad. Het college heeft een passieve en actieve informatieplicht (artikel 169 Gemeentewet): raadsleden kunnen vragen stellen aan het college én krijgen op gezette tijden volgens de planning & controlcyclus voorstellen en rapportages van het college. Het college informeert de gemeenteraad ook tussendoor over zaken die voor de gemeenteraad van belang kunnen zijn. Op deze manier kunnen raadsleden hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol beter invullen. Notubiz In Rhenen komt informatie op verschillende manieren naar de gemeenteraad. De basis is het raadsinformatiesysteem Notubiz. Daar komen bij de ingekomen stukken informatienota’s van het college te staan en alle ingekomen post van inwoners en organisaties. Verzamelmail op vrijdag Elke vrijdag behalve tijdens schoolvakanties, stuurt de griffie daarnaast een verzamelmail waarin alle relevante informatie van die week aan alle raadsleden en fractievolgers wordt gestuurd. De vrijdagmail wordt ook gebruikt door het college om de raad op de hoogte te brengen van zaken die spelen. Werkbijeenkomsten Twee keer per raadscyclus staat een werkbijeenkomst gepland. Voorstellen voor de inhoud van deze werkbijeenkomsten komen in het algemeen van het college.
In de afgelopen raadsperiode is de werkafspraak geweest dat het presidium de aangedragen onderwerpen moet goedkeuren omdat de raad en het college niet per se op dezelfde manier denken over de inhoud van de werkbijeenkomsten. Raadsleden mogen ook verzoeken indienen voor de behandeling van een onderwerp in een werkbijeenkomst, dit kwam in de afgelopen raadsperiode niet vaak voor. Voor het agenderen zijn formats opgesteld door de griffie. De regels omtrent werkbijeenkomsten zijn niet vastgelegd in het Reglement van Orde van de gemeenteraad. Gebleken is dat dit kan leiden tot onduidelijkheid. In deze raadsperiode is besloten dat ook via Teams aangesloten kan worden bij de werkbijeenkomsten. Dit gebeurt met name als een raadslid of fractievolger graag bij een bijeenkomst wil aansluiten maar dit fysiek niet mogelijk is. Van deze mogelijkheid wordt af en toe gebruik gemaakt. Benen-Op-Tafeloverleggen Er zijn in het laatste jaar van de huidige raad Benen-Op-Tafel (BOT)-overleggen ingepland in het vergaderschema. Doel van deze overleggen is om het college de raad al aan de voorkant meer mee te laten nemen over onderwerpen die spelen. Op dit moment wordt er nog niet echt gebruik van gemaakt.
Aanbevelingen •
Verzoek het college om de raad pro-actiever en al meer aan de voorkant te informeren over zaken die (gaan) spelen. Hiervoor kunnen de BOT-overleggen gebruikt worden.
•
Agendeer als raad(slid) ook onderwerpen voor werkbijeenkomsten en commissievergaderingen: waar wil de raad over geïnformeerd worden? Hierbij is ook een link met de aanbeveling om te kijken hoe de raad meer ‘in the lead’ kan komen.
•
Leg in het Reglement van Orde regels vast over werkbijeenkomsten.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
5
3.
Raad in de regio
De gemeente neemt deel in regionale samenwerkingsverbanden en verbonden partijen. Het is belangrijk dat een nieuwe raad nieuwe keuzes kan maken en goed geïnformeerd wordt over de taken die in regionale samenwerking of door verbonden partijen worden uitgevoerd. Een overzicht van de verbonden partijen is te vinden in de begroting van de gemeente in de paragraaf verbonden partijen. Zie ook: Ned. Ver. voor Raadsleden: Raad in de Regio Net na de vorige gemeentleijke verkiezingen is de wet op de gemeenschappelijke regelingen aangepast om gemeenteraden beter in positie te brengen. Er is nu ook een mogelijkheid om een gemeenschappelijke adviescommissie (RAC, radenadviescommissie) in te stellen (Regio Foodvalley heeft nu al een dergelijke adviescommissie namelijk de Regiocommissie) en er is een actieve informatieplicht voor het bestuur van een gemeenschappelijke regeling richting gemeenteraden. In de afgelopen periode is in Rhenen gesproken over hoe meer grip te krijgen op Gemeenschappelijke Regelingen. Besloten is om in de raadscommissies de grotere gemeenschappelijke regelingen (Veiligheidsregio Utrecht (VRU), Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst (GGD), Omgevingsdienst Utrecht (ODU) en regio Foodvalley (FV)) als vast agendapunt te bespreken.
