Onderzoeksprotocol Rekenkamer Rhenen 20211105

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Gemeente Rhenen

Vastgesteld op 2 november 2021 door de Rekenkamer

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Rhenen

1

1

Inleiding

Met de invoering van het duale systeem zijn diverse bepalingen in de Gemeentewet opgenomen ter versterking van de controlerende functie van de gemeenteraad. Zo zijn alle gemeenten verplicht om uiterlijk 1 januari 2006 een rekenkamerfunctie in te stellen. De gemeente Rhenen heeft gekozen voor een Rekenkamer. Dit protocol vormt een handleiding op basis waarvan de Rekenkamer haar onderzoeken zal uitvoeren. In de bijlage is een overzicht van begrippen en hun definities gegeven. In dit onderzoeksprotocol beschrijft de Rekenkamer de richtlijnen, die zij hanteert bij de uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om waarborg te bieden voor de kwaliteit van de onderzoeken van de Rekenkamer en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Daarnaast wil de Rekenkamer met dit protocol inzicht verschaffen in de werkwijze van de Rekenkamer en hierdoor bijdragen aan de transparante sfeer waarbinnen de Rekenkamer haar taken wil uitoefenen.

2

Missie en doelstellingen

Missie De Rekenkamer wil door middel van haar onderzoek en de daarop gebaseerde aanbevelingen de controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol van de gemeenteraad versterken en daarmee een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Rhenen. Doelstellingen De Rekenkamer van de gemeente Rhenen wil bijdragen aan het toetsen en verbeteren van de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid en uitvoering daarvan. Daarnaast wil de Rekenkamer een bijdrage leveren aan de transparantie, betrouwbaarheid en voorspelbaarheid van het gemeentelijk handelen en het versterken van de publieke verantwoording. Uitgangspunten bij onderzoek De Rekenkamer hanteert de volgende drie uitgangspunten bij haar onderzoek:  zorgvuldigheid: validiteit en volledigheid bij de verzameling van de relevante feiten;  objectiviteit: objectieve en gedegen analyse van de feiten;  transparante oordeelsvorming: beoordeling van feiten, waar mogelijk aan de hand van een expliciet normenkader. 3

Onderzoeksplanning

Om de missie en doelstellingen te realiseren, zal de Rekenkamer jaarlijks minimaal 1 (verkennend) onderzoek uitvoeren. Daarnaast kan de Rekenkamer aanvullende activiteiten verrichten, zoals quick scans en korte verkennende onderzoeken, eventueel in de vorm van een Rekenkamerbrief. a. Suggesties voor onderwerpen op groslijst Suggesties voor het verrichten van onderzoek kunnen worden aangedragen door de Rekenkamer zelf, door individuele leden en fracties van de gemeenteraad, door het College van B&W en door individuele burgers en belangengroepen. De Rekenkamer stelt op basis van de aangedragen onderwerpen een groslijst samen. De Rekenkamer selecteert daaruit vervolgens een aantal

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Rhenen

2

onderwerpen, waarop zij een selectietoets toepast. b. Selectiecriteria voor onderzoeksonderwerpen De aangedragen onderwerpen worden in de selectietoets getoetst aan de volgende criteria: 1. Het onderwerp moet passen binnen het kader van de Rekenkamer (missie, doelstellingen, middelen en doorlooptijd); 2. De grootte van het risico voor de gemeente; 3. Er is twijfel over het bereiken van de doelen en/of de inzet van middelen (doeltreffendheid en doelmatigheid); 4. Het maatschappelijke belang van het onderwerp; 5. De politieke actualiteit en/of relevantie: gaat het om een kerntaak? Staat het onderwerp politiek-strategisch hoog op de agenda? 6. Het onderzoek moet nieuwe informatie en - naar verwachting - bruikbare aanbevelingen voor de toekomst opleveren; 7. Het onderzoek moet uitvoerbaar zijn. De Rekenkamer bepaalt zelf op basis van de criteria - met eventueel gebruikmaking van wegingsfactoren - welke onderwerpen zij onderzoekt, wanneer zij dat doet en hoe zij het onderzoek aanpakt. Dit verwoordt ze in haar jaarplan. De Rekenkamer kiest per onderzoek uit haar midden één persoon die de coördinatie van het onderzoek op zich neemt. De Rekenkamer als geheel fungeert als begeleidingscommissie bij het onderzoek. c.

Publicatie van het onderzoeksplan Een keer per jaar stelt de Rekenkamer het jaarplan (ofwel onderzoeksplan) vast voor het volgende jaar, waarin wordt beschreven welke onderwerpen opgepakt worden. Zij stuurt dit jaarplan, samen met het jaarverslag over de afgelopen activiteiten, ter kennisname aan de Raad en het College. Het jaarplan en jaarverslag worden ook gepubliceerd op de website van de gemeente Rhenen.

