Inhuurnota (toegevoegd op 1 juli 2025)

Gemeente Rhenen

Memo Aan

:

Gemeenteraad

Van

:

Bert Fintelman

Datum

:

1 juli 2025

Onderwerp

:

Aanvullend voorstel inhuur Naar aanleiding van de commissievergadering van 23 juni 2025

Tijdens de commissievergadering Bestuur en Financiën van afgelopen maandag gaf u duidelijke signalen af. U wilt grip houden op de inzet van externe inhuur. Niet achteraf geconfronteerd worden met overschrijdingen, maar vooraf keuzes kunnen maken. Ook wilt u niet boven de afgesproken formatie van 184,2 fte uitkomen, tenzij daar echt een goede reden voor is. Met deze nota geven we antwoord op de vragen en zorgen die u heeft geuit. Hoe ziet het er nu precies uit? Wat is er al geregeld en wat ontbreekt er nog om goed te kunnen sturen? Op basis van wat u in de commissie heeft aangegeven, zien we dat een deel van uw wensen al is meegenomen in de huidige inrichting. Tegelijk is duidelijk dat dit voor u nog niet voldoende is. In deze nota leest u eerst wat er in de perspectiefnota staat. Daarna leggen we uit wat wij extra voorstellen en wat dat betekent voor de voorjaarsrapportage en de huidige perspectiefnota. Wat gaf u aan tijdens de commissie? Tijdens de commissievergadering hoorden we duidelijk waar de behoefte ligt. U wilt: ▪ Niet boven de afgesproken formatie komen (op dit moment vanuit begroting 2025: 184,2 fte). ▪ Grip op uitgaven voor inhuur die te maken hebben met extra capaciteit. ▪ Duidelijk onderscheid tussen inhuur die samenhangt met de formatie (nu 184,2 fte) en inhuur voor extra capaciteit.

▪ Vooraf keuzes kunnen maken bij inhuur voor extra capaciteit, niet alleen achteraf informeren. ▪ Minder aparte potjes, meer overzicht met onderscheid tussen inhuur binnen de formatie en extra inhuur. ▪ Inzicht in hoe de bestemmingsreserve inhuur werkt en wat uw rol daarbij is.

Wat staat er nu in de PPN en waarom? Inhuur is regelmatig nodig. Als dit elk jaar terugkomt, is het logisch om dit op te nemen in de begroting. Wij stellen daarom voor om dat vanaf nu te doen. En tegelijkertijd ook de inhuurkosten te laten dalen. Zo begroten we realistischer en voorkomen we ongewenste afwijkingen. U kunt dan tijdig en goed onderbouwde keuzes maken. Realistischer bedrag voor inhuur In de huidige begroting staat inhuur nu deels bij het knelpuntenbudget en het ziekteverzuimbudget. Samen is dat €600.000. Om realistischer te kunnen begroten is in 2026 een bedrag van € 2 miljoen extra nodig voor inhuur. Dit bedrag loopt in de jaren daarna af: naar € 1,5 miljoen in 2027, € 1,2 miljoen in 2028 en € 1 miljoen in 2029.

We geven steeds minder uit aan inhuur Misschien denkt u: gaan we nu meer uitgeven aan inhuur? Nee, juist niet. De daling van de inhuurkosten zet de komende jaren door. In 2026 verwachten we minder uit te geven dan in 2025. Dat bedrag vragen we alleen eerder aan, al in de begroting en niet pas later in het jaar. Een deel inhuurbudget | een deel bestemmingsreserve In de perspectiefnota hebben we voorgesteld een deel als inhuurbudget op te nemen en een deel als bestemmingsreserve. Totaal: Het totale inhuurbudget (knelpuntenbudget, ziekteverzuimbudget en de voorgestelde verhoging in de perspectiefnota) bedraagt dan de komende jaren: ▪ 2026: € 2.600.000 ▪ 2027: € 2.100.000 ▪ 2028: € 1.800.000 ▪ 2029: € 1.600.000 Hoe zijn we hier op gekomen? De afgelopen jaren waren de kosten voor inhuur veel hoger dan het beschikbare budget. Dit komt onder andere door hoog ziekteverzuim en een krappe arbeidsmarkt. Daarom stellen we voor om vanaf 2026 een realistischer bedrag op te nemen in de perspectiefnota. Vanaf 2026 rekenen we met 17,5% inhuur van de totale loonsom. Dit is het landelijk gemiddelde bij gemeenten, zoals het A&O Fonds adviseert. Voor kleinere gemeenten ligt dit percentage hoger, maar daar houden we nu geen rekening mee. We hebben ook rekening gehouden met het volgende: ▪ De arbeidsmarkt wordt iets ruimer. ▪ Het ziekteverzuim daalt.