De portefeuillehouder kan de commissie dan bijpraten over zaken die spelen bij de gemeenschappelijke regeling en over wat besproken is of besproken gaat worden in het Algemeen Bestuur waar hij/zij lid van is. Vanuit de griffiers in de provincie Utrecht is een initiatief genomen om raden te ondersteunen en meer grip te laten krijgen op gemeenschappelijke regelingen. Door als raden samen op te trekken richting gemeenschappelijke regelingen met een gedeeld standpunt kunnen raden de gemeenschappelijke regelingen beter richting geven. Eén gemeente heeft vaak maar één stem, door als raden samen te werken wordt de impact vergroot. Om dit te bewerkstelligen is door de gemeente Utrecht een raadsadviseur gemeenschappelijke regelingen aangesteld. Deze raadsadviseur is gespecialiseerd in gemeenschappelijke regelingen en organiseert platforms voor raadsleden van deelnemende gemeenten over gemeenschappelijke regelingen. Tijdens deze online platforms spreken de raadsrapporteurs of de ‘linking pins’ van alle gemeenten samen over de ontwikkelingen bij specifieke gemeenschappelijke regelingen. Hier worden ook ideeën voor moties en amendementen gedeeld en met elkaar besproken. Conceptmoties en -amendementen worden vervolgens ook in Rhenen bij het desbetreffende agendapunt in Notudoc geplaatst ter inspiratie.
Op dit moment zijn deze platforms opgezet voor een drietal gemeenschappelijke regelingen waar Rhenen ook aan deelneemt: de GGD, ODU en VRU. De regionale raadsadviseur werkte in eerste instantie voor de gemeenten in de westelijke gemeenten van de provincie Utrecht. Ondertussen werkt deze raadsadviseur ook voor de oostelijke gemeenten van provincie Utrecht en is Rhenen dus ook aangesloten (in ieder geval tot de verkiezingen). Doordat alle gemeenten de kosten delen naar rato van het aantal inwoners, is dit voor Rhenen een heel kostenefficiënte manier van werken. De inzet van de regionale raadsadviseur gemeenschappelijke regelingen wordt vóór de verkiezingen geëvalueerd door de griffiers. Bij een positieve evaluatie moet in Rhenen een keuze gemaakt worden of deelname aan de regionale raadsadviseur gecontinueerd wordt. Daarbij zal meegewogen moeten worden in hoeverre er door Rhenense gemeenteraadsleden gebruik gemaakt wordt van wat de raadsadviseur gemeenschappelijke regelingen organiseert. Op dit moment nemen namelijk vrijwel geen Rhenense raadsleden deel aan de platforms. Wel lijkt er gebruikt gemaakt te worden van de conceptmoties en -amendementen
Overdrachtsdocument van raad aan raad
6
die ter inspiratie bij de desbetreffende agendapunten in de raadsvergadering geplaatst worden. Naast de ingezet van de regionale raadsadviseur hebben alle Utrechtse griffiers gezamenlijk brieven gestuurd aan de grotere gemeenschappelijke regelingen zoals de GGD, VRU en OdrU met daarin het verzoek om werk te maken van de actieve informatieplicht richting de raden. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door middel van een nieuwsbrief zoals Foodvalley ook doet. Aanbevelingen •
Bij besluit tot continuering van de regionale raadsadviseur: maak gebruik van de platforms die opgericht zijn. In de afgelopen periode is door gemeenteraadsleden van Rhenen nog niet echt gebruik gemaakt van de platforms en de mogelijkheden die deze bieden om samen met gemeenteraadsleden van andere gemeenten te spreken over ontwikkelingen binnen de gemeenschappelijke regelingen of de verschillende kadernota’s en begrotingen van de GGD, OdrU en VRU. Er kan via Teams aangesloten worden, dus reistijd kost het niet. Door aan te sluiten bij deze overleggen en als gemeenteraden gezamenlijke moties/amendementen aan te nemen, vergroot je als raad de grip op gemeenschappelijke regelingen.
•
Spreek aan het begin van de raadsperiode met elkaar over gemeenschappelijke regelingen. Bespreek of raadsrapporteurs wenselijk zijn in de nieuwe raadsperiode en op welke wijze deelgenomen wordt aan de georganiseerde platforms.
•
Handhaaf het vaste agendapunt GGD, Foodvalley, ODU en VRU bij de commissies zodat de raad blijvend geïnformeerd wordt over wat speelt op het gebied van deze gemeenschappelijke regelingen.
