Informatienota maatregelen ter vermindering van de werkdruk

Informatienota college/ raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatieniveau Onderwerp

: : : : : : :

11 mei 2021 Jelte Bloemzaad 876672 drs. J.A. van der Pas Gemeenteraad Rhenen Openbaar Informatienota maatregelen ter vermindering van de werkdruk

Kennisnemen van: Het college besluit kennis te nemen van de informatienota en de nota aan te bieden aan de raad.

Als gemeentelijke organisatie hebben we een uitdagende opdracht: veel en veelal complexe taken uitvoeren met een beperkt aantal medewerkers en beperkte middelen. We willen onze dienstverlening, wettelijke taken, projecten, uitvoering van beleid en het bestuursprogramma op een goede manier uit (kunnen) voeren. Deze taakuitvoering is de afgelopen jaren onder druk komen te staan door een toename van taken en werkzaamheden en als gevolg daarvan een toename van werkdruk. Om deze werkdruk te verminderen is de organisatie voornemens om een drietal (allround) functies in te vullen. Hierover bent u als gemeenteraad geïnformeerd. Dit riep bij u vragen op. U vraagt om een nadere onderbouwing te geven voor het besluit om deze functies in te vullen. In deze nota zullen wij hier verder op in gaan. Aanleiding/voorgeschiedenis Op 9 juli 2019 werd een motie van de SGP aangenomen in de raad. Daarin vroeg de raad het college om informatie over hoe het college de werkdruk in de organisatie wil verbeteren. Bij de uitwerking van de begroting 2020 besloot het college vanwege de werkdruk en ter invulling van de motie van de SGP het formatiebudget structureel te verhogen met € 350.000 met ingang van het begrotingsjaar 2020. Dit budget zou worden ingezet voor de functies die organisatie breed voor verlichting van deze werkdruk zouden gaan zorgen.

Tijdens de behandeling van de begroting 2020 op 12 november 2019 heeft de raad dit budget bekrachtigd. Tijdens deze raadsvergadering werd een motie (D66) aangenomen. Daarin verzocht de raad het college in het kort gezegd om het budget in te zetten voor werkdrukverlichting. Daarbij merkt de raad op de inzet van middelen breder te zien dan alleen fte’s en vraagt de raad hen te informeren over het Benchmarkonderzoek (gerealiseerd). Over de wijze van de besteding van de € 350.000 zegt de motie dit niet lastig omkeerbaar aan te wenden. Als laatste verzoekt de gemeenteraad het college om kritisch te kijken of dit budget structureel nodig is waarbij het belangrijk is om de inhuur te verminderen.

Werkdruk in de organisatie

Via verschillende wegen merkt het IMT dat de werkdruk onder de medewerkers nog altijd als hoog wordt ervaren. Dit blijkt uit onderzoeken die wij binnen de organisatie gedaan hebben (o.a. MTO en werkdrukonderzoek); uit gesprekken met het college; uit gesprekken met medewerkers; uit gesprekken met de OR en de bedrijfsarts en uit het ziekteverzuim. We hebben veel inzet gepleegd op het verminderen van de werkdruk. Meer hierover leest u onder het kopje “andere maatregelen”. Deze maatregelen zijn echter niet afdoende. De hoge werkdruk heeft meerdere oorzaken. De belangrijkste drie zijn: 1. Grote opgaven We staan voor grote opgaven zoals de invoering van de nieuwe omgevingswet, de Wet Kwaliteitsborging (WKB), de visie op Rhenen, de energieopgave, de warmtetransitie, de vele woningbouwplannen, de problematiek in het sociaal domein die toegenomen is vanwege corona, grote projecten als MFG Gastland, regionale opgaven zoals de verstedelijkingstrategieën en huisvesting asielzoekers, Centrumplan Elst en de advisering en ondersteuning van initiatieven vanuit de samenleving zoals Gezondheidscentrum en passantenhaven en de uitvoering van het 4jaarlijkse bestuursprogramma. Dit is een greep uit de (wettelijke) opgaven waar we voor staan. Deze onderwerpen vragen om samenwerking met de samenleving en een integrale benadering intern. Veel beleidsonderwerpen zijn belegd bij eenpitters.

