Memo inhuur voorjaarsrapportage 2024 v3.0

Memo Aan: Van: Datum: Onderwerp:

College B&W Het IMT 7 juni 2024 Specificatie en toelichting inhuur voorjaarsrapportage 2024

Toelichting inhuur Een groot deel van het tekort zoals aan u is gepresenteerd in de voorjaarsrapportage 2024 is veroorzaakt door inhuur. Er zijn verschillende factoren die hebben geleid tot deze inhuurkosten. We geven u in deze memo meer inzicht in de oorzaken van de gemaakte inhuurkosten en ook aan welke onderdelen uit de begroting de betreffende functies een bijdrage hebben geleverd om te zorgen dat de noodzakelijke resultaten worden gehaald en bedrijfsvoering wordt gecontinueerd. Zoals u onderstaand overzicht kunt zien, betreft het inhuur voor een behoorlijk aantal functies. Bij de vraag of inhuur noodzakelijk is wordt bepaald of met het tijdelijk niet invullen daarvan, de normale bedrijfsvoering en dienstverlening niet in de knel komt. De inhuurvraagstukken ontstaan gedurende het gehele jaar en dat vraagt ook vaak direct actie om de continuïteit van de bedrijfsvoering en dienstverlening te waarborgen. De verantwoordings-momenten in financiële zin vinden bij de Voorjaars- en Najaarsrapportage plaats. Inhuur door langdurig ziekteverzuim We hebben te maken met relatief veel langdurig zieken. Kortdurend ziekteverlof kunnen we opvangen met eigen personeel en/of het tijdelijk vooruitschuiven en her prioriteren van werk. Dit is bij langdurig ziekteverzuim niet te realiseren, dat gaat dan direct ten koste van de productiviteit en het realiseren van de geplande resultaten.

De ingehuurde medewerkers die noodzakelijk waren om de langdurig zieken op te vangen, hebben de volgende bijdrage geleverd aan de doelstellingen van de gemeente: • Financieel adviseur sociaal domein Noodzakelijk voor inzicht in en de grip op de financiën in het sociaal domein • Financieel adviseur fysiek domein Noodzakelijk inzicht in en de grip op de financiën in het fysiek domein

• • •

• • • •

•

•

Communicatieadviseur voor onder andere versnelde woonopgave Versnelde woonopgave heeft een bestuurlijk hoge prioriteit, functie is noodzakelijk voor voortgang Bestuurssecretariaat Bestuurssecretariaat Noodzakelijk voor ondersteuning bestuur Verbeteringen aan het digitaal informatiebeheer en het archief Noodzakelijk om minimaal te voldoen aan de wettelijke eisen. Betreft een primair proces wat onder toezicht (kwaliteitsborging) staat van Provincie. Verwerken van (het betalen van) facturen (medewerker debiteuren/crediteuren) Noodzakelijk voor het tijdig betalen van onze leveranciers en partners Personeelszaken en werving en selectie van nieuwe medewerkers Noodzakelijk voor het effectief en efficiënt laten werken van de organisatie Beleidsadviseur Veiligheid en toezicht Noodzakelijke functie, het vertrek collega op deze functie opgelost met tijdelijke inhuur. Vacature staat uit. Beleidsadviseur afval Hoog (politiek) ambitieniveau vs. Moeilijk in te vullen vacature. Meerdere keren na korte tijd collega gestopt op deze functie. Nu collega aangetrokken via detachering, wordt vast. Blauwe Boa's Noodzakelijke functies in kader openbare orde en veiligheid. Vaste medewerker deels voor langere tijd ziek. Inhuur noodzakelijk om rooster gevuld te krijgen. Beleidsadviseur Jeugd en Onderwijs (stond onterecht onder ‘inhuur door arbeidsmarktkrapte’) Vervanging van een langdurig zieke medewerker

Inhuur door arbeidsmarktkrapte Een deel van de inhuur is te wijten aan vacatureruimte die we niet kunnen invullen. Inhuur van personeel is (door de overheadkosten) altijd duurder dan eigen personeel. Allereerst zorgen we dat zoveel mogelijk dat door her prioritering en inzet van eigen medewerkers geen inhuur nodig is. We proberen daarnaast het aantal uren per week zodanig te beperken dat de inhuur binnen de begroting blijft, maar dat is niet altijd mogelijk. De inhuur is daardoor niet overal kostendekkend. De ingehuurde medewerkers die noodzakelijk waren omdat we vacatures niet vervuld kregen, hebben de volgende bijdrage geleverd aan de doelstellingen van de gemeente: • Inzet manager Sociaal Domein en Dienstverlening Vacatureprocedure tot 2x maal mislukt. Vanwege grote financiële impact en de ontwikkelingen binnen het SD is specifieke kennis vereist, met name voor jeugdzorg. Gelet op span of control management (60-80 medew.) is onderlinge vervanging geen optie (b&wvoorstel z1162993).