•
Bespreek of het wenselijk is een Nota Verbonden partijen op te stellen. In een dergelijke nota wordt onder meer beschreven hoe door de raad met Verbonden Partijen zoals Gemeenschappelijke Regelingen wordt omgegaan.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
7
4. De raad en zijn hulptroepen Griffie Door de dualisering in 2002 heeft de gemeenteraad een eigen ambtelijke ondersteuning gekregen. De gemeenteraad is dus werkgever. De raad heeft dan ook rechtspositionele verantwoordelijkheden en een algemene zorgplicht inzake onwikkeling en welzijn van zijn personeel. De raad heeft een werkgeverscommissie bestaande uit drie raadsleden die deze rol namens de hele raad uitvoeren. Goede ondersteuning van de gemeenteraad is van belang ook in het krachtenveld met het college en de ambtelijke organisatie. De griffier neemt deel aan de bestuurlijke driehoek met de burgemeester en de gemeentesecreataris, trojka genaamd in Rhenen. Er staat bij de bijlagen een document voor de overdracht van werkgeverscommissie aan de nieuwe werkgeverscommissie. Rekenkamer De raad wordt niet alleen ondersteund door de griffie, maar ook door de rekenkamer. Alle leden van de rekenkamer zijn in 2025 nieuw benoemd en zij hebben een benoemingsperiode van zes jaar. Er is een rekenkamerraadscommissie bestaande uit drie raadsleden. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor de rekenkamer. Er staat bij de bijlagen een document voor de overdracht van de rekenkamerraadscommissie aan de nieuwe rekenkamerraadscommissie. Accountant en auditcommissie In 2025 is een nieuwe accountant voor de gemeente aangesteld.
Met de accountant is een contract afgesloten voor twee jaar dat (twee maal twee jaar) verlengd kan worden bij wederzijdse instemming. De inkoopadviseur van de gemeente Rhenen en de griffier hebben de auditcommissie begeleid bij de aanbesteding. De auditcommissie in Rhenen heeft drie leden (raadsleden en fractievolgers). In Rhenen heeft de auditcommissie een beperktere rol dan in andere gemeenten: in Rhenen is het werkterrein van de auditcommissie alleen de relatie met/aanbesteding van de accountant. Zie ook: Hulptroepen van de raad | Nederlandse Vereniging voor Raadsleden Aanbevelingen •
Stel zo snel mogelijk na de verkiezingen een nieuwe werkgeverscommissie, auditcommissie en rekenkamerraadscommissie samen.
•
Bespreek de rol van de auditcommissie in de gemeente Rhenen: blijft deze beperkt tot de accountant of krijgt die bredere werkzaamheden? Er zijn daarbij vele varianten mogelijk, één daarvan is bijvoorbeeld dat de auditcommissie een adviserende rol krijgt richting de gemeenteraad.
•
Bespreek tijdig het wel of niet willen verlengen van het contract met de accountant.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
8
5.
Voorzitter van de raad
De burgemeester is voorzitter van de raad. De raad draagt na een uitgebreide procedure de burgemeester voor om benoemd te worden door de Kroon. De vertrouwenscommissie die uit de fractievoorzitters bestaat en de raad over de kandidaten geadviseerd heeft, is na de benoeming van de burgemeester omgezet in een klankbordgroep. Deze klankbordgroep bestaat dus ook uit alle fractievoorzitters en houdt minimaal éénmaal per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester. Dit is vastgelegd in een verordening (zie tabel met verordeningen aan het eind van dit document). Er is altijd een plaatsvervangend voorzitter van de raad. Als de raad niet iets anders besluit dan is het langstzittende raadslid automatisch plaatsvervangend voorzitter. Als er meerdere langstzittende raadsleden zijn dan is de oudste in jaren de plaatsvervangend voorzitter. De raad heeft de vrijheid een ander raadslid te benoemen tot plaatsvervangend voorzitter. Aanbevelingen •
In de eerste vergadering na de installatie van de nieuwe raad wordt onder meer de plaatsvervangend voorzitter van de raad benoemd. Denk van tevoren na over wie voor deze rol in aanmerking komt. Dit onderwerp zal besproken worden in het eerste presidium samen met de kandidaatstellingen voor alle te vullen commissies.
•
Zorg voor een goede overdracht richting nieuwe leden van de klankbordgroep.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
9
6.
Lokale democratie
Uiterlijk 1 januari 2027 moeten gemeenten een participatieverordening vastgesteld hebben. Het doel van de wet “versterking participatie op lokaal niveau” is inwoners meer te betrekken bij het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van beleid. In Rhenen moet deze nieuwe verordening nog vastgesteld worden. De vraag of goed geparticipeerd is over de onderwerpen die bij de raad worden voorgelegd, is vaak onderwerp van disscussie in de commissies en de raadsvergadering. In de nieuwe participatieverordening kunnen afspraken vastgelegd worden over hoe geparticipeerd wordt en hoe de uitkomsten met de gemeenteraad gedeeld worden. Tijdens de afgelopen raadsperiode is de motie ‘inwoneragendering’ aangenomen. Vervolgens is het Reglement van Orde aangepast en is het voor inwoners mogelijk geworden om, na het verzamelen van voldoende handtekeningen, zelf een onderwerp te agenderen in de gemeenteraad. Er is tot nu toe geen gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. Aanbevelingen •
Gebruik het traject rondom de nieuw vast te stellen participatieverordening om in gesprek te gaan over participatie.