Werklast kan dan niet verdeeld worden. We zien mensen met veel passie hun werk doen en veelal meer uren maken dan waar zij voor aangesteld zijn. De rek begint eruit te raken. We verwachten dat er ook na corona nog extra werk op de gemeente af zal komen door bijvoorbeeld verhoogde vraag naar jeugdzorg en beroep op de participatiewet. Verder zal ná corona het herstel van de economie en de sociale infrastructuur veel en langdurig extra inzet vragen. De taken die vanuit het Rijk naar de gemeente zijn gekomen (decentralisaties) leiden tot druk op de financiën. Medewerkers komen op voor onze inwoners en voelen zich betrokken maar ze maken zich zorgen over de beperkte middelen en hun werklast is (te) hoog. 2. Verzuim en toegenomen stressklachten Dat de werkdruk groot is, merken we ook aan de toename van het verzuim. Dit is bijvoorbeeld voor de maand maart 6,5%, en er is sprake van een zichtbare stijgende trend. Een aantal medewerkers is langdurig ziek. Een deel van deze medewerkers geeft aan te zwaar belast te zijn. De ziektegevallen die niet werk gerelateerd zijn, leveren evengoed werkdruk op bij andere collega’s die het werk over moeten nemen. Of en hoe we hen (tijdelijk) gaan vervangen is nog onbekend. Naast het toegenomen ziekteverzuim geven medewerkers die niet uitgevallen zijn ook steeds meer signalen af over stressklachten zoals slecht slapen en concentratieproblemen.

Men geeft aan dat de druk altijd hoog is en men het gevoel heeft steeds meer achter de feiten aan te gaan lopen. De coronapandemie speelt hier ook een rol bij. Het werkplezier neemt daardoor af en op termijn gaat dit mogelijk ten koste van de kwaliteit. Ook de aanwezigheid van langdurige werkdruk kan uiteindelijk reden voor vertrek zijn. 3. Huidige arbeidsmarkt Als organisatie merken we dat de arbeidsmarkt aan het veranderen is. Het aantal vacatures bij gemeenten is op het hoogste punt sinds 2018. Als organisatie merken we dat de arbeidsmobiliteit van medewerkers daardoor groter is geworden. Er is veel vraag naar medewerkers. Medewerkers voelen zich minder gebonden aan een organisatie en veranderen sneller van baan. Daarnaast gaan een aantal oudere medewerkers de komende jaren met pensioen. Ook hierdoor ontstaan er vacatures in onze organisatie. Wij merken dat het invullen van deze vacatures steeds langer op zich laat wachten. Het vinden van kandidaten met een geschikt profiel is in de huidige arbeidsmarkt lastig. Ook dit levert extra werkdruk op. Om toch onze werkzaamheden te kunnen uitvoeren huren we tijdelijk medewerkers in. De kosten voor inhuur zijn hoger dan als we medewerkers vast in dienst hebben. We merken dat tarieven voor externe inhuur steeds hoger

worden in verband met de gestegen vraag. Een ander nadeel van het extern inhuren is dat kennis niet altijd even goed geborgd blijft in de organisatie. Het is duidelijk dat het verminderen van werkdruk door het niet aannemen van nieuwe medewerkers en het tegelijkertijd verminderen van externe inhuur zich lastig tot elkaar verhouden. Maatregelen om werkdruk te verminderen Om de werkdruk te verminderen en de inwoners goed van dienst te kunnen zijn en dit ook te kunnen blijven doen, zet de organisatie in op een aantal maatregelen. We vinden het noodzakelijk om een deel van het extra budget structureel in te vullen. Het betreft een drietal allround functies die vrij inzetbaar voor de hele organisatie zijn. Voor flexibele inzet en/of inhuur resteert dan nog ca 40% van het budget Met deze allround functies zorgen we ervoor dat de werkdruk voor medewerkers op verschillende niveaus en plekken in de organisatie minder wordt. Daarnaast zorgen we met de invulling van deze functies dat onze organisatie flexibel blijft én dat we minder hoeven in te huren. Ook zorgen we ervoor dat kennis aanwezig blijft binnen de organisatie. Deze functies worden gedekt uit het budget verlichten werkdruk.

Het gaat om de volgende drie functies: - Allround strategisch beleidsadviseur - Allround beleidsondersteuner - Allround ondersteuner Allround strategisch beleidsadviseur (36 uur, schaal 10a) Om de organisatie breed te kunnen ontlasten op verschillende beleidsterreinen is een allround strategisch beleidsadviseur aangesteld. Afhankelijk van de behoefte van het bestuur komen strategische opdrachten richting deze adviseur. De taken (lokaal of regionaal) bewegen zich op tactisch en strategisch niveau en vragen om een integrale aanpak. De functie allround strategisch adviseur is al sinds 1 juli 2020 ingevuld voor één jaar. Deze medewerker heeft al verschillende taken op zich genomen, zoals het opstellen van de vereveningsfonds. Ook op regionaal niveau voert deze medewerker werkzaamheden uit, zoals de verstedelijkingsstrategie. Deze taken konden niet worden uitgevoerd door reguliere medewerkers door hun huidige werklast. Allround beleidsondersteuner (36 uur, schaal 9) Beleidsmedewerkers zijn integraal verantwoordelijk voor hun beleidsterrein. Binnen onze organisatie werken veel eenpitters. Er is bijna geen formatie voor beleidsondersteuning.