4

Voorbereiding van het onderzoek

In de voorbereidingsfase van een onderzoek is een aantal stappen van belang: a. Opstellen van het startdocument Voor het onderzoek wordt allereerst het onderwerp van onderzoek afgebakend. Daarna wordt zo concreet mogelijk vastgesteld wat de doelstelling van het onderzoek is (het beoogde effect). Hiermee samenhangend formuleert de Rekenkamer de globale onderzoeksvragen die beantwoord moeten worden om het beoogde effect te bereiken. Ook wordt een beeld gegeven van de onderzoeksmethode bij het onderzoek. Deze info verwerkt de Rekenkamer in een startdocument. Bij het verzamelen van deze informatie wordt gebruik gemaakt van o.a. de gemeentelijke website en van het ambtelijke apparaat. b. Consultatie van de raad

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Rhenen

3

Nadat het startdocument is opgesteld door de Rekenkamer, verstuurt zij dit document ter informatie en consultatie naar Raad, College en betrokken diensten. Er kan overwogen worden informatiebijeenkomsten voor Raad en ambtelijk apparaat te houden voor uitleg en eventuele bijschaving van de onderzoeksvragen en -opzet. Ook kan dan worden besproken of het onderzoek door de rekenkamer zelf of met behulp van een extern bureau wordt uitgevoerd. c. Verkennend (voor)onderzoek Het startdocument kan ook leiden tot een verkennend (voor)onderzoek dat door de Rekenkamer zelf wordt uitgevoerd. De eisen die hieraan worden gesteld, zijn dezelfde als die van een volledig (extern) onderzoek. d. Eventuele inschakeling van een extern onderzoeksbureau - Offertetraject: als besloten is om het onderzoek (voor een deel) uit te besteden, houdt de Rekenkamer zich aan de aanbestedingsregels van de gemeente Rhenen. Uitgebrachte offertes (eventueel voorafgegaan door pitches van enkele onderzoeksbureaus) worden door Rekenkamer beoordeeld op basis van criteria als ervaring en deskundigheid, uitwerking van de probleemstelling en operationalisering van de onderzoeksvragen in een plan van aanpak, de wijze waarop de data worden verzameld, geanalyseerd en gerapporteerd en de prijs/kwaliteitsverhouding.

- Keuze onderzoeksbureau: een extern onderzoeksbureau wordt altijd gevraagd een plan van aanpak als onderdeel van de offerte te maken. Hierin staan o.a. beschreven: beleidsachtergrond, onderzoeksvragen, normenkader, onderzoeksaanpak, onderzoeksteam, onderzoeksplanning en kosten. Dit kan leiden tot een aanpassing van het startdocument. Bij de keuze van een onderzoeksbureau krijgt het voorkomen van belangenverstrengeling speciale aandacht. Elk bureau dient een lijst aan te leveren waarop de projecten vermeld staan die zij de afgelopen 10 jaar voor de gemeente Rhenen heeft verricht. Nadat de Rekenkamer een keuze heeft gemaakt regelt de Rekenkamer de opdrachtverlening (ondertekend door de voorzitter) en de afzegging van de overige bureaus.

5

Uitvoering van onderzoek

In de uitvoeringsfase worden allereerst de feiten op een rij gezet (waarheidsvinding). Hiervoor worden relevante archiefstukken bestudeerd en/of gesprekken gevoerd met betrokkenen/deskundigen. Feiten en meningen uit interviews worden in het onderzoek geanonimiseerd gebruikt. Vervolgens worden de bevindingen afgezet tegen de gestelde normen (toetsingskader). De onderzoeker stelt een rapportage op aan de hand van de bevindingen (concept-Nota van Bevindingen). Deze concept-Nota bevat de verzamelde feiten en bevindingen, echter nog zonder de conclusies die daaruit getrokken kunnen worden. Het definitieve product kan een onderzoeksrapport zijn (met een ambtelijk en eventueel bestuurlijk wederhoorprocedure) of als rekenkamerbrief worden gepresenteerd (evt. voorafgegaan door toetsing van bevindingen in gesprek met betrokken ambtenaren en wethouder). Als het onderzoek door een extern bureau wordt uitgevoerd, wordt dit vanaf de uitvoeringsfase begeleid door de Rekenkamer.