•
Bespreek of inwoneragendering behouden moet blijven in de vorm die dit op dit moment heeft. Dit onderwerp kan wellicht ook meegenomen worden in de besprekingen rondom de participatieverordening.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
10
7.
Agressie en intimidatie
Bij agressie en initimidatie gaat het om de wijze waarop inwoners met bestuurders omgaan zowel in directe contacten als in online contacten. Omdat dit soort incidenten niet alleen de individuele bestuurder raken, maar effect hebben op de totale lokale democratie, is er in veel gemeenten een agressieprotocol opgesteld. In Rhenen is in 2025 ook een dergelijk protocol opgesteld voor de gemeenteraad. Het is niet officieel vastgesteld door de raad en het zijn daarom slechts werkafspraken, maar deze beschrijven wel de handelwijze in het geval van agressie, intimidatie en bedreiging jegens raadsleden of fractievolgers. In het inwerkprogramma zal aandacht zijn voor de onderwerpen agressie, weerbaarheid, en intimidatie. Aanbevelingen •
Bespreek de onderwerpen agressie, intimidatie en weerbaarheid als raad meerdere malen gedurende de raadsperiode.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
11
8.
Het bevorderen van integer handelen
Inwoners verwachten dat hun bestuurders en volksvertegenwoordigers zich integer gedragen. Dit is essentieel voor vertrouwen in de politiek. Meest zichtbaar is de regelgeving die betrekking heeft op het wel of niet mogen meestemmen. Als er bijvoorbeeld directe privébelangen zijn naast het gemeentelijk belang, dan stelt de wetgever dat een raadslid niet mag deelnemen aan de beraadslaging of stemming. Nevenfuncties moeten bovendien openbaar worden gemaakt en er mogen door raadsleden geen overeenkomsten worden gesloten met de gemeente. Het is niet toegestaan dat een raadslid optreedt als vertegenwoordiger van een inwoner in een procedure waarin de gemeente partij is. De gemeentewet schrijft ook voor dat er een gedragscode moet zijn vastgesteld voor raad en college. De Gedragscode integriteit raadsleden Rhenen stamt uit 2019. Hierin is vastgelegd hoe integriteitsmeldingen in de gemeente in behandeling worden genomen. Vertrouwenspersoon In Rhenen hebben we voor de gemeenteraad een externe vertrouwenspersoon aangesteld. Natuurlijk blijven de burgemeester en de griffier ook aanspreekbaar, maar deze functionarissen kunnen ook in een conflict worden gezogen waardoor zij zelf in een moeilijke positie terecht komen. De aangestelde vertrouwenspersoon heeft aangegegeven graag jaarlijks een contactmoment te hebben met de gemeenteraad op een natuurlijk moment.
Dat heeft tot op heden niet plaatsgevonden. In het inwerkprogramma zal aandacht zijn voor integriteit. Hierbij zal ook de vertrouwenspersoon een rol spelen. Zie ook: Ned. Ver. voor Raadsleden: Integriteit Aanbevelingen •
Bespreek, liefst jaarlijks, het onderwerp integriteit met raadsleden en fractievolgers.
•
Bekijk of de gedragscode integriteit raadsleden Rhenen nog up-to-date is.
•
Zorg dat de externe vertrouwenspersonen bekend zijn bij de raadsleden.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
12
9.
Raad als opdrachtgever en kadersteller
De raad is opdrachtgever (kadersteller) voor het college. Met de uitslag van de gemeenteraadsverkiezingen is er een nieuw kiezersmandaat voor de komende vier jaren. Na de verkiezingen worden er nieuwe afspraken gemaakt voor de komende raadsperiode in de vorm van een raadsprogramma en/of coalitieakkoord en/of collegeprogramma. Aanbevelingen •
Stel aan het begin van de raadsperiode een nieuwe financiële verordening vast.
•
Zorg voor een realistisch coalitieakkoord/raadsprogramma/collegeprogramma waarbij zaken SMART geformuleerd worden en de financiële gevolgen meegenomen zijn. Schrijf duidelijk op wat er bereikt zou moeten worden en niet alleen dat er (beleids)plannen geschreven zullen worden over een onderwerp.
•
Een duidingsdebat na de verkiezingen is wenselijk.
•
Geef het college als raad duidelijke kaders en richting mee: voor het college moet duidelijk zijn welke kant de raad wil dat het college opgaat.