▪ De inhuur daalt als percentage van de loonsom: van 28% in 2024 naar een verwachte 23% in 2025. En deze daling zet door naar 17,5% in 2026. Waarom een bestemmingsreserve voor inhuur? In de perspectiefnota stellen we voor om een bestemmingsreserve in te stellen. Deze reserve zorgt over de jaren heen voor een egaliserend effect. De kosten voor inhuur zijn namelijk niet elk jaar hetzelfde. Soms is er onverwacht extra personeel nodig. Bijvoorbeeld door ziekte, vacatures die moeilijk te vullen zijn of extra werk door bestuurlijke ambities of wijzigingen in wet- en regelgeving. Met een regulier inhuurbudget moet er dan elk jaar apart geld worden geregeld. Een bestemmingsreserve is dan handig Dat is een soort spaarpotje, met een maximum gelijk aan het laatst bekende inhuurpercentage uit de personeelsmonitor van het A&O Fonds. In jaren dat we minder inhuren, blijft er geld over. In jaren dat we meer mensen nodig hebben, kunnen we dat geld gebruiken. Zo blijft het financiële beeld stabiel en hoeven we niet steeds opnieuw geld vrij te maken. Een reserve geeft u meer invloed Bij een regulier inhuurbudget mag de organisatie het geld meteen gebruiken, zolang het binnen de door u vastgestelde kaders blijft. Er is dan geen extra goedkeuring nodig voor de inzet. Voor geld uit de bestemmingsreserve is eerst toestemming nodig van het college of de raad.

Zo houden college en u als gemeenteraad meer grip op de inzet en hoogte van inhuur. Tot slot zorgt een reserve voor meer bestuurlijke betrokkenheid bij inhuur. De uitgaven voor inhuur worden beter zichtbaar. Daardoor kunt u als gemeenteraad beter controleren en bijsturen.

Gemeente Rhenen

Onttrekkingen uit de reserve gebeuren alleen met een collegebesluit In de huidige Perspectiefnota staat dat het college deze besluiten neemt. En dat u als raad hierover wordt geïnformeerd. Inhuur is en blijft het laatste middel We kijken eerst of werk anders, later of intern kan worden opgepakt. Pas als dat echt niet lukt, huren we in. En dan alleen voor wat nodig is, niet automatisch voor een hele plek. We blijven binnen de formatie van 184,2 fte. Alles daarbuiten leggen we aan u voor.

Wat wij u nu voorstellen Dit is zoals we het tot nu toe hebben opgenomen in de Perspectiefnota. Uit de commissievergadering blijkt dat er duidelijk behoefte is aan scherper onderscheid, meer overzicht en duidelijke keuzes vooraf. Daarom hebben we een aanvullend voorstel opgesteld. U vindt dit voorstel hieronder. Binnen of buiten formatie? Heldere scheiding We hebben alle inhuur voor 2025 opnieuw bekeken en ingedeeld in twee categorieën: ▪ Binnen formatief: inhuur om vacatures tijdelijk op te vangen, zieke medewerkers te vervangen of ondersteuning/begeleiding aan nieuwe medewerkers, binnen de grens van 184,2 fte. ▪ Buiten formatief: extra inhuur bovenop de afgesproken formatie. Bijvoorbeeld voor tijdelijke projecten. Deze verdeling was in eerdere overzichten onvoldoende zichtbaar. Buiten formatief? Alleen nog maar met raadsbesluit Voortaan doen wij voor alle inhuur boven de 184,2 fte een apart voorstel aan u. Zo kunt u vooraf besluiten of u deze inzet nodig vindt. De dekking (regulier budget of reserve) speelt daarbij geen rol. In de huidige Perspectiefnota staat dat het college mag beslissen over inzet uit de bestemmingsreserve. Wij stellen nu iets anders voor: bij inhuur buiten de formatie is altijd eerst uw goedkeuring nodig, of het nu uit het reguliere budget komt of uit de reserve. ▪

Inhuur van extra capaciteit (buiten de formatie) Hiervoor is een raadsbesluit nodig. U beslist dus vooraf over deze inzet.

▪

Inhuur die samenhangt met de bestaande formatie (binnen de formatie) Hiervoor is een collegebesluit voldoende. Deze besluiten worden met u gedeeld. Dat geeft meer inzicht dan wanneer er een vast budget in de begroting staat zonder directe terugkoppeling.

Wat betekent dit voor VJR en PPN? Voorjaarsrapportage In de Voorjaarsrapportage vragen we goedkeuring voor de inhuur in de tweede helft van 2025. In de meegeleverde specificatie is het onderscheid tussen binnen- en buitenformatieve inhuur echter (nog) niet zichtbaar. Dit maakt sturing lastig en vraagt om een duidelijke opsplitsing. Hieronder ziet u het gevraagde inhuurbudget van €1.580.997 verdeeld in binnen- en buitenformatieve inzet.