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Rhenen

4

6

Ambtelijk wederhoor

Het concept-onderzoeksrapport - nog zonder conclusies en eventuele aanbevelingen - wordt als concept-Nota van Bevindingen toegestuurd aan de betrokken ambtenaren. Zij krijgen de gelegenheid om binnen een termijn van 2-3 weken eventuele feitelijke onjuistheden en andere onvolkomenheden ten aanzien van de feiten schriftelijk aan de Rekenkamer door te geven. Ook kan hiervoor een hoorzitting worden georganiseerd. De Rekenkamer bepaalt wie als betrokkenen worden aangemerkt. Een weerlegging van de feiten dient - liefst met behulp van documenten - onderbouwd te worden. De onderzoeker past de feitenrapportage eventueel aan op basis van het ambtelijk wederhoor in de definitieve Nota van Bevindingen. 7

Bestuurlijk wederhoor

De onderzoeksfase wordt afgesloten met het opstellen van een Bestuurlijke Nota door de Rekenkamer. Daarin worden de eindconclusies, oordelen en eventuele aanbevelingen van de Rekenkamer aan de Raad opgenomen. Per onderzoek weegt de Rekenkamer af of de Bestuurlijke Nota en het Rapport van Bevindingen als bijlage naar het College worden gestuurd. Indien dat het geval is, krijgt het College de gelegenheid om binnen een termijn van maximaal 3 weken haar reactie hierop te geven. Met het bestuurlijk wederhoor geeft het College voorafgaand aan de raadsbehandeling al aan wat ze gaat doen met de conclusies en aanbevelingen. De Rekenkamer kan naar aanleiding van het bestuurlijk wederhoor een nawoord formuleren. In een – door de Rekenkamer te beslissen gevallen – wordt het rapport níet vooraf aan het College toegestuurd. Het College kan dan reageren bij de behandeling van het stuk in de Raad.

8

Behandeling van het Rekenkamerrapport

De Bestuurlijke Nota en de eventuele bestuurlijke reactie en nawoord van de Rekenkamer en als bijlage de Nota van Bevindingen vormen de eindrapportage van de Rekenkamer (tenzij het een quick scan of rekenkamerbrief is). Deze eindrapportage gaat naar de Raad. Bij raadsbehandeling kan de coördinator van de Rekenkamer, indien gewenst, een korte toelichting geven. Als het onderzoek is uitbesteed kan een lid van het onderzoeksteam van het externe bureau de technische vragen beantwoorden. Met de aanbieding van het onderzoeksrapport aan de Raad is het rapport openbaar geworden en ontvangen de media een persbericht en een exemplaar van het rapport. Het rapport wordt tevens op de website van de gemeente geplaatst.

9 Evaluatie en doorwerking Het is van belang de effectiviteit van de Rekenkamer en van de uitgevoerde projecten te

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Rhenen

5

optimaliseren en daartoe te leren van de opgedane ervaringen. a. Zelfevaluatie van de Rekenkamer Voor de interne effectiviteit wordt elk project, zowel inhoudelijk als procesmatig, kort na publicatie onderworpen aan een zelfevaluatie binnen de Rekenkamer. Daarbij wordt eventueel het ingeschakelde externe bureau betrokken. Doel is om na te gaan voor welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn, en welke onderdelen succesvol zijn. b. Doorwerking en navolging Voor de externe effectiviteit van de Rekenkamer is het van belang te volgen wat er met de rapporten wordt gedaan en hoe en in welke mate gevolg wordt gegeven aan aanbevelingen en eventuele toezeggingen. De secretaris van de Rekenkamer en/of Raadsgriffier draagt zorg voor de agendering hiervan. Maximaal na een jaar na behandeling in de Raad zou een evaluatie van de opvolging van het raadsbesluit over de aanbevelingen moeten plaatsvinden, ook in de Raad.

Dit protocol is door de Rekenkamer voorgelegd aan de raadscommissie voor de Rekenkamer. Deze heeft het besproken in haar vergadering van 6 september 2021. De Rekenkamer heeft het protocol vervolgens vastgesteld in haar vergadering van 2 november 2021.

Bijlage 1: Begrippenlijst Rekenkamerbrief

= vormvrij document van de Rekenkamer met informatie en/of adviezen voor de Gemeenteraad waarbij ambtelijk en/of bestuurlijk wederhoor niet van toepassing is.

Startdocument

= globale opzet toetsingskader

Ambtelijk wederhoor

= mondelinge of schriftelijke reactie op de concept-Nota van Bevindingen

van

onderzoek,

inclusief

onderzoeksvragen

en

Nota van bevindingen = feitenrapportage Bestuurlijke Nota

= conclusies en aanbevelingen uit rapport

Bestuurlijk wederhoor

= reactie van college op conclusies en aanbevelingen uit het rapport

Nawoord

= reactie van Rekenkamer op bestuurlijk wederhoor

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Rhenen

6