•
De raad kan ook al sturing geven als een onderwerp nog niet geagendeerd is door het college: aan de voorkant sturen is vaak beter dan achteraf amenderen.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
13
10. Formatieproces Meteen aan de start van een nieuwe raadsperiode vindt het formatieproces plaats. De rol van de raad verschilt per gemeenteraad sterk. Om de rol van de raad te versterken tijdens het proces, is het goed om na te denken wat die rol precies zou kunnen zijn. Zie ook: Ned. Ver. voor Raadsleden: Collegevorming Niet alle fracties waren tevreden over het verloop van de (in)formatie in 2022. Aanbevelingen • • •
• •
Het is verstandig ervoor te zorgen dat vóór de verkiezingen al in beeld is wat de mogelijkheden zijn ten aanzien van collegeakkoorden en raadsakkoorden (en de verschillende varianten die daarvan bestaan). Zorg voor vaart in het proces zodat zo snel mogelijk zaken al meegenomen kunnen worden in de Perspectiefnota en de Begroting. Zorg voor duidelijkheid aan de voorkant over bepaalde zaken: wie schrijft het akkoord? Als dat een ambtenaar is: is daar ambtelijke capaciteit voor? Als die van buiten moet komen: wat is het budget? Welke maximale vergoeding is beschikbaar voor de (in)formateur? Wat is de rol van de griffie? In geval van een coalitieakkoord: Geef de oppositie ook de ruimte mee te denken en input te leveren. Communiceer duidelijk over wat wordt verwacht van de oppositie en wie welkom is bij welke bijeenkomsten.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
14
11.
Van agendacommissie aan agendacommissie
De agendacommissie bestaat uit de drie voorzitters van de raadscommissies en de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad. De plaatsvervangend voorzitter van de raad is de voorzitter van de agendacommissie. Als een van de leden van de agendacommissie verhinderd is, dan kan indien gewenst een van de plaatsvervangende voorzitters deelnemen aan de vergadering. De agendacommissie is openbaar. Taken agendacommissie • • •
De agendacommissie bepaalt de conceptagenda’s voor de commissievergaderingen; De agendacommissie beoordeelt of de aangeleverde stukken compleet zijn; De agendacommissie bepaalt of een extra raadsvergadering uitgeschreven wordt (situaties zoals beschreven in artikel 17 Gemeentewet); • De agendacommissie stelt de vergadercyclus van raadsvergaderingen en commissievergaderingen vast (omdat in Rhenen meer soorten bijeenkomsten ingepland worden in het vergaderschema, wordt het vergaderschema door de raad vastgesteld). De agendacommissie is géén politieke commissie. De agendacommissie kijkt of de aangeleverde stukken (technisch) compleet zijn en of ze qua tijd passen in de commissievergaderingen. Binnen de agendacommissie wordt niet gestemd maar gewerkt met consensus. Als er geen consensus is, dan wordt e.e.a. toegelicht in het presidium dat na de agendacommissie plaatsvindt. Het presidium neemt dan een besluit. Wanneer De agendacommissie vergadert net vóór het presidium op de maandag nadat de stukken voor de nieuwe raadscyclus zijn aangeleverd. Aandachtspunt •
Binnen de agendacommissie is in de afgelopen raadsperiode meerdere malen gesproken over de wens meer grip te krijgen op de raadsplanning. Regelmatig werden namelijk stukken zonder overleg of toelichting met de agendacommissie doorgeschoven Aanbevelingen • •
Bepreek in de nieuwe raadsperiode met elkaar de rol van de agendacommissie en pas indien nodig het Reglement van Orde aan. Bespreek in de nieuwe raadsperiode als raad met elkaar hoe de raad meer grip krijgt op de raadsplanning.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
15
12.
Van presidium aan presidium
In het presidium hebben alle fractievoorzitters zitting. Werkafspraak is dat zij bij afwezigheid van een fractievoorzitter vervangen kunnen worden door een plaatsvervangend raadslid of fractievolger van dezelfde fractie (volgens het Reglement zou dit een raadslid moeten zijn, maar er zijn een aantal eenmansfracties in de raad). De voorzitter van de raad is voorzitter van het presidium. Het presidium gaat niet over politiek inhoudelijke zaken maar over procesmatige zaken. Vast onderdeel is in ieder geval een vooruit- en terugblik op de commissie- en raadsvergaderingen en overige bijeenkomsten van de raad. Taken presidium Uit het Reglement van Orde van de gemeenteraad: “Het presidium richt zich op procedures en processen van raads- en commissievergaderingen en niet op politiek-inhoudelijke aangelegenheden. Het kan aanbevelingen doen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies voor zover het niet betreft de taken van de agendacommissie. De vergadering van het presidium is niet openbaar.” De agenda en de notulen zijn in te zien voor de overige raadsleden en fractievolgers. Er worden soms vertrouwelijke zaken besproken in het presidium zoals bijvoorbeeld de beveiliging van de woning van de burgemeester. Het presidium besluit bij meerderheid van stemmen, niet naar rato van het aantal raadszetels.