Totaal inhuur ‘binnen formatief’ ▪ Beschikbare dekkingsmiddelen ▪ Nog nodig

: € 1.147.584 : € 662.710 : € 484.874

Totaal inhuur ‘buiten formatief’ ▪ Beschikbare dekkingsmiddelen ▪ Nog nodig

:€ :€ :€

433.413 322.413 111.000

Totaal: € 484.874 + € 111.000 = € 595.874 Het voorstel dat we doen over het instellen van een bestemmingsreserve blijft grotendeels in stand. Wel scherpen we de omschrijving aan: voor inhuur buiten de formatie is altijd een raadsvoorstel nodig. Eerder stond in de Perspectiefnota dat het college mocht besluiten over een onttrekking uit de reserve. Perspectiefnota In de Perspectiefnota is nu € 2 miljoen extra opgenomen voor inhuur in 2026. Dit loopt daarna af, zoals eerder beschreven. Het bedrag is voor zowel binnen- als buitenformatieve inzet. U zou kunnen denken: als we voortaan per voorstel over buitenformatieve inzet beslissen, waarom moeten we dit dan opnemen? Het antwoord is: we weten dat deze voorstellen gaan komen. En we willen realistisch begroten. Daarom stellen we voor om dit bedrag toch op te nemen, zodat we niet bij elk voorstel dekking hoeven te regelen. Daarnaast voegen we de drie losse budgetten voor ziekte, knelpunten en inhuur samen tot één overzichtelijk budget. Dat is de tweede consequentie van dit voorstel binnen de Perspectiefnota. Argumenten Het aanvullende voorstel maakt sturen mogelijk door het onderscheid binnen/buiten formatief zichtbaar te maken In de huidige situatie is niet altijd zichtbaar of inhuur binnen of buiten de afgesproken formatie valt. In het aanvullende voorstel maken we dat onderscheid helder.

Dit helpt u om beter te sturen op en grip te houden op extra inzet. U houdt zeggenschap over extra inzet Alle inhuur buiten de afgesproken formatie wordt voortaan vooraf aan de raad voorgelegd. Dat versterkt de rol van de raad in het maken van inhoudelijke keuzes. De reserve wordt gericht ingezet Als de bestemmingsreserve wordt gebruikt voor vervangende inhuur binnen de formatie, beslist het college hierover. Collegebesluiten hierover worden gedeeld met de raad, wat inzicht geeft en sturen mogelijk maakt. Als de bestemmingsreserve wordt gebruikt voor extra inhuur buiten de formatie, beslist de raad hierover via een apart raadsvoorstel. Eén gebundeld budget biedt meer overzicht Verschillende budgetten (zoals het ziektebudget en knelpuntenbudget) maken het lastig om het totaal te overzien. Door bestaande budgetten samen te voegen ontstaat meer overzicht en eenvoud in de afweging en verantwoording van inhuur. Kanttekeningen Heldere definities zijn nodig voor binnen- en buitenformatief De afbakening tussen ‘binnen’ en ‘buiten’ de formatie moet scherp worden geformuleerd. Anders blijven er grijze gebieden en discussies over waar een inzet toe behoort.

Gemeente Rhenen

Het voorstel biedt keuzes, maar vraagt ook politieke weging Meer keuzemogelijkheden voor de raad bij buitenformatieve inhuur betekent ook dat knelpunten, projecten of vervangingsvraagstukken vaker ter bespreking komen. Dat vraagt ruimte in tijd, prioritering en bestuurlijke afstemming. Het is niet zeker of het inhuurbudget daadwerkelijk gaat dalen In de Perspectiefnota gaan we uit van een daling van het inhuurbudget. Maar de ontwikkeling van ziekteverzuim en de krapte op de arbeidsmarkt blijft onzeker. Het ziekteverzuim kan minder snel dalen dan gedacht, of zelfs weer stijgen. Ook kan het langer moeilijk blijven om vacatures te vervullen. Hierdoor kan alsnog meer externe inhuur nodig zijn dan nu begroot, wat financiële risico’s geeft.

De inzet van inhuur vraagt blijvend aandacht Schaarste op de arbeidsmarkt, uitval en veranderende opgaven maken het nodig om flexibel te kunnen handelen. Tegelijk is het belangrijk dat u vooraf keuzes kunt maken en zicht houdt op de totale inzet. Met dit voorstel hopen we daaraan bij te dragen. We horen graag uw reactie. En of u en hoe u dit wil verwerken in de perspectiefnota en voorjaarsrapportage.