•

Senior administrateur Ten behoeve van onder andere de oplevering van de jaarrekening en de verbijzonderde interne controle

•

ICT-regisseur Noodzakelijk om ICT op orde te krijgen, is tijdelijk budget wat door de raad is verstrekt voor 2024 en 2025

•

Informatieadvies Noodzakelijk voor de inrichting en verbetering van de informatiehuishouding en ICT na ontvlechting Veenendaal

•

Juridisch Advies Voortgang in juridische trajecten, risicobeperking en naleving op wet- en regelgeving en bescherming tegen en afhandeling van juridische geschillen

•

Projectleider invoering van de WOO (Wet Open Overheid) en WOO-regisseur

• • • • •

• • •

Wettelijke verplichting en ook noodzakelijk voor afhandeling van WOO-verzoeken Beleidsadviseur Mobiliteit Zeer moeilijk in te vullen, inhuur om voortgang en werkdruk behapbaar te houden noodzakelijk. Daarnaast ook zwangerschapsverlof wat opgevangen moest worden Beleidsadviseur Afval (staat hierboven ook) Hoog (politiek) ambitieniveau vs. Moeilijk in te vullen vacature. Meerdere keren na korte tijd collega gestopt op deze functie. Nu collega aangetrokken via detachering, wordt vast Beleidsadviseur Duurzaamheid 2 vacatures zijn inmiddels gevuld, inhuur noodzakelijk geweest om werk te kunnen blijven verzetten. Projectleider(s) Projectenbureau Zie projecten genoemd onder het kopje inhuur vanwege grote projecten Senioradviseur Sociaal Domein In verband met de pensionering van de medewerker is de mogelijkheid ontstaan om naar het totale formatieve beeld van de beleidskant van het sociaal domein te kijken. Daar wordt dit jaar een toekomstbeeld opgemaakt. Er is voor gekozen om het tot die tijd tijdelijk en (nog) niet structureel (vacature) in te vullen. Juridisch Medewerker Handhaving Noodzakelijke functie in kader openbare orde en veiligheid. Vaste medewerker voor langere tijd volledig ziek. Inhuur noodzakelijk om cruciale taken op te vangen. Medewerker(s) Jeugdteam Beleidsadviseur Participatiewet Onvervulbare vacature op een eenpittersfunctie

Door de arbeidsmarktkrapte hebben we daarnaast een aantal deta-vast-constructies die binnen een jaar of anderhalf jaar leiden tot een vast dienstverband, maar in het lopende jaar gelden als inhuur en daarbij ook meer kosten dan in een situatie van direct een vast dienstverband. In het geval van trainees maken de opleidingskosten van deze trainees ook onderdeel uit van de inhuurkosten (omdat er sprake is van één contract). De medewerkers die zijn ingehuurd op basis van een deta-vast-constructie, hebben de volgende bijdrage geleverd aan de doelstellingen van de gemeente: • Systeembeheerder ICT Noodzakelijke uitbreiding voor team ICT zoals besloten door de raad vorig jaar. Vanwege arbeidsmarktkrapte een deta-vast-constructie (eerste jaar inhuurkosten, daarna vaste medewerker en kosten binnen begroting)

•

Data-analyse sociaal domein Noodzakelijk voor inzicht, analyse en duiding van cijfers sociaal domein voor sturing en verantwoording. Vanwege arbeidsmarktkrapte een deta-vast-constructie met het eerste jaar inhuur- en opleidingskosten en vanaf het tweede jaar een vaste medewerker en kosten binnen begroting

•

Data-analyse fysiek domein Noodzakelijk voor inzicht, analyse en duiding van cijfers fysiek domein voor sturing en verantwoording. Vanwege arbeidsmarktkrapte een deta-vast-constructie met het eerste jaar inhuur- en opleidingskosten en vanaf het tweede jaar een vaste medewerker en kosten binnen begroting Verbeteringen aan het digitaal informatiebeheer en het archief Noodzakelijk om minimaal te voldoen aan de wettelijke eisen. Betreft een primair proces wat onder toezicht (kwaliteitsborging) staat van Provincie.

•

•

Medewerker(s) Vergunningen Inhuur noodzakelijk: zeer hoge werkdruk (en zal in toekomst nog meer worden) in combinatie met veel verloop en aantrekken van jonge medewerkers die begeleiding nodig hebben. Senior medewerkers in dit vakgebied zijn niet of nauwelijks te werven.

Inhuur vanwege grote projecten Naast de twee eerstgenoemde categorieën zijn er ook nog grote tijdelijke projecten waarvoor geen vaste formatie beschikbaar is en waarvoor inhuur plaatsvindt.

•

Invoering Omgevingswet (ondersteuning bij teams RO, Vergunningverlening en Handhaving/Toezicht

• • • • •

Passantenhaven

•

Paspoortpiek Zie ook b&w-voorstel paspoortpiek (z1154039). Voor 2024 ca 2400 extra aanvragen die eerst met externe inhuur is opgepakt. Inmiddels formatie uitgebreid met (1fte)

•

Ontwikkelplan Geen extra capaciteit beschikbaar bij Financiën. Hier is Exilo voor ingehuurd. Zie b&Wvoorstel (z1102976).

MFG Rhenen Gezondheidscentrum Rhenen Vluchtelingen/Spreidingswet Kerkstraat 1-3 Vanwege Didam-arrest verkoopprocedure stopgezet en opnieuw opgestart. Externe ondersteuning tot einde project vanwege ontbreken interne capaciteit bij Team Projecten (vacatures)

Bovenstaande geeft u samengevat een overzicht van de kostenpost rondom inhuur. In grote lijnen is dit als gevolg van onvoorziene zieke collega's en nog lastiger (dan eerder voorspeld) in te vullen vacatures.