Wanneer Het presidium vergadert net na de agendacommissie op de maandag nadat de stukken voor de nieuwe raadscyclus zijn aangeleverd. In het presidium worden ook zaken uit de agendacommissie waar geen consensus over is bereikt, besproken. De voorzitter van de agendacommissie licht het onderwerp toe en het presidium neemt vervolgens een besluit. Als in de nieuwe samenstelling van de raad de vicevoorzitter van de raad geen fractievoorzitter is, zal hiervoor mogelijk een andere wijze van werken gevonden moeten worden. De griffier is secretaris van het presidium. Aandachtspunt •
Gedurende de afgelopen raadsperiode is een aantal keer de werkwijze van het presidium ter sprake gekomen. Raadsleden die niet in het presidium zaten, voelden zich niet gehouden aan de afspraken die in het presidium gemaakt waren omdat het geen besluiten van de raad waren. Dit is een aandachtspunt voor een eventueel nieuw Reglement van Orde.
Aanbeveling •
•
Zoals ook in het algemene overdrachtsdocument is aangegeven verdient het aanbeveling om na de verkiezingen met de raad een nieuw Reglement van Orde vast te stellen waarbij ook aandacht is voor de specifieke rol van het presidium. Zorg ervoor dat wat besproken wordt in het presidium, ook daadwerkelijk in het presidium thuishoort. Het gebeurde in de afgelopen raadsperiode vaker dat bij de rondvraag vragen gesteld werden aan de voorzitter. Deze vragen kunnen ook op een andere manier gesteld worden.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
16
13.
Van Klankbordcommissie aan Klankbordcommissie
Op 21 november 2024 is de huidige burgemeester Géran Kaai geïnstalleerd. De profielschets (vacaturetekst) werd opgesteld door de vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie bestond uit alle fractievoorzitters. De vertrouwenscommissie heeft de gesprekken gevoerd met de kandidaten en een advies uitgebracht aan de gemeenteraad over de benoeming. De vertrouwenscommissie is na de installatie overgegaan in een klankbordcommissie die klankbordgesprekken voert met de burgemeester. De opgestelde profielschets is het uitgangspunt voor de gesprekken. De klankbordcommissie kiest zelf een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter uit haar midden als de gemeenteraad geen voorzitter en plaatsvervangend voorzitter heeft benoemd. In de afgelopen raadsperiode heeft de klankbordcommissie zelf haar voorzitter en plaatsvervangend voorzitter benoemd. De griffier is secretaris van de commissie. Bij elke vergadering van deze commissie wordt geheimhouding opgelegd. Er wordt door de griffier een verslag opgesteld dat naar de Commissaris van de Koning wordt gestuurd nadat alle deelnemers er akkoord op hebben gegeven. De leden van de klankbordcommissie kunnen eerdere verslagen van de klankbordcommissie inzien. Wanneer De klankbordcommissie houdt bij voorkeur jaarlijks, maar minimaal drie keer per ambtsperiode, klankbordgesprekken met de burgemeester.
Op verzoek van de burgemeester is de klankbordcommissie tot nu toe elk half jaar bijeengekomen. Vaak is deze bijeenkomst uit praktische overwegingen gepland meteen na het presidium, omdat alle fractievoorzitters dan al aanwezig zijn. Aandachtspunten •
Er zijn gemeentelijke verkiezingen in maart 2030. Dit kan betekenen dat er een verschil zit tussen de leden van de klankbordcommissie vóór en ná de verkiezingen en dat is net rond de tijd dat de herbenoeming speelt. • De zittingstermijn van een burgemeester is zes jaar en loopt dus tot 21 november 2030. Uiterlijk één jaar vóór die datum dient een klankbordgesprek plaats te vinden waar een eventuele herbenoeming onderwerp van gesprek is. Voor de herbenoemingsprocedure wordt een aparte verordening vastgesteld. Aanbeveling •
Ongeveer 2 jaar na de installatie van de burgemeester wordt er een breder gesprek gevoerd waarbij ook referenten gevraagd zullen worden naar hun mening over het functioneren van de burgemeester. Dit zou begin 2027 plaats kunnen vinden.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
17
14. Van rekenkamerraadscommissie aan rekenkamerraadscommissie De rekenkamer is een onafhankelijk onderzoeksorgaan van de gemeenteraad. De rekenkamer onderzoekt of gemeentelijk beleid doeltreffend, doelmatig en rechtmatig wordt uitgevoerd. Daarmee ondersteunt de rekenkamer de raad in zijn kaderstellende en controlerende rol. De gemeente Rhenen heeft momenteel een zelfstandige rekenkamer met ruimte voor drie leden. De raad benoemt de leden en stelt het onderzoeksbudget beschikbaar. Voor het contact tussen raad en rekenkamer is een rekenkamerraadscommissie ingesteld. De rekenkamerraadscommissie bestaat uit drie leden. Tweemaal per jaar vindt er overleg plaats tussen de rekenkamer en de rekenkamerraadscommissie waarbij onder andere de lopende onderzoeken worden besproken. Daarnaast wordt de rekenkamerraadscommissie in de gelegenheid gesteld te reageren op het (concept) jaarverslag en het (concept) jaarplan. Ook wordt de rekenkamerraadscommissie een reactie gevraagd over startnotities. Een startnotitie is de onderzoeksopzet van een nieuw rekenkameronderzoek. Wanneer er een vacature voor een nieuw rekenkamerlid ingevuld moet worden, sluit één van de leden van de rekenkamerraadscommissie aan in de selectiecommissie. Op dit moment voert de rekenkamer een onderzoek uit naar de ICT-organisatie van de gemeente Rhenen.