Beleidsmedewerkers geven aan dat zij erg geholpen zouden zijn met ondersteuning door een medewerker die bijvoorbeeld voorbereidend bureauonderzoek kan verrichten, kan helpen bij de uitvoering van de participatie, kan fungeren als projectsecretaris e.d. Een allround beleidsondersteuner kan de rand- en voorbereidende zaken op zich nemen, waardoor beleidsambtenaren zich op hun strategische (kern)taak kunnen richten. De allround beleidsondersteuner heeft dus een gevarieerd takenpakket op operationeel niveau en ondersteunt de beleidsmedewerkers. Allround ondersteuner (36 uur, schaal 7) Om beleidsmedewerkers meer focus op hun kerntaak te laten houden, kunnen zij ondersteund worden door een allround ondersteuner. Deze allround ondersteuner zal zich voornamelijk richten op secretariële ondersteuning van de beleidsmedewerkers binnen de gemeentelijke organisatie. Er zijn binnen onze organisatie geen secretariële functies binnen de teams. Dat betekent bijvoorbeeld dat beleidsmedewerkers zelf uitnodigingen verzorgen, ruimten regelen, agendabeheer doen en facilitaire zaken reserveren. Bij een hoge werkdruk kan het enorm helpen als zij hier ondersteuning bij kunnen krijgen.

Met deze invulling zal er minder dure inhuur plaatsvinden en kan organisatie breed de hoge werkdruk worden verlicht. Ook komt het de flexibiliteit van de organisatie ten goede en kan ook snel op nieuwe taken, ontwikkelingen en projecten ingespeeld worden. Andere maatregelen om werkdruk te verminderen Prioritering en temporisering werkzaamheden Periodiek vindt er afstemming tussen het college (portefeuillehouder) en management plaats. Hierbij wordt besproken welke zaken, taken of onderwerpen prioriteit moeten krijgen en welke mogelijk getemporiseerd kunnen of moeten worden. Echter de grote hoeveelheid aan werkzaamheden maakt dat het in de praktijk toch vaak moeilijk is om de werkdruk te verminderen of zelfs te stabiliseren. Workshops en werkoverleg Naast het aanstellen van de allround medewerkers worden andere maatregelen genomen om de werkdruk onder medewerkers verminderen. Zo zijn er workshops voor medewerkers op het gebied van vitaliteit en gezondheid georganiseerd. Tijdens deze workshops gingen medewerkers aan de slag met interventies op het gebied van nut en noodzaak en keuzes die je kunt maken om vitaler te leven. Verder zijn we met alle teams en met individuele managers in gesprek over werklast en werkdrukvermindering. Generatiepact Een andere maatregel waar wij als organisatie op inzetten is het generatiepact.

Het generatiepact zorgt ervoor dat oudere medewerkers de mogelijkheid hebben om een stapje terug te doen ten bate van jongere medewerkers. Oudere medewerkers hebben de gelegenheid om een dag in de week minder te werken waardoor zij minder belast worden. Deze regeling loopt nog tot het einde van dit jaar. Naar verwachting komt het generatiepact terug in de nieuwe Cao. Menukaart We ontwikkelden een menukaart met mogelijkheden om werklast en stress te verminderen. Daar vinden medewerkers allerlei mogelijkheden zoals een preventief bezoek aan de bedrijfsarts, coaching, hulp bij het lean maken van processen, podcasts, de bedrijfsommetje app, casusoverleg, klantreizen en ondersteuning door moderatoren. Maandelijks worden andere mogelijkheden op intranet geplaatst. Tot slot De maatregelen die we genomen hebben om de werkdruk te verminderen blijken niet afdoende. Vacatures zijn moeilijk in te vullen waardoor er “gaten” ontstaan, de opgaven zijn fors, het verzuim neemt toe, inhuren wordt steeds duurder en het is steeds moeilijker om goede tijdelijke krachten te vinden. Medewerkers werken met passie en met hart voor Rhenen. Zij maken veel extra uren. Dit is geen structurele oplossing. De uitbreiding van het flexteam met de 3 genoemde functies zien wij als een noodzakelijke stap.

Bijlagen Bijlage 1: Adviesrapport Focus op de balans werkdruk en werkplezier Bijlage 2: Brief OR aan bestuurder over werkdruk Bijlage 3: Reactie bestuurder op brief werkdruk Bijlage 4: Rapportage en uitwerking resultaten vragenlijst inzicht in werkdruk Bijlage 5: Samenvatting medewerkersonderzoek Bijlage 6: informatienota werkdruk en werklast formatie 2019 Bijlage 7: Informatienota inzet budget werkdruk Bijlage 8: Overzicht budget werkdruk 2020 Bijlage 9: Collegevoorstel vaststellen om formatie met 3 fte structureel uit te breiden