Memo Exilo - Nadere toelichting verantwoordingsgrens

Nadere toelichting verantwoordingsgrens Met betrekking tot de keuzes rondom de rechtmatigheidsverantwoording bent u op woensdag 14 juni door Exilo geïnformeerd over de kaders zoals u deze als raad vaststelt. In deze avond zijn met betrekking tot de verantwoordingsgrens 3 begrippen besproken: • • •

Verantwoordingsgrens: een grens tussen de 0% en 3% waarboven cumulatieve rechtmatigheidsbevindingen in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; Uitvoeringstolerantie: de grens waarmee de verbijzonderde interne controle wordt uitgevoerd, dat wil zeggen: die de omvang van bijvoorbeeld de steekproeven beïnvloed. De rapporteringstolerantie: het bedrag waarboven u als raad geïnformeerd wordt over bevindingen. Dat betekent dat alle bevindingen die boven deze grens (voorgesteld op € 75.000) in de paragraaf bedrijfsvoering worden toegelicht. Mochten de bevindingen boven de verantwoordingsgrens zijn, dan worden ze uiteraard in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.

Overigens is alleen het vaststellen van een verantwoordingsgrens verplicht, de uitvoeringstolerantie en rapporteringstolerantie zijn dit niet. Ons voorstel voor een verantwoordingsgrens van 3%, een uitvoeringstolerantie van 1% en een rapporteringstolerantie van € 75.000 is als volgt tot stand gekomen: • •

•

De rapporteringsgrens van €75.000 gold en blijft ook gelden voor de accountant. Door deze in stand te houden wordt de raad nog steeds op hetzelfde niveau geïnformeerd; De accountantscontrole op getrouwheid wordt uitgevoerd met een tolerantie van 1%. Omwille van de eenduidigheid van normen (de verbijzonderde interne controle toetst ook de getrouwheid) wordt de verbijzonderde interne controle dus ook met 1% uitvoeringstolerantie uitgevoerd; Tot op de dag van vandaag worden nog nadere uitingen/interpretaties gepubliceerd ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording (afgelopen week nog met betrekking tot SiSa). Het zou kunnen dat deze ook in de komende periode nog boven komen, dan wel dat tijdens de controle door de accountant interpretatieverschillen ontstaan. Om te voorkomen dat dit op dat moment leidt tot vertraging in het jaarrekeningproces, stellen we voor om (zeker in het eerste jaar of de eerste twee jaar van de rechtmatigheidsverantwoording) de verantwoordingsgrens op 3% te stellen.

Met bovengenoemde normen wordt de controle dus uitgevoerd conform dezelfde eisen als in voorgaande jaren (waarbij de norm onder de rechtmatigheidsverantwoording zelfs iets strikter is). De ‘ruimte’ tussen de uitvoeringstolerantie en verantwoordingsgrens is daarmee alleen nodig in de specifieke situatie dat de normstelling voor rechtmatigheid tussen nu en de jaarrekeningcontrole nog nader wordt aangescherpt zonder dat tijd beschikbaar is in de jaarrekeningplanning om hier in de verbijzonderde interne controle op aan te passen. Mocht dit zich voordoen dan kan het college op dat moment altijd nog (in overleg met de raad) besluiten om deze controles alsnog uit te voeren.

Bijlage: Waar wordt wat gerapporteerd? Rechtmatigheidsverantwoording

•

Fouten of onduidelijkheden > verantwoordingsgrens

Paragraaf bedrijfsvoering •

•

•

Begrotingsonrechtmatigheden > verantwoordingsgrens (indien niet acceptabel: ook een nadere toelichting op de onrechtmatigheid)

•

Daadwerkelijke afwijkingen als gevolg van misbruik voor zover (cumulatief met andere onrechtmatigheden > verantwoordingsgrens)

Toelichting op de fouten en onduidelijkheden > verantwoordingsgrens + welke maatregelen door college worden genomen om in de toekomst soortgelijke bevindingen te voorkomen. Fouten of onduidelijkheden > €75.000 maar < verantwoordingsgrens

•

Begrotingsonrechtmatigheden > €75.000 maar < verantwoordingsgrens inclusief nadere toelichting op de onrechtmatigheid

•

Indien van toepassing: • Het veelvuldig niet voldoen aan de gids proportionaliteit (nationale aanbestedingswet). • Bevindingen als gevolg van het niet naleven van niet-financiële rechtmatigheid uit de wet Fido en bijbehorende regelingen • Geconstateerde fraude door eigen medewerkers • Het feit dat er geen M&O beleid is of dat het M&O beleid niet wordt nageleefd