Het onderzoek kijkt onder andere naar de ontvlechting van ICT met de gemeente Veenendaal, de kwaliteit en robuustheid van de huidige ICT-voorziening en mogelijke scenario’s voor de toekomst. Aandachtspunt De afgelopen jaren hebben er binnen de rekenkamer veel personele wisselingen plaatsgevonden. Dit is van invloed op de continuïteit en de kwaliteit van de rekenkamer. Daarom is er het afgelopen jaar in overleg met, en met goedkeuring van, de rekenkamerraadscommissie een onderzoek gestart naar de eigen toekomstbestendigheid. Daarom wordt verkend of versterking van de huidige structuur mogelijk is, of dat aansluiting bij een regionale rekenkamer meer continuïteit en professionaliteit kan bieden. Hiervoor worden gesprekken gevoerd met regionale rekenkamers, waaronder de rekenkamer Vallei en Veluwerand. Daarbij wordt onder meer gekeken naar continuïteit, kwaliteit, onafhankelijkheid, invloed van de raad en kosten. Wanneer de nieuwe leden van de rekenkamerraadscommissie benoemd zijn, worden zij ook betrokken bij dit onderzoek.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
18
15. Van werkgeverscommissie aan werkgeverscommissie De gemeenteraad is werkgever van de griffier, de plaatsvervangend griffier en de griffiemedewerker. De gehele raad is dus eigenlijk werkgever, maar dat is niet werkbaar. Daarom wordt in het algemeen een werkgeverscommissie ingesteld door gemeenteraden. Er is in Rhenen een verordening op de werkgeverscommissie die aangeeft op welke manier vergaderd wordt en welke bevoegdheden de werkgeverscommissie heeft (en welke bevoegdheden de griffier in de werkgeversrol ten opzichte van de plaatsvervangend griffier en de griffiemedewerker). Daarin staat dat drie raadsleden benoemd worden als lid van de werkgeverscommissie om namens de gemeenteraad de rol van werkgever op zich te nemen. Bij voorkeur komen deze leden uit zowel oppositie- als coalitiepartijen. De voorzitter van de raad kan als adviseur aanwezig zijn bij de commissie. In de praktijk wordt de werkgeverscommissie ook vaak ondersteunt door een adviseur van Personeelszaken van de gemeente Rhenen. In de verordening is niet opgenomen hoe de voorzitter gekozen wordt. Tot nu toe is dit gedaan door de werkgeverscommissie zelf. De vergaderingen van de werkgeverscommissie zijn niet openbaar.
Wanneer In de huidige raadsperiode vergaderde de werkgeverscommissie gemiddeld één à twee keer per jaar (uitgezonderd de periode waarin de nieuwe griffier en plaatsvervangend griffier geworven werden, toen werd vaker vergaderd). De voorzitter van de werkgeverscommissie had elke twee maanden een gesprek met de griffier om lopende zaken te bespreken. De griffie maakte jaarlijks een griffieplan met daarin de geplande werkzaamheden en doelen. Aandachtspunt •
In de afgelopen raadsperiode is door de werkgeverscommissie gekeken naar de functiewaardering van de griffier om deze zich beter te laten verhouden tot de deelnemers in de trojka (burgemeester en gemeentesecretaris) en het krachtenveld waarin de griffier opereert. Deze waardering is tot uiting gekomen in een jaarlijkse functioneringstoelage. Periodiek dient getoetst te worden of de beloningsstructuur nog passend is bij taken, positie van de griffier en externe ontwikkelingen. Aanbeveling •
• •
Tijdens de afgelopen raadsperiode zijn door de Vereniging van Griffiers avonden georganiseerd voor leden van werkgeverscommissies. Dit omdat het voor raadsleden vaak een onbekende rol is. Maak hiervan gebruik als deze opnieuw georganiseerd worden. Benoem expliciet hoe de voorzitter wordt gekozen, zodat dit niet alleen op gewoonte berust maar ook transparant en navolgbaar is voor nieuwe leden. De frequentie van overleg: het kan verstandig zijn om te bezien of een vaste jaarlijkse cyclus (functioneringsgesprek, beoordeling, griffieplan, voortgang) explicieter kan worden vastgelegd.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
19
16. Van raadswerkgroep Sociaal Domein naar raadswerkgroep Sociaal Domein In raadsperiode 2022-2026 is de raadswerkgroep Sociaal Domein opgestart. Deze werkgroep komt ongeveer één keer per kwartaal (vier keer per jaar) samen en bestaat uit minimaal één lid vanuit iedere fractie. Daarnaast zijn de portefeuillehouders Sociaal Domein en ambtelijke ondersteuning er ook bij. Het doel van deze raadswerkgroep is om de leden te informeren over zaken die spelen binnen het Sociaal Domein en de leden de mogelijkheid te bieden om vragen te laten stellen over onderwerpen die spelen. Deze werkgroep is niet politiek van aard. Enquête Aan de leden van de raadswerkgroep is een aantal vragen gesteld over onder andere het al dan niet voortzetten van de raadswerkgroep, waarom wel/waarom niet, de meerwaarde van de raadswerkgroep en de ervaringen. De antwoorden op deze vragen vormen de input voor het advies. De vragenlijst is ingevuld door zes leden van de raadswerkgroep. Advies Het overgrote deel van de respondenten adviseert de raadswerkgroep Sociaal Domein voort te zetten. Hiervoor worden verschillende argumenten genoemd. In de raadswerkgroep is ruimte voor vakinhoudelijke (niet politieke) onderwerpen zodat men bijvoorbeeld weet welke wetswijzigingen eraan komen en welke invloed dat heeft op de raad.
Het biedt de mogelijkheid om informeel verdiepend in gesprek te gaan, dat scheelt technische vragen voor de commissievergadering. Er wordt vanuit de raadswerkgroep contact gezocht met specifieke doelgroepen (ouderen, denktank ‘Arm, maar rijk aan ervaring’) en er is goede verbinding met de ambtelijke organisatie. Het geeft inzicht in de ambtelijke besluitvormingsprocessen en in de complexiteit (en de consequenties) van politieke keuzes. Het helpt bovendien om de thematiek van het Sociaal Domein sneller te doorgronden. Een enkeling adviseert om de raadswerkgroep niet voort te zetten. Het argument dat hiervoor wordt genoemd, is dat er teveel informatie wordt gedeeld met een te kleine groep. De raadswerkgroep heeft een vaste samenstelling terwijl voor bijvoorbeeld werkbijeenkomsten breed uitgenodigd wordt en commissievergaderingen door iedereen te volgen zijn. Aandachtspunt • Waak ervoor dat er geen politiek bedreven wordt in de raadswerkgroep. Aanbevelingen • Houd beter rekening met de behoefte vanuit de raad en spits daar de informatie op toe. • Bij het voortzetten van de raadswerkgroep wordt aan de nieuwe raadswerkgroep meegegeven om proactief onderwerpen aan te dragen, zodat in de behoefte van de raad wordt voorzien.
• Het advies is om de raadswerkgroep Sociaal Domein in de raadsperiode 2026-2030 voort te zetten en per fractie minimaal één iemand aan te wijzen om deel te nemen aan de raadswerkgroep Sociaal Domein.
Overdrachtsdocument van raad aan raad
20
Bijlage 1 Tabel overzicht verordeningen Verordening Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Rhenen 2026 Verordening op de raadscommissies 2023 Verordening rechtspositie raadsen commissieleden Rhenen 2019 Verordening Werkgeverscommissie Rhenen 2018 Verordening Auditcommissie Rhenen 2024 Verordening gemeentelijke rekenkamer Rhenen 2023 Gedragscode integriteit raadsleden Rhenen 2019
Aanbeveling/advies Met nieuwe raad bezien of wijzigingen wenselijk zijn
Link https://lokaleregelgeving.ov erheid.nl/CVDR758878
Met nieuwe raad bezien of wijzigingen wenselijk zijn
https://lokaleregelgeving.overhei d.nl/CVDR694707/1 https://lokaleregelgeving.overhei d.nl/CVDR625248/1 https://lokaleregelgeving.overhei d.nl/CVDR719601/1
Met nieuwe raad bezien of wijzigingen wenselijk zijn
https://lokaleregelgeving.overhei d.nl/CVDR725040/1 https://lokaleregelgeving.overhei d.nl/CVDR715364
Met nieuwe raad bezien of wijzigingen wenselijk zijn
Verordening klankbordgesprekken burgemeester gemeente Rhenen Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Rhenen 2022
Overdrachtsdocument van raad aan raad
https://zoek.officielebekendmaki ngen.nl/gmb-2019-319429.pdf https://lokaleregelgeving.overhei d.nl/CVDR730320/1 https://rhenen.raadsinformatie.nl /document/13329951/1?connecti on_type=15&connection_id=528 02
21